Bagaimana untuk mengatur perkara dalam folder? Mengapakah nomenklatur diperlukan dan apa yang diterima umum oleh istilah ini? Bagaimana untuk menyimpan fail, folder, dan bagaimana anda boleh mengatur dokumentasi di perusahaan? Pada masa ini, kerja pejabat adalah satu tugas yang kompleks yang memerlukan pendekatan yang sistematik dan ketepatan sepenuhnya. Mengenai apa yang nomenklatur urusan dan apa yang dimaksudkan, harus tahu bukan sahaja pekerja yang bertanggungjawab untuk aliran dokumen dalam syarikat, tetapi juga semua kakitangan pengurusan yang berminat untuk mengekalkan kawalan ke atas proses kerja organisasi.
Istilah umum
Memandangkan apa yang dimaksudkan dengan nomenklatur kes, maka perlu terlebih dahulu untuk diperhatikan bahawa istilah ini digunakan untuk menandakan kaedah sistematisasi sedemikian, yang melibatkan pembentukan senarai kes yang dimulakan dalam perusahaan dan institusi. Bagi setiap daripada mereka, tempoh penyimpanan jelas ditetapkan, sambil memberi tumpuan kepada peraturan yang dimuatkan oleh undang-undang semasa negara kita.
Teori dan Kehidupan harian
Apakah tatanama kes dalam aplikasi praktikal? Ini adalah satu skim pengedaran yang membantu kumpulan dokumentasi yang dilaksanakan, sekali gus mewujudkan kes-kes. Untuk melakukan ini, syarikat itu meluluskan skim, klasifikasi, kemudian digunakan dalam amalan. Indeks indeks juga diperkenalkan untuk kes, dokumen. Anda mesti menentukan tempoh penyimpanan dan menentukan reka bentuk indeks kad, digunakan sebagai bahan rujukan dan digunakan untuk mencari dokumentasi dari jumlah yang tidak dipenuhi. Apabila menjawab persoalan mengenai tatanama kes, adalah perlu diperhatikan bahawa istilah itu digunakan untuk menetapkan dokumen perakaunan sedemikian, yang mengawal kerja jabatan yang bertanggungjawab untuk kerja perkeranian, arkib. Tatanama ini jelas menyatakan kesemua kes tersebut, tempoh penyimpanan dalam tempoh satu dekad, iaitu, kepunyaan bilangan dokumentasi storan sementara.
Mengapa ini diperlukan?
Siapa yang perlu tahu apa jenis tatanam kes, bagaimana untuk mempraktikkannya? Pertama sekali, ini adalah orang yang bertanggungjawab untuk mengatur aliran kerja di perusahaan, serta ketua institusi, entiti undang-undang. Tatanama ini membantu dengan cepat mencari dokumen yang diperlukan jika spesies atau kandungan diketahui. Kualiti pembentukan, pelaksanaan tatanama kes menentukan seberapa cepat ia dapat dilakukan dengan dokumentasi di dalam dinding institusi. Pada masa ini, hakikat adanya tatanama diwujudkan sebagai mandatori untuk mana-mana entiti undang-undang, sama ada institusi atau organisasi, perusahaan.
Di peringkat negeri, Perkhidmatan Keselamatan Negara Bersepadu telah diguna pakai - ini adalah sistem yang menggambarkan peraturan untuk mengekalkan dokumentasi. Dalam lampiran untuknya, anda boleh mencari sampel yang berkaitan pada tatanama dalam kes. Di samping itu, sumber maklumat sistematik yang bersatu seperti ini telah mengumpulkan semua peruntukan yang perlu dipandu oleh pembangunan dan pelaksanaan tatanama kes bagi satu tahun dalam institusi atau perusahaan.
Ciri Soalan
Pada masa ini, kerja pejabat, nomenklatur adalah konsep kompleks yang merangkumi beberapa jenis dan kumpulan dokumentasi. Adalah lazim untuk bercakap tentang tatanama yang tipikal, anggaran dan khusus.Individu biasanya diperkenalkan di peringkat institusi secara keseluruhan dan unit struktur berasingan.
Nomenklatur biasa, dipanggil untuk menggabungkan dokumentasi yang bersifat serupa dan komposisi. Model ini juga mengawal sistem pengindeksan khusus, yang digunakan dalam agensi tertentu. Ia adalah perlu untuk memohon senarai nama-nama kes seperti itu. Tetapi anggaran adalah nasihat, walaupun dalam kes umum adalah munasabah dan mudah untuk mematuhinya, kerana ia membantu untuk menyelaraskan keseluruhan jumlah kertas rasmi yang terkumpul di dalam syarikat.
Sistem ini sebagai asas perintah
Mana-mana perusahaan moden perlu menstratkan dokumentasi sekarang, dan ia adalah tatanama yang mewakili panduan klasifikasi yang dapat menyelesaikan masalah organisasi. Ini adalah dokumen di mana nama-nama semua hal ehwal perusahaan yang boleh dimulakan ditunjukkan garis demi baris. Pada masa yang sama, ia jelas dinyatakan berapa lama kertas itu perlu disimpan. Tatanama perakaunan, perkhidmatan kakitangan, perusahaan secara keseluruhannya mesti diluluskan oleh ketua.
Objektif utama pengenalan tatanama
Kertas rasmi sedemikian memudahkan sistematisasi aliran kerja dalaman. Malah, ia adalah satu pelan, yang jelas menjelaskan algoritma apa yang harus digunakan untuk mengagihkan dokumen yang dilaksanakan, dan dalam perkara yang perlu diletakkan. Ini membentuk sistem arkib perusahaan dan memudahkan orientasi di antara sumber kertas terkumpul.
Pada masa yang sama, tatanama hal ehwal kakitangan, perakaunan, dan juga am untuk perusahaan, mengandungi definisi jangka masa yang jelas berkaitan dengan pelbagai kategori dokumentasi. Sistem berstruktur ini menjelaskan berapa banyak masa untuk menyimpan dokumen yang disusun dalam kes tertentu. Apabila mencipta kes menggunakan dokumen yang telah dieksekusi, anda mesti menganggap berapa lama jangka hayatnya. Tahap ini dipanggil peperiksaan primer, yang membolehkan untuk mengenal pasti nilai dokumentasi.
Indeks, sistem dan maklumat asas
Nomenklatur kes secara rasmi mengisytiharkan oleh sistem mana perlu untuk mengindeks kes. Maklumat ini relevan untuk pendaftaran, kerana indeks yang ditetapkan oleh tatanama adalah elemen nombor pendaftaran yang diberikan kepada setiap dokumen individu di perusahaan. Tatanama ini merupakan rujukan bermaklumat yang membolehkan anda dengan cepat menganalisis ciri-ciri struktur sesuatu entiti undang-undang tertentu.
Dokumentasi digunakan apabila perlu membuat senarai kes. Ini berkaitan dengan penyimpanan sekuriti, yang, oleh undang-undang, mempunyai tarikh akhir lebih daripada satu dekad, termasuk storan kekal. Ini menjadikan tatanama kes dokumen perakaunan utama yang digunakan di jabatan yang bertanggungjawab untuk kerja perkeranian di perusahaan.
Perakaunan dan pembangunan selanjutnya
Selalunya, tatanama kes adalah dokumen yang paling mudah di mana sistem perakaunan dilaksanakan di perusahaan, yang membolehkan anda mengawal hal ehwal sementara, iaitu, yang dimaksudkan untuk penyimpanan selama satu dekad.
Satu lagi tujuan utama tatanama kes adalah kebolehgunaannya dalam pembentukan fail kad rujukan, yang diperlukan untuk mengekalkan maklumat yang relevan mengenai dokumentasi yang dilaksanakan. Sistem klasifikasi yang digunakan dalam pembentukan tatanama menjadi asas untuk membuat kabinet fail yang menyediakan maklumat rujukan tentang aliran dokumen dalam organisasi.
Apa rupanya?
Contoh tatanama kes mungkin kelihatan seperti berikut.
Apabila menyediakan dokumentasi, adalah perlu untuk menunjukkan nama perusahaan anda, jabatan yang mana tatanama dimasukkan, serta tarikh semasa.
Ini penting!
Kadang-kadang ia kelihatan sebagai usahawan yang dengan alur kerja yang agak kecil, pengenalan tatanama hanyalah kekacauan, "kertas kerja" berlebihan yang tidak akan mendatangkan faedah nyata. Pendekatan ini kepada soalan adalah tidak betul. Adalah perlu untuk memperkenalkan yang betul, sesuai, dengan mengambil kira tata nama organisasi tertentu dalam mana-mana syarikat moden. Apabila membangunkan dokumen, perlu memastikan bahawa ia meliputi keseluruhan jumlah aliran kerja perusahaan, termasuk peringkat penciptaan. Adalah perlu bahawa semua sektor aktiviti, proses dan aktiviti syarikat dicerminkan dalam tatanama.
Anda boleh membaca keperluan yang diterima umum untuk penyediaan dokumen normatif sedemikian dalam tindakan undang-undang yang diterima pakai di peringkat negeri. Peraturan kerja yang diperkenalkan untuk arkib syarikat, arahan standard yang mengawal peredaran dokumen perusahaan dikhaskan untuk ini. Pada tahun 1988, sistem sokongan dokumentasi negeri telah dibangunkan, yang masih relevan hari ini. Dokumen-dokumen yang selalu diterima pakai di peringkat negeri telah dimuktamadkan dengan mengambil kira realiti zaman kita, termasuk penggunaan komputer elektronik, sementara teori-teori asas sistematisasi dan klasifikasi tetap sama.
Borang Item
Dalam versi klasik, dokumen ini disusun sebagai jadual. Indeks, klasifikasi menjadi asas bagi proses pendaftaran dokumentasi yang dihasilkan dalam perusahaan, meneruskan daripadanya kepada penerima luar dan diterima untuk diproses dari sumber luaran. Tatanama yang disusun dengan baik adalah alat mudah untuk pembentukan pengelas lain yang semestinya menemani proses kerja pejabat mana-mana syarikat moden. Oleh itu, semakan semula dokumentasi sering memerlukan pengelas isu, bidang perbincangan. Juga, pengkelasan khas diperlukan untuk dokumentasi yang dilaksanakan. Apabila memperkenalkan sistem elektronik, adalah perlu untuk membangunkan pelayar, perwakilan yang mencerminkan unit struktur dan penghibur yang berbeza. Di samping itu, berdasarkan tatanama kes, anda boleh membangunkan sistem yang membolehkan anda mengatur subjek dokumentasi untuk kawalan khas, serta jenis lain.
Tatanama ini adalah kategori dokumentasi perancangan. Di dalamnya anda boleh mencari tajuk-tajuk kes yang dicadangkan untuk perancangan, perakaunan dalam pelbagai arah aktiviti, aktiviti ekonomi perusahaan. Fungsi yang diberikan kepada syarikat dapat dilihat dari tatanama. Dokumen ini disediakan untuk tahun yang akan datang, jadi perlu untuk meletakkan bukan sahaja kemampuan dan keperluan alur kerja yang ada, tetapi juga yang dirancang dalam waktu dekat. Perlu diingatkan bahawa, apabila menyusun tatanama, mungkin dengan tepat untuk meramalkan keperluan sistem pengurusan dokumen di perusahaan itu untuk lima tahun akan datang, walaupun ini tidak semestinya layak dalam keadaan ekonomi semasa yang sukar yang memaksa perusahaan untuk menyesuaikan diri.
Realiti dan pelan
Dalam aplikasi praktikal, paling sering tatanama kes dianggap sebagai dokumentasi perakaunan, yang disebabkan oleh kehadiran nombor, indeks untuk setiap tajuk yang disenaraikan. Rekod tatalaku akhir yang meringkaskan keputusan tahun ini membolehkan kita membuat kesimpulan mengenai bilangan dan kategori kes yang dimulakan sepanjang tempoh lalu. Anda juga boleh mengira, tanpa membuat usaha khas dan tanpa membazirkan masa dengan sia-sia, jumlah kes, jumlah, dimulakan sejak masa lalu. Ini memberikan penerangan kuantitatif mengenai dana dokumentari, sistem aliran kerja. Keperluan untuk analisis sedemikian timbul dalam kerangka struktur unit terpisah dan organisasi secara keseluruhan.
Nomenklatur bertindak sebagai rekod perakaunan boleh digunakan apabila fail dipindahkan ke arkib.Ini adalah benar terutamanya bagi mereka yang dimaksudkan untuk storan sementara - tidak lebih daripada satu dekad. Tatanama ini juga menyediakan asas yang mudah untuk pembentukan inventori, yang merangkumi kes-kes yang dimaksudkan untuk penyimpanan secara berterusan atau sementara, jika tempoh tersebut melebihi satu dekad. Tata nama ini mudah apabila inventori kes yang mengandungi dokumentasi pada kakitangan syarikat terbentuk, serta tindakan membetulkan pemusnahan dokumen, peruntukan kertas yang tidak perlu atau tidak boleh disimpan.
Khususnya jenis organisasi tertentu
Ukuran wajib adalah penyusunan tatanama untuk mana-mana institusi negara. Dokumen ini mestilah hadir di entiti undang-undang wilayah perbandaran, subordinat. Prosedur mandatori sedemikian adalah disebabkan oleh pemindahan dokumen yang dihasilkan dalam organisasi, institusi untuk penyimpanan dalam arkib perbandaran atau peringkat persekutuan.
Jika kita bercakap tentang organisasi persendirian, maka pembentukan tatanama itu juga perlu, tetapi keperluan yang dikenakan kepadanya lebih ketat. Dalam satu tangan, dokumen itu juga berfungsi dengan pelbagai fungsi - ia tidak bergantung kepada penyertaan negeri dalam syarikat. Adalah disyorkan untuk membangunkan nama tatanama pada ketika sebuah entiti sah diwujudkan. Semasa pengambilalihan, penggabungan, adalah perlu untuk membentuk semula sistem sedemikian untuk klasifikasi aliran dokumen, jika pada masa yang sama entiti hukum baru dibentuk. Menurut peraturan, perkembangan tatanama adalah tugas yang sangat keutamaan, dan ia perlu untuk bekerja di atasnya sebelum pembentukan arahan yang menerangkan peraturan aliran kerja.