Personlig effektivitet er hovedhemmeligheten for å lykkes i alle saker, og det avhenger blant annet av evnen til å tildele tidsressurser riktig. Tidsstyring egner seg til vitenskapelig studie og planlegging. Det er spesielle teknikker som lar deg fordele tiden riktig slik at den er nok til alt.
Tidsstyringskonsept
En person ved fødselen får en unik, uerstattelig ressurs - tid. Ofte hvordan han disponerer det, avhenger ofte av suksessen til en person i virksomheten, hans effektivitet. Tidsstyring, eller tidsstyring, er en flertrinns prosess som inkluderer ferdigheter i planlegging, analyse og organisering av prosesser.
Ideen om tidsstyring er ikke ny i det hele tatt, selv i de første årene av vår tidsskrift skrev den romerske filosofen Seneca at tiden krever en spesiell holdning, og formulerte de første reglene for tidsstyring: du trenger å føre en tidsdagbok, du må evaluere hvor mye tid som ble brukt og hvordan Tidsperioden var mettet av hendelser. Senere tenkte filosofer mer enn en gang på hvordan de kunne holde den flytende tiden, la frem teorier og fant opp metoder for dens økonomi og rasjonelle utgifter.
Men vitenskapelig ledelsestilnærming denne ressursen vises først på begynnelsen av 1800- og 1900-tallet. Frederick Taylor, en amerikansk ingeniør, foreslo begrepet tidsstyring for ansatte og assosierte denne prosessen med motivasjon og målsetting. På begynnelsen av 1900-tallet skapte russiske forskere et helt felt som ble kalt "vitenskapelig organisering av arbeidskraft" og la et seriøst grunnlag for den moderne teorien om tidsstyring. Begrepet "tidsstyring" vises først på 70-tallet av 1900-tallet, og ved begynnelsen av det 21. århundre har denne industrien blitt en av de viktigste og velutviklede ledelsesdelene.
Tidstyper
For å klare noe må du forstå essensen av objektet. Tid er et spesifikt objekt for ledelse, for å bruke den riktig, er det verdt å dele den opp i typer. Den første klassifiseringen er basert på begrepene arbeid og fritid, i så fall er tiden delt inn i arbeid og fritid, eller gratis. Å administrere årstidene lar deg skille arter som sesongtid: høys- og lavsesongbrukstid.
Du kan også klassifisere en midlertidig ressurs avhengig av aktiviteten den er dedikert til, deretter tildeles arbeidstid, personlig og sosial tid. En arbeider blir brukt på utførelse av offisielle oppgaver, planlegging, personlig inkluderer fritid, utdanning, underholdning, og publikum blir brukt på familie, venner, etablering av ulike kommunikasjoner. Når det gjelder planlegging, blir arbeidstiden vanligvis tatt med i betraktningen, selv om det selvfølgelig er nødvendig å bruke de tilegnede ferdighetene til økonomisk tidsbruk på alle dens typer.
Tidsstyringsfunksjoner
Enhver ledelse utfører hovedfunksjonen - dette er den rasjonelle bruken av ressurser. Tidsstyringens funksjoner er planlegging, distribusjon og utgifter til denne ikke-fornybare ressursen. Tidsstyring er nødvendig for å kunne utnytte den tilgjengelige tidsreserven mest mulig effektivt, noe som direkte påvirker produktiviteten til en person eller ansatt. Hovedfunksjonene for tidsstyring er planlegging av tidsbruk, organisering av prosesser for bruk av tid, overvåking av overholdelse av prinsippene og fastsetting av tidsbruk.
Fordelene med tidsstyring
Tidsstyring gir en rekke positive resultater.For å oppnå suksess i enhver aktivitet, må du lære deg å bruke tiden din ordentlig. En person som har mestret teknologien til tidsstyring, får følgende fordeler:
- raskere og oftere når målene sine;
- han skaper omstendighetene i livet sitt og kan kontrollere dem;
- kunne oppnå ethvert mål og suksess i enhver aktivitet;
- mindre nervøse opplevelser, som i hans liv er det ingen sted forfengelighet og hastverk;
- har nok tid til selvopplæring og åndelig utvikling;
- har en handlingsplan for hver dag, blir mer disiplinert og samlet;
- hviler mer og føler seg derfor munter og sunn, har flere muligheter for å kommunisere med venner og familie, for hobbyklasser;
- mer produktiv i arbeid;
- til slutt, en person er mer selvsikker og lykkelig.
Tidsstyringsprosessstruktur
Tidsstyringssystemet inkluderer flere grunnleggende prosesser:
- analyse - for å flytte et sted, må du vite hva du vil og hvilke ressurser du har;
- strategisk planlegging;
- uttalelse av mål;
- taktisk og operativ planlegging;
- måloppnåelse;
- kontroll over ressursbruk og måloppnåelse.
Det er andre tilnærminger til å bestemme strukturen for tidsstyring, det skiller 4 områder for dannelse av kunnskap, ferdigheter og vaner, disse inkluderer:
- målsetting, mestring av målsettingsteknikker;
- evne til å prioritere;
- muligheten til å bruke planleggingsverktøy og deres kompetente applikasjon;
- utvikling, konsolidering og anvendelse av ferdigheter til rasjonell bruk av tid.
Typer tidsstyring
Som enhver ledelse, kan hovedtidsstyringen deles inn i strategisk og operativ planlegging. Den kan også deles inn i typer styring av denne ressursen etter tid: langsiktig og kortsiktig, som faktisk dupliserer den første klassifiseringen.
Strategisk planlegging er assosiert med oppnåelsen av langsiktige, globale mål, mens tiden er avsatt for et år eller mer. Det er assosiert med prognoser, basert på en dyp analyse av situasjonen.
Nåværende tidsstyring er forbundet med å oppnå mål på kort sikt: fra en måned til seks måneder. Den er innebygd i den strategiske planen, men dekker bare den umiddelbare delen.
Den operative tildelingen av tid er forbundet med utarbeidelse av planer for uken og dagen. Taktisk ressursallokering er assosiert med en reell, aktuell situasjon der omstendighetene kan gjøre en korreksjon.
Generelle prinsipper for tidsstyring
Tidsstyringsprosesser er basert på hovedprinsippene, disse inkluderer:
- Riktig målsetting. Dets tilgjengelighet og motivasjon for å oppnå det avhenger av dette. Det er forskjellige teknikker for målsetting, den mest kjente og effektive er SMART-modellen.
- Motivasjon. Å spare tid skal være bevisst og assosiert med tilfredsstillelse av noen viktige behov, ellers bør man ikke forvente suksess fra tidsstyring.
- Besparelser. Tidsstyring er nødvendig for å fjerne eller redusere tidsunderskuddet, for å øke produktiviteten i samme tidsperioder.
Metoder for tidsstyring
I dag er forskjellige strategier og teknikker for distribusjon og bruk av tid kjent. De mest kjente metodene for tidsstyring er som følger:
- Eisenhower Matrix. Denne metoden består i å fylle ut en matrise i henhold til 4 egenskaper: viktig, uviktig, presserende, ikke-presserende. Alle saker for planperioden blir evaluert på denne skalaen og rangert for gjennomføring. For det første gjennomføres haste og viktige saker, mindre presserende og viktige saker blir utsatt til andre trinn, det viktigste er ikke å utsette implementeringen slik at de ikke går inn i den første kategorien.Haster og mindre viktige saker bør delegeres til underordnede når det er mulig, ikke-presserende og uviktige saker skal ikke samle seg, derfor bør de delegeres eller ikke utføres i det hele tatt og ekskluderes fra planer.
- Pyramid of B. Franklin. Denne solide modellen krever grundig forberedelse for første gang, og er deretter enkel å bruke. Pyramiden er basert på globale mål og liv menneskelige verdier. Det andre nivået er langsiktige mål i 10-20 år. Den tredje er en strategisk plan, beslutninger om hvordan man skal oppnå globale mål. Neste er planen for det kommende året, deretter den kortsiktige planen. Ovenpå er en plan for dagen. En slik pyramide bør periodisk revideres og oppdateres.
Det er andre teknikker for tidsstyring, men alle er basert på evnen til å skille det viktige fra det uviktige, ferdighetene til å sette riktige og oppnåelige mål og motivasjonen for å spare tid.
Ledelse av arbeidstid: grunnleggende teknikker og regler
Den rasjonelle fordeling av arbeidstiden er den viktigste oppgaven for mennesker som streber etter å øke effektiviteten. Metoder for tidsstyring, ledelse som tar sikte på å eliminere mangelen på arbeidstid. Derfor er det ekstremt viktig å planlegge en arbeidsdag basert på følgende prinsipper:
- det er nødvendig å gi muligheten til å registrere tidsbruken på forskjellige operasjoner;
- under utarbeidelsen av planen, bør 60% av tiden vies til planlagt arbeid, 20% til uforutsette saker, 20% til spontane oppgaver;
- det er nødvendig å identifisere "tid synker" og eliminere dem så mye som mulig;
- behov for å rangere arbeidsoppgaver av press og viktighet;
- tidsplanlegging skal være systematisk, konsekvent, begrunnet.
For å administrere tid i en organisasjon brukes ofte ABC-metoden, den lar deg klassifisere selskapets ressurser etter grad av betydning. Det er bygget på tre prinsipper:
- lederne gjør de viktigste tingene; han bruker 15% av tiden sin på dem;
- oppgaver av middels betydning delegeres til ledere, de tildeles 20% av arbeidstiden;
- mindre viktige oppgaver delegeres til utøvere som bruker 65% av tiden sin.
Organisasjonens tidsstyring
Tidsstyring i et selskap er en måte å spare opptil 30% av en spesialists arbeidstid. Derfor må det tas hensyn til dette. Tidsstyring i organisasjonen faller på skuldrene til ledere som utarbeider drifts- og mellomlangtidsplaner for utøvere. I dag er det mange dataprogrammer som lar deg planlegge arbeidstiden til ansatte, samt overvåke implementeringen av oppgaver og tidsbruken. For eksempel Toggl, Bitrix “Team” og “Project”. Det er tre hovedstrategier for organisering av tidsstyring:
- Akselerasjon. Det er nødvendig å minimere tiden som brukes på å utføre typiske, spesielt repeterende operasjoner.
- Akkumulering. Det er nødvendig å identifisere reserver og prioriteringer på hvert produksjonsstadium, for å danne en reserve av tid for å utføre uforutsette oppgaver.
- Bestilling. Det er nødvendig å implementere effektive systemer for planlegging og kontroll av tidsbruk.
Gratis tidsstyring
Enhver person føler alltid en mangel på fritid, og han må planlegges like nøye som en arbeider. For å gjøre dette, må du lære hvordan du strengt skiller arbeid fra fritid, slik at det er tid til å gjenopprette arbeidskapasiteten. I løpet av ferien må du begrense deg fra samtaler og meldinger på jobb for å slappe helt av. Husholdningsarbeid må læres å organisere med maksimal tidsbesparelse. Det er nødvendig å utvikle ferdigheten for å identifisere de viktigste oppgavene, slik at det er nok tid ikke bare til avslapning, men også til selvutvikling. Du bør også lære å forlate de små rutinemessige, ubrukelige tingene, og gi maksimal tid til å oppnå prioriterte mål.
