A atividade vital de não uma única organização, empresa, empresa e até mesmo o estado é impossível sem fluxo de trabalho simplificado. Documentos, bem como a necessidade de seu movimento, criação ou recebimento antes do retorno, expiração ou apego ao caso, entraram firmemente na vida de uma pessoa a partir do momento em que escrevo. Preservados desde a antiguidade, confirmam a documentação de várias esferas da vida de indivíduos ou assuntos públicos.
História do trabalho de escritório na Rússia
Os primeiros documentos que registraram a vida do antigo estado russo foram os anais. Eles narraram sobre os acordos que foram concluídos entre a Rússia e Bizâncio, refletidos eventos históricos. Também as relações diplomáticas foram anotadas em letras. Além disso, eles também falaram de vários acordos, principalmente entre os comerciantes. Cartas, dependendo do propósito, podem ser judiciais e indicativas.
Todos os documentos foram escritos em pergaminho, que na época era considerado um material muito caro. Até o final do período de fragmentação feudal da Rússia, era cedo demais para falar sobre o conceito de trabalho de escritório como um sistema.
A história do trabalho de escritório no estado russo consiste em períodos: pré-revolucionário, soviético e pós-soviético.
Pré-revolucionário
Papelada pré-revolucionária desenvolvida no século XVI - início do século XX. Esta etapa, por sua vez, é dividida em vários períodos:
- O trabalho administrativo de ordem começou a tomar forma após a formação de um estado russo centralizado. Foi realizado em balconistas de cabanas (ordenados, labiais, zemstvo). O próprio sistema se desenvolveu em ordens - instituições centrais. Daí o nome do período. Uma característica distintiva do trabalho burocrático administrativo é o surgimento de uma “equipe” separada de pessoas que estiveram envolvidas na preparação de projetos, na realização de consultas, na organização do armazenamento de documentos, na cópia de rascunhos.
- Fluxo de trabalho da faculdade desenvolvido após a reforma da administração central. As faculdades começaram a usar livros de registro e arquivos organizados. O armazenamento de documentos na forma prescrita foi organizado primeiro precisamente durante o período de trabalho de escritório da faculdade.
- Executivo (no XIX - início do século XX). Foi desenvolvido durante a reforma. O novo sistema administrativo baseia-se nos princípios de unidade de comando - a execução exata de ordens de executivos, bem como hierarquia - uma distribuição rigorosa de responsabilidades entre funcionários de várias categorias e posições.
Trabalho de escritório soviético
O trabalho de escritório soviético começou a tomar forma a partir de outubro de 1917 e continuou até 1991. Durante esse período, as autoridades procuraram tornar este sistema o mais racional possível. Tentativas foram feitas para introduzir padrões no trabalho com documentos oficiais. Uma lista de documentos de gerenciamento típicos na empresa foi compilada, que definiu o período de armazenamento para tal documentação. Nos anos setenta, foi especialmente criado um sistema de estado unificado de trabalho de escritório, que estabeleceu formas e métodos uniformes de trabalho com documentos.
Pós-soviético
O trabalho de escritório do período pós-soviético se desenvolveu desde 1991 e está se desenvolvendo até o presente. Nos anos 90 do século XX, na Federação Russa começou a melhorar o quadro legislativo e regulamentar que estabelece os requisitos para a documentação.
Armazenamento de documentos na empresa
No processo de atividade de empresas, instituições, empresas, há um enorme fluxo de documentos, documentos são recebidos e criados. Quando a necessidade de seu uso nas atividades diárias para resolver os problemas e questões atuais desaparece, é necessário acumular e preservar as informações. Além disso, é extremamente importante garantir acesso fácil e rápido aos dados necessários a qualquer momento, mesmo após alguns dias, meses ou anos após a saída do papel. Se os arquivos não forem organizados adequadamente e os prazos não forem respeitados, poderão surgir problemas adicionais para encontrar o documento correto. Uma pesquisa rápida e a aplicação de documentos para a finalidade pretendida só é possível com uma distribuição clara dos mesmos em grupos, segregação, por exemplo, nos negócios.
Um livro especial de referência de sistematização, que determina o procedimento para a distribuição de títulos nos casos, é a nomenclatura dos casos.
Os conceitos de “nomenclatura de assuntos” e “negócios”
A nomenclatura de casos é chamada de classificador mais simples de nomes de casos, o que permite classificar rapidamente os papéis para pesquisa rápida, se necessário, indicando o prazo de validade na forma prescrita. Tal classificador é de grande importância na organização do bom funcionamento de uma empresa ou instituição municipal.
Um caso é um documento colocado sob uma capa ou uma combinação deles que se relaciona a uma questão específica ou tipo de atividade. Nos casos, é proibido duplicar versões preliminares de títulos repetidos ou que perderam importância, com prazo de validade padrão vencido.
Nomenclatura de assuntos - um documento de múltiplos propósitos que:
- É a base para colocar documentos em pastas, procurando documentos necessários.
- Indica a indexação de documentos e casos.
- Define o prazo de validade dos documentos.
- É um tipo de manual para o primeiro estágio do exame.
- É um documento que leva em conta o armazenamento temporário (até dez anos).
- É a base para a formação de inventários de documentos que serão armazenados de forma permanente e temporária.
- É um local de armazenamento de actos para a destruição dos assuntos de uma empresa com períodos de armazenamento expirados (destruição de papel).
Tipos de itens nas empresas
Existem três tipos de nomenclaturas. Uma nomenclatura padrão é um documento regulador que estabelece a composição dos casos que são instituídos no trabalho administrativo de organizações do mesmo tipo.
A nomenclatura aproximada é de natureza consultiva, estabelece um certo conjunto de casos (com uma indicação de seus índices) que são iniciados durante o funcionamento das organizações às quais a nomenclatura se aplica.
Uma nomenclatura separada dos assuntos de uma determinada empresa é formada pela equipe de suporte a documentos e gerenciamento de documentos da organização. O processo envolve os chefes de divisões estruturais, pois eles têm uma idéia do desenvolvimento planejado do empreendimento, o que permite que você efetivamente forneça os tipos de títulos que podem aparecer na organização no futuro próximo.
Regras básicas para armazenar documentação
Um grande número de artigos, diversos em termos de valor e significância representados, são formados no processo de qualquer empreendimento. Os tipos de valores mobiliários para os quais o armazenamento de documentos na organização deve ser organizado, o procedimento e os períodos de armazenamento estão refletidos em vários atos legais de regulamentação, que podem estar relacionados tanto à legislação corporativa de uma organização individual, à legislação sobre arquivamento e à legislação contábil. As leis de contabilidade e arquivamento são igualmente válidas com regulamentos emitidos pelo conselho constituinte ou pela liderança de uma organização específica.
O ato legislativo básico nesta área é a lei "Sobre os assuntos de arquivo na Federação Russa", que entrou em vigor na data da publicação - 25 de outubro de 2004.É este ato legislativo que regula vários tipos de relações no campo da gestão arquivística no interesse da população civil do país, sociedade e governo, bem como as relações na organização do armazenamento de papéis, independentemente da forma de propriedade das empresas.
Baseado em 1 Artigo. 17 da Lei nº 125-ФЗ, os empresários, organizações privadas e estatais são obrigadas a preservar os documentos de arquivo durante os períodos de armazenamento, incluindo o papel de pessoal. Dependendo do status da empresa comercial, o procedimento para cumprir a obrigação de armazenar títulos e o período de armazenamento de documentos na organização são estabelecidos. As instituições comerciais têm o direito de rescindir o armazenamento de documentos no vencimento do prazo.
Documentos contábeis
O artigo 17 da Lei nº 129-ФЗ estabelece os períodos gerais de armazenamento de documentos, documentos contábeis e relatórios contábeis. De acordo com o ato, a empresa é obrigada a garantir o armazenamento de documentos contábeis por pelo menos cinco anos civis a partir de primeiro de janeiro do ano seguinte àquele em que o papel é datado.
Para determinar os termos para tipos específicos de documentos, é necessário referir-se a esse ato como uma lista padrão de períodos de armazenamento de documentos aprovados pelo Federal Archives em 6 de outubro de 2000. O que é importante, as datas indicadas na lista não começam a partir da data da versão final do documento ou da publicação oficial do documento, mas a partir do primeiro dia de janeiro do ano civil seguinte. No entanto, se o chefe da empresa emitiu uma ordem levando em consideração as especificidades da atividade, a vida útil dos papéis pode ser aumentada em comparação com o período que define a lista.
Declarações de imposto e outros documentos de cálculo de imposto
O período de tempo durante o qual uma empresa ou uma instituição municipal é obrigada a manter os relatórios de dedução fiscal é estabelecido no parágrafo 170 da lista acima. Assim, o período de armazenamento de documentos na organização, quando se trata de declarações fiscais para o último ano civil, é de pelo menos uma década, trimestral são armazenados por pelo menos cinco anos civis subsequentes, períodos mensais devem ser armazenados por pelo menos um ano - esta informação é indicada pela lista de períodos de armazenamento do documento. Na ausência de relatórios para o ano civil, outros tipos de declarações devem ser mantidos por pelo menos dez anos. Assim, outros tipos de relatórios devem ser protegidos por pelo menos cinco anos civis. Os relatórios de um mês civil, na ausência de relatórios trimestrais, são armazenados de acordo com os mesmos princípios.
Os documentos devido aos quais os impostos e taxas são calculados não estão definidos na lei. No entanto, o parágrafo do oitavo parágrafo do primeiro artigo 23 do Código Tributário da Federação Russa indica que os contribuintes devem manter documentos por quatro anos: registros contábeis e fiscais, quaisquer outros documentos que comprovem lucros, gastos, pagamento e retenção de impostos e outras taxas. O mesmo define a lista de documentos que indicam o período de armazenamento. É publicado nos sites oficiais do governo da Federação Russa e Rosargent.
Duração do armazenamento da documentação na empresa
A vida útil dos documentos é o prazo definido pela legislação da Federação Russa e os valores selecionados pelo exame, durante o qual eles devem ser armazenados até a sua destruição.
Como resultado das atividades de empresas e instituições, documentos de diferentes significados são criados. Uma lista padrão de armazenamento de documentos permite a destruição de documentos que já concluíram a tarefa. Mas há aqueles que não perdem sua importância há vários anos. E o terceiro tipo, contém informações cientificamente ou praticamente significativas. Este tipo tem uma vida útil constante.
Portanto, os períodos de armazenamento típicos para documentos podem ser:
- temporário até dez anos;
- temporária mais de dez anos;
- permanente.
Nas divisões envolvidas em trabalhos de referência, os casos permanecem por dois anos, independentemente do status da empresa: armazenamento permanente e temporário (mais de dez anos). No arquivo da organização, eles são entregues após esse tempo.
Independentemente da forma em que a documentação é feita (em papel ou eletrônica), os períodos de armazenamento dos documentos não são alterados. O valor determinante da duração do seu uso depende da informação contida nos mesmos. Esta questão é o exame de valor.
Um exame do valor dos documentos é o estabelecimento de significância sobre a qual depende a determinação do período de sua poupança. Um exame é realizado para determinar quais documentos específicos podem fornecer ao estado, à sociedade, à ciência e aos indivíduos os dados necessários. Para documentos que foram selecionados para armazenamento temporário, você deve determinar por quanto tempo no futuro eles serão necessários. Uma tarefa importante do exame de valores mobiliários também é considerada para determinar o período de armazenamento da documentação.
Assim, destacaram-se as seguintes tarefas do exame de valor:
- Transferência para armazenamento permanente para os arquivos do estado da Federação Russa de documentação que é importante para a política, economia, economia, ciência, cultura do país, seleção preliminar para isso.
- Documentos que retêm valor prático, mas não representam valor científico e histórico, são selecionados para armazenamento temporário.
- Aqueles que perderam seu valor e não têm valor científico são selecionados para destruição.
- Estabelecimento de períodos de armazenamento para documentos, alterando-os.
Durante o exame, a qualidade da organização da nomenclatura de arquivos, arquivos e o estabelecimento do prazo de validade dos documentos também são verificados.
Formas de organizar o armazenamento de títulos na empresa
Com o advento da tecnologia eletrônica, não há necessidade de usar todo o edifício para arquivos, várias salas serão suficientes se se trata de uma grande organização com uma história de dez anos. Mas, em qualquer caso, é necessário organizar o armazenamento de documentos na organização.
Existem várias opções de como você pode organizar um arquivo eletrônico:
- Local - uma forma acessível de armazenamento, que consiste em coletar documentos em uma pasta em um computador ou, se a empresa tiver uma rede local, criar uma pasta de rede especial e definir direitos de acesso a ela. As desvantagens deste método de armazenamento são a falta de garantias de segurança, a necessidade de controlar independentemente o tempo de armazenamento, fornecer ferramentas de visualização (estamos falando de programas para visualização de documentos, imagens, vídeos, desenhos e outros papéis) e verificação de assinaturas eletrônicas.
- Arquivo eletrônico especial - sistemas especializados de gerenciamento de documentos eletrônicos ou arquivos eletrônicos. Esses sistemas de armazenamento não repetem as desvantagens acima do arquivo local. Ou seja, o EDMS fornece visualização, controla o tempo de armazenamento de títulos, permite obter informações sobre a assinatura eletrônica. Menos - o serviço é pago.
- Na nuvem - uma maneira promissora de armazenar documentos, eles podem ser armazenados diretamente no serviço online e não ocupam espaço nos computadores da organização. Os funcionários sempre têm a oportunidade de acessar a documentação necessária, o serviço fornecerá ferramentas apropriadas e fornecerá dados sobre um certificado de segurança - só haverá acesso à rede.
A legislação não regula o método de armazenamento que deve ser usado A lista de documentos com as datas indica apenas o período regulamentar. Só é importante cumprir as regras para a transferência de documentos, a forma correta de execução e um certificado para assinatura.