Satu fail peribadi, sebagai peraturan, termasuk dokumentasi khas yang mencerminkan maklumat tentang pekerja dan karyanya untuk jangka waktu tertentu, atau tentang pelajar dan pengajiannya di institusi pengajian tinggi tertentu. Biasanya, pembentukan dan pengendalian fail peribadi pekerja dilaksanakan dalam tempoh yang panjang. Satu cara atau yang lain, mereka termasuk dalam jumlah dokumen pada kakitangan. Apakah susunan acara ini hari ini? Maklumat apa yang mengandungi fail rekod pekerja? Mengapa? Jawapan kepada soalan-soalan ini dan lain-lain soalan yang sama serius boleh didapati dalam proses membaca artikel ini.
Soalan umum
Walau bagaimanapun, perlu dimaklumkan bahawa pengurusan fail peribadi pekerja bukan proses wajib untuk semua kategori majikan. Selaras dengan undang-undang Rusia, hal ehwal peribadi mesti dilakukan hanya untuk warga yang mengisi jabatan perkhidmatan awam. Adalah perlu untuk menambah bahawa prosedur yang sama dikawal selia oleh Keputusan Presiden "Mengenai Perintah Mengenai Pengurusan Hal Ehwal Orang Yang Mengisi Kedudukan Negara Rusia dalam Perintah Pelantikan, serta Kedudukan Negeri mengenai Perkhidmatan Persekutuan" bertarikh 01.06.1998.
Kewajipan, termasuk pembentukan dan penyelenggaraan fail peribadi pekerja, boleh ditugaskan kepada majikan - perusahaan negara (organisasi) juga melalui perbuatan normatif industri. Sebagai contoh: perintah Pengawasan Pengguna Rusia bertarikh 16 Mac 2005, yang meluluskan Peraturan Perkhidmatan Awam Persekutuan, yang berkaitan dengan penyeliaan dalam bidang perlindungan hak-hak pengguna dan kesejahteraan manusia (mengikut klausa 7.7 akhbar ini, urusan peribadi diamanahkan dengan pengurusan urusan), serta resolusi " Mengenai Perkhidmatan Kastam Persekutuan "bertarikh 21 Ogos 2004, di mana Peraturan FCS diluluskan. Atas dasar dokumen ini, Peraturan tentang GUK (jabatan utama) telah dibentuk dan dimasukkan ke dalam edaran. Selaras dengan perenggan lima belas Peraturan, FCUK GUK diamanahkan dengan penyelenggaraan fail peribadi semua pekerja perkhidmatan.
Di samping itu, prosedur untuk mengurus fail peribadi pekerja boleh ditetapkan oleh syarikat pengurusan (dengan kata lain, oleh organisasi yang lebih tinggi). Di perusahaan dan organisasi lain, pihak pengurusan diberi hak untuk membuat keputusan mengenai keperluan untuk menjalankan proses yang sedang dikaji, dan juga (dalam hal keputusan dalam arah yang positif) - yang mana kategori pekerja adalah dinasihatkan untuk menjalankan urusan peribadi. Peraturan mengenai penjalanan fail peribadi pekerja menetapkan bahawa prosedur dianalisis, sebagai peraturan, terpakai kepada kategori warganegara berikut:
- Pekerja yang bekerja di jawatan kanan (ketua langsung struktur, pembantunya (timbalan), pengurusan berhubung dengan unit struktur, dan sebagainya).
- Pekerja syarikat yang bertanggungjawab di bawah undang-undang Rusia semasa ditubuhkan (sebagai contoh, ketua akauntan, timbalannya, juruwang, dan sebagainya).
Kaedah-kaedah untuk menjalankan fail peribadi pekerja, seperti yang ternyata, tidak membayangkan suatu kewajipan tertentu. Walau bagaimanapun, banyak syarikat swasta menyediakan untuk urusan urusan peribadi berkenaan dengan benar-benar semua pekerjanya.Ini tidak bergantung pada status dan pangkat, serta aktiviti kerja yang dilakukan (oleh itu, walaupun orang teknikal termasuk di sini). Mengapa? Faktanya ialah mengekalkan fail peribadi pekerja adalah sumber maklumat yang sangat mudah. Di samping itu, peruntukan ini terpakai kepada semua pekerja. Folder tunggal mengandungi salinan perintah yang paling penting untuk pekerja, dokumentasi peribadi, serta kertas lain yang diperlukan. Adalah penting untuk diperhatikan bahawa ia adalah arahan untuk menjalankan fail peribadi pekerja yang bersifat peribadi yang berfungsi sebagai alat untuk menyatukan maklumat.
Penciptaan fail peribadi
Hari ini, penciptaan hal ehwal peribadi dilakukan untuk mengelompokkan data yang didokumentasikan mengenai pekerja yang dipindahkan kepadanya oleh majikan semasa memindahkan atau menerima pekerjaan. Arahan mengenai prosedur untuk mengekalkan fail peribadi pekerja menunjukkan bahawa semua operasi yang berkaitan, satu cara atau yang lain, ditugaskan kepada pakar yang diberi kuasa khusus atau kepada badan personil yang bertanggungjawab secara individu untuk menyelenggara rawatan dokumentasi yang sepatutnya.
Penciptaan kes-kes bersifat peribadi dilakukan sebaik sahaja selepas penerimaan atau pemindahan pekerja ke kedudukan atau kedudukan kepimpinan, mengikut yang mana penubuhan liabiliti diperuntukkan oleh undang-undang. Prosedur untuk mengekalkan fail peribadi pekerja tidak mengecualikan kedudukan lain apabila ditetapkan melalui arahan prosedur untuk menjalankan operasi tertentu pada fail peribadi pekerja.
Mengikut cadangan metodologi Arkib Bandar Moscow, serta VNIIDAD FAS Persekutuan Rusia, fail peribadi, satu cara atau lain, termasuk dokumentasi yang disediakan oleh pekerja semasa pekerjaan, serta dibentuk dalam proses aktiviti profesional berikutnya mereka di perusahaan atau organisasi tertentu. Oleh itu, ini termasuk kertas-kertas berikut:
- Lembaran peribadi selaras dengan kakitangan atau profil yang sepadan.
- Tambahan kepada borang permohonan atau lembaran peribadi.
- Autobiografi pekerja.
- Salinan dokumentasi pendidikan.
- Salinan kedua kontrak pekerjaan.
- Kontrak mengenai liabiliti.
- Surat cadangan dari tempat kerja (ciri) yang terdahulu.
- Permohonan untuk pekerjaan (pindah ke kedudukan yang sesuai).
- Salinan pesanan atau cabutan daripada mereka sepadan dengan pengambilan atau pindah ke jawatan lain.
- Ekstrak dari dokumentasi (atau salinan kertas) mengenai tindakan anugerah atau tindakan tatatertib pekerja.
- Salinan (cabutan) dokumentasi pensijilan (lembaran pensijilan, ulasan dan sebagainya).
Keselamatan fail peribadi
Peruntukan mengenai pengurusan fail peribadi pekerja menunjukkan bahawa, untuk mengatur keselamatan mutlak dan kemudahan pengendalian, mereka ditempatkan (iaitu, dijahit dengan benang dan jarum untuk empat punctures) dalam folder berasingan dalam proses membentuk kertas.
Adalah penting untuk diperhatikan bahawa sebagai tambahan kepada dokumentasi yang disenaraikan di atas, beberapa kertas lain boleh diletakkan di dalam fail peribadi (contohnya, dokumen mengenai pekerja yang telah lulus persaingan yang berkaitan dengan mengisi kedudukan kosong, salinan kertas mengenai pemberian ganjaran pekerja, pemberian hak kehormat dan sebagainya). Di samping itu, gambar yang diperakui sijil pekerja diletakkan dalam fail peribadi, tetapi ia tidak difailkan.
Perintah mengendalikan fail peribadi pekerja juga membayangkan pendaftaran awal mereka. Dengan cara ini:
- Setiap fail peribadi diberikan nombor akaun individu.
- Kedudukan yang relevan diisi pada tulang belakang file peribadi dan pada penutup depan.
- Inventori dalaman semestinya dimasukkan dalam fail peribadi.
Mengekalkan buku kerja dan fail peribadi pekerja
Harus diingat bahawa menjalankan perniagaan secara peribadi tidak berhenti sepanjang seluruh masa kerja setiap pekerja sesuatu struktur tertentu apabila peraturannya tidak bertentangan dengan ini. Oleh itu, urusan urusan peribadi dalam apa jua hal menyediakan perkara-perkara berikut:
- Menjaga rekod dalam seksyen yang diperlukan dalam kes itu.
- Premis dokumentasi yang akan disimpan sebagai sebahagian daripada fail peribadi.
- Penyitaan dokumentasi, keperluan yang telah berlalu.
- Pemeriksaan berkala mengenai keadaan fail peribadi mengikut subjek pemeliharaan kertas yang termasuk di dalamnya.
Mengekalkan rekod peribadi seorang pekerja dalam organisasi mengandaikan penyertaan dibuat dalam dokumentasi rekod peribadi berdasarkan dokumen tertentu atau salinan yang disahkan. Adalah penting untuk menambah bahawa pegawai yang diberi kuasa dapat menjelaskan nuansa yang diperlukan untuk pelaksanaan prosedur sebelum membuat penyertaan spesifik semasa perbualan pribadi dengan pekerja. Benar-benar semua rekod yang relevan berhubung dengan dokumentasi ketika menjalankan fail peribadi dibuat dengan tangan dengan pena atau titik mata air biru, hitam atau ungu. Peraturan perilaku file peribadi pekerja menunjukkan pengecualian pembetulan dalam dokumentasi, serta kesesuaian tulisan tangan yang dapat dibaca. Kemudian, apabila keperluan sebenar timbul, rekod-rekod ini disahkan oleh tandatangan seorang pegawai yang diberi kuasa dari perkhidmatan pengurusan kakitangan. Di samping itu, syarikat itu dicap.
Maklumat tambahan
Perintah yang dianggapkan, perlakuan fail peribadi pekerja itu dijamin mengikut peraturan yang berikut: apabila dokumentasi terkumpul, ia adalah tertakluk kepada pengedaran wajib dalam fail peribadi mengikut bahagian. Selain itu, di dalam bahagian kertas disusun dalam susunan kronologi. Adalah penting untuk ambil perhatian bahawa dokumen individu yang difailkan dalam fail peribadi, satu cara atau yang lain, tertakluk kepada penomboran. Maklumat mengenai sekuriti ini (mengambil penomboran halaman akaun), dalam sempadan yang terletak di dalam fail peribadi, dalam apa jua keadaan, mencerminkan inventori dalaman.
Petunjuk standard mengenai penjalanan fail peribadi pekerja Republik Belarus mengatakan bahawa pekerja berjanji untuk memberikan maklumat kepada kakitangan secara tepat waktu. Maklumat ini, sebagai peraturan, menafsirkan perubahan dalam data individu, yang termasuk dalam komposisi fail peribadi. Ini biasanya ditulis secara bertulis sebagai pernyataan. Di samping itu, dokumentasi yang mengesahkan perubahan berfungsi sebagai aplikasi. Tidak lama kemudian, apabila semua entri dimasukkan dalam fail peribadi, dokumentasi, satu cara atau yang lain, dikembalikan kepada pekerja. Dengan cara ini, jika perlu, salinan dokumen-dokumen ini mula-mula dibuat dan diperakui, yang kemudiannya dilampirkan kepada fail peribadi.
Penyimpanan dan perakaunan fail peribadi
Selepas pengurusan fail peribadi pekerja dipelajari sepenuhnya, adalah dinasihatkan untuk mempertimbangkan isu penyimpanan dan perakaunan. Oleh itu, prosedur-prosedur ini dianjurkan untuk pencarian yang tidak dapat dipastikan dan cepat untuk urusan peribadi, memastikan keselamatan mutlak mereka, serta kerahsiaan maklumat yang terdapat dalam dokumentasi daripada akses yang tidak dibenarkan.
Adalah penting untuk diperhatikan bahawa fail peribadi pekerja syarikat dimasukkan dalam tatanama unit kakitangan mengikut nama umum "Fail peribadi". Di samping itu, tempoh simpanan mereka ditunjukkan di sana. Sebagai peraturan, tempoh penyimpanan sekuriti mencapai tujuh puluh lima tahun.
Dekri tentang perlakuan fail peribadi pekerja menetapkan bahawa dokumentasi disimpan di jabatan kakitangan (biasanya untuk tujuan sedemikian agar premis disusun di sana) secara terpisah dari kertas lain. Ia mesti ditambah bahawa perkhidmatan kakitangan hanya menyimpan fail peribadi pekerja yang berkaitan. Kes-kes pekerja yang diletakkan dipindahkan mengikut prosedur yang ditetapkan oleh undang-undang untuk penyimpanan ke arkib struktur atau ke arkib wilayah.
Harus diingat bahawa syarat penyimpanan, satu cara atau yang lain, harus memastikan keselamatan secara mutlak dari fail peribadi secara langsung, serta dokumentasi (maklumat) yang diletakkan di dalamnya dari pendedahan atau kecurian. Itulah sebabnya hari ini disyorkan untuk memastikan penyimpanan fail peribadi melalui peti besi (kabinet), meletakkannya dalam kedudukan tegak di rak (dengan akar keluar).
Apa lagi?
Dengan cara ini, di dalam kabinet atau selamat di pintu boleh diletakkan penerangan ringkasan berhubung dengan fail peribadi yang disimpan. Adalah penting bahawa akses kepada maklumat adalah pegawai yang diberi kuasa eksklusif, serta pemimpin mereka. Kemudian, apabila bilangan fail peribadi melebihi yang dibenarkan, mereka direkodkan dalam pendaftaran khusus atau jurnal. Sistematisasi kes dijalankan oleh salah satu kaedah berikut:
- Selaras dengan urutan nombor.
- Selaras dengan susunan abjad langsung.
- Selaras dengan bahagian mengikut nama unit struktur mengikut jadual kakitangan, di dalam seksyen, dalam susunan abjad akaun langsung atau dalam susunan nombor.
Untuk mengurangkan bilangan unit perakaunan, fail peribadi boleh disimpan sebagai sebahagian daripada pakaian yang dipanggil - kumpulan abjad untuk penyimpanan. Oleh itu, benar-benar setiap fail peribadi yang dimasukkan dalam susunan itu didahului oleh sehelai kertas dengan nama pekerja. Adalah perlu untuk menambah bahawa urusan peribadi, yang terdiri dalam susunan, juga dikelompokkan mengikut susunan abjad. Pada awal pakaian adalah senarai ringkasan fail peribadi yang termasuk di dalamnya.
Menerbitkan fail peribadi tepat pada waktunya
Penerbitan urusan peribadi kepada pekerja struktur tertentu untuk kegunaan sementara supaya mereka dapat membiasakan diri dengan maklumat yang ada di sana, biasanya dilakukan hanya dengan izin dari jabatan personil. Perjumpaan seorang pekerja dengan fail peribadinya pada resit biasanya dijalankan secara langsung di hadapan seorang pegawai rasmi yang bertanggungjawab untuk mengendalikan dokumentasi rancangan tersebut.
Harus diingat bahawa pekerja dibiasakan dengan urusan peribadi sekurang-kurangnya sekali dalam setahun, serta sesuai dengan permintaan orang-orang ini dalam hal-hal lain yang ditetapkan oleh undang-undang Rusia. Apabila membiasakan diri dengan urusan peribadi pekerja sesebuah organisasi, ia dilarang sama sekali:
- Menjalankan sebarang pembetulan dalam rekod fail peribadi yang telah dibuat.
- Buat entri baru dalam fail peribadi anda.
- Ekstrak dari fail peribadi dokumentasi di sana atau letakkan yang baru di dalamnya.
- Kekalkan fail peribadi di luar tempoh yang disediakan oleh orang yang diberi kuasa.
Nuansa Penting
Sekiranya ketidaktepatan terdapat dalam rekod atau jika dokumentasi yang lapuk didapati dalam perkara peribadi, pekerja berhak untuk memohon kepada kakitangan perkhidmatan struktur dalam hal ini. Perlu ditambah bahawa kertas harus dilampirkan pada aplikasi, sesuai dengan mana yang sesuai untuk membuat perubahan tertentu pada rekod sebelumnya, atau salinan unit dokumentasi tertentu untuk membuat penggantian.
Adalah penting untuk mengetahui bahawa penerbitan perkara peribadi untuk kegunaan sementara dilakukan dengan tepat untuk tempoh masa yang diperlukan untuk melaksanakan operasi yang diperlukan, mengikut senarai orang yang berhak menerima fail peribadi, yang diluluskan oleh pengurusan struktur. Dengan cara ini, fakta mengeluarkan kes yang bersifat peribadi, satu cara atau yang lain, dicatatkan dalam kad kawalan (jurnal).
Adalah penting untuk mengetahui bahawa familiarization (kerja) dengan fail peribadi dijalankan di dalam bilik yang direka khas untuk tujuan ini. Di samping itu, masa pengenalan (kerja), satu cara atau yang lain, terhad kepada hari bekerja.Oleh itu, pada akhir hari bekerja, pekerja yang bertanggungjawab untuk menangani urusan peribadi mesti memastikan bahawa semua fail peribadi yang dikeluarkan untuk kegunaan sementara dikembalikan ke tempat penyimpanan. Sekiranya perlu, pegawai itu mengambil langkah-langkah yang sewajarnya untuk kembali atau mencari dokumentasi.
Pemindahan fail peribadi atau kertas individu dalam komposisi mereka untuk kegunaan sementara ke institusi lain (organisasi, perusahaan) dijalankan secara eksklusif dalam hal kebenaran pengurusan struktur atas dasar permintaan yang dilaksanakan dengan sempurna.
Adalah penting untuk mengetahui bahawa perbuatan sedang terbentuk mengenai isu suatu fail peribadi, satu salinannya, satu cara atau yang lain, disampaikan bersama dengan fail peribadi atau dokumen berasingan kepada orang yang diberi kuasa oleh pihak yang meminta. Salinan kedua disimpan dalam hal ehwal struktur sebaik sebelum pemulangan fail peribadi atau dokumen berasingan ke tempat simpanan asalnya.
Pembuangan kertas dari fail peribadi
Adalah penting untuk diperhatikan bahawa penyingkiran unit dokumentasi tertentu dari fail peribadi dijalankan semata-mata selepas kebenaran pihak pengurusan, dengan syarat rekod yang sepadan ditempatkan dalam lajur "Catatan" inventori dalaman. Dalam hal penyitaan sementara kertas di tempatnya (iaitu, di antara lembaran kertas jiran), kad pengganti (dalam erti kata lain, sijil pengganti) dimasukkan mengikut peraturan, yang menunjukkan tarikh dan alasan penyitaan itu dengan tandatangan orang yang menerbitkan dokumen itu, dan juga tanda tangan itu pekerja yang menerimanya mengikut peraturan penggunaan sementara yang berkaitan dengan struktur.
Untuk memastikan kawalan mutlak terhadap keselamatan fail peribadi di institusi tertentu (organisasi, perusahaan) setiap tahun (iaitu, tidak lewat daripada suku pertama yang mengikuti laporan), status dan ketersediaannya diperiksa. Anda perlu tahu bahawa kekurangan dan kekurangan yang dikenal pasti semasa proses kawalan dicatatkan dalam mana-mana kes dalam perbuatan itu, yang sebaik sahaja selepas kelulusan oleh pengerusi komisen dikemukakan kepada kepimpinan organisasi untuk pertimbangan dan membuat keputusan selanjutnya mengenai dokumentasi yang hilang atau tidak tepat.