Proses menyimpan kontrak dikaitkan dengan beberapa masalah. Begitu juga untuk menentukan jenis dokumen, jenis, terma dan syarat simpanannya, kaedah pemusnahan agak sukar. Semua faktor di atas dikawal oleh undang-undang, tetapi kontrak yang sama dalam situasi yang berbeza mungkin mempunyai tempoh sah yang berbeza, oleh itu, sering terdapat masalah dengan menentukan tempoh penyimpanan. Untuk menyimpan rekod yang cekap dan tepat, perlu memahami dengan jelas prosedur dan keperluan undang-undang di kawasan ini untuk mengelakkan denda atau penalti. Di bawah ini kita mempertimbangkan jangka hayat kontrak jualan dalam organisasi.
Tujuan storan
Ketersediaan kontrak dalam akses berterusan diperlukan bukan sahaja untuk tempoh kesahannya berterusan. Selepas itu, mereka diperlukan untuk mengekstrak sebarang maklumat daripada mereka. Keadaan yang paling kontroversi di mana satu atau pihak lain tidak memenuhi kewajibannya diselesaikan di mahkamah atau dalam prosedur pra-percubaan dengan menyampaikan kontrak.
Di samping itu, adalah mungkin untuk menjalankan pemeriksaan di perusahaan oleh pihak berkuasa pengawalseliaan negeri. Mereka boleh meminta dokumen untuk tempoh tertentu, dalam hal ini, dengan penyimpanan yang tidak wajar dalam organisasi, melanggar syarat pemusnahan mereka, hukuman dalam bentuk denda yang agak mengesankan dapat dikenakan. Pertama sekali, kepimpinan yang tidak mengawal proses ini adalah menyalahkan.
Oleh itu, kami menyimpulkan bahawa penyimpanan kontrak dan dokumentasi organisasi dan pentadbiran lain perlu dijalankan dengan sewajarnya untuk tempoh yang telah dipersetujui.
Terma dan jenis storan
Tempoh penyimpanan kontrak pekerjaan dalam organisasi adalah berbeza. Menurut pengeluar dokumen semua-Rusia, mereka diklasifikasikan sebagai dokumen organisasi dan pentadbiran. Dan syarat sahnya diklasifikasikan dengan cara yang sama seperti jangka hayat semua dokumen. Berikan tempoh penyimpanan kontrak berikut dalam organisasi:
- kekal;
- jangka panjang (lebih 10 tahun);
- jangka pendek (sehingga 10 tahun termasuk).
Sistem sedemikian, yang seolah-olah mengikuti dari logik dokumen itu sendiri, tidak begitu mudah digunakan. Ini sering menyebabkan kekeliruan dan membawa kepada kesilapan serius dalam kerja pejabat.
Sistem penyimpanan standard
Sistem simpanan jenis yang lebih biasa. Sebagai peraturan, kebanyakan perusahaan, kontrak dibahagikan kepada beberapa jenis: teras (secara langsung berkaitan dengan perniagaan teras perusahaan), ekonomi dan tenaga kerja.
Sebagai contoh, apakah tempoh penyimpanan untuk kontrak perkhidmatan dalam organisasi? Dua kategori pertama dokumen tidak boleh dilanggar tidak lebih daripada lima tahun. Kontrak pekerjaan juga mempunyai jangka hayat tidak melebihi lima tahun. Walau bagaimanapun, terdapat pengecualian. Contohnya, jika tidak ada akaun peribadi, maka dokumen ini perlu dipelihara selama 75 tahun. Tempoh penyimpanan perjanjian pajakan dalam organisasi bergantung pada tempoh yang mana ia telah disediakan.
Senarai model dan jabatan
Senarai standard senarai dokumen yang diedarkan di kebanyakan organisasi, sementara yang jabatan mengandungi maklumat yang dibangunkan untuk agensi tertentu ini.
Terdapat pelbagai jenis dokumen. Senarai adalah dokumen kawal selia yang digunakan untuk menentukan jangka hayat dan pemilihan dokumen untuk penyimpanan atau pemusnahan berikutnya.
Apabila menyusun nomenclature kes-kes dan menentukan syarat penyimpanan kontrak, senarai biasa biasanya digunakan, yang diluluskan oleh badan-badan kerajaan, serta oleh kementerian dan jabatan yang berkaitan. Tempoh hayat kontrak bekalan di organisasi adalah 5 tahun selepas tamat tempoh.
Mengarkibkan
Prosedur untuk memindahkan dokumentasi yang telah tamat tempoh kepada arkib mungkin mempunyai sedikit perbezaan dalam organisasi yang berbeza. Dalam beberapa kes, ada cara yang biasa di mana dokumen-dokumen itu bersatu dan dimasukkan ke dalam kabinet logam, dengan bangganya dirujuk sebagai arkib. Organisasi lain mempunyai arkib, arkivis, dan tatanama yang diluluskan hal ehwal, dan keseluruhan proses berjalan mengikut dokumentasi peraturan. Iaitu, terdapat peraturan tertentu untuk memfailkan dokumen, pendaftaran mereka, dan sebagainya.
Kedua-dua pilihan mempunyai hak untuk wujud, anda perlu mengambil kira spesifik organisasi, jumlah aliran kerja dan jumlah pekerja. Dalam kes organisasi besar yang besar dengan kakitangan yang besar, tanpa menggunakan sistem penyimpanan dokumen yang mencukupi, ia hanya akan menenggelamkan mereka. Peraturan am bahawa semua organisasi cuba mematuhi, tanpa mengira bentuk pemilikan dan bilangan pekerja, adalah masa untuk memindahkan dokumen ke arkib.
Pekerja dikehendaki mengemukakan dokumen ke arkib tidak lebih awal daripada tempoh tertentu, yang tidak bergantung pada apabila mereka tamat tempohnya. Dan selalunya pengarkiban itu berlaku pada awal tahun ini. Iaitu, walaupun kontrak tamat pada bulan Februari, anda masih perlu menunggu sehingga tahun depan untuk memindahkannya ke storan. Apakah jangka hayat kontrak perniagaan dalam organisasi? Tempoh minimum yang dibenarkan ialah 5 tahun.
Mulakan tempoh penyimpanan kontrak
Ini adalah soalan yang sangat sukar, kerana ia berkaitan dengan tarikh ini bahawa kebanyakan kesilapan berlaku. Penyimpanan kontrak pada kebanyakan perusahaan adalah sama dan bermula dengan permulaan tahun kalendar di mana dokumen ini tidak lagi sah. Sebagai contoh, terdapat kontrak yang tempoh sahnya berakhir pada 15 Julai 2010. Ia dikehendaki disimpan selama lima tahun, tetapi ia tidak boleh dimusnahkan pada 15 Julai 2015, tetapi hanya dengan permulaan 2016. Iaitu, tarikh akhir bermula dari 01.01.2011, dan bukannya dari bulan Julai tahun sebelumnya. Sebagai peraturan, untuk meminimumkan bilangan kesilapan, satu tahun ditambah pada tarikh akhir yang lebih awal. Dan hanya selepas kontrak telah tamat tempoh dalam organisasi, dokumen itu boleh dimusnahkan.
Spesifikasi penyimpanan kontrak
Seperti yang telah kami katakan, terdapat dokumen panduan khusus yang menetapkan peraturan dan terma untuk pemindahan ke arkib dan penyimpanan. Sekali lagi, kita ingat bahawa dokumentasi perlu disimpan di dalam bilik yang kering, berventilasi dengan rejim suhu tertentu. Folder dengan dokumen hendaklah diletakkan di rak tertutup atau terbuka. Sekiranya perlu, arkib perlu mempunyai peti besi khusus untuk menyimpan dokumen yang ditandakan sebagai "rahsia komersil". Walaupun tiada sesiapa yang memeriksa proses penyimpanan dokumen, ketiadaan fail tertentu mudah dikesan semasa pengesahan, jadi menubuhkan sistem simpanan dengan betul adalah demi kepentingan perusahaan. Oleh itu, tempoh penyimpanan kontrak dalam organisasi telah tamat tempoh, dan dokumen itu perlu dimusnahkan. Bagaimana untuk melakukannya dengan betul?
Pemusnahan
Tidak mustahil untuk memusnahkan dokumen seperti itu. Pertama, anda perlu memastikan bahawa tempoh kesahihan mereka telah berlalu. Hanya selepas ini, kemusnahan mungkin, tetapi terdapat perangkap di sini yang mesti diambil kira supaya tidak terkena penalti pemeriksa. Prosedur ini kelihatan seperti berikut. Pekerja membuat pemilihan semua dokumen yang tarikh akhir telah diluluskan, maka inventaris dibuat, laporan dihantar ke kepala, suatu tindakan pemusnahan dibuat, dokumen itu ditandatangani oleh ketua dan orang yang bertanggung jawab. Kemudian folder diperuntukkan untuk kemusnahan.Mengekalkan kontrak dan dokumentasi lain dalam arkib secara berterusan adalah tidak berfaedah, oleh itu, supaya tidak terjejas dalam dokumen, perlu melakukan prosedur ini secara teratur.
Tanggungjawab dan pelaksana
Tanggungjawab utama mengenai segala hal yang berkaitan dengan keselamatan semua jenis kontrak dan dokumen lain dari organisasi terletak, tentu saja, dengan kepala. Ia adalah orang yang dihukum dengan ruble apabila pelanggaran ditemui semasa pemeriksaan. Seterusnya dalam senarai adalah ketua akauntan, peguam dan pekerja yang bertanggungjawab untuk keselamatan dokumentasi. Tetapi orang-orang ini, dengan melakukan salah laku yang terbaik, dihukum oleh pemimpin sendiri, dia adalah yang pertama untuk mendapatkannya. Dalam praktiknya, dalam syarikat-syarikat kecil, sistem kawalan dan penyimpanan kontrak ditugaskan ke jabatan perakaunan, dan akauntan, seterusnya, melantik orang tertentu yang bertanggungjawab. Kadang-kadang penasihat undang-undang organisasi dilantik sebagai orang yang bertanggungjawab untuk keselamatan dokumentasi. Tetapi ini tidak mudah, kerana seorang peguam hanya boleh bertanggungjawab untuk kontrak, dan dia biasanya sangat dangkal dengan kertas lain. Proses ini adalah paling mudah untuk menentukan jika ada orang tertentu yang diberi tanggungjawab dan kuasa. Ini memastikan ketepatan dan ketepatan maksimum dalam mengendalikan dokumen.
Contoh sistem perakaunan dan penyimpanan
Untuk lebih memahami ciri-ciri dan jangka hayat kontrak dalam organisasi, anda boleh menganalisis perkara utama dalam contoh kecil. Terdapat pekerja (biasanya pekerja dari perakaunan) yang bertanggungjawab menjaga kontrak dengan kontraktor. Dia memfailkannya dalam folder berasingan di mana mereka berada semasa tempoh sah. Apabila menutup kontrak, ia dipindahkan ke folder lain. Dalam kes ini, sebagai peraturan, inventori atau daftar disusun, yang mengandungi senarai dokumen dan membolehkan anda mengesan pergerakan mereka. Di samping itu, tempoh penyimpanan dicatatkan di sana, selepas itu ia tertakluk kepada kemusnahan. Pada akhir tempoh pengawalseliaan, dokumen dimusnahkan mengikut prosedur yang telah diterangkan.
Keselamatan dokumentasi organisasi dan pentadbiran syarikat secara keseluruhannya dan kontrak khususnya memerlukan sikap yang bijak, penuh perhatian dan tepat untuk mengelakkan masalah. Biasa kepada semua perusahaan dan organisasi adalah prinsip mengatur penyimpanan mengikut undang-undang. Ini menghapuskan penggunaan penalti dalam hal pemeriksaan. Dokumen dalaman (perbuatan, inventori, daftar, pelbagai jenis kontrak) dalam bentuk mungkin berbeza dalam organisasi yang berbeza, tetapi ini tidak penting.