I nesten enhver organisasjon, uavhengig av dens juridiske form og antall ansatte (selv om vi snakker om enkeltentreprenører), samles det i løpet av arbeidet med et stort antall forskjellige forretningsdokumenter, brev, skatterapporter og annen informasjon på elektroniske medier. Nesten alle virksomheter som har drevet i mer eller mindre lenge, møter før eller siden behovet for å systematisere arkivene sine.
Noen av dokumentene må bevares, og andre, tvert imot, det er på tide å ødelegge. Men hva er lagringsperiodene for regnskapsdokumenter, hvoretter de kan kastes trygt? Faktisk er lovgivningsrammen sjelden nedlatende for brudd på slike forhold, og derfor er det nødvendig å kjenne til dem.
Det er avsløringen av dette problemet denne artikkelen er viet til.
Hvordan være
Det skal bemerkes at mange dokumenter antas å være lagret i minst 75 år, og noen rapporteringskategorier anbefales generelt sterkt å ikke berøres gjennom hele selskapets arbeid. Hvordan være det? Tross alt ønsker jeg å overholde loven i sin helhet, men samtidig ikke komplisere livet til de ansatte som er ansvarlige for å føre arkivjournaler!
Før vi svarer på dette spørsmålet, vil vi gjøre oss kjent med de viktigste forskriftsdokumentene som fastsetter de grunnleggende kravene som tar hensyn til lagringsperioder for regnskapsdokumenter for alle virksomheter, uavhengig av deres juridiske form, størrelse og aktivitetsretning.
Normativ regulering av lagring av dokumenter
La oss se på de viktigste forskriftsdokumentene som styrer arkivering i organisasjoner.
For det første føderal lov fra november 2004 nr. 125-FZ. Dette er et generelt dokument, det regulerer arkiveringen i vårt land fullt ut. Så, hans bestemmelser snakker om organiseringen av prosessen med å bevare alle produksjons- og regnskapsdokumenter, om metodene for anskaffelse og bruk av arkiver. I tillegg er det lovfestet prosessene for samhandling mellom arkivinstitusjoner og de innbyggerne som ønsker å bruke informasjonen som er lagret der.
Naturligvis spiller “Grunnleggende regler for arbeidet med arkivorganisasjoner” en enorm rolle. De ble offisielt godkjent og anbefalt for bruk ved avgjørelsen fra Federal Archives, som ble vedtatt 02.06.2002. Fra å starte organisasjonen av arkivavdelingen i organisasjonen, anbefaler vi på det sterkeste at du først blir kjent med dette dokumentet, siden det viser de viktigste og grunnleggende punktene i denne typen aktiviteter.
Andre dokumenter
For normal bevaring av viktige artikler er det også nødvendig å kjenne listen over standard arkivdokumenter som er generert i løpet av arbeidsvirksomheten til enhver bedrift. Det er der periodene med lagring av regnskapsmessige dokumenter er angitt, og dette dokumentet ble godkjent av en egen ordre fra Russlands departement for kultur tilbake i 2010. Dokumentnummeret er N 558. Fra selve navnet blir det åpenbart at det inneholder en liste over de viktigste verdipapirene som er dannet som et resultat av virksomheten eller andre aktiviteter i virksomheten.
Sovjet-arven
Forordningen om dokumenter, publisert av USSR Finansdepartementet 29. juli 1983, nr. 105, er fortsatt relevant. Innenfor rammen av denne bestemmelsen etableres både de opprinnelige vilkårene for lagring av dokumenter og prosedyren for oppretting, aksept og bruk av dem.
Fra skattekoden
I tillegg kan du finne relevant informasjon i artikkel 23 i det tilsvarende dokumentet. Så i den åttende artikkelen er det en klausul som separat tar for seg periodene med lagring av regnskapsdokumenter som kan brukes til å påløpe og holde tilbake skatt. Disse inkluderer verdipapirer som bekrefter direkte mottak av inntekter, utgifter, samt skatter som allerede er betalt til fordel for staten.
Endelig er slik informasjon tilgjengelig i Federal Law 29 (No. 402-2 datert 6. desember 2011) “On Accounting”. I den kan du finne lagringsperioder for regnskapsdokumenter i organisasjoner for kommersielle foretak.
Hva skal lagres og hvor lenge?
Det er ikke overraskende at lagring av typiske regnskapspapirer som er dannet i løpet av aktiviteten til enhver organisasjon (alt dette er på den nevnte listen) er spesielt viktig. Typiske papirer lagres: 1 år, 5 år, 75 år. Noen dokumenter (informasjon om innhenting av midler i spesielt store beløp) må lagres permanent.
Lagringsgrupper
Profesjonelle revisorer sier at alle dokumenter som gjenspeiler regnskap kan deles inn i fire hovedgrupper. Her er en liste over lagringsperioder for regnskapsdokumenter:
- Papirer som bør oppbevares permanent. Disse inkluderer alle årsregnskap, samt bevismateriale oppnådd ved registrering hos skattemyndighetene.
- Langvarig lagringsgruppe (over 10 år). Dette er varsler, dokumenter signert av ansatte på samtykke til behandling av personopplysninger. Dataene om selve emnet, som ga slikt samtykke, skulle være tilgjengelige i 75 år.
- Midlertidig type. Det antas at papirer fra denne gruppen skal lagres i opptil 10 år inklusive. Disse inkluderer fakturaer, samt garantibrev.
- Den fjerde sorten inkluderer alle ovennevnte dokumenter, som er utløpt, og derfor må avhendes.
Viktige nyanser
Viktig! Du må vite at det er strengt forbudt å redusere holdbarheten, men en økning i denne tiden er tillatt. Men dette gjelder bare de organisasjonene som driver veldig spesifikke aktiviteter.
Så, holdbarheten for regnskapsdokumenter i LLC, som driver med å gi finansielle lån til befolkningen, starter fra 75 år. I praksis bemerker inspiserende organisasjoner at slike dokumenter til enhver tid bør være tilgjengelige, siden i tilfelle krav (fra arvingers side), kan det hende at de må heves selv etter denne perioden.
Derfor er organiseringen av nomenklaturen som vil bli brukt ved et bestemt foretak for organisering av arkivvirksomhet, særlig viktig. Nå vil vi vurdere de grunnleggende kravene som inspeksjonsorganisasjoner stiller til spesifikke organisasjoner, avhengig av deres juridiske eierform.
Generelt er de ikke forskjellige i variasjon, men det er også noen nyanser. Som regel er de relatert til inntektsbeløpet selskapet mottar.
Ltd.
Vurder først LLC. Siden omsetningen til slike virksomheter er ganske betydelig, er kravene til dem strengere. For det første må all regnskapsføring og skatterapportering oppbevares i minst 75 år. I tillegg kan holdbarheten for regnskapsdokumenter i LLC forlenges på ubestemt tid i de tilfellene vi allerede har vurdert ovenfor.
Dokumentasjonen for oppgjør med personell skal oppbevares i hele arbeidet til en spesifikk person i organisasjonen og i minst 10 år fra datoen for oppsigelsen. Hvis arbeidstakeren trekker seg fra dette bestemte selskapet, må dokumentene oppbevares permanent, for i tilfelle krav om størrelsen på kostnadene, må de tas opp først.
Fakturaer, andre dokumenter som viser oppgjør med leverandører og kunder tilhører den tredje gruppen, og må derfor lagres opptil 10 år inklusivt. Som vi allerede sa, bør de generelle regnskapene oppbevares permanent.
Individuelle gründere
Kravene til denne kategorien selskaper er mye mindre strenge, siden antallet dokumenter som er opprettet der er mye mindre. Så hva er holdbarheten for IP-regnskapsdokumenter? La oss se nærmere på dette problemet. For det første alle registreringsbevis, årlig rapportering til skattemyndighetene. Denne informasjonen skal lagres permanent i et bestemt virksomhets levetid.
Imidlertid, hvis en gründer ikke har ansatte, og han fører journaler etter en forenklet ordning, slutter alle kravene der. Naturligvis er holdbarheten for IP-regnskapsdokumenter i dette tilfellet de samme 75 årene, siden bare årsrapporter er blant dem.
UAB
Siden aktiviteten til slike virksomheter innebærer å skaffe et betydelig inntektsbeløp, samt oppgjør med aksjonærer, er kravene til dokumenter som er lagret i dette tilfellet de strengeste. Generelt er i de fleste tilfeller holdbarheten for regnskapsdokumenter i et selskap minst 75 år. Det er imidlertid unntak.
Selvfølgelig skal all informasjon om den autoriserte kapitalen, volumet av innskudd, størrelsen på charterandelen til gründerne lagres fortløpende. Listen over dokumenter som også må arkiveres i en periode på 75 år eller mer inkluderer regnskapsdokumenter som kan brukes av skatteorganisasjoner: informasjon om avkastning på eiendeler, uttalelser om oppgjør med aksjonærer, samt elektroniske medier som inntektsdata er tilgjengelig på til regnskapet for organiseringen av midler i spesielt store beløp.
Informasjon om oppgjør med personell lagres også i 75 år. Andre dokumenter (fakturaer, garantibrev) har en oppbevaringsperiode på opptil 10 år inkludert.
Budsjettorganisasjoner
Og hva er periodene med lagring av regnskapsdokumenter i budsjettinstitusjon? Som regel er det ingen spesielle krav til dette. Det antas at bare 75 år bør oppbevares informasjon om årsregnskap og verdipapirer beregnet for skattemyndighetene. Alle andre dokumenter lagres inntil 10 år inkludert.
Viktige funksjoner
Hvis du gjør deg kjent med listen over alle lover og forskrifter som er tilgjengelige ovenfor, kan du bli overrasket: standard holdbarhet på regnskapsdokumenter overstiger ikke fem år (føderal lov nr. 402)! Samtidig skriver vi i artikkelen vår om ti år og over. Hvordan kan dette være? Dessverre er det i dette tilfellet en dårlig utdyping av regelverket, når lovens krav er i strid med realitetene. La oss illustrere med et eksempel.
Hvis du til og med er en enkel enhandler, kan du lett komme over en situasjon der skatteinspektøren krever innlevering av dokumenter som allerede er utløpt (i samsvar med lovens krav). Når det gjelder CJSC og LLC, hvis årlige omsetning kan overstige titalls eller til og med hundrevis av millioner rubler, kan fraværet av til og med noen uviktige verdipapirer forårsake store problemer.
For eksempel ofte nødvendige papirer som bekrefter lovligheten av kravet om fordringer. Det er ingen hemmelighet at løpetiden i praksis kan estimeres til nesten ti år. I henhold til loven kan to sett med regnskapsdokumenter allerede ødelegges samtidig. Hvis selskapet virkelig disponerte dem, kan det medføre store utgifter. Hvordan? Veldig enkelt.
Hvis selskapet ikke kan levere de forespurte verdipapirene, må du beregne skatten på fortjeneste (selv om den kanskje ikke eksisterer i det hele tatt), samt betale tunge bøter.Enkelt sagt, når man bestemmer lagringsperioder, bør man ikke bli så mye veiledet av lovens krav (paradoksalt som det kan være), men av den virkelige betydningen av et dokument for et bestemt selskap.
Naturligvis skal holdbarheten til primære regnskapsdokumenter uansett være så lang som mulig, men selv mange fakturaer under visse betingelser må lagres i arkivet i mer enn 15 år. Hvis selskapet har skyldnere, eller hvis det selv skylder noen, må slike papirer lagres permanent, uavhengig av kravene i føderal lov og vedtak.
Hvordan bestemme viktigheten av regnskapsdokumenter for organisasjonen?
Hvordan forstå hvilke papirer som skal merkes "før behov" når du lagrer dem, og hva bør gjøres med dem i fremtiden? I dette tilfellet anbefaler profesjonelle advokater en egen undersøkelse av verdien av de lagrede dokumentene.
Hovedkravet som medlemmer av kommisjonen skal ledes av, er ikke bare verdien av informasjonen i seg selv i de lagrede papirene, men også skaden som organisasjonen kan lide hvis de går tapt.
Dermed er det påkrevd å øke holdbarheten for følgende økonomiske og regnskapsmessige dokumenter: eventuelle kontrakter og estimater for de verk som til og med teoretisk kan øke verdien av både virksomheten selv og dens individuelle komponenter; alle papirer og elektroniske medier relatert til konkurrerende anskaffelser; alle dokumenter som kan være påkrevd på en eller annen måte i tilfelle rettssaker (til og med teoretisk mulig).
Notater for individuelle gründere
Siden det er mange krav, og tolkningen av dem i forskjellige lovgivningsakter og rettsavgjørelser er påfallende mangfoldig, blir prosessen med å lagre papirer spesielt vanskelig for gründere, ettersom en individuell gründer ofte ikke har noen juridisk bakgrunn eller spesialister som er spesielt ansatt for å løse slike problemer. I dette tilfellet er det nødvendig å kontakte advokatfirmaer i tilfelle tvister, hvis de er basert på regnskapsdokumenter, hvis vilkår og prosedyre ikke er tydelig angitt i lovgivningen.
Vær oppmerksom på: jo mer kompetent og fullstendig etablert arkiveringsprosessen, desto mindre problemer vil du møte i fremtiden.
Krav til organisering av arkivering i selskapet
Så vi gjennomgikk den grunnleggende informasjonen om timingen. Men hvordan organisere lagring av dokumenter i organisasjonen? Hvilke metoder er tilgjengelige?
For det første kan du lage ditt eget arkiv. Når det gjelder enkeltentreprenører og små firmaer, blir sjefen for foretaket eller en spesielt ansatt ansatt ofte arkivar. Arkivet i seg selv blir enten et dedikert rom, eller til og med et stort pengeskap.
Men de siste årene har det blitt mye mer populært å henvende seg til spesielle selskaper som spesialiserer seg i å opprette og lagre arkiver. De kan hjelpe både med å organisere eksisterende lagringsfasiliteter og lage nye fra bunnen av. Når det gjelder selskaper som det er spesielt viktig å ha spesielt verdifulle dokumenter i full sikkerhet, kan disse selskapene organisere lagring i spesielt beskyttede og spesielt beskyttede bokser.
Fordelen med den første metoden er fullstendig kontroll over dokumentene dine, og billigheten av denne metoden er åpenbar. Ulempene inkluderer arkivets sårbarhet (ikke alle har midler til å utstyre et brannsikkert rom). I tillegg er det ikke alle som har passende juridisk utdanning for riktig organisering av lagring.
Fordelene med den andre metoden inkluderer ideell organisering av lagring, samt full juridisk beredskap for byråets ansatte. Den negative siden er langt fra full kontroll over arkivet for bedriftsledelse.
Så vi undersøkte holdbarheten for regnskapsdokumenter gitt av lovgivningsmessige standarder, samt kravene som gjelder de viktigste juridiske forretningsformene i dette tilfellet.
