Sebagai tindak balas kepada soalan: "Apa itu EDI?" lawatan singkat ke dalam sejarah aliran kerja diberikan, jenis dan tujuan peredaran dalaman dan luaran dokumen organisasi ditentukan. Faktor kejayaan pelaksanaan sistem EDI di perusahaan dan peranan pengurusan dokumen elektronik sebagai cara mengoptimumkan perolehan dinyatakan. Tandatangan elektronik, pusat persijilan dan pengendali dianggap sebagai komponen utama EDI. Pertubuhan alir kerja dengan agensi-agensi kerajaan dibentangkan sebagai cara mengurangkan masa dan kos. Sistem EDM Kerajaan Moscow diberikan sebagai contoh pelaksanaan alur kerja tanpa kertas pada skala megalopolis.
Apakah EDI?
Aliran dokumen - pergerakan dokumen sesebuah organisasi dari saat mereka diciptakan atau diterima sampai selesai pelaksanaan atau pengiriman; kompleks kerja dengan dokumen: penerimaan, pendaftaran, surat, kawalan pelaksanaan, pembentukan kes, penyimpanan dan penggunaan kembali dokumentasi, kerja rujukan. Konsep pengurusan dokumen elektronik ditetapkan dalam piawaian negara. Ia memberikan definisi yang ketat tetapi sempit:
Pengurusan dokumen elektronik (EDF) adalah mekanisme tunggal untuk bekerja dengan dokumen yang dikemukakan dalam bentuk elektronik, dengan pelaksanaan konsep "kertas kerja tanpa kertas".
(GOST R 7.0.8-2013).
Aliran Kerja: dari tablet tanah liat ke Industri 4.0
Sistem pengurusan dokumen pertama muncul dengan ciptaan penulisan, atau sebaliknya, penulisan simbolik. Kepala keluarga tersebut disebut dengan pemotongan pada tag kayu jumlah kantong gandum yang dikumpulkan dan anak domba yang dilahirkan. Ini boleh dianggap permulaan alur kerja dalaman perusahaan.
Para imam Asyur dan pegawai kerajaan Cina purba, setelah menerima penulisan dari para pencipta, segera menyesuaikannya dengan tugas pentadbiran publik - mengumpulkan pajak, mengikat undang-undang, mengirim perintah kepada gabenor dan diplomasi. Aliran kerja ini lebih formal.
Ia sudah pun antara negeri dan aliran dokumen antara negeri.
Dengan perkembangan tamadun, peraturan bagi pertukaran maklumat yang direkodkan pada medium menjadi lebih rumit. Revolusi pertama dalam alur kerja datang dengan ciptaan kertas yang mampu dimiliki. Para penulis yang menulis tulisan yang paling penting pada skrol kertas telah didarabkan dengan jumlah itu dan membentuk massa pegawai rendah - bukan pembuat keputusan, tetapi menyalin dokumen orang lain, membuat salinan, mengeluarkan sijil, menulis permintaan, mengambil dokumen yang mengalir ke majalah dan menyampaikan kertas penting ke jabatan lain.
Dan pada masa itu, kurir, kurir, kurir ... anda boleh bayangkan tiga puluh lima ribu kurir sahaja!
A. Griboedov
Birokrasi, sebagai teknologi pengurusan, telah menerima instrumen kuasa besar. Pada masa-masa, ia menghancurkan negeri, ekonomi, dan masyarakat.
Revolusi kedua datang dengan penciptaan mesin taip. Teknologi pengurusan tidak berubah, produktiviti birokrat dan kuasa mereka telah meningkat.
Yang ketiga - dengan adanya komputer dan e-mel. Pada peringkat pertama, yang berakhir hari ini, teknologi untuk pengeluaran dan penghantaran dokumen telah berubah. Teknologi pengurusan kekal tidak berubah. Birokrasi telah mencerna revolusi ini. Pada peringkat ini, konsep EDI muncul. Pada mulanya, pengurusan dokumen elektronik dengan teliti menghasilkan semula semua proses pengurusan, prosedur, dan laluan peredaran dokumen tradisional.
Keempat - datang dan mengetuk pintu. Intinya ialah program dan peranti mula menukar data dan membuat keputusan tanpa intervensi manusia. Peti sejuk memerintahkan penyerahan produk, sistem kelas RTE (perusahaan real-time) menerima pesanan, membeli bahan mentah, menyusun semula barisan pengeluaran dan mengangkut produk kepada pelanggan. Pada peringkat ini, kemanusiaan mendapat peluang untuk menyingkirkan tentera kerani yang tidak membuat keputusan dan tidak menghasilkan nilai tambah. Syarikat-syarikat maju dan negeri sudah melakukan ini.
Tempat sistem EDI di antara sistem maklumat
Bergantung pada tahap kematangan sistem maklumat di perusahaan atau institusi, sistem EDI boleh:
- Produk perisian yang dilaksanakan secara berasingan kadang-kadang menukar data dengan subsistem lain melalui antara muka atau secara manual.
- Perisian yang berasingan, sangat terintegrasi dengan sistem pengurusan perusahaan, pertukaran data disusun secara dalam talian atau apabila berlakunya kejadian tertentu.
- Modul sistem pengurusan perusahaan besar (kelas ERP atau PLM).
Antara sistem yang dibentangkan di pasaran dunia, sistem EDI menduduki tempat antara sistem aliran kerja dan sistem Pengurusan Rekod.
Pelaksanaan langsung pengurusan dokumen elektronik berdasarkan sistem Barat di perusahaan Rusia (organisasi) jarang berjaya. Perbezaan dunia dan etika antara model perniagaan dan model perkhidmatan terlalu besar. Rintangan yang menyentuh juga menyentuh cinta Rusia untuk birokrasi, bukan sebagai teknologi dan cara, tetapi sebagai matlamat yang mencukupi untuk kerani atau rasmi.
Pengurusan dokumen elektronik: jenis dan tujuan
Peredaran dokumen perusahaan atau organisasi dibahagikan kepada dua jenis utama - luaran dan dalaman. Dari segi sejarah, automasi aliran kerja dalaman mula-mula dibangunkan.
Dalam persekitaran maklumat yang baik dalam perusahaan atau organisasi, semua subsistem pengurusan dokumen saling berkaitan, pertukaran data antara satu sama lain dan dilengkapi dengan sistem rujukan silang. Jadi, sebagai contoh, teks kontrak yang dipersetujui akhir tersedia untuk logistik untuk pembentukan aplikasi untuk pembayaran, kepada pembiaya untuk dikawal, kepada para teknolog dan pereka - dari segi terma rujukan, dsb.
Tujuan utama sistem EDI dalaman adalah untuk menyediakan peserta sistem dengan maklumat yang diperlukan untuk kerja mereka dan penerimaan keputusan pengurusan, teknikal, kewangan dan kakitangan. Mengendalikan kawalan ke atas pelaksanaan keputusan yang dibuat juga merupakan salah satu fungsi EDI yang paling penting. Pengurusan dokumen elektronik juga merupakan cara untuk menganjurkan arkib elektronik.
EDI luaran mempunyai fungsi tambahan - ia membolehkan organisasi untuk menukar dokumen secara sah dan kewangan secara signifikan melalui saluran komunikasi. Peranan penting di sini dimainkan oleh tandatangan elektronik, yang membolehkan pengenal pengirim lebih dipercayai daripada tanda tangan biasa dan setem pada dokumen tradisional.
Automasi aliran kerja dalam perusahaan
Pada masa keputusan mengenai automasi, syarikat itu mempunyai sistem aliran kerja kertas. Pekerja membuat dokumen dalam pelbagai program, menghantarnya ke satu sama lain melalui e-mel. Ia mempunyai tahap kematangan tertentu dan tercermin dalam dokumen peraturan: peraturan, arahan, dan peraturan.
Pasukan yang akan terlibat dalam automasi pastinya perlu mengkaji set dokumen-dokumen ini, memahami berapa banyaknya mereka mencerminkan proses perniagaan yang sebenarnya telah berkembang dalam organisasi. Dalam sistem pengurusan dokumen elektronik, setiap aliran maklumat harus mencerminkan aliran sebenar:
- bahan;
- kewangan;
- buruh.
Dan melayani proses perniagaan tertentu.
Model perniagaan yang dibuat berasaskan analisis semacam itu bukan sahaja perlu dilaksanakan dalam sistem maklumat, tetapi juga harus dicerminkan dalam dokumentasi peraturan yang dikemas kini.
Kakitangan organisasi mewujudkan sebahagian besar dokumen dalam bentuk elektronik dalam pelbagai program, menghantarnya ke satu sama lain melalui e-mel. Walau bagaimanapun, bentuk dokumen dikawal, peraturan untuk penghantaran, masa dan kandungan tindak balas tidak begitu formal. Ini sudah boleh dipanggil sistem EDI pada peringkat perkembangan embrio. Sekarang kita boleh membincangkan tentang automasi pengurusan dokumen elektronik - membina sistem untuk mencipta, mengisi, memproses, mengarahkan dokumen elektronik. Penambahan penting kepada sistem akan menjadi subsistem untuk memantau prestasi dan pelaporan.
Sekiranya kematangan proses di perusahaan sudah mencukupi, terdapat kemungkinan bahawa peralihan kepada pengurusan dokumen elektronik akan berjaya. Faktor kejayaan utama dalam pelaksanaan adalah pekerja perusahaan. Mereka juga merupakan risiko utama.
Semasa organisasi sistem pengurusan dokumen elektronik, pasukan pelaksanaan perlu menyesuaikan bukan sahaja bentuk dokumen dan laluan kelulusan standard, tetapi sering - logik asas sistem. Jika tidak, tidak mustahil untuk memenuhi kehendak pelanggan yang yakin bahawa proses perniagaan yang telah berkembang secara sejarah dalam organisasi mereka tidak dapat ditingkatkan dan tidak dapat disentuh dalam apa jua keadaan.
Kompromi tersebut membawa kepada kenaikan harga kedua-dua pelaksanaan itu sendiri dan sokongan sistem - setiap pemasangan kemas kini dari vendor bertukar menjadi pelaksanaan dalam miniatur. Kualiti sistem dikurangkan.
Seperti yang ditunjukkan oleh Kumpulan Gartner, proses perniagaan yang benar-benar unik, seperti yang memberi kelebihan daya saing syarikat, adalah kurang daripada 1-5% di perusahaan terkemuka. Proses yang selebihnya, tanpa menjejaskan organisasi, boleh (dan harus) diganti dengan yang standard dari konfigurasi sistem asas.
Sebenarnya, konfigurasi asas adalah pengalaman umum dari perusahaan yang paling berjaya dalam industri. Peralihan kepada proses perniagaan standard membawa kepada kos transaksi yang lebih rendah dan peningkatan kecekapan perniagaan secara keseluruhan. Pengurusan dokumen elektronik akan mudah dan mudah. Ini akan sepenuhnya membayar untuk usaha satu kali untuk perubahan organisasi, pelarasan peraturan, dan latihan pekerja. Semasa latihan, adalah perlu untuk memberi penekanan dengan sabar dan konsisten kepada pengguna apa EDI, bagaimana ia akan mengubah kehidupan mereka dan kehidupan seluruh perusahaan untuk lebih baik.
EDI antara perusahaan. Ekosistem Aliran Kerja
Sistem EDI (Electronic Data Interchange) muncul di Barat pada 70-an abad XX.
Mereka menjalankan peredaran dokumen elektronik di antara organisasi, membenarkan perusahaan untuk meletakkan dan menerima pesanan di pasaran, menguruskan penghantaran produk yang dibuat kepada pelanggan, dan menghasilkan dokumen logistik dan kewangan yang sesuai dalam bentuk elektronik.
Sekiranya perlu, dokumen kertas disediakan pada akhir bulan atau suku, pembentukan, penyerahan, penerimaan, penghantaran balik tidak melambatkan proses komersial dan pengeluaran. Pada masa yang sama, piawaian pertukaran data EDI telah dibentuk, yang terselamatkan untuk pelaksanaan XML.
Sambungan kepada sistem pengurusan dokumen elektronik EDI telah mempercepatkan aktiviti komersil dan pengeluaran perusahaan.
EDI dengan kerajaan
Juga berasal dari Barat. Subjek aktiviti kewangan dan ekonomi dapat mengemukakan perisytiharan pendapatan dalam bentuk elektronik pada akhir abad yang lalu. Pada abad kedua puluh, pelakon Rusia mendapat peluang ini. Dalam tahun-tahun kebelakangan ini, penyerahan maklumat kepada inspektorat cukai, dana pencen (Dana Pencen), pemeriksaan buruh dalam bentuk elektronik telah menjadi mandatori, pertama untuk besar, kemudian untuk medium, dan pada peringkat terakhir - untuk perusahaan kecil dan organisasi.
Perusahaan dikehendaki membuat perjanjian dengan FIU mengenai pengurusan dokumen elektronik. Warganegara juga mendapat peluang untuk menterjemahkan komunikasi mereka dengan pejabat cukai dalam format elektronik. Setiap tahun populariti perkhidmatan sedemikian berkembang di kalangan penduduk.
Unsur-unsur sistem EDI luaran
Pelanggan - organisasi atau individu yang menyertai EDI dan mempunyai tandatangan elektronik. Pengendali EDI menyediakan pelanggannya dengan platform pertukaran dokumen.
Tandatangan elektronik (ES) - set data khusus yang membolehkan anda mengenal pasti peserta EDI secara unik. Kit ini dilampirkan kepada dokumen elektronik dan mengesahkan kesahihannya.
Tandatangan elektronik adalah maklumat dalam bentuk elektronik yang dilampirkan kepada maklumat lain dalam bentuk elektronik (maklumat yang ditandatangani) atau sebaliknya dikaitkan dengan maklumat tersebut dan digunakan untuk menentukan penandatangan maklumat. (Undang-undang Persekutuan 6 April 2011 No. 63-FZ "Pada tandatangan elektronik ")
Tiga kelas tandatangan elektronik diterima di Persekutuan Rusia. Mereka berbeza dalam tahap perlindungan dan tujuan.
- Tandatangan ringkas - mengesahkan bahawa dokumen itu telah dihantar oleh orang tertentu - pemilik tandatangan ini. Ia digunakan untuk mengesahkan identiti penghantar e-mel kepada alamat institusi rasmi di pelbagai peringkat atau pegawai tertentu.
- Tandatangan yang tidak disempurnakan yang diperkayakan - mengesahkan penghantaran dokumen elektronik oleh orang tertentu, dan hakikat bahawa tiada perubahan dibuat pada dokumen dari saat menandatangani. Ia digunakan apabila mengesahkan dokumen yang percetakan adalah pilihan. Tandatangan ini dijana menggunakan alat penyulitan, sijil yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa pemerakuan tidak dibenarkan dibenarkan.
- Tandatangan Elektronik Berkualitas Berkualiti (CEP) - dijana menggunakan perisian penyulitan yang diperakui oleh FSB. CEP menggunakan sijil daripada pihak berkuasa pemerakuan bertauliah yang bertindak sebagai penjamin kesahihan tandatangan. ED yang ditandatangani oleh CEP mempunyai hak yang sama dengan dokumen di atas kertas yang disahkan oleh tandatangan peribadi. CEP protes hanya boleh dilakukan oleh perintah mahkamah. CEP digunakan untuk interaksi antara agensi kerajaan yang menggunakan sistem maklumat negara
Pihak Berkuasa Persijilan (CA) - sebuah organisasi negeri atau awam yang mengeluarkan tandatangan elektronik (sijil).
Reputasi CA diterima oleh semua pihak yang terlibat dalam peredaran dokumen elektronik. CA mengeluarkan sijil untuk organisasi dan individu - peserta dalam perolehan. Semasa transaksi, CA mengesahkan kesahihan tanda tangan elektronik tertentu.
Pusat pensijilan terakreditasi adalah dalam hubungan kontrak dengan akar CA dan dikehendaki mematuhi semua keperluan undang-undang negara lokasi.
Pengendali EDI - organisasi komersial yang menyediakan peserta dengan platform teknologi untuk pelaksanaan EDI. Peruntukan ini dijalankan secara komersial dengan kesimpulan kontrak. Pengendali EDI tertakluk kepada pensijilan wajib di badan negara
Platform dagangan elektronik (ETP) adalah kompleks saluran komunikasi, perisian dan perkakasan, yang direka untuk mengatur perdagangan antara organisasi komersial dan negara, serta individu swasta.
Platform perdagangan elektronik menyatukan penjual dan pembeli pelbagai produk dan perkhidmatan dalam persekitaran maklumat tunggal, menyediakan mereka dengan beberapa perkhidmatan yang berkaitan. Banyak sumber perkhidmatan rangkaian rangkaian global untuk menyatukan pembekal dan pengguna, membantu mereka membuat kesepakatan dan bertindak ke tahap yang lebih besar atau lebih rendah sebagai penjamin perjanjian tersebut.
Untuk meminimumkan kos mereka, pembeli dapat mengatur pembidaan elektronik dalam bentuk lelongan langsung dan terbalik, pembelian bersaing, permintaan kutipan dan penawaran, mengoptimumkan kos.Penjual mendapat akses mudah, cepat dan mudah ke pasaran dan platform mudah untuk mempromosikan produk mereka.
- ETP untuk meletakkan perintah negeri adalah ETP yang dipilih oleh Kementerian Pembangunan Ekonomi RF dan FAS untuk lelongan terbuka dalam bentuk elektronik.
- ETP untuk penjualan harta penghutang (bankrap). Mereka menjadi semua tapak elektronik yang menjalankan perolehan awam.
- ETP untuk meletakkan pesanan di bawah 223-ФЗ.
- ETP untuk pelanggan komersial - syarikat komersial sedang membida di sini mengikut peraturan yang lebih fleksibel.
- ETP khusus komersil yang dibuat untuk perbadanan khusus. Sebagai contoh: tapak Gazprom untuk penjualan produk minyak.
- Platform dagangan elektronik multidisiplin komersial dengan set produk dan perkhidmatan sejagat.
ETP seperti Aliexpress dan E-bay diketahui secara meluas.
Bagi mereka, hak pengguna dilindungi oleh kedua-dua peraturan platform dan sistem penarafan - setiap pembeli menilai penjual.
Perkhidmatan kerajaan
Laman Web Perkhidmatan Negeri mengintegrasikan portal Internet banyak agensi dan perkhidmatan kerajaan ke dalam satu portal yang disatukan. Ia diwujudkan dalam pembangunan konsep negara "Single Window" untuk memudahkan komunikasi dengan pihak berkuasa negeri untuk rakyat. Setelah log masuk sekali menggunakan tandatangan elektronik yang berkelayakan, seorang warganegara Persekutuan Rusia boleh menerima maklumat mengenai beliau:
- Harta itu.
- Cukai.
- Pendidikan.
- Faedah pencen.
- Untuk pengangkutan.
- Kepada dokumen.
Dan banyak perkara penting lainnya.
Anda boleh menyemak dan membayar cukai, denda dan yuran kerajaan. Seorang warganegara juga berpeluang memohon pengeluaran mana-mana dokumen rasmi, sijil, paspot, visa, sijil, dan sebagainya. Untuk ini, dia tidak perlu pergi ke institusi itu sendiri, atau bahkan ke pusat pelbagai fungsi - permohonan itu diserahkan secara elektronik, dalam bentuk yang sama disediakan salinan dokumen yang diperlukan.
Selepas penyediaan dokumen yang diminta, satu lawatan ke MFC adalah mencukupi, di mana dokumen akan disahkan, rekod parameter biometrik (jika perlu) dan pengeluaran dokumen yang diperlukan. Jenis pengurusan dokumen elektronik ini banyak menjimatkan masa untuk kedua-dua warganegara dan pekerja institusi - mereka tidak perlu meluangkan masa pada penerimaan awal rakyat dan dokumen, dan untuk tambahan peribadi dan pembetulan, mereka juga tidak memerlukan kehadiran peribadi.
Sistem pengurusan dokumen elektronik Kerajaan Moscow
Di ibu negara, sistem MosEDO telah terbentuk dan telah berjaya beroperasi sejak tahun 2011. Peredaran dokumen elektronik dengan pertolongannya dilakukan oleh badan pemerintah, perkhidmatan, organisasi komersial dan awam. Sistem ini mantap dan mendapat pengiktirafan yang baik di kalangan Muscovites.
Sistem ini dilaksanakan dan diselenggarakan oleh Electronic Moscow OJSC dan menyatukan lebih daripada 78,000 pengguna dari 3,000 organisasi. Kerja kerja, aliran organisasi dan pentadbiran dan aliran pengurusan Kerajaan Moscow sepenuhnya dipindahkan ke sistem Mosedo. Peredaran dokumen elektronik kerajaan kota terbesar merupakan bukti yang sangat baik mengenai prospek dan daya maju sistem EDI di badan kerajaan.
Dengan perkembangan teknologi, pengurusan dokumen elektronik akan menggantikan sistem tradisional pada tahun-tahun akan datang. Sebab utama yang memihak kepada EDI adalah yang mereka sediakan:
- Kelajuan.
- Kos rendah.
- Kemudahan kepada semua peserta.
- Keselamatan yang tinggi.
- Kawalan yang berkesan.
Sudah, sebahagian besar perolehan di negara ini dijalankan menggunakan EDI. Dokumentasi tradisional dibuat selepas transaksi selesai. Tidak lama kemudian dokumen kertas akan dikeluarkan hanya dalam kes-kes yang paling penting dan luar biasa, dan soalan "Apa itu EDI?" akhirnya kehilangan kaitannya.