Penggunaan maklumat praktikal adalah asas penyatuan semua bentuk pembentangan dan formalisasi data sumber untuk penekanan, penularan dan persepsi yang tepat oleh penerima.
Apabila maklumat dibentangkan oleh suatu dokumen, ia adalah khusus, dalam bidang norma yang diterima umum dan bersatu, peruntukan undang-undang dan keperluan proses sosial atau pengeluaran. Ini adalah rumusan yang tepat dan bentuk ekspresi makna tertentu untuk mencapai matlamat yang jelas.
Penciptaan dan kandungan dokumen
Sistem dokumentasi yang bersatu padu tidak memainkan peranan, adalah kebiasaan untuk membuat dokumen setiap hari atas inisiatif dan pengetahuan seseorang sendiri, atau mengisi mereka mengikut peraturan tertentu.
Kehidupan itu sendiri adalah pusaran maklumat, tetapi pada setiap saat, ia adalah sifat manusia untuk mengelirukan dan menetapkan sesuatu dengan jelas. Menurut adat tidak tersurat, sistem dokumentasi bersatu terbentuk dalam minda setiap orang di sekolah, jika tidak lebih awal. Tetapi pada peringkat awal perkembangannya, seseorang tidak melampirkan kepada mereka nilai penting yang mereka layak.
Dokumen boleh terdiri daripada dua jenis yang berbeza:
- bentuk;
- struktur dan kandungan.
Secara rasmi, dokumen kosong adalah bentuk biasa di mana maklumat yang ketat ditakrifkan direkodkan. Dokumen-dokumen seperti ini sentiasa ditangani (tadika, sekolah, klinik, kerja, pejabat pasport, ...).
Dokumen sebenar mengambil kira keperluan sedia ada untuk reka bentuk mereka. Jika tidak, mereka akan disalah faham oleh penerima dan keputusan yang diinginkan tidak akan diperolehi.
Setiap dokumen perlu dilaksanakan dalam bentuk, mempunyai struktur yang jelas dan kandungan yang diharapkan, dinyatakan dalam gaya tertentu.
Secara rasmi, seseorang boleh merujuk kepada dokumen sebagai karya seni, artikel, diploma, disertasi, buku dan lain-lain karya tulis dan grafik, tetapi ini lebih kabur dalam struktur dan hasil kandungan untuk menukar maklumat menjadi bentuk yang ketat untuk persepsi oleh kalangan tertentu (penerima).
Intipati sistem penyatuan
Maklumat ini luas, tetapi walaupun anda tidak mengambil sumber-sumber luaran, maka setiap struktur, perusahaan, usahawan individu dan orang biasa berada dalam keadaan (keperluan) untuk memilih satu piawai tertentu dari pelbagai norma yang bersatu.
Sistem dokumentasi bersatu negeri yang ada dalam hampir kes adalah nasihat. Khususnya, mengikut peraturan yang berkenaan.
- Tarikh dokumen dibuat dalam angka Arab dalam urutan: hari bulan, bulan, tahun.
- Hari bulan dan bulan - dua pasang angka Arab, melalui titik; tahun - empat digit (4 Disember, 2017 = 4 Disember 2017 mengikut GOST R 6.30-2003).
- Pada masa yang sama, GOST ini membenarkan petunjuk lisan nama bulan itu.
- GOST yang sama "membolehkan" perintah terbalik: tahun, bulan dan hari.
Sebahagian besar dokumen "berfungsi" dalam bidang pengurusan. Keadaan kerja diulang, tindakan yang diambil adalah serupa, tetapi sentiasa ada ciri. GOST R 6.30-2003 sangat memudahkan penciptaan dokumen, dan bukan sahaja untuk bidang pengurusan.
Dengan pendapat umum, penyatuan adalah pengurangan bilangan dan pelbagai dokumen, keperluan reka bentuk, logik kandungan dan struktur. Penyatuan ini juga termasuk proses penciptaan, pemprosesan dan pelaksanaan dokumen.Saiz media adalah penting jika ia merupakan dokumen kertas, atau format data jika dokumen elektronik.
Bidang aliran kerja dan dokumen semantik
Pengurusan organisasi adalah penting tetapi bukan satu-satunya kawasan yang mana sistem dokumentasi bersatu mempunyai kaitan secara langsung. Jabatan perakaunan mana-mana perusahaan menggunakan bukan sahaja bentuk kosong, termasuk borang pelaporan yang ketat, tetapi juga pelbagai dokumen penggubalan "bebas" yang mematuhi piawaian perundangan dan tempatan yang diguna pakai, peruntukan GOST.
Menurut pengelas All-Russian, beberapa sistem tematik beroperasi:
- sektor perbankan;
- kawasan kewangan, perakaunan dan pelaporan institusi dan organisasi belanjawan;
- pelaporan dan sfera statistik;
- sistem dokumentasi buruh;
- sfera perdagangan asing, dan lain-lain
Sistem dokumentasi bersatu Persekutuan Rusia mengenai topik meliputi keseluruhan infrastruktur sosioekonomi negara. Mereka mungkin mempunyai spesifikasi mengikut rantau, oleh industri, dengan bidang kecekapan syarikat.
Jika anda mematuhi Penjelasan Semua-Rusia, anda boleh menetapkan kod lapan angka kepada setiap jenis dokumen dan menyimpan rekod berasingan. Kebanyakan organisasi menggunakan keperluan sedia ada untuk kerja kertas dan meluluskan peraturan mereka sendiri berdasarkan asasnya.
Jawatan Utama
Tujuan dokumen memerlukan butir-butir tertentu. Kekurangan keperluan yang diperlukan boleh mengakibatkan keabsahan dokumen atau ketidaksuburan pelaksanaannya. Dalam kes ini, kesetiaan GOST R 6.30-2003 tidak penting.
Perintah kerja mengandungi pelbagai jawatan tertentu. Perintah untuk membuat jabatan adalah satu lagi. Penerangan kerja disusun sepenuhnya berbeza daripada laporan suku tahunan jabatan kewangan.
Pada masa yang sama, banyak butiran mempunyai ciri aplikasi. Sebagai contoh, tarikh itu mungkin mempunyai makna yang berbeza: saat menandatangani perintah, saat pemecatan pekerja, saat permulaan pengeluaran, perjanjian multilateral. Dalam kes kedua, bukan sahaja tarikh menandatangani perjanjian oleh masing-masing pihak boleh disediakan, yang selalu mempunyai kepentingan sah, tetapi juga tarikh umum, sebagai contoh, permulaan kesahihan peruntukan yang dipersetujui.
Pilihan perkataan dan ungkapan
Aliran kerja mana-mana perusahaan, seperti program komputer, dalam kes umum adalah proses yang formal. Tidak seperti program, bukan komputer yang berfungsi di sini, tetapi seseorang. Kata-kata tidak tepat adalah mungkin. Tetapi garis panduan umum semasa membuat dokumen ditentukan mengikut GOST 6.30-2003 sedekat mungkin dengan keperluannya.
Penyimpangan daripada amalan yang diterima umum dan keperluan GOST adalah tidak sesuai di sini: perintah, peruntukan, pernyataan, perintah, dll. Bukan karya seni, dan tidak perlu mencari bentuk ungkapan pemikiran.
Bukan sahaja perbendaharaan kata yang dialu-alukan, tetapi juga bahagian ucapan yang diperlukan dalam setiap kes tertentu dan kes yang betul. Mengikut amalan yang mantap, tidak masuk akal, kata-kata yang hilang, ayat-ayat sering dijumpai dalam dokumen, terdapat ketidakkonsistenan yang bukan ciri ucapan bahasa. Tetapi ia adalah adat, dan melakukannya dengan cara sendiri tidak praktikal.
Berhubung dengan lukisan, tandatangan dan sebutan mereka, adalah kebiasaan untuk menggunakan pengalaman membina dokumentasi reka bentuk apabila perlu. Walau bagaimanapun, tiada apa yang menghalang reka bentuk lukisan biasa dengan cara yang sama.
Mengenai jadual, peruntukan GOST juga masuk akal untuk dipertimbangkan. Ini adalah amalan yang mantap, dan mana-mana jadual dalam dokumen kerja adalah terutamanya panduan untuk tindakan atau maklumat untuk membuat keputusan.
Perbendaharaan kata, struktur dan pembentangan logik
Teks harus sentiasa bersambung. Frasa saling menentukan satu sama lain atau membuat perbaikan. Perkataan dan frasa tertentu digunakan. Untuk merekrut seseorang, pengarah menulis resolusi ringkas mengenai kenyataan bertulis yang betul.
Permohonan untuk pekerjaan, yang ditulis oleh pekerja dalam borang yang ditetapkan, diendorskan dalam unit perusahaan dan melalui proses kelulusan awal. Ini bukan dokumen lagi, tetapi sudah menjadi dasar keputusan akhir oleh ketua perusahaan dalam bentuk frasa tertentu "dalam urutan".
Menulis apa-apa perkara dalam resolusi adalah dibenarkan, ia tidak dilarang, tetapi dalam apa jua keadaan ia sepatutnya mempunyai nilai yang munasabah. Sebagai contoh, seorang siswazah universiti. Frasa boleh diberikan dalam teks pernyataan atau mengikut logik perusahaan - ini diserahkan kepada pengarah untuk membuat keputusan.
Ciri penting dan tradisional dari banyak dokumen adalah dua bahagian:
- sebab (asas, tujuan);
- kesimpulan (keputusan, kesimpulan, permintaan).
Ini tidak penting, tetapi di mana ia adalah logik, perlu dibahagikan dengan jelas semua frasa yang diperlukan ke dalam dua komponen. Gosstandart, sistem dokumentasi bersatu dan peruntukan tempatan perusahaan itu sendiri harus berfungsi sebagai asas untuk membina struktur di mana subjek dokumen itu menentukan cara membuat alasan dan kesimpulan.
Dalam praktik sebenar, pendekatan ini mempercepat penciptaan dokumen penting, membolehkan anda tidak memberi tumpuan kepada keseluruhan teks, tetapi hanya pada bahagian berubah.
Dokumen tempatan perusahaan
Penyatuan dan penyeragaman dokumen adalah ciri setiap perusahaan. Ada yang melakukan ini secara bertulis, yang lain mematuhi amalan lisan. Ini semua bergantung kepada saiz perniagaan dan tahap tanggungjawab.
Kebanyakan peruntukan tempatan dibuat semasa penciptaan perusahaan berdasarkan undang-undang semasa, GOST, data kawal selia yang digunakan dalam industri atau kawasan perniagaan tertentu.
Sistem dokumentasi bersatu itu unik dan kerapkali pengetahuan syarikat tertentu, berdasarkan perisian yang digunakan dan membentuk rahsia perdagangan. Mereka jarang berubah, dan perubahan dikaitkan dengan peringkat pertumbuhan syarikat, pengembangan kecekapan atau tahap perniagaannya.
Dokumen tempatan penting ialah pelan pengeluaran, spesifikasi teknikal, jadual kerja. Di sini, penyatuan dan penyeragaman dokumen adalah sama. Sebagai contoh, setiap pelan kalendar baru dibuat dengan rupa yang sebelumnya, dan pelan perakaunan baru dalam dasar perakaunan diformulasikan berdasarkan asas sebelumnya yang mengambil kira perubahan dalam keperluan luar (undang-undang, cukai, badan kawalan negeri, ...)
Aliran maklumat
Aliran dokumen yang diselaraskan dengan baik, terutamanya apabila logik, struktur dan perbendaharaan kata sistem dokumentasi bersatu dilaksanakan dalam bentuk sistem pengurusan perisian-teknikal, membolehkan bukan sahaja memudahkan perniagaan dan fungsi pekerja, tetapi juga untuk mengurus aktiviti mereka ke arah yang betul, menyediakan automasi penciptaan dokumen, kawalan ke atas pemprosesan dan pelaksanaannya.
Infrastruktur perusahaan, yang dilaksanakan dalam bentuk aliran maklumat dalaman dan luaran, masa dan kandungan, membolehkan anda memindahkan pengurusan perusahaan ke tahap yang lebih tinggi.
Banyak sistem maklumat moden telah lama bekerja di peringkat tugas, menyediakan perumusan data input yang diperlukan dan penyediaan laporan. Peranan pekerja dalam sistem sedemikian terletak pada bidang kreativiti dan matlamat syarikat, dan bukan dalam konteks bagaimana membuat dokumen tertentu.
Tingkah laku syarikat dan pekerja
GOST R 6.30-2003 dan dokumen pengawalseliaan yang lain menentukan bentuk dokumen, butiran, kata-kata dan frasa, menyatakan ungkapan logik dan saiz media kertas, indentasi, margin, sempadan angka, jadual dan butiran teknikal yang lain - semua ini adalah penting dan sesuai untuk dipertimbangkan.
Kerja biasa syarikat adalah aliran kerja biasa di mana peranan setiap pekerja dikawal dan dijangka.
Dalam konteks ini dan berkaitan dengan ciri-ciri tahap perkembangan moden teknologi maklumat, isu kelakuan pekerja menjadi relevan. Terhadap latar belakang varian yang dijangkakan mengenai perkembangan peristiwa, kerja, dokumen, penyelewengan tertentu dapat dikesan.
Aspek ini tidak kurang penting untuk membina infrastruktur syarikat. Adalah penting bukan sahaja untuk mengatur kerja yang betul dengan dokumen, tetapi juga untuk memastikan kawalan ke atas proses kerja dengan dokumen.