O gerenciamento de documentos é uma das áreas importantes do trabalho com documentos para o trabalho gerencial. Para que possam percorrer o caminho mais curto e chegar ao destino final o mais rápido possível, o fluxo de trabalho deve ser organizado de acordo com as regras de fluxo de trabalho estabelecidas.
Conceito
Por gestão de documentos é entendido o processo, como resultado de que há uma compilação, coordenação, recepção e transferência, o seu envio.
Por outro lado, representa o movimento e a movimentação de valores mobiliários desde o momento em que ocorrem até serem enviados para o arquivo (ou recebidos).
Toda a documentação pode ser representada em três categorias:
- entrada vem do ambiente externo;
- saída entra no ambiente externo;
- interno é criado dentro da própria empresa e permanece dentro de seus limites.
As categorias apresentadas determinam os fluxos de documentos em empresas que possuem diferentes orientações (horizontais e verticais).
| Foco horizontal | Orientação vertical |
| Documentos são movidos entre unidades do mesmo nível | Documentos movem-se entre departamentos em diferentes níveis |
Entre as principais formas de fluxo de trabalho, as seguintes são possíveis.
| Centralizado | Descentralizado | Misto |
| Toda a documentação está concentrada em um só lugar. | Toda a documentação está concentrada em diferentes departamentos. | As características das formas anteriores são misturadas. |
Princípios Básicos
Existem 4 princípios básicos de fluxo de trabalho.
| Princípio | Recurso |
| Clareza | Os documentos se movem em uma direção claramente indicada. |
| Continuidade | O fluxo de documentos está em andamento |
| Ritmo | Um regulamento especial de regulação de fluxo de documentos está sendo desenvolvido |
| Paralelismo | O mesmo processo não deve ser executado por diferentes funcionários ou departamentos |
A violação de pelo menos um dos princípios leva à destruição de todo o sistema de circulação de documentos.
Regra principal
Considere a regra básica do fluxo de trabalho.
Administrá-lo é um processo tecnológico difícil, caracterizado por vários parâmetros relacionados a todo o trabalho da organização. A principal característica do fluxo de trabalho é o caminho do movimento, cobrindo todas as situações no caminho do movimento do documento desde o momento de sua criação (ou da recepção) até o momento da aplicação. É muito importante o tempo gasto na passagem de documentos neste caminho. Daí a principal regra de manter o fluxo de trabalho da organização: a transferência real ao longo do caminho mais curto e direto com o menor gasto de tempo.
Outras regras
Ao organizar o trabalho, você deve seguir as seguintes regras básicas para organizar o fluxo de trabalho:
- a maior redução em casos desnecessários e irracionais de transferência de documentos (devido à exclusão de operações tecnológicas para processar papel e unidades de gestão que não são uma consequência das necessidades de negócios da própria empresa);
- exclusão ou limitação do maior retorno de documentos (durante o processamento - execução e emissão, durante sua preparação - verificação e aprovação, etc.);
- a maior consistência de foco e processamento das principais categorias de documentos, desde que cada movimento deve ser determinado.
A implementação destes princípios permite incorporar o principal mecanismo organizacional da empresa - especialização, a capacidade de realizar centralmente operações tecnológicas homogêneas.
O cumprimento das regras gerais do fluxo de trabalho permite que você faça um melhor processamento de papéis do aparato de gerenciamento ao:
- fluxo de trabalho ordinário, a eliminação de operações cíclicas que estão associadas com a preparação e processamento de papéis;
- o fluxo de documentos, assegurando a sua circulação uniforme e promovendo uma carga de trabalho proporcional.
Regra No. 1 - Recepção e Despacho Centralizados
Entre as regras de papelada e fluxo de trabalho, o mais importante é a necessidade de centralização. Em outras palavras, qualquer documento da organização, tanto de entrada (independentemente do método de entrega) quanto de saída (exceto aqueles recebidos ou enviados por fax e e-mail e conectados a intérpretes específicos), deve ser processado em um serviço responsável - o secretariado ou o administrativo unidade (escritório). Como resultado, você pode resolver vários problemas de uma só vez:
- liberar os serviços e departamentos restantes da organização contra ações técnicas (verificação de documentos recebidos, abertura ou lacre de envelopes, marcação de correspondências ou faxes)
- aumentar a produtividade de usar equipamento de escritório no escritório (copiadora, fax, marcação e outras máquinas usadas para processar documentos).
Em uma forma centralizada de trabalho de escritório, o processamento de papel é concentrado no serviço de escritório, e os departamentos estruturais estão isentos das funções de escritório (registro e contabilidade, armazenamento de arquivos, etc.).
Uma forma descentralizada de fluxo de trabalho implica que nas unidades estruturais da organização haja trabalho de escritório com elas. Geralmente esta forma é justificada em caso de fragmentação territorial da organização.
De forma mista, parte da documentação é feita pelo serviço administrativo e parte por unidades. Na maioria das vezes, de forma mista, alguns documentos são registrados, monitorados, reunidos em negócios e armazenados pelo serviço de escritório. Estes são principalmente títulos adquiridos pela administração e procedentes do mesmo. Documentos sobre questões que se enquadram na competência dos departamentos são registrados, controlados, executados e armazenados nas divisões estruturais da empresa.
Regra nº 2 - Excluir retornos irracionais
O fluxo de documentos deve ser organizado de tal forma que eles não retornem ao serviço (departamento), que já passou. As únicas exceções são situações justificadas por necessidade de negócios. Por exemplo, um documento para a assinatura de um gerente passa inevitavelmente pela sua secretária duas vezes, já que ele é especificamente um intermediário entre o gerente e os chefes.
Regra de fluxo de trabalho nº 3 - estudo preliminar de entrada
Na massa total de documentos recebidos, você precisa escolher o mais fundamental e importante para a organização e estudá-los primeiro. Se as informações contidas nelas puderem ser consideradas por um adjunto ou outro funcionário competente, é melhor enviar diretamente um documento para ele, contornando o gerente. Para que o método de transferência seja encontrado com precisão, ele deve ser examinado por um funcionário competente que tenha conhecimento da estrutura organizacional, das funções das unidades e das competências dos gerentes e funcionários.
Regra número 4 - registro de documentos ocorre uma vez
Se ele entrou no departamento de gestão de negócios (secretariado), foi registrado, e depois de estudar o gerente (ou vice) estava em um dos departamentos, ele não precisa ser registrado novamente. Se o papel, contornando a gerência, entrou no departamento, também é registrado uma vez especificamente no departamento. Em outras palavras, qualquer documento pode ter apenas um número de registro atribuído a ele no serviço de contabilidade ou na unidade diretamente.
Regra nº 5 - a resolução do documento indica precisamente as datas, artistas e responsáveis
Apesar do fato de que as decisões são tomadas pelos gerentes da empresa, o secretário deve manter esse processo sob controle e pode influenciá-lo até certo ponto.Em outras palavras, ele deve se certificar de que o texto da decisão seja apresentado o mais corretamente possível, excluindo as questões prováveis do performer.
Regra nº 6. Separação de fluxos de documentos
Um fluxo de documentos é uma coleção de um tipo ou destino que possui a mesma rota. Normalmente, três fluxos são divididos: entrada, saída e interna (não criados para ir além dos limites da organização). Cada fluxo de documentos geralmente tem subníveis (fluxos de segundo nível). Por exemplo, o fluxo de "Documentos de entrada" inclui três tipos: documentos da empresa controladora, de divisões e escritórios de representação, bem como empresas parceiras, recursos das pessoas etc.
No fluxo de trabalho de documentos internos e de saída, os subníveis são distribuídos da mesma maneira. Papéis restritos (Segredo Comercial, Segredo, etc.) são geralmente localizados separadamente. O serviço de segurança da organização controla seu trabalho.
Processos contábeis
Considere as regras básicas do fluxo de trabalho de contabilidade.
Seu tamanho é expresso pelo número total de títulos que foram recebidos pela organização e executados por ela por um determinado período. Tamanho do fluxo de trabalho refere-se ao número de cópias válidas de documentos internos que chegam. Ao calcular o tamanho do fluxo de trabalho, cópias de documentos feitos com a introdução de vários meios técnicos também são levadas em consideração.
Os indicadores contábeis são elaborados na forma de um resumo, dados de referência sobre o tamanho dos documentos. Sua forma está sendo desenvolvida pela organização. Por exemplo, uma organização pode definir qualquer frequência para contar documentos: todos os meses, uma vez por semana, uma vez por ano, todos os trimestres. Tanto o estudo qualitativo como o quantitativo do processo de trabalho podem ser adotados.
Os indicadores obtidos no cálculo do tamanho do fluxo de trabalho são usados para determinar o número de funcionários e a estrutura do serviço de gerenciamento de documentos. E também para estudar a carga de trabalho de algumas organizações contratantes e divisões estruturais.
Assim, no âmbito deste artigo, foram consideradas as regras básicas para organização do fluxo de trabalho que são aplicadas pelas empresas.