Mesmo a empresa mais rica que possui o produto mais econômico, pensa em economias razoáveis. Só neste caso, ela terá mais meios e oportunidades para manter seu próprio negócio à tona e maior desenvolvimento.
Não é segredo que quanto maior a empresa, maiores são os custos. Além disso, itens orçamentários secundários, que incluem a impressão de documentos, ocupam juntos sua parte de leão. E dada a atual taxa de câmbio do dólar, os arquivos impressos podem ser verdadeiramente “ouro”.
Quanto dinheiro é necessário para imprimir documentos?
Segundo as estatísticas publicadas pela Hewelett-Packard, cada empresa que pode ser classificada como média e grande empresa gasta cerca de 6% dos seus lucros em custos de papel. Para alguns, essa porcentagem, em porcentagem, pode parecer pequena, mas não é de todo.
Se a renda mensal média da empresa é de 10 milhões de rublos, então custa cerca de 600 mil rublos para imprimir a documentação! É muito difícil chamar essa figura de pequena ou insignificante.
A otimização razoável dos custos de impressão ajudará um serviço novo e ainda não muito popular - terceirização de impressão.
O que é terceirização de impressão e como funciona
Esse serviço ajudará a economizar dinheiro apenas para empresas de médio, grande porte e grandes empresas com grandes fluxos de trabalho internos e externos. A terceirização de impressão é às vezes chamada de “manutenção de cópia”.
Calcular o valor exato do custo de impressão às vezes não é apenas difícil, mas simplesmente inacreditável. Isso acontece porque as compras são feitas por departamentos diferentes:
- O escritório (papel) é adquirido pelo gerente do escritório, secretário, qualquer outro funcionário da AXO.
- O departamento de TI é responsável pela compra e reparo em tempo hábil do equipamento de impressão.
- Os cartuchos de recarga, como quaisquer outros consumíveis, são atendidos pelo departamento de compras.
Em diferentes cidades e regiões, dezenas, centenas e até milhares de trabalhadores duplicam o trabalho um do outro dia após dia. O equipamento de escritório, de tempos em tempos, requer não apenas ajuste ou reabastecimento, mas também reparo. Os custos aumentam quando os fundos da empresa são usados irracionalmente: a impressora fica sem tinta e o contrato parece desbotado, folhas de “teste” de impressão, quando você precisa verificar a operabilidade do equipamento de impressão, etc.
Terceirização de impressão nada mais é do que um serviço abrangente de equipamentos de impressão. Todo o seu benefício é que o cliente paga apenas pelas cópias dos documentos feitos.
Como a contabilidade de impressão é mantida e como remover o contador de cópias da impressora?
Em todos os novos modelos de tecnologia de impressão, é fornecido um contador de cópias produzidas. É possível fazer leituras deste contador manualmente, ou é possível também no modo automático.
O método manual, que fornece a impressão usual de uma página de configuração, não é o mais conveniente, mas o mais preciso. O uso de vários softwares que ajudam a monitorar impressoras (PaperCut, SNMP Discovery, PrintMonitor, etc.) é popular.
Todos os programas listados exibem a quantidade de tinta contida nos cartuchos, a presença de folhas impressas, o tempo aproximado até que o cartucho seja substituído, etc.
Um significativo menos que o método automático tem é a integração obrigatória com a Internet. Nem todas as instituições públicas ou privadas correm o risco de vazar dados internos.
Os benefícios óbvios de usar
Independentemente do método escolhido, a terceirização de impressão pode ser chamada de um meio mais eficaz de contabilizar o processo de impressão de documentos. Além disso, permite que você colabore com outro provedor de serviços de impressão e otimize as horas de trabalho do departamento de TI, que não só está envolvido na manutenção regular da impressora, mas também no reabastecimento, configuração e reparo.
Neste caso, você pode esquecer completamente a eficiência quantitativa dos cartuchos, suas características técnicas, reabastecimento.
Este formato de serviço prevê o pagamento após a conclusão do trabalho, isto é, o dinheiro é pago por documentos impressos de qualidade. Como outros acordos, o contrato de terceirização prevê prazos claros para a prestação de serviços, seu custo e tempo de pagamento.
Uma empresa que tenha celebrado um contrato como esse se alivia completamente de muitas pequenas preocupações: comprar papel, equipamentos e outros materiais de consumo, não se preocupa em consertar equipamentos, economizar eletricidade e imprimir documentos para as necessidades pessoais dos funcionários.
Qual selo não será pago?
De fato, o acordo fornece apenas uma impressão de qualidade. Uma folha impressa de qualidade não deve incluir:
- vários pontos no papel;
- listras e impressão;
- vários ruído estranho;
- obstruções de papel e danos mecânicos;
- distorção de imagem;
- partículas de toner.
Quais são as formas de pagar pelo serviço?
O custo de uma cópia do documento, que é pago pelo cliente, já incluiu todas as despesas de materiais, manutenção e reparo de equipamentos.
A contraparte pode oferecer várias maneiras possíveis de pagar por seus serviços:
- Na maioria das vezes, as empresas entram em acordos tradicionais que incluem o custo de cada cópia.
- Grandes empresas com um enorme fluxo de trabalho estão interessadas em um único contrato de preço. Em outras palavras: para uso ilimitado de equipamentos, a empresa paga uma única tarifa mensalmente.
- Os clientes que conhecem claramente suas pequenas necessidades ficam melhores usando um contrato de preço fixo. Nesse caso, o pagamento mensal obrigatório inclui um limite de página a um preço especial e, se a empresa imprimir mais do que o padrão especificado, um documento impresso, que foi feito em excesso à norma, é comprado pelo preço normal.
Armadilhas e contras escondidas
Apesar das muitas vantagens do serviço, ele tem muitas desvantagens ocultas:
- Devido ao alto custo do serviço, é aconselhável usar apenas grandes organizações. O preço é devido exclusivamente aos cartuchos originais e peças de reposição para seus equipamentos.
- Cada fornecedor fornece serviço exclusivamente para seus produtos, e a transição para impressoras de uma marca diferente pode resultar em um bom preço. Dada a situação atual no mercado de câmbio global, a dependência de um produtor estrangeiro dificilmente pode ser considerada segura. Nem um único equipamento de escritório e sua manutenção gratuita custa esses riscos.
- Ao instalar o equipamento, insista em um laser. O fato é que é muito mais fácil e conveniente manter um registro claro das cópias impressas.
- Algumas impressoras não incluem contadores de impressão.
- Nenhum fornecedor considera a impressão em formatos diferentes de A4. Se a organização precisar imprimir um documento no formato A3, ele será contado como 2 folhas A4.
- Mudar para a terceirização de impressão de escritório é um processo longo. A prática mostra que a coordenação de todas as cláusulas do contrato pode se arrastar por até dois meses, enquanto a organização terá grandes dificuldades com a transferência de filiais nas regiões. Os especialistas observam que, em média, o processo de introdução de um serviço pode levar muito tempo (de 3 a 6 meses). Gerentes de filiais em regiões podem entrar em conflito com a inovação. Pode haver muitas razões, mas a mais comum entre elas é um interesse pessoal em trabalhar com um determinado fornecedor.Para esses funcionários, a centralização da imprensa só pode ser sonhada em sonhos terríveis, e isso pode se tornar um problema sério. Antes de tomar uma decisão tão séria - a transição para a terceirização da impressão de escritório, pense com cuidado e analise a situação com o fluxo de trabalho na empresa.
Tente calcular os custos de impressão de escritório por mês, trimestre e ano. A figura deve ser precisa! Ao mesmo tempo, considere todos os custos ocultos (consumo de energia, quantidade de tempo gasto na manutenção de impressoras, impressão de arquivos pessoais por funcionários, etc.). Confira ofertas de terceirização de impressão de escritório de hoje. Nunca escolha um fornecedor, guiado por um preço excepcionalmente baixo. Essa cooperação é repleta de dor de cabeça. Experiência e reputação importantes, o número de projetos bem sucedidos.