Sendo um documento necessário e importante, um livro de trabalho pode confirmar não apenas a experiência de trabalho de uma pessoa, mas também ajudar a calcular corretamente sua futura aposentadoria. Infelizmente, existem situações em que o formulário de emprego pode ser danificado ou perdido. Então você precisa fazer com urgência um livro de trabalho duplicado. Por que precisamos disso, vamos considerar mais.
O conceito
De acordo com a pasta de trabalho, entende-se um documento individual que pode confirmar informações sobre emprego (desde que seja oficial) e experiência de trabalho. Todos os dados são apresentados sujeitos ao art. 66 do Código do Trabalho da Federação Russa.
O livro de trabalho contém os seguintes dados:
- Dados pessoais.
- Informações sobre o trabalho realizado.
- Dados sobre transferências, demissões e prêmios.
- Informações sobre os documentos que são a base para entradas no trabalho.
Uma amostra de um livro de trabalho duplicado deve coincidir totalmente com o original e incluir todas as informações indicadas na primeira cópia. A exceção são aqueles fatos em que os registros foram contestados em juízo ou as informações foram perdidas e não podem ser restauradas.
Em quais casos eles emitem
Um livro de trabalho duplicado é emitido somente quando a operação do original se torna impossível. Tais casos incluem:
- perda de um documento por um empregado;
- perda de um documento por um empregador;
- dano ao formulário;
- inserir informações incorretas sobre demissão ou transferência.
Cada um desses casos tem suas próprias características.
No caso de não haver mão-de-obra original, uma duplicata é emitida para o empregado. Para fazer isso, ele deve escrever um pedido para elaborar um segundo documento, pagar por um novo formulário (se o trabalho for perdido ou danificado devido a culpa do empregado). Às vezes, uma perda pode ser notada não imediatamente, mas depois de algum tempo: depois de ser demitida de um emprego anterior e ao colocar em um novo lugar.
E se o empregador anterior não quiser fazer uma cópia devido à limitação de demissão? Uma vez que não há nenhuma disposição legal por quanto tempo é possível solicitar documentos duplicados no local de trabalho antigo, o ex-funcionário deve insistir na re-emissão do documento se a mão-de-obra original se tornar inutilizável. Ou vá a tribunal.
A emissão de um livro de trabalho duplicado ocorre somente mediante solicitação. Deve haver uma nota na página de título que esta é uma duplicata. Para restaurar a informação, o cidadão deve apresentar documentos confirmando dados pessoais e garantindo a antiguidade.
Se o trabalho for perdido pelo empregador, uma comissão especial poderá confirmar o tempo de serviço. Os membros da comissão devem apresentar documentos ou cópias confirmando informações sobre especialização e os locais onde o funcionário trabalhou. Se não houver tais documentos, a comissão elabora um ato sobre os depoimentos de testemunhas que tenham informações confiáveis sobre a atividade laboral desse empregado.
Apuramento
O registro de um livro de trabalho duplicado (uma amostra é apresentada abaixo) ocorre nos casos em que um cidadão tinha emprego oficial e não desempenha um papel aqui, o formulário é perdido ou danificado.
A duplicata tem o mesmo yursila do documento original. Duplicatas podem ser emitidas diretamente pelo próprio chefe ou por uma pessoa autorizada a fazê-lo. Na maioria dos casos, trata-se de um diretor de recursos humanos, contador ou secretário. Todos os documentos apresentados para o formulário de reentrada devem ser enviados pelo empregado.Mas, apesar disso, a empresa é obrigada a ajudar o funcionário de todas as maneiras possíveis para obtê-lo (se as circunstâncias exigirem).
Preço de emissão
Dadas as normas de manutenção e armazenamento de trabalho, o cidadão deve informar o chefe de seu último trabalho sobre a perda do formulário. Neste caso, o chefe é obrigado a emitir uma cópia do livro de trabalho, no prazo máximo de 15 dias a contar da data da escrita do pedido relevante.
De acordo com as regras estabelecidas por lei, uma organização pode cobrar do funcionário uma taxa por um formulário de emprego. O pagamento não é efetuado se:
- perda de documentos ocorridos pelo empregador devido a circunstâncias imprevistas;
- a página de título foi preenchida incorretamente;
- danos ao documento ocorridos sem culpa do empregado.
Assim, a empresa pode receber uma recompensa monetária por uma duplicata se a perda do livro ou seu dano ocorrer devido à falha da pessoa que fez o contato.
Um livro de trabalho duplicado (um exemplo do desenho do formulário) é apresentado no artigo.
Instruções passo a passo
Vamos dar uma olhada nas instruções passo a passo sobre como obter um livro de trabalho duplicado. Como elaborar um documento repetido e um procedimento claro são prescritos na legislação trabalhista. O que você precisa fazer:
- Um cidadão que perdeu o documento deve escrever uma declaração para a organização, que é considerada o último local de emprego oficial.
- A empresa na aplicação apresentada é obrigada a recolher as informações necessárias sobre a antiguidade do cidadão.
- Um pedido é assinado (um livro de trabalho duplicado pode ser emitido somente com base em um pedido).
- A mão-de-obra deve ser executada levando-se em conta certas regras: a informação deve ser registrada de acordo com o original.
- Informações sobre a duplicata devem ser inseridas no livro de contabilidade.
- Depois de receber o documento final, o cidadão deve assiná-lo em um diário especial.
Documentação Requerida
A fim de obter uma duplicata de trabalho, você precisa coletar uma série de documentos confirmando a antiguidade de um cidadão. Caso contrário, a empresa pode fazer uma solicitação à FIU.
No caso de perda maciça de documentos, a administração da empresa deve criar uma comissão cuja tarefa será descobrir se o trabalho foi realizado, o tempo de serviço através de consultas e processamento de dados.
A primeira coisa que um cidadão precisa fazer é escrever uma declaração, que deve declarar:
- a razão da falta de uma forma;
- solicitação de duplicata;
- data de redação e assinatura.
A aplicação pode ser escrita à mão e impressa. A maioria das empresas pode ter formulários de inscrição prontos.
Como redigir um livro de trabalho duplicado? Um formulário de inscrição de exemplo irá dizer-lhe as principais nuances.
Após o pedido ter sido considerado, o chefe prepara uma ordem para elaborar uma segunda via. O pedido deve indicar:
- número do documento;
- principais teses que estabelecem as bases para a emissão de um documento;
- o documento em si é publicado apenas por escrito;
- Antes de exigir a assinatura da pessoa, o pedido deve ser submetido a ele para revisão.
Se os requisitos acima não forem cumpridos, o documento emitido será considerado inválido.
Para confirmar a experiência de trabalho, documentos como:
- arquivo pessoal do empregado;
- ordens de admissão, demissão, transferência;
- certificados;
- contratos de trabalho;
- livro de liquidação.
Informação de entrada
Como um livro de trabalho duplicado é emitido? Primeiro de tudo, você precisa começar preenchendo a primeira folha, que deve conter apenas informações relevantes. Tais informações incluem:
- detalhes completos do empregado;
- data de nascimento;
- tipo de educação e sua disponibilidade;
- profissão ou especialidade.
A confiabilidade dos dados listados deve ser confirmada por documentos. Portanto, um cidadão deve apresentar um passaporte e um documento de educação. A primeira folha também contém a assinatura do funcionário que recebe a segunda via, a pessoa responsável e o carimbo da empresa.
Em seguida, no formulário de emprego, você precisa especificar o número de experiência de trabalho. Para fazer isso, na terceira coluna, nas informações sobre o trabalho, é feita uma entrada sobre a experiência geral. Tais informações não são certificadas por carimbo e assinatura.
As seguintes colunas são preenchidas em ordem: quando o empregado entrou no trabalho, informações sobre sua posição e organização, motivos para demissão ou transferência.
A duplicata deve refletir apenas as informações que podem ser documentadas. Nenhuma outra informação é inserida.
Todas as entradas são feitas em pasta azul ou preta. Não permitido erros, borrões, abreviaturas.
No documento reeditado no canto superior direito da capa, deve estar escrito "Duplicar".
O timing
Como mencionado anteriormente, o processo de processamento de um documento repetido começa com o envio de um aplicativo. A legislação leva 15 dias para preencher um livro de trabalho duplicado. É durante esse tempo que uma duplicata deve ser fornecida ao funcionário. A mesma regra se aplica a ex-funcionários. Além disso, a legislação trabalhista não prevê prazos de prescrição para que um cidadão se candidate a um trabalho duplicado.
Pontos importantes
Há situações em que o responsável emitiu uma duplicata de trabalho e o empregado encontra o original. Nesses casos, apenas um documento pode ter um status formal, que foi registrado pela última vez no diário contábil. Portanto, isso é uma duplicata.
O original pode ser deixado no caso de você precisar de confirmação oficial da antiguidade em quaisquer autoridades.
Extradição após despedimento
Como duplicar o livro de trabalho se o empregado já desistiu? A legislação prevê o fato de que o empregador não pode recusar um cidadão apenas porque ele não trabalha mais nesta organização ou não pode fornecer informações sobre os locais de trabalho após a dispensa.
A empresa deve emitir uma cópia do documento com base no pedido. Além disso, o fato de que um cidadão deve fornecer informações sobre as atividades que ele realizou após a demissão não foi indicado em nenhum lugar. A duplicata deve ser emitida em uma base geral.
Contabilidade de documentos
Depois que o documento repetido é preenchido, as informações sobre ele são inseridas em um diário contábil especial. Devido ao fato de que o documento duplicado tem a mesma estrutura legal que o original, as regras para sua manutenção, armazenamento e contabilidade devem ser apropriadas. A única diferença é a nota de que esta é uma duplicata.
Um formulário de livro de trabalho é considerado um documento importante que confirma não só a atividade laboral da pessoa durante toda a sua vida, mas também uma garantia dos seus acréscimos de pensão adicionais.
E apesar do fato de que a lei prevê a emissão de duplicatas para originais perdidos ou danificados, é melhor ter mais cuidado e cuidado ao manusear seu próprio livro de trabalho. De fato, a coleta de informações e informações necessárias leva muito tempo, e algumas informações podem ser perdidas por completo. Portanto, você precisa tratar cuidadosamente esse tipo de documento, monitorar sua manutenção e armazenamento.