Setiap syarikat dalam proses berfungsi terpaksa menyediakan sejumlah besar dokumen. Mereka berkaitan dengan rejim cukai, pekerja atau kerjasama yang dipilih dengan kontraktor utama. Sehingga setiap pekerja perusahaan boleh mencari dokumentasi yang diperlukan, ia memerlukan storan yang cekap dan berstruktur. Banyak dokumen mestilah di dalam syarikat selama lebih dari 75 tahun, kerana ia mengandungi maklumat mengenai pekerja perusahaan. Oleh itu, pengarkiban dokumen yang cekap dalam organisasi diperlukan. Sekiranya syarikat itu besar, maka adalah dinasihatkan untuk membuat arkib penuh anda sendiri. Tetapi dalam organisasi kecil, kertas hanya disimpan dalam almari berasingan.
Kaedah Pengarkiban
Dokumen pengarkiban adalah proses wajib bagi setiap syarikat, yang ditunjukkan dalam ketentuan Undang-undang Federal No. 125. Dalam perusahaan kecil, semua tindakan yang diperlukan dilakukan oleh sekretaris, tetapi dalam organisasi besar karyawan terpisah terlibat dalam pengarsipan.
Pekerja yang dilantik mesti tahu keperluan undang-undang mengenai pengarsipan dokumen kakitangan di organisasi, dan juga harus memahami tempoh pengekalan berbagai dokumen. Untuk ini, kertas berasingan dimulakan untuk kertas yang berbeza. Dokumentasi yang berkaitan dengan kakitangan syarikat hendaklah disimpan sekurang-kurangnya 50 tahun jika kertas dibuat selepas tahun 2003, dan jika organisasi mempunyai dokumen yang dibentuk sebelum tahun 2003, maka ia mesti disimpan selama 75 tahun.
Nuansa menciptakan arkib
Di dalam syarikat-syarikat besar, banyak dokumen yang dihasilkan semasa menjalankan perniagaan, sehingga mereka disimpan di dalam ruangan terpisah yang disebut arsip. Ia diwakili oleh unit struktural yang berasingan, dan semasa penubuhannya Peraturan khusus dikeluarkan oleh pihak pengurusan, yang merupakan tindakan pengawalseliaan tempatan syarikat itu.
Dalam Peraturan ini, peraturan asas untuk mengarsipkan dokumen dalam organisasi diberikan, serta tanggung jawab para pejabat yang terlibat dalam proses ini untuk berbagai pelanggaran yang dikesan.
Peraturan proses
Semasa mengarkib dokumen di organisasi, peraturan berikut harus diambil kira oleh pekerja yang bertanggungjawab yang ditetapkan:
- dokumentasi dipindahkan ke arkib hanya dengan inventori;
- jika kertas difailkan kepada kerja mana-mana pekerja, adalah penting untuk mengambil kira keperluan garis panduan khas supaya pada masa hadapan mudah mencari dokumen yang betul;
- setiap jabatan syarikat mesti memindahkan dokumen untuk penyimpanan kepada orang yang bertanggungjawab dalam had masa yang ditetapkan oleh undang-undang;
- jika atas berbagai sebab jadwal itu dilanggar, berdasarkan dokumentasi yang berbeza dipindahkan ke arkib, pegawai itu harus memaklumkan kepada kepala perusahaan tentang fakta ini.
Literasi menyusun arkib bergantung kepada ketepatan proses ini.
Matlamat proses
Pengarkiban dokumen dalam organisasi diperlukan untuk mengoptimumkan semua dokumentasi, serta penyimpanan yang kompeten. Sekiranya terdapat arkib yang berstruktur dengan baik, mana-mana pekerja syarikat, jika perlu, akan dapat mencari dokumen yang berbeza berkaitan dengan kakitangan, pesanan yang berbeza atau rakan niaga.
Semakin banyak, syarikat beralih kepada pengurusan dokumen elektronik, sehingga semua dokumen disimpan dalam komputer, yang mana versi arsip elektronik terbentuk.Tetapi ini mengambil kira bahawa dokumen mempunyai kuasa undang-undang hanya jika terdapat format kertas, oleh itu storan elektronik menyimpan hanya sebagai tambahan kepada arkib standard.
Prosedur pengarkiban
Prosedur untuk mengarkib dokumen adalah sama untuk semua syarikat, tetapi setiap organisasi boleh membuat penyesuaian sendiri. Prosedur piawai dibahagikan kepada langkah-langkah berikut:
- Pada mulanya, ciri-ciri dokumen yang disediakan untuk penghantaran ke arkib diserlahkan;
- jika perlu, tindakan tambahan dijalankan, termasuk pengikatan kertas atau membuat pelbagai penambahan;
- dokumen diselaraskan, yang menjadikannya mungkin pada masa hadapan untuk dengan mudah mencari kertas-kertas yang diperlukan dalam jumlah jisim dokumentasi;
- dokumen yang tidak perlu dimusnahkan secara sah, kerana mereka tidak mewakili sebarang nilai untuk operasi perusahaan;
- dokumen dikemaskini, selepas itu mereka dijadikan berdasarkan jenis mereka;
- kertas dibahagikan kepada jenis berikut: perakaunan, kakitangan atau pengurusan;
- jika tidak mungkin untuk mengklasifikasikan mana-mana kertas sebagai jenis di atas, maka ia digabungkan dan dimasukkan ke dalam kes yang berasingan;
- setiap meterai dilekatkan dengan meterai organisasi itu, serta tandatangan pekerja yang diberi kuasa;
- inventori dibentuk untuk setiap kes yang mengandungi maklumat mengenai dokumen mana yang terletak di dalam folder tertentu;
- katalog kes disusun mengikut jenis dibuat;
- semua kes disediakan dengan betul dihantar untuk penyimpanan ke arkib, yang biasanya dibentangkan sebagai bilik berasingan, di mana terdapat sejumlah besar rak yang mudah.
Prosedur ini dijalankan hanya oleh orang yang diberi kuasa, diberi kuasa oleh ketua organisasi yang diperlukan. Jika mana-mana peraturan untuk dokumen pengarkiban dilanggar atau dokumentasi hilang sepenuhnya, pekerja pekerja tertentu ini bertanggungjawab terhadap pelanggaran yang dikenalpasti.
Ciri-ciri kompilasi tatanama
Sekiranya syarikat itu mempunyai banyak kertas, maka ketika mengarsipkan dokumen dalam organisasi, tatanama kes dikumpulkan. Dengan bantuannya pada masa akan datang, mungkin dengan mudah dapat mencari perkara yang betul di antara banyak folder.
Apabila menyusun senarai kes, maklumat berikut hendaklah ditunjukkan:
- indeks kes tertentu, yang diwakili oleh nombor bersyarat yang ditugaskan, bahagian pertama dari nombor ini menjadi kod jabatan dari mana dokumen diterima;
- nama kes itu;
- bilangan kertas yang disimpan dalam folder;
- tempoh di mana dokumen-dokumen ini perlu disimpan berdasarkan keperluan perundangan;
- nota yang berbeza yang ditinggalkan oleh orang yang bertanggungjawab, sebagai contoh, anda boleh menunjukkan bahawa kes tertentu mempunyai versi elektronik tambahan.
Dalam organisasi kecil, di mana tidak banyak dokumen dipindahkan ke arkib setiap tahun, tatanama kes tidak boleh dikompilasi.
Peraturan penerbitan "Peraturan Arkib"
Di dalam syarikat-syarikat besar, arkib dibentangkan di dalam bilik berasingan, di mana untuk jangka masa yang panjang sejumlah besar fail dan dokumen disimpan. Pada masa yang sama, organisasi menggunakan pakar yang secara eksklusif terlibat dalam dokumen pengarkiban. Agar kerja beliau dikawal dengan jelas, eksekutif syarikat sering menerbitkan dan menyatukan "Peraturan pada Arkib" khas. Peraturan untuk kegunaannya termasuk:
- ia menunjukkan jenis pekerjaan yang harus dilakukan oleh orang yang bertanggungjawab;
- peraturan untuk memindahkan dokumen dari pelbagai jabatan kepada arkib diberikan;
- menyenaraikan kaedah untuk pendaftaran inventori dan tatanama kes;
- maklumat tentang penyediaan kertas yang betul yang dipindahkan ke arkib dimasukkan;
- ia menunjukkan bahawa pekerja yang dilantik harus terlibat dalam penyelarasan komposisi dokumen, serta pelaksanaannya.
Jika pekerja arkib menentukan bahawa terdapat sebarang pelanggaran dalam dokumentasi, kertas tersebut akan dihantar untuk disemak semula ke jabatan yang sesuai syarikat itu. Sekiranya tidak ada kesilapan atau kelemahan, maka kertas kerja diterima untuk jahitan. Sekiranya maklumat itu sukar dibaca, satu salinan dokumen dibuat.
Keperluan Arkib
Setiap syarikat perlu mengambil kira keperluan asas untuk mengarkibkan dokumen yang betul dalam organisasi. Pemetaan rekod hendaklah tertakluk kepada syarat asas undang-undang. Dalam syarikat besar, arkib diwakili oleh bilik berasingan, yang mesti dilindungi dari pekerja syarikat atau oleh orang yang tidak dibenarkan. Oleh itu, semasa penciptaan unit ini, keperluan berikut diambilkira:
- premis itu mesti diasingkan dari jabatan dan pejabat lain;
- ia mewujudkan kebakaran dan penggera pencuri;
- saiz bilik ini bergantung pada berapa banyak dokumen yang dipindahkan ke arkib setiap tahun;
- rak panjang khas dipasang di dalam bilik, dan ia adalah dinasihatkan untuk memilih struktur logam;
- antara rak ada jarak yang tidak boleh kurang dari 75 cm;
- panjang rak boleh berbeza dan bergantung kepada ketinggian siling;
- Selain itu, peti besi khas dipasang di dalam bilik, di mana dokumen paling berharga dan penting terletak.
Di setiap syarikat, kawasan premis terpilih boleh sama sekali berbeza, kerana pelbagai faktor diambil kira untuk ini.
Bagaimana keadaan disediakan dengan betul?
Pengarkiban dokumen perakaunan hanya dibenarkan selepas persiapan awal dokumentasi ini. Oleh itu, sebelum menghantar kertas ini atau itu ke arkib, anda mesti melakukan langkah-langkah berikut:
- pada mulanya, orang yang bertanggungjawab mesti memastikan bahawa dokumentasi yang benar-benar dipindahkan tidak diperlukan dalam proses menjalankan aktiviti semasa syarikat;
- penerangan dokumen dan kes langsung dibuat;
- satu pemeriksaan dijalankan untuk memastikan dokumentasi dan kes-kes adalah sangat berharga, oleh itu ia mesti disimpan di dalam syarikat untuk jangka waktu tertentu;
- jika perlu, dokumen difailkan, disalin atau diselaraskan, dan hanya kemudian dipindahkan ke arkib.
Perintah yang berkaitan dengan pekerja yang diupah dan mempunyai tempoh simpanan yang berbeza perlu dibentangkan untuk kes-kes yang berbeza, kerana jika mereka bercampur, maka mungkin terdapat kekeliruan semasa pemusnahan kertas tertentu.
Nuansa bekerja dengan pertanyaan
Mengarsipkan dokumen kakitangan dan kertas lain yang dibentuk semasa kerja organisasi dijalankan oleh pekerja yang bertanggung jawab yang menerima gaji tertentu untuk kegiatannya. Sekiranya ketua atau pekerja syarikat lain perlu mengkaji sebarang dokumen yang terdapat di arkib, mereka mesti memohon dengan permintaan khas kepada orang yang dilantik.
Maklumat dari arkib dikeluarkan dalam bentuk sijil arkib, salinan atau cabutan. Sijil ini disampaikan oleh dokumen, yang termasuk maklumat arkib mengenai subjek yang diminta.
Salinan yang diarkibkan diwakili dengan menghasilkan semula teks atau gambar dari dokumen yang disimpan dalam arkib. Di samping itu, ia menyediakan data carian.
Kata kerja ekstrak mengeluarkan hanya sebahagian daripada dokumentasi tertentu. Untuk melakukan ini, pekerja yang membuat permintaan itu harus menunjukkan pada mana maklumat isu tertentu diperlukan.
Kesimpulannya
Banyak dokumen yang dibuat semasa kerja syarikat mesti disimpan untuk jangka waktu yang panjang. Untuk mewujudkan keadaan yang optimum, arkib diwujudkan dalam syarikat, yang dibentangkan oleh unit struktur berasingan. Di samping itu, seorang yang bertanggungjawab dilantik yang bertanggungjawab untuk menerima dokumentasi dalam arkib. Pakar yang sama bertindak balas terhadap permintaan daripada pekerja dan pengurus lain.
Apabila mengarkib dokumentasi, peraturan dan keperluan tertentu mesti diambil kira yang membolehkan anda menyusun dengan betul kertas, serta menyediakannya dengan syarat penyimpanan yang ideal.