Perjalanan perniagaan diwakili oleh perjalanan perniagaan di mana pekerja perusahaan menyelesaikan isu-isu penting bagi organisasi. Perjalanan boleh berada di Rusia atau di negara lain. Mereka dibayar oleh majikan, yang mana pekerja menyediakan laporan perbelanjaan perjalanan perniagaan. Dokumen ini termasuk maklumat tentang berapa banyak wang yang dibelanjakan dalam perjalanan. Berdasarkan laporan ini, akauntan mesti memindahkan kepada pekerja jumlah dana yang diperlukan untuk menampung kos yang ditanggung.
Konsep dokumentasi
Bagi perjalanan perniagaan, laporan awal pada tahun 2017 disusun dalam bentuk AO-1. Pada tahun 2018, bentuk dokumen ini tidak berubah. Dokumen ini diluluskan oleh pihak berkuasa statistik, tetapi setiap syarikat mempunyai peluang untuk membuat apa-apa tambahan kepada laporan ini.
Anda bukan sahaja boleh menambah lajur baru, tetapi juga tidak termasuk beberapa baris yang dianggap berlebihan. Laporan perbelanjaan perjalanan perniagaan dikemukakan oleh dokumen perakaunan utama. Ia berfungsi sebagai pengesahan bahawa dana yang dikeluarkan kepada pekerja untuk perjalanan dihantar untuk satu tujuan atau yang lain.
Kandungan Kompilasi
Menyusun laporan perbelanjaan perjalanan perniagaan agak mudah. Proses ini dilakukan oleh orang yang bertanggungjawab atau pekerja wakil yang menerima sejumlah wang untuk perjalanan dari ketua syarikat. Untuk memastikan bahawa dana ini sebenarnya digunakan semasa perjalanan perniagaan, laporan dikumpulkan dan dihantar kepada akauntan syarikat.
Laporan ini diperiksa oleh ketua akauntan, dan kemudian dipindahkan kepada pengarah untuk tandatangan. Jika pekerja telah menghabiskan lebih banyak daripada apa yang dia terima sebelum perjalanan dalam bentuk pendahuluan, maka dia dapat menerima pampasan. Ia dikeluarkan secara tunai dari meja tunai organisasi. Untuk ini, seorang warganegara pertama menerima pesanan perbelanjaan wang tunai, yang menunjukkan untuk tujuan apa dana dibelanjakan.
Bentuk apa yang boleh saya gunakan?
Apabila menyediakan laporan perbelanjaan, pekerja perusahaan boleh menggunakan dokumen berikut:
- Borang AO-1 yang diluluskan oleh ahli statistik;
- satu bentuk yang dibangunkan khas oleh syarikat tertentu berdasarkan borang AO-1;
- dokumen elektronik, jika syarikat menggunakan pengurusan dokumen elektronik.
Jika syarikat memutuskan untuk membangunkan bentuknya sendiri, maka adalah penting untuk memasukkan butiran yang diperlukan ke dalamnya. Jika mereka tidak hadir, maka ini boleh menyebabkan masalah tertentu dengan pemeriksa cukai.
Bagaimana ia dibuat?
Semua pekerja syarikat yang pergi dalam perjalanan perniagaan harus memahami cara mengisi laporan perbelanjaan perjalanan perniagaan. Dengan bantuan dokumen ini, mereka akan dapat mengesahkan kesahihan dan kesahihan kos yang ditanggung. Peraturan reka bentuk termasuk:
- borang laporan dikeluarkan kepada pekerja oleh pakar di jabatan perakaunan;
- Anda boleh mengisi dokumentasi sendiri atau dengan bantuan akauntan;
- data dimasukkan segera selepas perjalanan;
- beberapa maklumat sesuai dengan akauntan syarikat.
Pekerja mesti melampirkan dokumen lain ke laporan tersebut, yang berfungsi sebagai pengesahan perbelanjaan tertentu. Mereka dibentangkan oleh cek yang berbeza, resit atau dokumen pembayaran lain.
Laporan perbelanjaan perjalanan sampel boleh didapati di bawah.
Maklumat apa yang dimasukkan?
Mengisi dokumen ini dilakukan berdasarkan dokumen rasmi yang tersedia kepada pekerja syarikat, yang tiba dari perjalanan perniagaan.Jika pengiraan dibuat secara tunai, maka dokumen pembayaran yang berbeza dilampirkan pada laporan. Sekiranya perbelanjaan bukan tunai digunakan, maka ekstrak dari bank akan diperlukan.
Maklumat berikut dimasukkan dalam dokumentasi:
- maklumat tentang warganegara yang dilawati;
- data mengenai akauntan yang mengisi beberapa perenggan laporan ini;
- nama organisasi yang menjadi warganegara;
- nombor kakitangan;
- tujuan bayaran pendahuluan, yang diwakili oleh perbelanjaan isi rumah atau hiburan;
- maklumat mengenai overruns kos atau baki tunai;
- menyenaraikan dokumen yang mengesahkan kos warganegara semasa perjalanan perniagaan;
- Jumlah yang dibelanjakan oleh pekerja syarikat semasa perjalanan perniagaan
- tandatangan warga negara.
Selepas mengkaji laporan ini, akauntan meletakkan tandatangannya di atasnya. Di samping itu, mereka menunjukkan nombor dan tarikh laporan. Perbelanjaan untuk diambil kira diberikan, serta bilangan akaun perakaunan. Dokumen yang telah disediakan dan disahkan dengan betul dipindahkan kepada pengarah syarikat untuk belajar dan menandatangani.
Satu contoh untuk mengisi laporan perbelanjaan perjalanan perniagaan adalah di bawah.
Dokumen apa yang dilampirkan?
Seorang pekerja syarikat semasa perjalanan perniagaan mesti menyimpan semua dokumen pembayaran yang mengesahkan perbelanjaan tertentu. Mereka dicatatkan dalam laporan semasa siap. Dokumentasi ini boleh dibentangkan dalam pelbagai bentuk. Oleh itu, kertas-kertas berikut dilampirkan pada laporan:
- cek juruwang dianggap dokumentasi yang paling umum;
- borang pelaporan yang ketat;
- waran tunai;
- resit;
- invois;
- dokumen pembayaran lain.
Semua kertas ini perlu diperiksa dengan teliti dan disimpan di bawah keadaan optimum. Sekiranya mereka hilang, pekerja tidak dapat membuktikan bahawa dia benar-benar membelanjakan wang yang diterima daripada majikan untuk tujuan yang diperlukan. Dalam kes ini, perakaunan boleh menolak untuk membayar balik perbelanjaan.
Sekiranya dana dibelanjakan dalam organisasi dan kedai di mana cek juruwang tidak dikeluarkan, anda perlu meminta cek komoditi.
Apakah kesukaran itu?
Dalam proses mengisi laporan perbelanjaan perjalanan perniagaan, pelbagai masalah mungkin timbul. Ini termasuk:
- jika seseorang dihantar ke negara lain, maka dia mesti mengesahkan perbelanjaan dengan dokumen pembayaran yang diterima daripada orang asing, tetapi jika dia tidak mempunyai pengetahuan tentang bahasa asing, maka dia mungkin tidak mempunyai resit dan cek yang berlainan;
- Selalunya selepas perjalanan sedemikian, warganegara bercuti, jadi dia tidak mempunyai masa untuk membuat laporan dengan segera selepas ketibaan, tetapi anda juga perlu merumuskan dokumentasi dengan segera selepas tempoh rehat;
- semua dokumen yang diterima daripada orang asing perlu diterjemahkan ke dalam bahasa Rusia.
Ia bergantung kepada ketepatan mengisi laporan dan menyediakan dokumen lain sama ada perbelanjaan akan dibayar balik kepada warganegara dengan betul.
Ciri-ciri semasa melancong ke luar negara
Perjalanan perniagaan boleh dijalankan bukan sahaja di Rusia, kerana ia sering dikehendaki untuk melawat rakan kongsi asing, oleh itu perjalanan perniagaan di luar negara diperlukan. Bagaimana untuk mengeluarkan laporan perbelanjaan dalam kes ini? Untuk ini, ciri-ciri tersebut diambil kira:
- Kembali dari perjalanan, pekerja mesti membuat laporan dalam tempoh tiga hari perniagaan;
- jika wang tersebut dikeluarkan dalam mata wang asing, maka ini sudah pasti ditunjukkan dalam dokumentasi;
- maklumat mengenai perbelanjaan dalam mata wang asing mesti dimasukkan tanpa pemindahan pada kadar pertukaran rubel;
- jika dokumen yang mengesahkan perbelanjaan tertentu dibuat dalam bahasa asing, anda perlu berurusan dengan penterjemahan talian demi baris ke dalam bahasa Rusia;
- proses terjemahan boleh dilakukan oleh pekerja langsung syarikat atau oleh pekerja syarikat khusus;
- jika tiket untuk kenderaan yang berbeza dicipta dalam bahasa asing, maka pemindahan butiran, yang mana nama penuh merujuk, pasti diperlukan.penumpang, tempat ketibaan, penerbangan, tarikh berlepas dan ketibaan, serta harga tiket;
- ia tidak perlu untuk menterjemah maklumat yang tidak mempunyai sebarang kepentingan, sebagai contoh, ini termasuk peraturan penerbangan atau ciri pengangkutan bagasi;
- tidak perlu untuk pemindahan jika warganegara mempunyai tiket elektronik, kerana semua maklumat diisi berdasarkan syarat-syarat Pengkodifikasi Bersepadu Antarabangsa;
- pemindahan diperlukan untuk semua kertas sokongan lain, yang termasuk bil hotel atau cek sewa kereta.
Hanya apabila semua syarat di atas diambil kira, pekerja syarikat akan dapat mengesahkan perbelanjaan sasaran wang yang diterima daripada majikan. Jika pekerja syarikat khusus terlibat dalam pemindahan, kos perkhidmatan tersebut dimasukkan ke dalam perbelanjaan lain syarikat.
Bolehkah pekerja pergi bercuti selepas perjalanan?
Sering kali perjalanan perniagaan cukup lama, jadi sebaik sahaja selepas perjalanan tersebut, pekerja perlu berehat. Ia dibenarkan untuk segera bercuti selepas perjalanan sedemikian. Untuk ini, tidak diperlukan untuk bekerja dan memindahkan laporan terlebih dahulu mengenai perjalanan perniagaan.
Ia dibenarkan membuat dokumentasi dengan serta-merta selepas meninggalkan percutian, dan tidak dalam masa tiga hari selepas pulang dari perjalanan.
Tarikh akhir penghantaran
Dokumen ini akan disewa dalam masa tiga hari. Undur bermula dengan perkara-perkara berikut:
- kembali dari perjalanan perniagaan;
- keluar dari bercuti;
- kembali dari cuti sakit.
Oleh itu, pengiraan dalam tiga hari bermula dari masa ketika warga negara kembali bekerja untuk meneruskan karirnya. Jika tarikh akhir bagi pemindahan laporan pendahuluan pada perjalanan perniagaan dilanggar, ini akan menyebabkan pekerja tidak menerima wang dari syarikat untuk menampung perbelanjaan yang ditanggung olehnya. Di samping itu, keadaan ini boleh menjadi asas untuk memegang tanggungjawab syarikat jika pelanggaran tersebut dikenal pasti oleh pemeriksa cukai.
Pengapungan apa yang digunakan?
Untuk meluluskan borang yang telah diisi dengan betul mengenai laporan awal mengenai perjalanan perniagaan, diperlukan untuk memasukkan data yang relevan ke dalam rekod perakaunan. Untuk melakukan ini, akauntan menggunakan catatan untuk mencerminkan transaksi pendapatan atau perbelanjaan. Perbelanjaan diposkan ke akaun 71.
Jika seorang warganegara menghabiskan lebih banyak perjalanan daripada yang diterima daripada majikan, dia boleh bergantung kepada pampasan untuk perbelanjaan tersebut. Untuk melakukan ini, dia mesti mengesahkannya dengan dokumen rasmi. Hanya dalam kes ini maklumat yang diperlukan dimasukkan oleh akauntan dalam perakaunan syarikat.
Kesimpulannya
Perjalanan perniagaan mungkin diperlukan oleh mana-mana syarikat untuk pelbagai sebab. Mereka boleh dijalankan di Rusia atau di negara lain. Pekerja di perjalanan perniagaan boleh mengharapkan untuk menerima pampasan untuk perbelanjaan mereka. Untuk melakukan ini, mereka mesti menyimpan dokumen pembayaran yang mengesahkan perbelanjaan yang dilakukan.
Selepas perjalanan perniagaan, laporan awal dibuat oleh pekerja syarikat. Ia mengandungi maklumat tentang semua perbelanjaan semasa perjalanan. Dokumen lain yang dilampirkan kepadanya dipelajari oleh akauntan dan pengarah syarikat. Berdasarkan laporan ini, data yang diperlukan dimasukkan ke dalam perakaunan syarikat.