Dalam masa kita, kerja kertas (pengurusan dokumen) secara beransur-ansur bergerak dari satu bentuk kertas ke satu digit. Dalam hal ini, setiap orang berpendidikan moden harus mempunyai idea mengenai "dokumen elektronik" dan ciri-ciri permohonannya. Mari kita periksa fenomena ini dengan lebih terperinci, dan juga mengetahui apa yang EDS.
Apa yang dipanggil dokumen
Sebelum mempertimbangkan konsep dan struktur "dokumen elektronik", ia patut menarik perhatian pendahulunya.
Dalam erti kata yang luas, ini adalah nama objek dunia material, di mana maklumat terkandung dalam bentuk tetap.
Dalam erti kata yang sempit, dokumen adalah medium maklumat mengesahkan fakta penting, yang dibentangkan dalam pelbagai bentuk (rakaman teks, imej, bunyi atau video, serta kombinasi mereka). Ia direka untuk menyimpan dan menghantar data dalam masa dan ruang.
Setiap dokumen mempunyai butiran tertentu yang boleh dikenalpasti.
Jika media sedemikian mengandungi maklumat palsu atau apabila ia diwujudkan, norma-norma perundangan yang ditetapkan telah dilanggar, ia disebut palsu (palsu) dan tidak mempunyai kuasa undang-undang.
Set pembawa maklumat yang boleh dipercayai dipanggil dokumentasi. Ia dibentuk berdasarkan fokus mereka pada isu, fenomena, proses, orang, institusi, dan lain-lain. Proses yang sangat dibuat untuk membuat / merekabentuk media tersebut dipanggil dokumentasi. Terlibat di dalamnya, adalah penting untuk mengambil kira norma undang-undang semasa, serta mematuhi peraturan negara untuk penyusunan. Juga jangan lupa tentang kecekapan pengkompil. Jadi, prinsipal mempunyai hak untuk mengesahkan sijil kematangan, tetapi dia tidak boleh menandatangani diploma universiti. Lebih tepat, ia boleh, tetapi dokumen sedemikian tidak akan mempunyai kuasa undang-undang.
Satu lagi konsep penting dalam topik ini ialah "kertas kerja." Ini adalah satu set kerja-kerja untuk mendokumentasikan aktiviti pengurusan sesuatu objek dan pada menganjurkan pergerakan pembawa maklumat di atas.
Dalam tempoh bersejarah yang berbeza, proses ini dijalankan pada bahan yang berbeza. Ini adalah tablet tanah liat, batu, papirus, kulit, kayu, kulit birch, dan sebagainya. Secara beransur-ansur, semuanya digantikan dengan kertas.
Oleh jenis bahan pembawa hari ini dibezakan:
- kertas kerja tradisional (kertas);
- bercampur (kertas + peranti pengkomputeran elektronik);
- elektronik (digital).
Bergantung kepada kandungan dan tujuan mereka, dokumen boleh melaksanakan beberapa fungsi:
- Undang-undang.
- Pengurus.
- Sosial.
- Budaya.
- Sejarah.
- Maklumat.
- Berkomunikasi.
Perkembangan konsep "dokumen elektronik"
Sejak penciptaan komputer, manusia mula mencari jalan untuk beralih ke dokumentasi tanpa kertas. Di USSR sudah pada tahun tujuh puluhan abad kedua puluh mula berfikir tentang mencipta model kerja kantor seperti itu. Benar, pada masa itu konsep "dokumen elektronik" (ED) masih belum wujud. Sebaliknya, nama "medium boleh dibaca mesin" digunakan.
Pada pertengahan tahun lapan puluhan, teknologi sedemikian belum berkembang sepenuhnya. Tetapi pada masa itu, kandungan konsep "dokumen elektronik" telah dinyatakan dalam perundangan. Benar, maka ia juga dipanggil "mesin boleh dibaca." Dalam GOST 1984, ini adalah nama dokumen yang sesuai untuk bacaan automatik data yang terkandung di dalamnya.
Dengan permulaan pengkomputeran yang meluas pada tahun sembilan puluhan dan dua puluhan, konsep ini secara beransur-ansur memperoleh makna semasa.
Dokumen mana yang disebut "elektronik" hari ini
Konsep moden "dokumen elektronik" mempunyai beberapa cara pentafsiran, yang digambarkan dalam kerangka perundangan. Walau bagaimanapun, mereka semua berada dalam pemahaman mereka tentang intipati fenomena ini dan memerlukan kehadiran komponen sedemikian:
- bentuk rakaman digital;
- penyimpanan data pada media elektronik dengan kemampuan membaca dan memahami oleh manusia.
Berdasarkan ini, definisi umum konsep yang sedang dipertimbangkan boleh dibuat.
Dokumen elektronik adalah dokumen yang maklumatnya (termasuk butiran) direkodkan dalam bentuk data digital. Sebagai contoh, sebagai satu set aksara, bunyi, imej, atau gabungannya.
ED boleh dibuat, disimpan, dihantar dan diubah menggunakan cara digital ke bentuk visual yang difahami oleh manusia.
Kelebihan dokumen sedemikian
Seperti rakan sejawatnya, ED melaksanakan set fungsi yang sama. Walau bagaimanapun, ia mempunyai beberapa sifat yang menjadikannya pembawa data yang lebih menjanjikan:
- Maklumat yang dicatatkan dalam bentuk elektronik adalah mudah dan cepat diedit.
- Dokumen sedemikian secara teori boleh disimpan selama-lamanya.
- Teknologi ED memudahkan, mempercepat dan mengurangkan kos proses kertas kerja.
- Dokumen sedemikian boleh ditandatangani dan dihantar dari jauh, tanpa membuang masa pada mesyuarat peribadi.
- Anda dapat dengan cepat mendapatkan jumlah ED yang diperlukan. Tambahan pula, mereka semua akan mempunyai kuasa undang-undang.
Hartanah ED. Metadata
Konsep "dokumen elektronik" dicirikan oleh tiga sifat:
- Kandungan adalah komponen tekstual, grafik, atau bunyi.
- Konteks adalah maklumat mengenai hubungan data yang didokumenkan dengan ED lain, orang fizikal atau undang-undang.
- Struktur dokumen elektronik adalah dalaman dan luaran. Dalam kes pertama, kita bercakap secara langsung mengenai kandungan ED. Di kedua - tentang persekitaran di mana ia wujud (medium penyimpanan, format fail itu sendiri, dll.)
Konsep "dokumen elektronik" ditakrifkan oleh metadatanya. Inilah nama maklumat mengenai semua sifat ED, serta kepastian sosialnya.
Metadata adalah sebahagian daripada proses penyimpanan sebarang dokumen elektronik. Mereka mengandungi unsur-unsur bukti undang-undang, perniagaan, organisasi dan tatacara integriti ED, serta keasliannya.
Butiran ED
Satu lagi aspek penting konsep "dokumen elektronik" - butiran. Ini adalah sejenis analog lembar data, yang mengandungi semua maklumat tentang membuat ED.
Ini termasuk:
- Nama dokumen elektronik.
- Tarikh dan tempat kompilasi, serta semua edisi (jika ada).
- Data pada pengkompil atau penyusun ED.
- Maklumat mengenai tahap keselamatan dokumen.
- Data yang akan membolehkan untuk menentukan kesahihan, ketulenan dan kebolehpercayaan tandatangan digital ED.
- Data pada program yang diperlukan untuk membuka dokumen ini. Ini mengenai formatnya. Cetak rompak komputer berkembang di ruang domestik hari ini. Dalam hal ini, kebanyakan pengguna PC menggunakan perisian tidak berlesen dan tidak selalu mengesyaki bahawa .doc, .xls dan .ppt yang disokong oleh program Microsoft Office yang dibayar. Jadi dalam keadaan biasa anda perlu membayar untuk menggunakannya, dan tidak memuat turun versi yang diretas. Itulah sebabnya, format ED yang paling banyak digunakan, sejagat, dan yang paling penting hari ini di dunia adalah .odt. Popularitinya bahkan menjadikan Microsoft membenamkan keupayaan untuk membacanya dalam perisiannya. Antara kelebihan utama format ini ialah gabungan keupayaan program seperti Word, Excel, PowerPoint.
- Tandatangan Digital.
Tandatangan digital
Seperti yang telah disebutkan di atas, salah satu komponen yang paling penting dalam konsep "dokumen elektronik" adalah syarat. Khususnya, tandatangan digital, yang diterjemahkan dari Bahasa Inggeris sebagai "tandatangan digital".
Inilah nama jalan penglihatan ED, yang diperoleh hasil daripada penukaran kriptografi satu set data elektronik.Tandatangan ini membolehkan anda mengenal pasti orang yang meletakkannya, dan juga mengesahkan integriti keseluruhan dokumen.
Di bawah undang-undang semasa, di kebanyakan negara moden, EDS disamakan dengan tandatangan "basah" di atas kertas.
Adalah penting untuk perhatikan hubungan yang tidak dapat dielakkan antara konsep "dokumen elektronik" dan tandatangan digital. Lagipun, ia adalah kehadiran kedua yang memberikan kuasa undang-undang yang pertama.
Setiap EDS mempunyai kunci bersertifikat peribadi, yang merupakan urutan unik angka 264 bit. Untuk mendapatkannya, anda perlu menghubungi syarikat khusus, yang mana terdapat banyak hari ini. Perlu diingat bahawa tandatangan digital elektronik mempunyai tarikh tamat tertentu, serta tahap keselamatan yang berlainan.
Apabila mendaftar tandatangan digital elektronik, kunci individu yang sama direkodkan pada pemacu kilat pelanggannya. Ia hanya berfungsi seiring dengan kunci awam - satu lagi program yang digunakan oleh pihak kedua dan pihak ketiga untuk mengesahkan tandatangan digital dalam dokumen yang diterima.
Data dalam sijil digital yang mengandungi maklumat mengenai pemilik, nombor pendaftarannya (tidak perlu dikelirukan dengan kunci persendirian) dan tempoh tandatangan digital.
Dengan menggunakan tandatangan digital elektronik, anda boleh menghantar dokumen ke universiti (kadang kala juga asing), menjalankan transaksi perbankan, membayar cukai dan beberapa perkhidmatan badan negara organisasi perbandaran.
Walau bagaimanapun, terdapat beberapa kes di mana dokumen elektronik dan tandatangan di atasnya tidak dianggap sah. Contohnya, mendapatkan sijil warisan atau mengeluarkan dokumen migrasi.
Jenis-jenis dokumen elektronik
Pada masa ini, terdapat jauh dari satu klasifikasi ED. Bagaimanapun, kebanyakan dokumen tersebut dibahagikan kepada jenis dalam kategori berikut:
- Jenis kandungan: teks, grafik, bunyi, animasi dan multimedia ED.
- Tahap kebolehaksesan: terbuka dan tersembunyi. Dokumen jenis pertama tidak mengandungi apa-apa rahsia, itulah sebabnya mereka berada dalam domain awam dan boleh dibaca oleh semua orang. Ini adalah data teknikal peranti atau komposisi produk, perjanjian pelesenan, senarai harga, dll. ED Tersembunyi hanya boleh dibaca oleh kalangan orang sempit tertentu. Biasanya mereka mengandungi maklumat yang mewakili rahsia komersial atau bahkan negeri. Ini boleh menjadi peta lokasi unit ketenteraan rahsia, lukisan peranti yang dipatenkan atau komposisi dadah, data pada akaun bank individu atau entiti undang-undang, dll.
- Kehadiran / ketiadaan tandatangan digital elektronik (EDS). Kesahihan / tidak sah dokumen bergantung pada ini.
- Sikap kepada industri tertentu. Dokumen elektronik yang diterima secara umum (bentuk dan kandungan adalah sama untuk semua bidang aplikasi) dan secara sempit khusus ditonjolkan.
Tanda-tanda ED
Setelah mempertimbangkan konsep dan jenis dokumen elektronik, ia patut memberi perhatian kepada ciri-ciri yang membezakannya. Mereka membezakan ED dari objek lain dari dunia material.
- Semantik kandungan. Sebarang dokumen jenis ini semestinya masuk akal, dan bukan set gambar, bunyi atau simbol rawak.
- Borang bahan yang stabil.
- Kelengkapan dan integriti.
- Tumpukan permohonan untuk komunikasi sosial.
Aspek undang-undang
Setelah mempertimbangkan sifat-sifat, butir-butir, atribut, konsep dokumen elektronik, struktur, dan jenisnya, adalah berfaedah untuk memeriksa dengan lebih teliti sisi undang-undang isu ini.
Sekiranya ED disediakan mengikut semua norma undang-undang, dan tandatangannya mempunyai semua sijil yang diperlukan, maka ia mempunyai kuasa undang-undang yang sama dengan rakan sejawatnya.
Sememangnya, di setiap negeri peraturan perundangan konsep "dokumen elektronik" agak berbeza, tetapi ini adalah perkara kecil.Umumnya, undang-undang negara-negara yang berbeza sama-sama setia kepada ED, kerana kerja-kerja pejabat hari ini telah lama sampai ke peringkat antarabangsa. Dalam hal ini, paradoks diperolehi. Sesetengah kuasa lebih mengambil berat tentang pengurusan dokumen elektronik luaran. Pada masa yang sama, ia mungkin hampir tidak berkembang di dalam negeri. Berikut adalah analog yang dibesar-besarkan dari tahap literasi komputer moden. Dengannya, seseorang tahu cara memasang pelbagai aplikasi di Android, tetapi tidak mengetahui prinsip asas bekerja dengan jadual Exel.
Ciri-ciri kerja pejabat digital
Berbanding dengan kertas, kerja pejabat digital mempunyai beberapa kelebihan yang ketara:
- Menyediakan pendaftaran operasi, perakaunan, penyimpanan dan akses kepada dokumen elektronik.
- Membiayai kurang dana.
- Memerlukan kawasan minimum untuk menampung arkib. Sebenarnya, semua dokumentasi untuk sebuah perusahaan besar diletakkan pada cakera keras dalam saku beg.
- Dengan bantuan kerja perkeranian elektronik, kos pengeluaran tidak dapat dikurangkan.
- Kelajuan penyebaran data di kalangan pengguna yang banyak semakin meningkat.
- ED boleh mengandungi bukan sahaja teks dan gambar, tetapi juga maklumat multimedia. Dan ini sangat penting jika kerja perusahaan dikaitkan dengan acara persembahan peribadi.
Perlu diingat bahawa penggunaan dokumen kertas sering dibenarkan dalam kerja pejabat elektronik. Walau bagaimanapun, keutamaan dalam kes ini adalah tepat untuk ED.
Kebanyakan organisasi swasta dan awam di dunia hari ini bertujuan untuk menghapuskan dokumentasi kertas secara beransur-ansur dari kertas kerja. Tetapi di negara-negara yang sangat maju ini masih jauh. Lagipun, ini adalah proses yang sangat panjang dan mahal.
Kami mengkaji konsep dokumen elektronik dan pengurusan dokumen elektronik, mengisih semua nuansa isu itu. Kami berharap maklumat tersebut berguna kepada anda.