Store selskaper med mange divisjoner møter uunngåelig spørsmålet om intern arbeidsflyt. I avanserte selskaper er en slik prosedyre datastyrt, i en mer beskjeden versjon er dette korrespondanse på papirselskaper. Likevel forblir normene for virksomhetsskriving de samme for ethvert format. Et slikt dokument kalles vanligvis et notat.
I hvilke tilfeller lager du et notat
Forholdet mellom enhetene er en delikat sak og krever noen ganger skriving. Anta at ansatte i flere geografisk avsidesliggende enheter jobber sammen om et prosjekt. For å utveksle pålitelig informasjon, er telefonen ikke nok, det kreves skriftlige kilder.
Eller et annet, mindre hyggelig alternativ: du må bringe den ansatte til disiplinæransvar for brudd på offisielle plikter. Hvordan bevise at et slikt brudd eksisterte i det hele tatt, og hva besto det i? Selvfølgelig, ved hjelp av skriftlige kilder: resolusjoner, intern korrespondanse, skriftlige instruksjoner og andre lignende notater.
Det kan være tidspunkter der du trenger å stille en forespørsel eller bringe alle ansatte oppmerksom informasjon. Dette kan gjøres ved hjelp av et notat.
Det vil si at et eksempel memo kan være nyttig i en rekke forskjellige saker av bedriften:
- arbeidskraft;
- etter avtale;
- administrativt og ledelsesmessig;
- disiplinære;
- administrativ og økonomisk;
- fagforening;
- informasjon.
Og denne listen er ikke uttømmende.
Obligatoriske detaljer
Et notat er for det første et dokument, og derfor bør det utarbeides i samsvar med reglene for arbeidsflyt, med fokus på utvalget. Et notat skrevet kompetent utarbeidet er ganske nok til å løse et produksjonsproblem. Dokumentet skal inneholde følgende informasjon:
- som notatet er adressert til;
- hva er dens essens, begrunnelse, henvisning til lover, normer, instruksjoner;
- applikasjoner - om noen;
- som signerte - sjefen for enheten, som har rett til å signere interne dokumenter;
- som kompilerte - utøveren som direkte samlet prøven servicenotatet;
- registreringsnummer på dokumentet og datoen det ble sendt til adressaten.
Som regel blir tjenesteposter sammenstilt av antall mottakere i originalene pluss en kopi for avsenderen. Hvis det er mange mottakere, blir de listet opp i hierarki i høyre halvdel av arket.
Hvordan skrive et notat
Et eksempeldokument kan finnes i en hvilken som helst referansepublikasjon ved å bruke et forretningsbrev eller i samlinger av forretningsdokumenter. form memo ikke spesielt godkjent. I utgangspunktet styres de av normene for virksomhetsomsetning og etablert praksis når de sammenstiller den.
Imidlertid er det såkalte statlige standarder som styrer dokumentasjonsformen. De stiller visse krav til den interne dokumentasjonen til foretaket, det er foreskrevet hvor disse eller disse inskripsjonene skal være plassert, hvordan du korrekt kan indikere initialene eller korrekt signere dokumenter til stedfortreder i mangel av lederen.
Tatt i betraktning alt skrevet, kan du bruke eksemplet på tjenesteanmerkningen nedenfor. Naturligvis bør logikken i presentasjonen og begrunnelsen som kompilatoren refererer til være gjennomtenkt, fordi formatet vil bestemme oppfatningen av dokumentet, og derfor dets effektivitet. Et godt og gjennomtenkt dokument er alltid mer troverdig.
Eksempel på memo
HR-direktør
JSC "Energosbyt"
Titenko V.A.
memorandum
Om spørsmålet om å overlate dokumentet til den ansatte
Nr. 214 / OK datert 06/03/14
05/31/14 mottok selskapet et brev fra fogden, hvor den ansatte Degtyareva Irina Pavlovna skulle komme for å se ham, siden hun er skyldner ved en rettsavgjørelse om å inndrive beløpet til fordel for Employment Center.
I henhold til tilgjengelige data jobber den spesifiserte medarbeideren i elektrisitetsdivisjonen som en koordinator.
I samsvar med kravene til fogden ber jeg deg om å sikre levering av vedlagte stevning til Degtyareva Irina Pavlovna mot underskrift, og sende en kopi med signaturen per post til fogden.
Vedlegg: innkalling i 2 eksemplarer.
Vennlig hilsen,
Leder for juridisk avdeling
MV blanche
App. Oleva I.R.
5027982
I dette formatet kan du stille ethvert spørsmål, det viktigste er å fokusere på eksempelservicenotatet og ikke forsømme begrunnelsen for de angitte kravene.
Notat - Internt dokument
Et eksempel på et notat gir en ide om fremgangsmåten for utarbeidelse av den. Det må huskes at dette dokumentet, uansett innhold, forblir selskapets indre anliggender.
Vanligvis gir et foretak en spesiell ordre for å bestemme informasjon med begrenset tilgang, med henvisning til hvilke det er mulig å nekte å gi ut kopier eller dessuten originaler av offisiell dokumentasjon på anmodning fra tredjepart.
Det må imidlertid huskes at etter anmodning fra rettshåndhevelse og rettsmyndigheter kan offisiell korrespondanse bli etterforskerens eller dommerens eiendom. Disse dokumentene har også rett til å be om kontrollorganer. Gitt denne muligheten, er det bedre å umiddelbart utarbeide et dokument riktig og forsiktig, fordi det som er skrevet med en penn ikke kan klippes ned med en øks. For dette er eksemplet på tjenesteanmerkningen som passer best.
