Audit jabatan jualan: matlamat dan objektif

Walaupun di Barat audit sebuah jabatan jualan hampir merupakan acara wajib bagi mana-mana syarikat, banyak usahawan Rusia masih meremehkan nilainya. Dan sia-sia. Sesungguhnya, jika kita beralih kepada statistik, kita dapat melihat bahawa hanya dalam sepuluh tahun tahap persaingan telah meningkat dengan ketara, dan kadar keuntungan, sebaliknya, telah menurun (dari ~ 70-80% hingga 10-15%).

Pemeriksaan yang cekap dari jabatan jualan membolehkannya walaupun pada peringkat awal untuk mencari tahu di mana Syarikat Heavy Syarikat berada dan apa masalah menghalang pemasaran produk yang berkesan. Ringkasnya, ini merupakan ujian yang menentukan sejauh mana unit struktur ini berfungsi dan bagaimana prestasinya dapat dipertingkatkan.

Bila dibelanjakan

Ini sebahagian besarnya bergantung kepada saiz syarikat, serta mengenai ciri-ciri pasaran di mana ia beroperasi. Walau bagaimanapun, pakar menasihati menjalankan audit pemasaran dan jualan sekurang-kurangnya sekali setahun. Pengesahan diperlukan dalam keadaan sedemikian:

• pertumbuhan jualan di perusahaan di bawah penunjuk yang dirancang;
• pengurus ingin meningkatkan keuntungan kerana pertumbuhan jualan;
• pelanggan tetap meninggalkan syarikat itu (atau mengurangkan jumlah pembelian);
• pesaing mengambil kedudukan yang lebih tinggi dan memenangi pasaran yang belum tersedia untuk anda;
• di jabatan terdapat "perolehan kakitangan".

Sekiranya audit dijalankan dengan betul, syarikat akan dapat mencapai pertumbuhan jualan yang ketara dan meningkatkan kecekapan jabatan.

Tugas Utama

Keadaan pertama untuk menganjurkan audit ialah dengan jelas menetapkan matlamat. Adalah perlu untuk menentukan sejauh mana tahap kesepakatan yang paling kerap dipecahkan, apakah kekuatan dan kelemahan staf, yang mana klien paling mudah / paling sukar untuk bekerjasama. Di samping itu, teknologi yang digunakan oleh pekerja semasa berkomunikasi dengan pembeli berpotensi sedang dikaji. Kenapa ini diperlukan:

• mengenal pasti kesilapan, salah perhitungan dalam sistem pemasaran;
• memahami apa perubahan boleh dibuat kepada sistem yang sedia ada;
• mengenalpasti arahan utama meningkatkan jualan;
• membuat proses jualan telus dan difahami - baik untuk pekerja dan pengurusan;
• menganalisis nisbah kos dan pendapatan.

Audit harus dijalankan oleh pekerja bebas dan tidak tertarik. Di syarikat-syarikat besar, ada unit khas untuk ini.

Penting:

Sebarang cek di perusahaan di Persekutuan Rusia dijalankan menurut Undang-undang "Pemeriksaan" yang bertarikh 12.30.08 No. 307.

Apa yang perlu dinilai

Tidak, bukan sahaja bilangan pembelian, seperti yang anda fikirkan. Dan tidak juga kadar penukaran. Lihatlah proses membuat dan mengaudit jabatan jualan Belia Perniagaan, komuniti usahawan terbesar di Rusia.

Seperti yang dapat anda lihat, prestasi unit ini dinilai berdasarkan 25 kriteria. Pada pandangan pertama, ada yang kelihatan tidak penting, namun amalan menunjukkan bahawa pendekatan bersepadu hanya membolehkan kita mencapai kecekapan maksimum jabatan jualan.

Terdapat dua peringkat utama audit - audit luar dan dalaman. Pada masa yang sama, mereka menganalisis kedua-dua kerja pekerja itu sendiri dan faktor-faktor yang bebas daripada mereka.

Audit luaran

Langkah pertama adalah untuk menyelidik pasaran, saiz dan konfigurasinya, serta persekitaran persaingan di mana syarikat beroperasi. Tidak kira betapa penjual profesional bekerja untuk anda, jika pengguna mempunyai peluang untuk membeli sesuatu yang lebih baik dan lebih murah. Adakah anda setuju? Kemudian mari kita bincangkan tentang apa yang perlu anda perhatikan.

Pasaran

Apabila menilai kedua-dua pasaran sedia ada dan berpotensi, perlu menentukan kapasiti dan struktur mereka, untuk menjawab soalan-soalan berikut:

1. Apakah model pengedaran produk? Di manakah dan bagaimanakah bakal pelanggan mencari maklumat, membuat pembelian?
2. Apakah segmen pengguna utama? Apakah ciri-ciri mereka? Segmen mana yang utama (siapa yang anda menyasarkan)?
3. Apakah prospek pasaran ini? Trend pembangunan? Adakah ia berkembang atau menyempitkan?

Adalah perlu untuk mengira bahagian pasaran yang diduduki oleh syarikat di rantau atau negara tertentu. Analisis ini juga menggunakan bahagian penunjuk suara - peratusan perbelanjaan pemasaran di wilayah tertentu dalam struktur kos keseluruhan.

Pelanggan utama

Hampir setiap syarikat mempunyai mereka. Lebih-lebih lagi, pelanggan utama tidak semestinya yang membawa hasil yang paling. Ini mungkin pembeli yang membuka akses kepada segmen baru di pasaran, membantu mewujudkan reputasi tertentu, dll.

Apabila menjalankan audit jabatan jualan, adalah penting untuk memahami bagaimana syarikat itu menarik dan bekerjasama dengan kategori pengguna tertentu ini.

Untuk melakukan ini, adalah perlu untuk membahagikan khalayak sasaran kepada beberapa kumpulan:

1. Pelanggan utama Mereka yang paling menguntungkan untuk bekerjasama - mereka mesti berada di tengah-tengah aktiviti perusahaan.
2. Menjanjikan. Berminat untuk bekerjasama dengan anda, dan oleh itu dianggap sebagai objek utama aktiviti komersil.
3. Latar Belakang. Kategori ini termasuk pelanggan yang pesanannya dapat dilakukan dengan mudah dan tanpa biaya, tetapi mereka tidak menghubungi Anda secara teratur dan ukuran pengiriman kecil.
4. Lain-lain. Ini adalah pelanggan yang tidak akan menjadi pelanggan utama anda, kerana keperluan mereka untuk produk tidak memenuhi keperluan perniagaan anda.

Semasa audit, adalah perlu untuk mengetahui kriteria apa yang digunakan untuk segmentasi, yang mana pembeli semasa atau berpotensi sepadan dengan "potret pelanggan yang ideal". Anda juga perlu mengira tahap keuntungan dari setiap kategori dan memahami bahagian keperluan pelanggan utama yang sedang dipenuhi oleh syarikat.

Pesaing

Jika anda melihat contoh audit sebuah jabatan jualan dari syarikat perunding terkemuka, anda dapat melihat bahawa mereka memainkan peranan penting dalam analisis kompetitif. Sebabnya mudah - ia adalah aktiviti perusahaan lain di pasaran, bilangan dan aktiviti mereka sering menentukan strategi syarikat.

Apa yang anda perlukan untuk mengetahui tahap ini:

• syarikat bersaing utama dan pemimpin pasaran;
• apa yang mereka tawarkan (barangan, perkhidmatan, pelbagai);
• sifat persaingan (sengit, lemah, dan sebagainya);
• strategi pemasaran dan saluran pengedaran produk yang digunakan.

Semua pesaing anda boleh dibahagikan kepada 4 kategori.

Jenis pertama adalah pesaing langsung yang melakukan perkara yang sama dan menawarkan pelbagai produk dan perkhidmatan yang sama.

Jenis kedua lebih menarik - mereka dipanggil "pesaing untuk anggaran." Apa maksudnya? Katakan pelanggan berpotensi anda berfikir bahawa dia akan makan untuk makan malam dalam 700 rubel. Dan di sini dia mempunyai pilihan: memesan pizza, pergi ke bar sushi atau bawa barangan runcit di kedai anda dan masak sesuatu di rumah. Dalam kes ini, beberapa syarikat "bersaing" untuk hak untuk lebih baik dan lebih baik memenuhi keperluan yang sama.

Jenis pesaing ketiga adalah inovator yang menawarkan barangan dan perkhidmatan yang belum di pasaran dan pergi "satu langkah ke depan" yang lain.

Dan akhirnya, pilihan keempat adalah situasi di mana seorang pelanggan berpotensi boleh melakukan apa yang anda tawarkan sendiri. Sebagai contoh, syarikat-syarikat perundingan yang menyediakan perkhidmatan audit untuk jabatan jualan sentiasa kehilangan sebahagian daripada pendapatan disebabkan oleh fakta bahawa banyak usahawan tidak mahu membayar lebih dan mengamanahkan tugas ini kepada pekerja mereka.

Audit dalaman

Audit dalaman jabatan jualan boleh dijalankan selari dengan luaran atau selepas selesai. Untuk melakukan ini, pekerja yang melaksanakan audit harus mempunyai akses tanpa halangan kepada semua laporan dan dokumen kewangan unit.

Contoh soalan audit dalaman untuk jabatan jualan yang perlu dijawab:

1. Siapa kita: para pemimpin, yang paling berpengalaman / cekap / termurah? (anda perlu memilih hanya 1 kelebihan dan jawapan dari dua jawatan - siapa anda sekarang dan siapa yang anda mahu menjadi).
2. Apa yang kita jual: produk, produk + perkhidmatan, produk + perkhidmatan + pengetahuan?
3. Kenapa pilih kami? Apa yang boleh kita lakukan supaya pada masa depan mereka segera menghubungi kami? Sangat penting untuk mendapat maklum balas yang baik, bukannya berspekulasi.
4. Di manakah titik utama hubungan syarikat dengan penonton sasaran (laman web, langganan surat berita e-mel, tawaran komersial, kad perniagaan, dll)?

Audit dalaman juga terdiri daripada beberapa langkah penting. Apakah aspek jabatan jualan memerlukan perhatian khusus? Inilah yang dikatakan oleh juruaudit profesional mengenai perkara ini.

Sistem Organisasi Pengurusan Jualan

Adalah penting untuk menentukan sama ada pelan jualan dan KPI (petunjuk prestasi) adalah mencukupi dan konsisten dengan strategi keseluruhan syarikat. Analisis ini mengambil kira faktor-faktor berikut:

• bilangan kakitangan jualan sedia ada dan perlu;
• tahap kelayakan pekerja berkaitan dengan produk dan / atau perniagaan pelanggan anda;
• sistem motivasi (insentif ketara dan tidak ketara, kriteria penilaian);
• saiz purata dan jumlah pesanan;
• kemasyhuran syarikat di kalangan pelanggan berpotensi;
• korelasi antara petunjuk terancang dan nyata.

Audit dalaman QMS jabatan jualan (sistem pengurusan kualiti) dijalankan. Adalah perlu untuk menilai bagaimana organisasi kerja unit sepadan dengan prinsip utama - orientasi pelanggan, penglibatan kakitangan, penambahbaikan berterusan, membuat keputusan berasaskan fakta, dll.

Jabatan penjualan mestilah sejenis "hati" syarikat, yang pendapatnya diambil kira apabila membangunkan strategi dan rancangan operasi untuk semua jabatan lain.

Kaedah yang mudah untuk menjalankan penyelidikan adalah analisis SWOT, yang membolehkan anda menerangkan aktiviti perusahaan, kekuatan dan kelemahan, keupayaannya.

Sebab-sebab pelanggan berpura-pura

Kenapa mereka pergi? Ini adalah soalan utama yang perlu dijawab di blok ini. Terdapat kesukaran di sini, kerana banyak pembeli segera mengambil kedudukan bertahan dan tidak bersedia untuk dialog yang konstruktif tentang apa yang mendorongnya. Sebaliknya, wakil jualan sering menyalahkan harga untuk segala-galanya, yang menghilangkan tanggungjawab dari mereka, baik dari pengguna dan dari pengilang. Walau bagaimanapun, adalah penting untuk "mendapatkan ke bawah" daripada aduan sebenar dan sebab-sebab ketidakpuasan dan ketidakpercayaan pada pihak pelanggan yang berpotensi, untuk memahami di mana peringkat perjanjian dipecahkan dan mengapa.

Sistem pengedaran

Langkah seterusnya adalah untuk menganalisis geografi dan struktur jualan, saluran jualan utama dan rakan kongsi. Terdapat banyak pilihan di sini, dari penghantaran langsung ke sistem pengedaran peringkat pelbagai kompleks. Bergantung pada spesifik perniagaan anda, anda perlu menentukan:

• bilangan tahap pengedaran dan syarikat perantara yang anda bekerja;
• bagaimana sistem yang ada memenuhi matlamat dan objektif syarikat;
• yang perantara dan kedai-kedai khusus membawa anda keuntungan yang paling besar;
• bagaimana jumlah jualan dan keuntungan setiap peserta akan berubah dengan peningkatan atau pengurangan bilangan pengedar;
• Apakah bahagian pasaran pelbagai perantara (sedia ada dan berpotensi).

Selalunya di peringkat ini, analisis kos struktur organisasi jabatan jualan juga dijalankan. Yang, seterusnya, membolehkan anda menentukan berapa banyak syarikat yang membayar atau membayar pekerjanya.

Kerja kepala

Jika anda melihat hampir apa-apa contoh menulis audit jabatan jualan, anda akan melihat satu perkara yang sangat penting - analisis kerja seorang pengurus. Untuk melihat gambaran penuh, adalah penting untuk menilai tahap pemusatan dan metodologi untuk menerima laporan.Audit mengambil kira keberkesanan pengurusan kerja jabatan dan kualiti kawalan.

Pada peringkat ini, proses kerja disiasat: bagaimana aktiviti pengurus dirancang, bagaimana mereka mendapatkan tugas, yang mengendalikan mutu dan syarat pelaksanaannya, bagaimana pangkalan data laporan diisi. Tujuan ujian ini adalah untuk memastikan pengurusan jabatan menetapkan tugas yang jelas dan nyata untuk orang bawahan.

Sistem perkhidmatan dan kerja kakitangan

Tahap terakhir kajian ini, sebenarnya, penilaian bagaimana pekerja syarikat berinteraksi dengan pelanggan. Malangnya, bagi banyak usahawan, "tumpuan pelanggan" masih hanya kata kunci dari hangout perniagaan. Walau bagaimanapun, ini adalah konsep yang sangat nyata dan boleh diukur. Apa yang perlu dilakukan pada peringkat ini:

• mengenal pasti keperluan dan jangkaan pelanggan;
• menganalisis piawaian kualiti perkhidmatan yang sedia ada dan memperkenalkan produk baharu (mengikut kriteria tertentu yang boleh diukur);
• menilai kualiti maklum balas (bilangan soalan dan aduan, kelajuan tindak balas pekerja, dll.).

Adalah diharapkan bahawa semua kakitangan jabatan jualan mengambil bahagian secara langsung dalam pembangunan standard kualiti dan peningkatan mereka. Di samping itu, adalah perlu untuk menerangkan dan melaksanakan skrip penjual terbaik - iaitu, untuk memahami bagaimana mereka yang berjaya menyimpulkan jumlah terbesar transaksi yang menguntungkan berfungsi.

Buat senarai semak dan ambil stok

Apa-apa sampel audit jabatan jualan, tanpa mengira niche itu, mengandungi senarai semak yang dipanggil audit jabatan jualan. Malah, ini adalah senarai keperluan utama dan parameter yang menentukan keadaan syarikat dan prestasi unit struktur ini. Ia dibuat sebelum permulaan audit, dan semasa audit, suruhanjaya membuat nota yang sesuai - apa yang, apa yang hilang, apa yang perlu diperbaiki.

Perkara apa yang harus mengandungi senarai semak?

Pertama sekali, ia bergantung kepada unsur-unsur sistem jualan yang dianalisis. Sebagai contoh, untuk menilai pematuhan dengan piawaian merchandising, kriteria yang paling penting adalah:

• pemantauan barangan yang ada dalam stok;
• pematuhan tag harga produk dan jangka hayat produk;
• pematuhan norma dan piawaian perkhidmatan oleh wakil jualan dan penganjur;
• kehadiran bahan POS (bendera pengiklanan, pelekat, wobbler, dll.).

Keputusan audit juga boleh dibentangkan dalam bentuk laporan atau persembahan dengan grafik visual dan jadual. Berdasarkan data yang diterima, syarikat membangunkan penyelesaian khusus untuk meningkatkan kecekapan jabatan jualan.