Em resposta à pergunta: "O que é EDI?" uma breve excursão à história do fluxo de trabalho é dada, os tipos e propósitos da circulação interna e externa dos documentos da organização são determinados. Os fatores de sucesso da implementação de sistemas de EDI na empresa e o papel da gestão eletrônica de documentos como meio de otimizar a aquisição são divulgados. Assinaturas eletrônicas, centros de certificação e operadores são considerados componentes-chave do EDI. A organização do fluxo de trabalho com órgãos do governo é apresentada como um meio de reduzir o tempo e o custo. O sistema EDM do governo de Moscou é dado como um exemplo da implementação do fluxo de trabalho sem papel em uma escala de megalópole.
O que é EDO?
Fluxo de documentos - movimentação de documentos de uma organização a partir do momento em que são criados ou recebidos até a conclusão da execução ou envio; um complexo de trabalho com documentos: recepção, registro, correspondência, controle de execução, formação de casos, armazenamento e reutilização de documentação, trabalho de referência. O conceito de gerenciamento eletrônico de documentos é fixado no padrão estadual. Dá uma definição estrita mas estreita:
A gestão electrónica de documentos (EDF) é um mecanismo único para trabalhar com documentos apresentados em formato electrónico, com a implementação do conceito de "papelada sem papel".
(GOST R 7.0.8-2013).
Fluxo de trabalho: de pastilhas de barro para Indústria 4.0
Os primeiros sistemas de gerenciamento de documentos surgiram com a invenção da escrita, ou melhor, da escrita simbólica. O chefe da família observou com cortes em uma etiqueta de madeira o número de sacas de grãos coletados e os cordeiros nascidos. Isso pode ser considerado o início do fluxo de trabalho interno da empresa.
Sacerdotes assírios e oficiais dos antigos reinos chineses, tendo recebido os escritos dos inventores, imediatamente adaptaram-no à tarefa da administração pública - arrecadando impostos, codificando leis, enviando ordens a governadores e diplomacia. Esse fluxo de trabalho foi mais ou menos formalizado.
Já era um fluxo de documentos interestadual e até interestadual.
Com o desenvolvimento da civilização, as regras para a troca de informações gravadas em um meio tornaram-se mais complicadas. A primeira revolução no fluxo de trabalho veio com a invenção do papel acessível. Os escribas escreviam os mais importantes em pergaminhos multiplicados pelo número e formavam as massas de funcionários de baixo escalão - não tomadores de decisão, mas copiavam documentos de outras pessoas, faziam cópias, emitiam certificados, escreviam pedidos, consideravam os documentos que fluíam nas revistas e distribuíam papéis importantes para outro departamento.
E nesse exato momento, correios, mensageiros, mensageiros ... você pode imaginar trinta e cinco mil mensageiros sozinhos!
A. Griboedov
A burocracia, como tecnologia de gestão, recebeu um instrumento de enorme poder. Às vezes, esmagou o estado, a economia e a sociedade.
A segunda revolução veio com a invenção de máquinas de escrever. A tecnologia de gerenciamento não mudou, a produtividade dos burocratas e seu poder aumentaram.
O terceiro - com o advento dos computadores e e-mail. Na primeira fase, que termina hoje, as tecnologias de produção e entrega de documentos mudaram. As tecnologias de gestão permaneceram praticamente inalteradas. A burocracia digeriu essa revolução. Foi nesse estágio que surgiu o conceito de EDI. Inicialmente, o gerenciamento eletrônico de documentos reproduziu meticulosamente todos os processos de gestão, procedimentos e rotas da circulação tradicional de documentos.
Quarto - chegando e batendo na porta. Sua essência é que programas e dispositivos começam a trocar dados e tomar decisões sem intervenção humana. O refrigerador ordena a entrega de produtos, o sistema de classe RTE (empresa em tempo real) recebe pedidos, compra matérias-primas, reconfigura a linha de produção e envia os produtos ao cliente. Neste estágio, a humanidade tem a chance de se livrar dos exércitos de funcionários que não tomam decisões e não produzem valor agregado. Empresas e estados avançados já estão fazendo isso.
O lugar dos sistemas de EDI entre os sistemas de informação
Dependendo do grau de maturidade do sistema de informação na empresa ou instituição, o sistema EDI pode ser:
- Um produto de software implementado separadamente ocasionalmente troca dados com outros subsistemas por meio de interfaces ou manualmente.
- Software separado, profundamente integrado ao sistema de gestão empresarial, a troca de dados é organizada on-line ou mediante a ocorrência de um determinado evento.
- O módulo de um sistema de gerenciamento corporativo de grande porte (classe ERP ou PLM).
Entre os sistemas apresentados no mercado mundial, os sistemas de EDI ocupam um lugar entre os sistemas de fluxo de trabalho e os sistemas de gerenciamento de registros.
A implementação direta do gerenciamento eletrônico de documentos com base nos sistemas ocidentais de uma empresa (organização) russa raramente é bem-sucedida. A visão de mundo e as diferenças éticas entre modelos de negócios e modelos de serviço são grandes demais. Um obstáculo tocante é também o comovedor amor russo pela burocracia, não como tecnologia e meio, mas como um objetivo auto-suficiente de um funcionário ou funcionário.
Gerenciamento eletrônico de documentos: tipos e propósito
A circulação de documentos de uma empresa ou organização é dividida em dois tipos principais - externos e internos. Historicamente, a automação do fluxo de trabalho interno foi desenvolvida pela primeira vez.
Em um ambiente de informações bem construído de uma empresa ou organização, todos os subsistemas de gerenciamento de documentos são interconectados, trocam dados entre si e são equipados com um sistema de referência cruzada. Assim, por exemplo, o texto final acordado do contrato está disponível para logística para a formação de pedidos de pagamento, para financiadores de controle, para tecnólogos e designers - em termos de termos de referência, etc.
O principal objetivo do sistema EDI interno é fornecer aos participantes do sistema as informações necessárias para o seu trabalho e a adoção de decisões gerenciais, técnicas, financeiras e de pessoal. Organizar o controle sobre a implementação das decisões tomadas também é uma das funções mais importantes do EDI. O gerenciamento eletrônico de documentos também é um meio de organizar um arquivo eletrônico.
O EDI externo tem funções adicionais - permite que as organizações troquem documentos legal e financeiramente significativos por meio de canais de comunicação. Um papel importante aqui é desempenhado pela assinatura eletrônica, que permite identificar o remetente ainda mais confiável do que as assinaturas e carimbos usuais em documentos tradicionais.
Automação do fluxo de trabalho dentro da empresa
No momento da decisão sobre automação, a empresa possui um sistema de fluxo de trabalho em papel. Os funcionários criam documentos em vários programas, enviam-nos uns aos outros por e-mail. Ele tem um certo nível de maturidade e é refletido em documentos normativos: regulamentos, instruções e regulamentos.
A equipe que estará envolvida na automação deve estudar definitivamente o conjunto desses documentos, entender o quanto eles refletem os processos de negócios que realmente foram desenvolvidos na organização. No sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, cada fluxo de informação deve refletir o fluxo real:
- material;
- financeira;
- trabalho.
E atende a um processo de negócios específico.
O modelo de negócios criado com base em tal análise não deve ser implementado apenas no sistema de informações, mas também deve ser refletido na documentação regulamentar atualizada.
Os funcionários da organização criam a maioria dos documentos em formato eletrônico em vários programas, enviam-nos uns aos outros por e-mail. A forma dos documentos é regulamentada, no entanto, as regras para essas correspondências, o tempo e o conteúdo da reação não são muito formalizados. Isso já pode ser chamado de sistema EDI no nível embrionário de desenvolvimento. Agora podemos falar sobre a automação do gerenciamento eletrônico de documentos - criando um sistema para criar, preencher, processar, rotear documentos eletrônicos. Uma adição importante ao sistema será um subsistema para monitorar o desempenho e o relatório.
Se a maturidade dos processos na empresa for suficiente, há toda chance de que a transição para o gerenciamento eletrônico de documentos seja bem-sucedida. O principal fator de sucesso na implementação são os funcionários da empresa. Eles também constituem o principal risco.
Durante a organização de sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos, a equipe de implementação precisa ajustar não apenas as formas de documentos e as rotas de aprovação padrão, mas frequentemente - a lógica básica do sistema. Caso contrário, é impossível satisfazer os requisitos de um cliente que esteja convencido de que os processos de negócios que historicamente se desenvolveram em sua organização não podem ser aprimorados e não podem ser tocados em nenhum caso.
Tal compromisso leva a um aumento no preço da implementação e do suporte do sistema - cada instalação de atualizações do fornecedor se transforma em uma implementação em miniatura. A qualidade do sistema é reduzida.
Conforme mostrado pelo Gartner Group, processos de negócios realmente únicos, como aqueles que dão à empresa uma vantagem competitiva, são ainda menores que 1-5% em empresas líderes. Os processos restantes, sem prejuízo da organização, podem (e devem) ser substituídos pelos padrões da configuração básica do sistema.
Na verdade, a configuração básica é a experiência generalizada das empresas mais bem sucedidas do setor. A transição para processos de negócios padrão leva a custos de transação mais baixos e a um aumento na eficiência geral dos negócios. O gerenciamento eletrônico de documentos será fácil e conveniente. Isso pagará totalmente pelo esforço único de mudança organizacional, ajustes regulatórios e treinamento de funcionários. Durante o treinamento, é necessário explicar pacientemente e consistentemente aos usuários o que é EDI, como isso mudará sua vida e a vida de toda a empresa para melhor.
EDI entre empresas. Ecossistemas de Fluxo de Trabalho
Sistemas EDI (Electronic Data Interchange) surgiram no Ocidente nos anos 70 do século XX.
Eles realizaram a circulação de documentos eletrônicos entre as organizações, permitiram que as empresas colocassem e recebessem pedidos no mercado, organizassem o embarque de produtos manufaturados para o cliente e gerassem documentos financeiros e logísticos apropriados em formato eletrônico.
Se necessário, documentos em papel foram elaborados no final do mês ou trimestre, sua formação, entrega, aceitação, entrega de volta não retardou o processo comercial e de produção. Ao mesmo tempo, foi formado o padrão de troca de dados EDI, que sobreviveu à implementação do XML.
Conexão ao sistema de gerenciamento eletrônico de documentos O EDI acelerou muito as atividades comerciais e de produção das empresas.
EDI com governo
Também se originou no Ocidente. Os sujeitos da atividade econômica e financeira puderam apresentar uma declaração de renda em formato eletrônico no final do século passado. No século XX, os atores russos também tiveram essa oportunidade. Nos últimos anos, a apresentação de informações para a inspecção fiscal, fundo de pensão (Fundo de Pensões), inspeção do trabalho em forma eletrônica tornou-se obrigatória, primeiro para grandes, depois para médio e na última fase - para pequenas empresas e organizações.
As empresas são obrigadas a celebrar um contrato com a UIF para o gerenciamento eletrônico de documentos. Os cidadãos também tiveram a oportunidade de traduzir sua comunicação com o escritório fiscal em formato eletrônico. Todos os anos, a popularidade de tais serviços está crescendo entre a população.
Elementos de sistemas externos de EDI
Cliente - uma organização ou indivíduo participando de um EDI e tendo uma assinatura eletrônica. O operador de EDI fornece aos seus clientes uma plataforma para troca de documentos.
Assinatura eletrônica (ES) - um conjunto de dados especialmente formado que permite identificar exclusivamente o EDI do participante. Este kit é anexado a um documento eletrônico e confirma sua autenticidade.
Uma assinatura eletrônica é uma informação em formato eletrônico que é anexada a outras informações em formato eletrônico (informações assinadas) ou está associada a tais informações e é usada para determinar o signatário da informação. (Lei Federal de 6 de abril de 2011 No. 63-FZ "Assinatura eletrônica) ")
Três classes de assinatura eletrônica são aceitas na Federação Russa. Eles diferem no nível de proteção e propósito.
- Assinatura simples - certifica que o documento foi enviado por uma pessoa específica - o proprietário dessa assinatura. É usado para confirmar a identidade do remetente do e-mail para o endereço de instituições oficiais em vários níveis ou funcionários específicos.
- Assinatura não qualificada aprimorada - certifica tanto o envio de um documento eletrônico por uma pessoa específica quanto o fato de que nenhuma alteração foi feita no documento desde o momento da assinatura. É usado na certificação de documentos cuja impressão é opcional. Essa assinatura é gerada usando ferramentas de criptografia, são permitidos certificados emitidos por uma autoridade de certificação não reconhecida.
- Assinatura Eletrônica Qualificada Aprimorada (CEP) - é gerada usando um software de criptografia certificado pelo FSB. O CEP usa um certificado de uma autoridade certificadora credenciada que atua como fiador da autenticidade da assinatura. ED assinado pelo CEP tem direitos iguais com um documento em papel certificado por assinatura pessoal. Protest CEP é possível apenas por ordem judicial. O CEP é usado para interação entre agências governamentais que usam sistemas de informação estaduais.
Autoridade de Certificação (CA) - um estado ou organização pública que emite assinaturas eletrônicas (certificados).
A reputação da CA é aceita por todas as partes envolvidas na circulação de documentos eletrônicos. O CA emite certificados para organizações e indivíduos - participantes no volume de negócios. Durante as transações, a CA confirma a autenticidade de uma assinatura eletrônica específica.
O centro de certificação acreditado está em uma relação contratual com a CA raiz e é obrigado a cumprir todos os requisitos da legislação do país de localização.
Operador EDO - organização comercial que fornece aos participantes uma plataforma tecnológica para a implementação do EDI. A provisão é realizada em base comercial com a celebração de um contrato. O operador EDI está sujeito a certificação obrigatória em órgãos estaduais
Plataforma de negociação eletrônica (ETP) é um complexo de canais de comunicação, software e hardware, projetado para organizar o comércio entre organizações comerciais e estatais, bem como indivíduos particulares.
A plataforma de negociação eletrônica une vendedores e compradores de vários produtos e serviços em um único ambiente de informações, fornecendo-lhes vários serviços relacionados. Muitos recursos da rede global oferecem serviços para reunir fornecedores e consumidores, ajudá-los a concluir um acordo e a atuar em maior ou menor medida como garantidor de tal acordo.
Para minimizar seus custos, os compradores podem organizar licitações eletrônicas na forma de leilões diretos e reversos, compras competitivas, pedidos de cotações e ofertas, otimizando os custos.Os vendedores obtêm acesso fácil, rápido e conveniente ao mercado e uma plataforma conveniente para promover seus produtos.
- Um ETP para colocar uma ordem estatal é um ETP selecionado pelo Ministério de Desenvolvimento Econômico de RF e pela FAS para leilões abertos em formato eletrônico.
- ETP para a venda de imóveis de devedores (falidos). Eles se tornaram todos os sites eletrônicos que realizam compras públicas.
- ETP para colocar ordens sob 223-ФЗ.
- ETP para clientes comerciais - empresas comerciais estão oferecendo aqui de acordo com regras mais flexíveis.
- ETPs comerciais especializados criados para uma corporação específica. Por exemplo: um site da Gazprom para a venda de produtos petrolíferos.
- Plataformas comerciais eletrônicas multidisciplinares comerciais com um conjunto universal de produtos e serviços.
ETPs como Aliexpress e E-bay são amplamente conhecidos.
Para eles, os direitos do consumidor são protegidos pelas regras das plataformas e pelo sistema de classificação - cada comprador avalia o vendedor.
Serviços governamentais
O site State Services integra os portais da Internet de muitas agências e serviços governamentais em um único portal consolidado. Foi criado no desenvolvimento do conceito de estado de "Janela Única", a fim de simplificar a comunicação com as autoridades do Estado para os cidadãos. Tendo feito o login uma vez usando uma assinatura eletrônica qualificada, um cidadão da Federação Russa pode receber informações sobre o seu:
- A propriedade.
- Impostos
- Educação.
- Benefícios de pensão.
- Para transportar.
- Para os documentos.
E muitos outros pontos importantes.
Você pode verificar e pagar impostos, multas e taxas governamentais. Um cidadão também tem a oportunidade de solicitar a emissão de qualquer documento oficial, certificado, passaporte, visto, certificado, etc. Para isso, ele não precisa ir para a própria instituição, ou mesmo para o centro multifuncional - o pedido é enviado eletronicamente, da mesma forma são fornecidos cópias dos documentos necessários.
Após a preparação do documento solicitado, basta uma visita ao MFC, onde os documentos serão verificados, um registro dos parâmetros biométricos (se necessário) e a emissão do documento solicitado. Este tipo de gestão electrónica de documentos poupa muito tempo, tanto para os cidadãos como para os funcionários das instituições - eles não precisam de gastar tempo na recepção inicial de cidadãos e documentos, para adições e correcções, uma presença pessoal também não é necessária.
O sistema de gerenciamento eletrônico de documentos do governo de Moscou
Na capital, o sistema MosEDO foi formado e tem operado com sucesso desde 2011. A circulação de documentos eletrônicos com sua ajuda é realizada entre si por órgãos governamentais, serviços, organizações comerciais e públicas. O sistema está bem estabelecido e goza de um merecido reconhecimento entre os moscovitas.
O sistema é implementado e mantido pela Electronic Moscow OJSC e reúne mais de 78.000 usuários de 3.000 organizações. O trabalho de escritório, o fluxo de trabalho organizacional e administrativo e gerencial do governo de Moscou são totalmente transferidos para o sistema MosEDO. A circulação de documentos eletrônicos do governo da maior cidade é uma excelente prova das perspectivas e viabilidade de sistemas de EDI em órgãos governamentais.
Com o desenvolvimento da tecnologia, o gerenciamento eletrônico de documentos irá suplantar o tradicional nos próximos anos. As principais razões a favor do EDI são as que ele oferece:
- Velocidade.
- Baixo custo.
- Conveniência para todos os participantes.
- Alta segurança.
- Controle efetivo.
A maior parte das aquisições no país já é realizada usando o EDI. A documentação tradicional é elaborada após as transações concluídas. Em breve, os documentos em papel serão emitidos apenas nos casos mais importantes e excepcionais, e a pergunta "O que é o EDI?" finalmente perder sua relevância.