Existem várias razões pelas quais o pagamento de salário médio é aplicado. Uma viagem de negócios refere-se apenas a isso. Viagens relacionadas ao trabalho não são incomuns. Naturalmente, a proteção dos direitos de um funcionário que realiza esse tipo de trabalho é regulada por lei. E o procedimento para calcular despesas de viagem e diárias foi estabelecido. O empregador não tem o direito de violá-lo.
O que é uma viagem de negócios?
Uma viagem de negócios significa a viagem de um funcionário por um determinado período fora do local de seu trabalho principal. Tudo isso para realizar qualquer trabalho de campo. Um exemplo é uma viagem de negócios para outra cidade, a fim de persuadir um novo comprador ou realizar uma inspeção de um ponto de venda. Além disso, uma viagem para outro país, por exemplo, para trocar experiências entre funcionários, pode ser considerada uma viagem de negócios.
No entanto, vale lembrar que, se o trabalho foi originalmente associado a viagens, as viagens para outros locais não podem ser consideradas uma viagem de negócios. Assim, o cálculo das despesas de viagem não é necessário aqui. É importante notar também que a direção do funcionário, adotada com a execução do contrato civil, não será considerada uma viagem de negócios.
Viagens de negócios: leis que as governam
O empregador e o empregado que estão associados a viagens de negócios precisam saber que os conceitos básicos e as regras de cálculo são regulados pelo Código do Trabalho da Federação Russa. Estes incluem:
- Artigo 166. Aqui é apresentado o conceito de viagem oficial de negócios.
- Art. 167. Esta cláusula estipula as garantias do empregado enviado em viagem de negócios.
- Artigo 153. Este artigo regula o pagamento pelo trabalho nos finais de semana e feriados.
Claro, existem outros artigos que direta ou indiretamente afetam muitos assuntos relacionados a viagens. Em particular, eles respondem à pergunta: “Como são acumulados os subsídios de viagem e quais são as características do seu pagamento?” No entanto, os acima mencionados são tradicionalmente referidos como os principais.
Quem não deve ser enviado em uma viagem de negócios
Antes de entender como as permissões de viagem são calculadas, você deve entender quais dos funcionários não podem ser enviados em viagens sem o seu consentimento e quem não deve ser enviado, mesmo com o contrato por escrito do funcionário.
Mulheres grávidas e pessoas com menos de dezoito anos de idade não podem ser enviadas em viagens de negócios. Existem também regras para as seguintes categorias de trabalhadores:
- Mulheres com filhos menores de três anos.
- Pais solteiros que criam uma criança ou filhos que não tenham atingido a idade de cinco anos.
- Funcionários dependentes de crianças com deficiência.
- Trabalhadores com um atestado médico que eles cuidam de um membro da família.
As categorias acima de funcionários podem ser enviadas em uma viagem de negócios somente com o consentimento por escrito e após um exame médico completo.
Documentos necessários para processar uma viagem de negócios
Para mandar legalmente um funcionário em uma viagem de negócios, é necessário elaborar documentos corretamente. Isso inclui um pedido para ser enviado em uma viagem de negócios, um trabalho e documentos que realmente confirmem a estada do funcionário em uma viagem de negócios.
Vale a pena notar que uma tarefa de 2015 não precisa ser executada, isso é permitido por lei. No entanto, no seu procedimento interno para processamento de documentação, o empregador pode aderir às regras antigas. Essa manutenção é apropriada para grandes organizações.Por exemplo, esse tipo de documento pode ser compilado pelo chefe da unidade estrutural, indicando a necessidade de uma viagem de negócios. No futuro, esta documentação é revisada pela alta administração.
O pedido a ser enviado em uma viagem de negócios é parte integrante do fluxo de documentos quando ocorre uma viagem de negócios. A documentação deve indicar os detalhes da organização, dados do funcionário, metas e datas da viagem. Um pedido é preenchido em um formulário unificado No. T-9. No caso de uma atribuição de trabalho, esse fato também é indicado no pedido.
Os documentos que confirmam a duração de uma viagem de negócios são considerados principalmente documentos de viagem, como bilhetes de trem. Se o empregado se deslocar por transporte pessoal, um memorando é elaborado.
O que fazer se você precisar prolongar a viagem?
Há situações em que é necessário aumentar a duração da viagem de negócios de um funcionário. Neste caso, você precisa elaborar um pacote adicional de documentos. Estes incluem:
- Ordem para prolongar a viagem. Este documento é preenchido em qualquer formato. A razão para a extensão da viagem e a nova data final deve ser indicada aqui.
- Permissão por escrito para estender a viagem das pessoas indicadas acima.
- Aviso de extensão do empregado. Isso pode ser feito enviando um fax com um pedido.
- Cálculo de viagens e diárias por um período adicional e a transferência de fundos.
Pagamentos devidos a um funcionário em uma viagem de negócios
Um funcionário que tenha sido enviado em uma viagem de negócios tem direito a vários tipos de pagamento. Estes incluem:
- Per diem
- Pague diretamente as despesas de viagem para cada dia atribuíveis ao trabalho na partida.
- Reembolso de despesas incorridas por um funcionário em conexão com uma viagem de negócios, por exemplo, valores para passagens ou aluguel de habitação.
Os primeiros passos da contabilidade: diárias, viagens e adiantamentos
Após a ordem de direção estar pronta, o empregado deve receber um adiantamento. Inclui diárias para todo o período da viagem, bem como o valor estimado das despesas. Vale a pena notar que a emissão pode ser realizada em dinheiro e transferindo para o cartão do empregado.
Como são calculados os subsídios de viagem? Eles são pagos no final do mês junto com o restante do salário. Isso se deve ao fato de que o cálculo desse tipo de pagamento é realizado após o fechamento do mês, independentemente de quando o funcionário informou.
Depois que o empregado retornou, o contador realiza um recálculo. Os resultados são resumidos, verifica-se que montantes foram gastos. Em conclusão, o empregado é pago extra pelo montante em falta ou retido excessivamente pago.
Pagamento de viagens de negócios. Fórmula básica
Como são calculados os subsídios de viagem? Antes de cobrar quaisquer fundos para o empregado, você deve calculá-los. Deve ser lembrado que o pagamento é feito com ganhos médios. A viagem é paga pelos valores calculados de acordo com a fórmula. Para cálculo, os seguintes indicadores são obtidos:
- Pagamentos que são considerados para calcular os ganhos médios. Uma lista completa pode ser encontrada no Regulamento sobre as características do cálculo do salário médio. Na maioria dos casos, trata-se de um salário, subsídios pessoais, menos bónus únicos e assistência material.
- O número de dias do período de faturamento.
- O número de dias de viagem de negócios.
Para calcular as despesas de viagem, são tomados os pagamentos descritos no primeiro parágrafo, divididos pelo número de dias do período de liquidação. Este indicador indica quanto o funcionário recebe por um dia de viagem de negócios. Então este indicador é multiplicado pelo número total de dias úteis na partida.
Número de dias: um fator importante!
Deve-se notar que o primeiro dia de uma viagem de negócios é o dia em que os bilhetes são despachados. Ou seja, se o avião decolar no vigésimo dia às dez horas da noite, esse dia é calculado na íntegra.
As regras para acumular subsídios de viagem também implicam que se o tempo for necessário para viajar para o local de partida, então ele também deve ser pago integralmente.
Um exemplo é uma situação na qual um funcionário precisa sair de um aeroporto fora da cidade. Para pegar um avião, um funcionário deve sair às 23 horas e 30 minutos. Neste caso, este dia também deve ser pago na íntegra, apesar do fato de que a partida da aeronave é planejada apenas no dia seguinte.
Pagamento de viagens de negócios. Feriados
Deve-se notar que o pagamento de tal plano como por dia, subsídio de viagem em feriados, requer esclarecimentos especiais. Assim, per diem é pago todos os dias que uma pessoa passa em uma viagem de negócios. Isso inclui feriados e finais de semana. Apesar do fato de que o empregado não trabalhava nos dias de hoje.
O pagamento de viagens de negócios nos fins de semana não pode ser realizado. Se o empregado trabalhou em seu dia de folga, então o pagamento é feito da mesma forma que para o trabalho em feriados e finais de semana fora de uma viagem de negócios. Ou seja, para esses dias, o funcionário tem direito ao pagamento em dobro ou a uma folga extra, mas com um pagamento único do dia.
Exemplo de cálculo de viagem
Para entender a situação, é melhor usar exemplos. O acréscimo de subsídios de viagem pode ser explicado em uma situação típica.
Um funcionário da empresa foi enviado para Kostroma em uma viagem de negócios de 1º de abril de 2017 a 12 de abril de 2017. Ao mesmo tempo, durante esse período, havia oito dias úteis, já que a empresa tinha uma semana de trabalho de cinco dias e o funcionário descansava nos fins de semana.
Durante o período de faturamento, o funcionário trabalhou por 230 dias, ganhando 360.000 rublos.
Com este cálculo, o pagamento diário para a viagem de negócios de D. Sergeyev será de 1.565 rublos 22 copeques. Ou seja, em oito dias, o empregado receberá 12.521 rublos 76 kopecks de viajantes de negócios.
Acúmulo de viagens: postagens
O pagamento e a acumulação de despesas de viagem podem ser refletidos nas seguintes transações:
- Débito 26 (20, 23, 25) - Crédito 71. Esta entrada reflete a adoção de despesas de viagem na data em que o relatório antecipado foi apresentado.
- Débito 71 - Crédito 50 (51) - descreve o processo de pagamento em dinheiro no relatório antecipado ao empregado.
- Débito 26 (20, 23, 25) - Crédito 70. Acumulado empregado de viagem de negócios.
O que é uma per diem? Recursos de acumulação
Per diem é o valor que visa reembolsar o empregado pelas despesas associadas a viver em outra localidade. Seu pagamento é regulado por lei. O pagamento é feito para cada dia em que você estiver em uma viagem de negócios, incluindo dias a caminho.
A quantidade de diárias é determinada por cada empregador independentemente. Para as empresas cujas atividades são realizadas fora da Federação Russa, é aconselhável incluir nos documentos da empresa e informações sobre o montante de diárias para viagens de negócios estrangeiros.
Vale a pena notar que o per diem prescrito para viagens ao exterior é cobrado pelo dia em que o funcionário deixa a Federação Russa e pelo dia em que ele regressa. Ou seja, ao chegar ao país às nove da manhã, todo o dia ainda será pago pelo valor do subsídio diário de uma viagem ao exterior.
Per diem por dia de viagem
Uma situação interessante surge quando um funcionário é forçado a fazer uma viagem de negócios com duração de um dia. Neste caso, há uma peculiaridade no pagamento de diárias. Por exemplo, uma viagem ao exterior é paga no valor de cinquenta por cento do montante total do subsídio diário.
Ao mesmo tempo, uma viagem de negócios dentro do país é menos lucrativa. Per diems para este dia não são cobrados. No entanto, vale lembrar que isso é relevante somente quando o dia de partida e chegada coincidirem. Se a partida foi às onze da noite do dia anterior, então a viagem é considerada de dois dias.