Pendaftaran dokumen organisasi merupakan bahagian penting dalam kerja kertas kerja. Objektif utama proses ini adalah memberikan dokumen kuasa undang-undang. Selain itu, terima kasih kepada mereka, ia diambil kira, dipantau dan cepat dicari jika keperluan mendesak timbul. Mendapatkan maklumat yang diperlukan mengenai dokumen, tanpa mengira tahap kerja dengan mereka, dapat dilakukan dengan mudah dalam jangka waktu singkat jika semua peraturan yang ditetapkan untuk peredaran dokumen diikuti.
Konsep itu
Pendaftaran dokumen organisasi adalah penetapan pembentukan atau pendapatan mereka dengan menggunakan indeks dan menunjukkan data tertentu dalam bentuk khas. Indeks ini termasuk nombor dalam susunan, ditambah dengan indeks nomenklatur lain, pengelas dan komponen lain. Bahagian indeks yang mengikuti satu sama lain dipisahkan oleh garis miring.
Pendaftaran dokumen organisasi dicipta untuk menerima sijil yang dirancang, perakaunan, pentadbiran, pelaporan, kewangan dan lain-lain. Mereka digunakan secara dalaman, dan juga dihantar ke struktur lain atau datang dari mereka. Kedua-dua kertas tulisan tangan dan dicetak menggunakan peranti teknikal moden adalah tertakluk kepada pendaftaran.
Matlamat
Dalam organisasi kerja kertas, tempat utama kepunyaan proses pendaftaran. Hanya dengan operasi yang mantap, berikut satu demi satu, tugas-tugas pengurusan operasi mudah diselesaikan. Untuk ini, kerani mesti menyediakan sebarang dokumen dalam masa yang singkat, baik dalaman dan yang diterima daripada syarikat lain.
Apabila mendaftarkan dokumen organisasi dalam bentuk khas, fakta yang paling penting ditunjukkan, termasuk tempoh penciptaan, menghantar atau menerima. Oleh itu, dokumen itu menjadi sah. Hingga ke tahap ini, ia dianggap seolah tidak wujud. Iaitu, organisasi tidak bertanggungjawab untuk pemuliharaannya, dan juga untuk menerima.
Nilai
Pendaftaran adalah salah satu daripada tahap pertama kerja selepas pemprosesan awal apabila penerimaan dokumen, atau yang terakhir apabila dihantar ke struktur lain. Selepas tahap ini, kertas keluar dimeteraikan dalam sampul surat dan dihantar melalui pos atau saluran komunikasi lain.
Pendaftaran dianggap sebagai salah satu operasi yang paling memakan masa dan bertanggungjawab dalam kerja kertas kerja. Oleh itu, jika timbul persoalan menyederhanakan aliran kerja, maka ia bermula dengan proses ini.
Tugas-tugas
Tugas utama pendaftaran ialah:
- Perakaunan.
- Kawalan pelaksanaan.
- Rujukan kerja.
Apabila perakaunan, maklumat kuantitatif diperolehi pada jumlah kerja, analisis kedua-dua dokumen secara keseluruhan dan individu, mengikut struktur dan unsur-unsur lain. Pada masa akan datang, pangkalan data terbentuk dalam bentuk enjin gelintar khas.
Peraturannya
Hanya jika perlu, penggunaan selanjutnya adalah organisasi kerja dengan dokumen. Pendaftaran dokumen tidak perlu sekiranya ia diterima untuk maklumat sahaja. Setiap syarikat mesti meluluskan senarai dokumen yang tidak perlu didaftarkan. Sebagai peraturan, ia terkandung dalam lampiran dengan arahan untuk kerani, tetapi juga boleh dibuat dalam bentuk kertas bersendirian. Ia perlu dikemas kini jika keadaan memerlukannya.
Biasanya, sekuriti tidak berdaftar termasuk:
- Bahan promosi.
- Tahniah
- Jemputan ke seminar dan persidangan.
- Buku dan media cetak lain.
- "Peribadi" pakej yang diterima melalui pos.
- Salinan dokumen kerajaan.
- Surat-surat maklumat.
Semasa pendaftaran, setiap dokumen diberikan nombor yang sepadan. Kertas akan datang mempunyai sistem nombor mereka sendiri, yang dicop pada resit.
Prosedur ini dijalankan sekali sahaja. Ini adalah salah satu peraturan utama untuk menganjurkan kerja dengan dokumen. Pendaftaran dokumen dalam sebuah syarikat besar dijalankan di jabatan perkeranian. Jika ia adalah syarikat kecil, maka setiausaha sedang menangani masalah ini. Dalam sebuah syarikat dengan bahagian dan kumpulan struktur lain, proses ini boleh dijalankan dengan cara yang terdesentralisasi. Walau bagaimanapun, ini hanya terpakai kepada kertas dalaman. Pendaftaran mereka hendaklah dijalankan pada hari penerimaan, kelulusan atau penghantaran.
Kaedah pengeluaran
Dokumen boleh didapati dengan cara berikut:
- Melalui pos.
- Melalui perkhidmatan kurier.
- Dengan faks.
- Melalui e-mel.
Bentuk pendaftaran organisasi yang berbeza dilakukan dengan berhubung dengan surat-menyurat berikut:
- Peti masuk.
- Keluar.
- Dalaman.
Maklumat Pendaftaran
Untuk dokumen yang masuk, data seperti:
- Tarikh diterima.
- Nombor masuk.
- Tarikh penyusunan dokumen.
- Indeks
- Nombor pendaftaran.
- Penulis dokumen itu.
- Nama.
- Resolusi
- Tempoh pelaksanaan.
- Kontraktor.
- Kemajuan kerja.
- Bilangan kes di mana dia pergi selepas manipulasi yang diperlukan.
Memasuki Maklumat
Pertama, organisasi pendaftaran dokumen-dokumen utama dijalankan, yang tidak sepenuhnya diisi, kerana mereka belum dikemukakan kepada ketua dan tidak mempunyai resolusi yang sepadan, serta tempoh pelaksanaan dan kontraktor yang ditetapkan. Data yang selebihnya ditunjukkan selepas membiasakan diri dengan orang yang diberi kuasa. Sekiranya hubungan yang baik telah ditubuhkan dengan pemimpin, dan dia melihat melalui surat-menyurat setiap pagi, anda boleh menunjukkan dokumen itu terlebih dahulu kepadanya, dan selepas membuat keputusan yang sesuai, segera masukkan semua data yang diperlukan.
Jika kita bercakap tentang organisasi pendaftaran dan kawalan ke atas pelaksanaan dokumen dalaman, data boleh ditunjukkan dalam bentuk yang sesuai dengan kemungkinan perubahan dan penambahan berikutnya. Tarikh penerimaan di dalamnya, tentu saja, tidak hadir. Oleh itu, tidak seperti dokumen yang masuk, dokumen dalaman mempunyai nombor pendaftaran tunggal.
Mana-mana syarikat mempunyai hak untuk menukar dan menambah data pada dokumen yang masuk dengan mengambil kira spesifik aktiviti tersebut. Contohnya, sering menunjukkan bilangan helaian dan aplikasi.
Borang
Borang pendaftaran adalah dalam bentuk:
- Majalah.
- Kad.
- Sistem elektronik automatik.
Mari kita perhatikan setiap bentuk secara berasingan.
Majalah
Sistem jurnal berguna apabila sesebuah organisasi berurusan dengan sebilangan kecil dokumen. Jika syarikat mempunyai aliran kerja yang besar, maka ia tidak lagi digunakan, kerana dalam banyak aspek, ia lebih rendah dari sistem yang lain yang lebih maju.
Maklumat yang ditunjukkan dalam jurnal pendaftaran dokumen organisasi mengikut susunan yang diterima. Proses ini melibatkan satu orang. Oleh itu, apabila banyak dokumen tiba, pendaftaran memerlukan masa yang lama. Sememangnya, ini sangat melambatkan aliran kerja.
Di samping itu, operasi itu perlu diduplikasi, kerana maklumat diperlukan di pejabat dan dalam unit struktur individu, di mana dokumen itu akan dilaksanakan pada masa akan datang. Akibatnya, dalam syarikat yang sama sekuriti yang sama perlu didaftarkan 3-5 kali dalam jurnal berasingan.
Pada masa yang sama, menjadi mustahil untuk mendapatkan maklumat rujukan dalam masa yang singkat, kerana entri jurnal disimpan dalam urutan kronologi. Untuk mendapatkan maklumat, anda perlu mengetahui sekurang-kurangnya kira-kira apabila dokumen didaftarkan.
Ia tidak mungkin untuk mengawal tarikh akhir, kerana mereka semua mempunyai sendiri dan tidak boleh dikelaskan secara berasingan.Oleh itu, di mana fungsi kawalan mempunyai keutamaan, gunakan sistem kad.
Kad
Sistem pendaftaran kad menyelesaikan kekurangan yang wujud semasa menjalankan kerja kertas untuk majalah. Ia muncul pada awal abad yang lalu dan sangat umum di negara-negara Eropah. Di Rusia, ia semakin meluas semasa pembangunan Sistem Penyimpanan Rekod Negeri Bersepadu. Sistem pendaftaran dokumen dalam organisasi ini diperlukan untuk mengatasi sejumlah besar sekuriti tanpa masalah. Ia mempunyai kelebihan berikut:
- Proses pendaftaran boleh dikendalikan oleh beberapa pekerja sekaligus.
- Dokumen boleh dihasilkan dalam kuantiti yang diperlukan untuk kelancaran fungsi organisasi.
- Kad boleh disatukan, serta membuat fail kad. Ini menjadikan fungsi bantuan tersedia.
- Contoh tertentu boleh dipindahkan untuk menjalankan kawalan ke atas pelaksanaan dokumen.
- Bentuk dan petunjuk butiran ditentukan secara langsung dalam organisasi, dan ditetapkan dalam arahan untuk kerja kertas.
- Borang kad yang dipilih boleh disebarkan menggunakan mesin fotokopi. Untuk menyimpan rekod, anda perlu mempunyai peredaran yang mencukupi untuk sekurang-kurangnya 1 tahun.
Sebuah organisasi boleh mempunyai banyak salinan kad yang diperlukan. Biasanya anda perlu mengisi sekurang-kurangnya dua. Selepas itu, satu salinan disimpan dalam kabinet fail sementara, dan yang lain dalam jabatan maklumat dan rujukan. Dokumen itu sendiri dihantar kepada kontraktor untuk kerja. Tetapi selalunya mereka menggunakan tiga kad untuk memindahkan kedua juga kepada pelaku.
Sistem sedemikian sesuai untuk dokumen untuk mendaftarkan organisasi awam, dan untuk menjalankan kerja pejabat di institusi negara. Fail kad rujuk dibuat pada pelbagai isu, contohnya, mengikut wilayah. Kemudian bilangan mereka secara automatik meningkat. Sudah tentu, sistem ini adalah intensif buruh dan hanya boleh dibentuk secara berkesan dalam organisasi di mana perkhidmatan pengurusan pejabat menjalankan fungsinya dengan sempurna. Sistem yang lebih moden membantu menghilangkan keperluan untuk mengisi sejumlah besar kad. Ia menjadi kebolehan berkat pengenalan teknologi komputer.
Sistem Elektronik Automatik
Bentuk dokumentasi ini dilakukan melalui perisian (atau perisian). Ia dipasang pada PC, pelayan atau beberapa PC bersepadu. Apabila menggunakan sistem automatik, maklumat dimasukkan ke dalam kad elektronik, yang disimpan dalam pangkalan data yang sepadan. Untuk memastikan keselamatan, secara selari, maklumat disimpan dalam pangkalan data (sandaran) tambahan.
Ia adalah bentuk yang telah menerima permohonan terbesar pada masa ini, kerana ia mempunyai kelebihan yang signifikan berbanding dengan dua pilihan sebelumnya. Khususnya, ini adalah:
- Cari cepat atas apa-apa asas, sebagai contoh, tarikh.
- Penjanaan laporan dan maklumat analisis dalam mod automatik.
- Keupayaan untuk mendaftar dari tempat kerja yang berlainan pada masa yang sama.
- Kemungkinan pengurusan dokumen dalam cara yang terpencil dalam unit berasingan dengan pengintegrasian maklumat dalam satu pangkalan data.
- Ciri-ciri lain.
Satu program untuk mendaftarkan dokumen boleh dibangunkan oleh organisasi itu sendiri. Walau bagaimanapun, dalam kebanyakan kes, penyelesaian siap digunakan digunakan untuk memudahkan kerja dengan jumlah dokumen yang besar, mulai dari peringkat penciptaan dan berakhir dengan pelaksanaannya atau mengirim kepada syarikat lain.
Dalam sistem automatik, maklumat yang paling lengkap tentang semua dokumen boleh dikumpulkan dan disimpan. Terima kasih kepada ini, kawalan berkesan dilaksanakan dan kerja rujukan dijalankan, dan, jika perlu, inventori dalaman.
Kesimpulannya
Pada masa ini, di mana-mana perusahaan dan institusi terdapat banyak dokumen yang dihasilkan. Kerja pejabat, ditubuhkan dengan betul mengikut undang-undang dan memenuhi semua tugas yang ditetapkan, meningkatkan kecekapan pengurusan berkali-kali. Komputer peribadi, program dan teknologi baru telah menjadikan proses ini lebih teratur. Sistem automatik mempercepat dan memudahkan kerja secara keseluruhan, serta pendaftaran dan perakaunan dokumen dalam organisasi, khususnya.
Proses ini penting sepanjang kitaran perkeranian. Terima kasih kepada kerja yang teratur, anda boleh dengan mudah mencari maklumat yang diperlukan dan dokumen tertentu dalam masa yang singkat. Dan ini pula memberikan penyelesaian operasi kepada isu-isu.
Kad, yang sehingga baru-baru ini diedarkan di mana-mana, secara beransur-ansur digantikan dengan sistem automatik, walaupun untuk pendaftaran dengan organisasi bukan keuntungan dokumen. Seluruh proses dijalankan dalam mod dipercepat, termasuk kawalan berkesan terhadap aliran dokumen.