Antes de compilar uma mensagem, você precisa lembrar como a etiqueta de uma carta comercial e uma carta pessoal diferem. O mais importante é observar o nível de confiança na apresentação do tema escolhido. É provável que o destinatário esteja imbuído desse ou daquele problema e tentará se envolver na resolução das questões levantadas se ele sentir comunicação ao vivo nas linhas da carta. É por isso que aqueles que conhecem a etiqueta moderna da escrita comercial não incluem no texto tais anacronismos, como “procedente do fato”, “você deveria” ou ainda mais esquecidos “eu o informo”.
Recursos salientes
A orientação comercial e a clara definição do objetivo, a consistência na declaração de fatos, as especificidades das propostas e solicitações e o conteúdo de informações das mensagens sobre ações e ações foram preservados. Cartas de negócios começaram a ser compiladas de uma forma mais relaxada, no entanto, elas não adquiriram expressões emocionais abertas, epítetos e comparações das características da correspondência pessoal, a velha etiqueta da escrita comercial ainda prevalece aqui. E somente porque o propósito de tal mensagem é, como antes, submeter uma proposta, à qual uma resposta específica deve necessariamente seguir, a influência do autor de uma carta comercial deve ser muito grande, pois motiva o destinatário a ações de natureza específica. Além disso, o texto é compilado de tal forma que o ponto de vista do autor não representa sua própria atitude em relação ao problema, mas interesses mutuamente benéficos em sua solução.
A etiqueta de uma carta comercial prescreve não usar o pronome "I", como é habitual na correspondência pessoal, mas a ênfase em outro pronome - "você" também é apropriada aqui. Se uma mensagem comercial é escrita sem erros, impressa com precisão, o texto é colocado de acordo com todas as regras e requisitos existentes e, portanto, não é apenas fácil de ler, mas também com prazer, a correspondência certamente terá uma continuação. Embora hoje em dia seja muito necessário decifrar frases caprichosamente distorcidas, procurando o sujeito e o predicado para chegar ao fundo de seu significado. As regras de redação empresarial estão mudando muito rapidamente agora. Que bom tom era escrever à mão. Então, foi possível ter certeza de que a mensagem não foi feita em cópia de carbono. Quanta personalidade poderia ser vista nesta mensagem, e o respeito sempre foi adicionado à relação entre o destinatário e o autor. É uma pena que esse costume esteja completamente desatualizado, e quase todas as cartas se tornaram eletrônicas.
Regras modernas
Uma carta comercial, uma amostra da qual será apresentada abaixo, representa a correspondência com um ato civilizado moderno. Hoje, não há regras menos diversas que devem ser seguidas. Embora, em comparação com a língua oficial que existia no país cinquenta anos atrás, essas regras parecem mais nuances ou sutilezas especiais. Em primeiro lugar, como as regras de redação comercial ditam, você deve usar uma saudação no endereço pessoal para seu destinatário antes do início do texto. Embora as corporações e quaisquer organizações não tão pequenas tenham agora uma conexão interna do formato ISQ, em que a resposta segue a pergunta, a pergunta pela resposta e nessa correspondência rápida, o contato pelo nome não é necessário todas as vezes. No entanto, a execução correta de uma carta comercial implica um foco individual e, portanto, o recurso pessoal é necessário.
O assunto da carta na correspondência moderna é geralmente colocado em um campo separado, e deve ser preenchido adequadamente, isto é, de acordo com o conteúdo.Formule correctamente o assunto da carta - obtenha metade do sucesso, porque esta é a primeira coisa que o destinatário vê. O texto exato irá ajudá-lo a sintonizar da maneira certa e perceber as informações recebidas de forma rápida e completa. E você definitivamente precisa informar ao destinatário sobre como receber sua resposta - este é um bom tom, mostrando respeito aos colegas e parceiros, isso foi feito há cento e duzentos anos, e então você não tinha pressa em viver e sabia exatamente como escrever uma carta comercial. Hoje você precisa responder à mensagem rapidamente, o que ajuda o e-mail - a comunicação ocorre muito rapidamente. Se você não puder responder imediatamente, ainda precisará enviar uma mensagem sobre o recebimento da resposta, onde você indica a hora da próxima sessão de comunicação.
Tempo e lugar
Deve ser lembrado que, psicologicamente, o limite da resposta no tempo em seu valor crítico é de quarenta e oito horas. Isto é, se não houver função de secretária eletrônica. Quando dois dias se passaram, o destinatário já está cheio de confiança de que sua carta foi deixada desacompanhada ou, na melhor das hipóteses, perdida. As regras da carta comercial contêm este ponto: nunca atrasar a resposta, porque esta é uma perda indispensável do cliente, e o parceiro começará a se preocupar e pensar em romper todos os tipos de relacionamento. Em qualquer caso, isso é uma violação grosseira da ética da correspondência comercial. Se você precisar enviar as mesmas informações, basta expandir a lista de discussão. Colocar todos os endereços em um campo “para” reduz muito o tempo de entrega, e a transparência é mantida em parcerias: cada pessoa que recebe a carta vê a lista formada.
Uma grande promessa de continuar parcerias é a frase educada "agradeço antecipadamente". Como está escrito em uma carta comercial e em que parte é colocado - todos decidem por si mesmos. Naturalmente, o destinatário deve vê-lo depois que a informação já foi adquirida e o impulso para agir. No final da carta, na frente do bloco de contato é o melhor lugar para esta frase. A propósito, sobre informação de contato: deveria estar em toda carta, não só no primeiro. Os números de telefone, a posição e tudo o mais do autor não podem ser forçados a procurar. Fazer uma carta comercial não depende da duração da correspondência. Regras devem sempre ser seguidas. E para não adivinhar se o destinatário recebeu a carta, há uma função de solicitação. Só nesse caso você pode ter certeza de que é lido. O histórico de correspondência deve ser preservado, você não pode escrever uma resposta com uma nova mensagem. No entanto, ao enviar a fita de comunicação inteira para resolver um problema específico, é necessário lembrar não apenas a subordinação, mas também a confidencialidade. Se as informações pessoais estiverem presentes na correspondência, elas devem ser excluídas antes da leitura por terceiros.
A primeira opção e introdução
Como escrever uma carta comercial para que o destinatário imediatamente se interesse por esta mensagem e seu interesse não desapareça até o final da leitura? Há três pontos que são quase mágicos para quem os usa. Primeiro de tudo, este é um tópico que uma pessoa vê antes de abrir um email. Depende dela se isso acontecerá, se o destinatário quer se familiarizar com a mensagem. O segundo ponto é a primeira frase introdutória, que define a pessoa para ler. E, claro, o final é importante. A frase "obrigado antecipadamente" funciona muito bem. Como escrito em uma carta comercial, o final é o momento mais importante, há um grande número de opções para as frases finais, o principal é escolher o tom certo. Do democrático "O que você diz?" para o oficial "Qual será a sua opinião sobre esta questão?"
Agora vamos tentar analisar em detalhes a carta de exemplo do negócio.
Opção 1
Assunto: Carta Comercial
Data: 02 de junho, sexta-feira
De: Ivan Petrov
Para: Anna Sidorova
Olá, olá!
Nós convidamos você para uma entrevista com os empregadores em 12 de junho às 14h00. Como haverá outros candidatos, e os empregadores planejam realizar uma reunião por apenas duas horas, é melhor não se atrasar.
Atenciosamente
Ivan Petrov.
A segunda opção e o posfácio
Assunto: Carta comercial. Encontro com os empregadores
Data: 02 de junho, sexta-feira
De: Ivan Petrov
Para: Anna Sidorova
Olá, olá!
Analisamos cuidadosamente seu currículo e convidamos você para uma entrevista com os empregadores em 12 de junho às 14h. Como outros candidatos também serão entrevistados, e os empregadores planejam realizar uma reunião por apenas duas horas, é melhor não se atrasar. E por favor, especifique na resposta se você virá, e também avise com antecedência se você não puder nos visitar neste momento.
Atenciosamente
Ivan Petrov.
Aqui está uma carta comercial típica sobre uma reunião e, de acordo com as duas opções apresentadas, fica imediatamente claro qual delas é mais eficaz. Na segunda variante, a atenção do destinatário é atraída para o assunto da carta e ele compreende imediatamente o que será discutido. Além disso, ele encontrará facilmente esta carta em dez dias, no momento da reunião, simplesmente observando o assunto, mesmo que ele receba de cinquenta a cem cartas diariamente. O assunto identifica perfeitamente a mensagem. Ou seja, esta carta é precisamente sobre a reunião, e não sobre documentos, nem sobre pagamentos, nem sobre clientes e afins - tudo está claramente indicado. A frase introdutória especifica ligeiramente a situação, acrescentando respeito mútuo aos interlocutores: o primeiro respeitou e escreveu “cuidadosamente considerado”, mais o resultado - uma entrevista, e o segundo deveria ser grato por isso. Também contém o motivo da carta. A última frase obriga o destinatário a escrever uma resposta.
Posição de negócios
As regras gerais para escrever cartas comerciais aplicam-se a qualquer correspondência, seja uma carta na qual uma reunião seja negociada, ou seja uma carta de recusa a um parceiro falido. A estrutura é quase sempre a mesma, pode ser simplesmente lembrada, mas o conteúdo caracteriza o autor e, em sua pessoa, a empresa que ele representa como um interlocutor civilizado, correto e competente. Correspondência é muitas vezes um trabalho emocionalmente dispendioso e complexo, uma vez que a comunicação por meios electrónicos tornou-se uma das principais e, em princípio, parte integrante do trabalho de uma pessoa de negócios.
Eles escrevem para os colegas sobre o trabalho, escrevem para a gerência, parceiros de negócios e clientes. Eles escrevem para pessoas que são bem conhecidas e para aquelas que, possivelmente, nunca terão que ver alguma coisa. Basicamente, não há requisitos para compilar cartas comerciais de acordo com um modelo único, os livros didáticos ainda não foram escritos, mas a ética da comunicação empresarial já se desenvolveu, já que é precisamente isso que é o motor do negócio bem-sucedido. Uma carta comercial é um cartão de visita de uma empresa que reflete sua posição oficial. Depende da correspondência se a cooperação será confortável e produtiva e se ocorrerá. Portanto, seguir as regras de boas maneiras em cada mensagem é a chave para o sucesso.
Correspondência comercial
As regras e normas de correspondência comercial eletronicamente são exatamente as mesmas que a comunidade de negócios opera em qualquer de suas interações - estas são conversas telefônicas, negociações e afins. Existem várias características distintivas que colocam a correspondência eletrônica em pé de igualdade com as formas antigas de comunicação empresarial e, acima de tudo, esse é o imperativo da época. Os princípios, no entanto, permanecem os mesmos e não dependem em nada de como a correspondência comercial é conduzida - seja uma carta eletrônica ou em papel.
1. Os opositores devem respeitar mutuamente tanto a posição individual quanto a comercial do outro.
2. Os opositores estão sempre atentos aos interesses comerciais de cada um.
3. Confidencialidade é sempre respeitada.
4. A troca de informações deve ser acompanhada de pontualidade.
Esses princípios são observados se o campo Assunto não for projetado ou não estiver formatado de maneira clara e correta? Não O remetente não aprecia o tempo do destinatário e ele não executa sua tarefa com rapidez suficiente. Um cliente ou parceiro em um tópico especificado apreciará imediatamente o conteúdo da mensagem e a prioridade da leitura. Também é importante saber como iniciar uma carta comercial. Esta é uma saudação pessoal. Isso determina a confiança dos interlocutores, dá um certo enfoque pessoal. Ignorar o nome do destinatário é inaceitável porque é considerado incorreto.
Endereçamento
Aqui tudo deve ser pensado nos mínimos detalhes. Campos "Para", "Copiar" ou - mais importante - "Bcc" são as ferramentas mais importantes para a comunicação ética e sua eficiência. O moderno ambiente de negócios já desenvolveu os princípios básicos sobre o uso desses campos. Se o nome estiver diretamente no campo "para", o destinatário deve responder a esta carta, o remetente desta resposta está aguardando, porque a carta provavelmente fez perguntas. Se houver vários nomes no mesmo campo, isso significa que o remetente receberá respostas de cada destinatário. Se o nome estiver no campo "Copiar", não é necessário responder, apenas o remetente precisa que você esteja atualizado. No entanto, se o material da carta o interessar e fizer você participar da correspondência, então você precisa de uma frase especial no começo, que servirá como um sinal de bom gosto. Exemplos de frases de uma carta comercial, se o nome do destinatário aparecer no campo "copiar": "Deixe-me também falar sobre este assunto ...", "Deixe-me participar da discussão ..." ou, mais democraticamente, "Desculpe interferir ...".
A etiqueta indica, de maneira particularmente sutil, a situação em que o nome do destinatário está no campo "Bcc". Nesse caso, a ética nos negócios é mais vulnerável do que nunca, pois é percebida como um instrumento de informação e controle secretos. Ninguém vê esses destinatários. E eles vêem tudo e todos. Muitas empresas em correspondência corporativa proíbem essa ferramenta porque são escrupulosas em relação à ética nos negócios. A única vez em que isso é permitido é através de convites em massa (aniversário, evento corporativo, reunião importante ou negociações), caso em que os itens vão para muitos endereços, mas nenhum destinatário verá o endereço de e-mail de outra pessoa. Naturalmente, os destinatários do campo Cco nunca entram em correspondência.
Conteúdo informativo
Formato, estrutura, volume, linguagem - tudo isso diz respeito ao trabalho correto com informações. A peculiaridade e natureza de sua submissão também é uma ferramenta, um indicador do desejo de corresponder e a capacidade de compor um texto competente da carta - respeitosamente e tão corretamente quanto possível com respeito ao destinatário. O texto é melhor percebido no volume que cabe em uma tela, ou seja, no formato de folha A4. Anexos enviados com uma carta não devem exceder três megabytes, porque eles não podem ser perdidos pelo servidor de email do destinatário. Os arquivos enviados não causarão problemas ao destinatário se forem usadas codificações rar ou Zip universais. O texto da resposta deve ser colocado no topo e não na parte inferior, ou seja, no início da carta, o que salvará o destinatário das pesquisas.
A resposta, como já mencionado acima, não pode ser escrita como uma nova carta, você deve salvar o histórico de correspondência para que o destinatário não procure a mensagem original. A linguagem de redação comercial deve ser o mais simples e compreensível possível, com um mínimo de uso interno de corporações, vocabulário profissional, gíria, inglês, acrônimos e abreviações. No entanto, é possível aplicar tudo isso dentro da empresa durante a correspondência, pois, dessa forma, tanto a eficiência quanto a velocidade de comunicação aumentam significativamente e, portanto, são consideradas aceitáveis e completamente éticas. Correspondência interna geralmente consiste de abreviaturas e gírias consiste quase completamente. Mas na comunicação com parceiros externos ou clientes de negócios, esses casos quase nunca ocorrem.
Um pouco sobre termos
Às vezes é impossível fazer sem terminologia, especialmente em empresas especializadas. Outra questão é que as palavras necessárias introduzidas no contexto empresarial precisam ser explicadas, e o interlocutor deve aprender como usá-las. Por exemplo, um cliente quer anunciar seus produtos na Internet, e um gerente que vende esses serviços escreve frases que são completamente incompreensíveis para alguém de fora, como “palavras-chave”, “banner contextual” e assim por diante. No entanto, você não pode passar sem eles e, portanto, tem que treinar o cliente.
