Os pagamentos via Internet há muito se tornaram comuns, mas a troca de documentos, especialmente entre indivíduos, ainda está em papel. Uma assinatura eletrônica qualificada é projetada para resolver esse problema e facilitar a troca de documentos. As pessoas jurídicas têm trabalhado com a EDS por um longo tempo, empresários individuais a usam para transmitir alguns dados (por exemplo, o IVA quando alugam instalações do governo), enquanto indivíduos podem usar sua assinatura para obter acesso ao site de Serviços do Estado. Como obter uma assinatura eletrônica qualificada aprimorada e que benefícios ela oferece?
O que é isso
Uma assinatura eletrônica qualificada é os detalhes que confirmam a verdade do documento eletrônico, a ausência de distorções nele desde o momento em que a assinatura foi realmente instalada. Também permite que você estabeleça a propriedade do documento. Tais detalhes podem ser obtidos apenas como resultado da conversão criptográfica de código, informação.
Um certificado de assinatura eletrônica é um documento que confirma o direito de possuir uma chave pública de uma assinatura eletrônica. O certificado só pode ser obtido na CA (centro de certificação) ou no escritório de seus representantes autorizados.
O detentor do certificado é um indivíduo que recebeu um certificado de assinatura eletrônica em seu nome. Cada proprietário do certificado é fornecido com duas chaves: pública e privada. A verificação de assinaturas eletrônicas é realizada usando a chave pública. Por sua vez, está associado a uma chave privada, através da qual a assinatura eletrônica é gerada e o documento é assinado.
Classificação
Uma assinatura eletrônica simples, como o nome indica, é a versão mais simples do EDS. Ele também usa senhas, códigos ou outros meios que confirmam a formação da assinatura pelo proprietário.
A assinatura eletrônica não qualificada aprimorada só pode ser obtida usando a conversão de informações criptográficas. Aqui você não pode fazer sem uma chave de assinatura privada. Por meio de uma assinatura eletrônica, é possível não apenas identificar a pessoa que assinou o documento, mas também detectar as alterações feitas após a assinatura.
Uma assinatura eletrônica qualificada aprimorada tem todos os sinais de ser desqualificada. A única diferença é que, para sua verificação e criação, são usados meios mais sérios de proteção criptográfica, que devem ser certificados pelo FSB da Rússia. Além disso, há uma diferença: um certificado qualificado de assinatura eletrônica só pode ser emitido em um centro de certificação aprovado. A lista de ACs credenciadas pode ser visualizada no site dos Serviços do Estado.
Equivalência
A Lei Federal nº 63 reconhece um documento assinado com qualquer assinatura eletrônica, simples e aprimorada, igual a um documento em papel assinado manualmente. No entanto, há uma característica: entre as partes que fazem a troca de documentos eletrônicos, um contrato deve ser previamente assinado.
Uma assinatura qualificada também é um análogo de uma assinatura feita com a própria mão, no entanto, pode substituir o selo da organização. A força legal dos documentos assinados por uma assinatura digital qualificada é reconhecida pelas autoridades reguladoras. Eles podem ser usados no tribunal.
Campo de aplicação
Em primeiro lugar, isso, claro, é o gerenciamento eletrônico de documentos. As assinaturas eletrônicas ajudarão a estabelecer a troca externa e interna de documentos em todos os casos em que uma assinatura manuscrita é necessária.
O gerenciamento interno de documentos usa assinaturas eletrônicas não qualificadas e qualificadas para endossar e aprovar acordos e outros documentos que regulam os processos internos da organização. Por exemplo, se um diretor assina um acordo por assinatura eletrônica e ele é transferido para a execução.
Fator principal
Com a gestão de documentos externos, a presença de uma assinatura eletrônica qualificada é uma condição muito importante, já que é ela quem garante a força legal. Em outros casos, o documento eletrônico não é reconhecido pelas autoridades reguladoras como o original, o que significa que ele não tem força legal e não pode ser usado em processos judiciais. Além disso, um documento assinado por uma assinatura digital qualificada aprimorada pode ser armazenado em um arquivo digital, enquanto sua legitimidade será preservada.
EDS pode ser usado para reportar às autoridades reguladoras. Muitos já perceberam quão rápido e convenientemente é feito o relatório eletrônico. Além disso, cada organização pode escolher a maneira mais conveniente para si, seja produtos 1C, software separado ou os sites FSS e Federal Tax Service. Um certificado qualificado de uma chave de assinatura eletrônica é a base de tais ações e deve ser emitido por uma autoridade de certificação autorizada ou credenciada. Mas o método de envio não é crítico.
Recebendo serviços públicos
Todos os cidadãos da Federação Russa podem obter uma assinatura eletrônica para usá-lo para receber serviços públicos, no entanto, um certificado qualificado de verificação de uma assinatura eletrônica, neste caso, não é necessário: o mais simples, EDS não qualificado será suficiente, é bastante adequado para as necessidades de um indivíduo. Com a ajuda deste, qualquer cidadão pode assinar um pedido eletrônico, que pode ser enviado à autoridade executiva, se tal fluxo de documentos for possível.
Como obter uma assinatura eletrônica qualificada para um indivíduo? A maneira mais fácil de obter um cartão eletrônico universal, que é emitido a partir de 1º de janeiro de 2013 e possui uma assinatura eletrônica qualificada aprimorada integrada. Tal cartão é uma ferramenta de identificação única de um cidadão, com a ajuda dele é possível pagar, encomendar e receber vários serviços públicos através da Internet. Por seu conceito, o cartão é projetado para substituir muitos documentos, como um certificado de pensão e política médica, para combiná-los com uma carteira eletrônica, bilhete de viagem e assinatura eletrônica.
Usando ES
A assinatura eletrônica qualificada aprimorada é adequada para o fluxo de trabalho interno e inter-corporativo. Pode ser obtido na Autoridade de Certificação credenciada pelo Ministério das Comunicações de RF. Protege o documento de alterações, confirma sua integridade e autoria.
O ES qualificado aprimorado pode ajudar na solução de uma ampla gama de problemas. Por exemplo, ele é usado para informar às autoridades fiscais e para a troca de documentos eletrônicos. Esta versão do certificado tem o maior número possível de funções, mas isso não significa que seja mais conveniente para cada organização usá-lo. Em primeiro lugar, o preço do certificado depende diretamente do número de funções. Em segundo lugar, ao escolher um certificado menos funcional, você precisa ter certeza de que os recursos disponíveis satisfazem totalmente as necessidades da organização.
Há também situações em que o tipo de certificado usado é determinado pela parte que recebe o documento. Por exemplo, existem operadores de gerenciamento de documentos que aceitam certificados somente de seu centro de certificação, portanto, ao escolher um certificado, você também deve certificar-se de que não há restrições sobre seu uso no sistema de informações necessário.
Benefícios do intercâmbio eletrônico de documentos
Desde então, todas as organizações e empresas têm a oportunidade de organizar o intercâmbio de documentos eletrônicos juridicamente vinculativos, vale a pena discutir as vantagens deste processo.
Primeiro de tudo, esta é a velocidade de entrega de documentos. Independentemente do endereço da contraparte, o prazo de entrega dos documentos será dez vezes menor do que o usual em papel. O uso de documentos eletrônicos também reduz os custos associados à preparação e transferência de cópias em papel.
Há benefícios econômicos mais sérios, porque o gerenciamento eletrônico de documentos implica uma aceleração significativa dos processos de negócios. O exemplo mais simples disso é a rápida conclusão e ativação de transações, devido a que um maior fluxo de caixa é alcançado. Ou seja, tendo estabelecido o gerenciamento eletrônico de documentos, a empresa poderá aumentar o lucro por unidade de tempo.
Automação
Além disso, o uso de uma chave de assinatura eletrônica qualificada pode reduzir o tempo de processamento, envio de documentos e praticamente automatizar esse processo. De acordo com a lei, cartas que exigem força legal, faturas, conhecimentos de embarque, faturas, atos de trabalho realizados, atos de prestação de serviços, faturas, atos de conciliação de acordos mútuos, consignações podem participar de um intercâmbio entre empresas, de acordo com a lei.
Devido à velocidade e confiabilidade da troca de documentos eletrônicos, as empresas não podem se preocupar com relatórios simples e oportunos para as autoridades fiscais. Também permite economizar parte do dinheiro.
Fatores importantes
Um fluxo de documentos entre empresas em formato eletrônico só faz sentido se cada documento tiver força legal e puder ser usado em juízo ou em outras instâncias. Para dar significado legal a um documento eletrônico, é necessário resolver alguns problemas. Em primeiro lugar, o processo de assinatura e envio de um documento eletrónico aos contratantes e, em segundo lugar, a aceitação e verificação de uma assinatura eletrónica qualificada em documentos recebidos de contratantes. Em terceiro lugar, é necessário organizar o armazenamento e processamento de documentos já assinados, armazenamento de arquivos e navegação. Em quarto lugar, é importante assegurar a preservação da legitimidade dos documentos no armazenamento de arquivos.
Solução simples
Para resolver os dois primeiros problemas, você pode usar os serviços de troca entre empresas, que são gerenciados por operadores de gerenciamento eletrônico de documentos. Ao escolher esse serviço, é necessário levar em conta alguns fatores, como a disponibilidade das licenças adequadas para o operador, a capacidade de integrar o serviço de câmbio ao sistema de informações corporativas e a cobrança de documentos.
Duas outras tarefas podem ser resolvidas usando o sistema eletrônico de gerenciamento de documentos, que já possui toda a funcionalidade necessária. Se a formação inicial de documentos ocorrer no sistema contábil, você poderá integrar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos a ele.
Na ausência de tal sistema, essas tarefas podem ser parcialmente atribuídas ao operador do serviço de troca.