Kertas kerja arkib: undang-undang, arahan

Dalam mana-mana organisasi, dokumentasi disimpan untuk masa yang ditetapkan, selepas itu ia mesti dipindahkan ke arkib perbandaran atau negeri. Proses memindahkan kertas rasmi untuk simpanan mempunyai ciri-ciri tertentu, yang mungkin berbeza di bahagian-bahagian yang berlainan di negara ini.

Kertas kerja adalah bidang kerja yang bertanggungjawab untuk proses mendokumentasikan, serta pelaksanaan kertas rasmi.

Kerja kerani arkib adalah aktiviti khas struktur negara, organisasi dan warganegara dalam perakaunan, penyimpanan dan penggunaan kertas arkib.

Jenis dokumen

Arkib dan kertas kerja merangkumi banyak istilah untuk menunjuk kertas pelbagai jenis. Dokumen adalah:

Baik (mengandungi data dalam bentuk gambar apa-apa jenis).
Dokumen foto (dicipta menggunakan fotografi atau ikonografi. Dokumen tersebut biasanya mengandungi gambar pelbagai objek seni).
Grafik (mereka menggunakan garis, chiaroscuros dan pukulan).
Dokumen fonografi (pembawa dengan data bunyi yang dipasang oleh mana-mana sistem rakaman bunyi).
Audiovisual (mengandungi imej dan bunyi).
Dokumen filem (lebih kerap ia adalah dokumen audiovisual atau bergambar; kaedah sinematografi digunakan untuk menyusunnya).
Dokumen bertulis (ini adalah data yang boleh dikenalpasti menggunakan mana-mana jenis huruf).
Teks (ia mengandungi sebarang data suara menggunakan rakaman bunyi).
Teks mesin (rakaman terlibat dalam pembangunan dalam salah satu cara yang mungkin, kerana maklumat itu diproses menggunakan komputer elektronik).
Belova (bentuk terakhir dokumen disalin dengan tangan atau dengan bantuan cara teknikal tanpa pembetulan dan kesilapan).
Tulis tulisan tangan (tanda dalam dokumen sedemikian hanya digunakan dengan tangan).
Videogram (gambar memaparkan maklumat pada skrin).
Dokumen tertulis: menandakan tanda-tanda surat itu, digunakan dengan menggunakan sebarang cara teknikal.
Dokumen draf - mencerminkan aktiviti pengarang dengan semua penipuan dan pembetulan.

Piawaian

Selaras dengan undang-undang Rusia, prosedur untuk memindahkan kertas rasmi ke arkib dikawal oleh GOST R 7.0.8-2013. 12 bulan selepas akhir dokumen, dokumen itu wajib dipindahkan ke arkib dengan mematuhi semua peraturan dan keperluan. Persediaan untuk pemindahan boleh dilakukan oleh kakitangan pengeluaran sendiri atau oleh syarikat pihak ketiga.

Arkib dan kertas kerja GOST 2013 mengandungi takrif istilah asas, paling umum yang digunakan di kawasan ini. Dalam dokumen ini, anda dapat melihat kedua-dua istilah yang paling umum - bentuk atau inventori, serta yang sangat khusus, sebagai contoh, bar untuk sekatan akses.

Di samping itu, pengurusan rekod dan pengarkiban GOST mengandungi definisi (interpretasi) istilah yang berkaitan dengan bidang organisasi kerja dengan dokumen, dokumentasi dan dokumen lain.

Tahap penyediaan

Penyediaan langkah demi langkah bahan untuk dipindahkan ke arkib:

pastikan kertas kerja memenuhi semua syarat yang ditetapkan oleh arkib ini;
menjalankan dokumentasi buku kecil;
nombor semua helaian;
untuk membangunkan Penyelia Kes;
nyatakan butiran perlindungan;
membangun fail kes dalaman;
buat inventori.

Sekiranya pemindahan kertas disimpan dalam tempoh kurang dari 10 tahun, maka tiada buku, sistematisasi, penomboran, elemen persijilan dibenarkan.Di sini, pertama sekali, adalah perlu untuk memberi tumpuan kepada keperluan arkib tertentu, kerana piawaian institusi yang berbeza mungkin mengandungi satu atau kesemua isu di atas.

Undang-undang mengenai Urusan Arkib dan Penyimpanan Rekod menyenaraikan terma utama dan takrifan mereka di dalam bidang ini. Di bawah ini kita pertimbangkan beberapa daripada mereka.

Penyimpanan dan Penyimpanan Rekod: Terma dan Definisi

Dokumentasi - membetulkan maklumat dalam sebarang bentuk, mengikut peraturan yang ditetapkan.
Sistem Dokumentasi Bersepadu (DCL) - sistem yang mengandungi maklumat yang diperlukan untuk pengurusan dalam bidang kerja tertentu.
Kaedah dokumentasi - senarai peraturan dan peraturan mengenai proses kerja dengan dokumen.
Borang Dokumen Unified (UFD) adalah satu set butir-butir yang ditetapkan dalam susunan khusus pada pelbagai pembawa data untuk menyelesaikan sebarang masalah dalam bidang aktiviti.
Sistem dokumentasi - banyak kertas yang seragam dalam jenis, jenis dan tujuan, serta keperluan untuk penyediaannya.
Nama dokumen - nama khusus dokumen dalam surat.
Dokumen organisasi dan pentadbiran - mempunyai penyelesaian pelbagai tugas organisasi dan pentadbiran, isu pengurusan, peraturan kerja jabatan pengeluaran, organisasi, serta struktur dan pihak berkuasa negeri.
Props - mana-mana elemen yang diperlukan dalam dokumen rasmi. Prop yang paling kerap terdiri daripada pembolehubah dan bahagian tetap.
Borang - sampel kertas. Ia menandakan skop penggunaan, soalan untuk pembinaan dan maklumat utama.
Bentuknya adalah satu set maklumat yang membantu mengenal pasti pengarang dokumen rasmi.
Lembaran laporan yang diseragamkan adalah senarai UVD yang diluluskan.
Pendaftaran - memasuki dokumen semua elemen yang perlu yang ditetapkan oleh keperluan kerja pejabat.
Bidang perkhidmatan bentuk seragam - zon UVD, ditetapkan dalam komponen penyimpanan teknikal dan digunakan untuk memohon imej khusus.

Ini adalah istilah asas dan takrif standard negara sedia ada untuk pengarkiban dan kerja kertas.

Jenis butiran

Secara berasingan, adalah berbaloi untuk memaklumkan butiran yang digunakan dalam penyediaan dokumen rasmi:

Tandatangan - tanda bertulis seorang yang diberi kuasa.
Kertas kelulusan - menyatakan penilaian positif terhadap organisasi atau orang yang bukan pengarang kertas rasmi.
Tarikh - menandakan hari kertas dibuat, serta apabila ia diterima, dipersetujui, atau diterbitkan.
Had setem - tanda yang menunjukkan bahawa maklumat tersedia untuk bilangan orang tertentu yang terhad.
Tajuk - meringkaskan intipati dokumen.
Penetapan kelulusan - bercakap mengenai normativiti dan kesahihan maklumat yang terdapat dalam dokumen itu.
Visa - menyatakan persetujuan atau ketidaksetujuan orang yang diberi kuasa dengan maklumat yang disebut dalam dokumen tersebut.
Teks - data yang dicatatkan oleh sebarang jenis surat atau sistem rakaman bunyi. Termasuk bahagian utama maklumat pertuturan dokumen.

Manual arahan

Kaedah, senarai, arahan untuk kerja perkeranian arkib dan dokumen kawal selia lain membantu untuk melaksanakan undang-undang asas. Terdapat syarat asas untuk operasi struktur arkib yang dicipta pada tahun 2002.

Perlu diperhatikan bahawa peraturan tersebut tidak didaftarkan dengan Kementerian Keadilan Persekutuan Rusia. Dalam hal ini, "Peraturan asas arkib jabatan" pada tahun 1986 masih sah.

Kehadiran keperluan ini dalam bidang kerja kertas dan pengarsipan adalah kerana keperluan untuk konsisten dalam perakaunan, penggunaan, penyempurnaan dan penyimpanan dokumen dalam arkib, dalam organisasi semua proses ini. Fokus utama keperluan adalah pada tata nama.

Oleh itu, algoritma tindakan adalah seperti berikut:

menganjurkan pemeriksaan nilai sekuriti;
menyediakan dokumen untuk dihantar ke arkib;
untuk membentuk perniagaan;
membuat prosedur bagi peruntukan dokumen untuk kemusnahan;
hantar kes itu ke arkib.

Perlu diingat bahawa keperluan ini tidak terpakai kepada dokumentasi, kerja yang tidak dikawal oleh undang-undang Persekutuan Rusia pada 21 Julai 1993 "Mengenai Rahsia Negara".

Pertubuhan

Penyimpanan dokumen dan kertas kerja arkib membantu mengendalikan kerja dengan dokumen dengan jelas, sambil memastikan keselamatan dan akses mereka. Terdapat beberapa jenis dokumen yang mempunyai istilah tertentu dan juga kaedah penyimpanan.

Apabila menganjurkan kerja kerikil arkib, jabatan dan badan negara tanpa gagal memindahkan dokumen rasmi ke Dana Arkib Persekutuan Rusia (AF RF). Struktur komersil, pada gilirannya, mempunyai pilihan kaedah yang lebih luas untuk menyimpan dokumentasi.

Setiap kumpulan kertas rasmi mempunyai tempoh simpanan khususnya, yang dikawal selaras dengan rangka kerja pengawalseliaan Persekutuan Rusia. Inventori juga dibuat di mana tarikh penyitaan dokumen dalam arkib diperhatikan dengan tarikh tamat penyimpanan dan sebutan mengenai peruntukan undang-undang yang berkaitan.

Keperluan untuk penyimpanan dokumen

Di dalam syarikat, penyimpanan dokumen arkib diatur dalam bangunan khusus atau di bilik berasingan. Pada masa yang sama, pemanasan yang berlebihan dan kelembapan yang tinggi di dalam bilik dilarang sama sekali. Ini adalah kriteria yang paling penting untuk menyimpan dokumen arkib. Pada masa yang sama, pembawa data yang berbeza memerlukan mod mereka sendiri. Iaitu:

Kertas: 18-20 ° C, kelembapan udara - 52-57%.
Filem: hitam dan putih - 16 ° C, warna - 3-6 ° C Kelembapan adalah 41-44%.
Pita magnetik dan cakera: 16-19 ° C, kelembapan udara - 52-64%.

Tidak mustahil untuk mengatur dokumen berhampiran gudang dengan makanan dan bahan kimia, serta tempat makanan segera, kantin. Di samping itu, terdapat ruang yang berasingan untuk menerima kertas, di mana aklimatisasi dokumentasi akan berlaku. Kadang-kadang bilik ini digunakan untuk penyimpanan jangka pendek pelbagai media storan.

Bilik harus mengandungi rak katalog yang diperlukan, rak dan folder arkib, kotak khas. Dokumen yang amat diperlukan dan berharga dari segi ekonomi diletakkan di dalam kabinet logam dengan kunci yang selamat. Sebagai tambahan kepada keperluan asas, terdapat keadaan lain, tidak kurang penting:

Keselamatan Bilik arkib mesti tahan api, dilindungi dari banjir, terdapat jalan keluar kecemasan. Jarak dokumen dari sumber haba (termasuk tingkap) sekurang-kurangnya 0.6 m. Ia dilarang keras untuk meletakkan kertas dekat dengannya.
Penggunaan talian paip yang dilindungi dengan peralatan perlindungan sahaja.
Soket tertutup yang tersembunyi dan pendawaian elektrik.
Larangan ketat ke atas operasi semua peralatan pemanasan. Juga, makanan dan barang lain yang tidak berkaitan dengan penyimpanan dokumentasi tidak dibenarkan.
Di hadapan mestilah rak bergerak mudah alih atau pegun. Kertas pada mereka yang terbaik diletakkan dalam kotak atau berkas. Pada masa yang sama, jarak di lorong utama akan sekurang-kurangnya 1.3 m, dan antara rak - 0.7 m Jarak dari laci bawah - sekurang-kurangnya 0.1 m, dan dari rak ke dinding - tidak lebih daripada 0.5 m.

Juga keperluan penyimpanan mandatori: lokasi kabinet berserenjang dengan dinding, tingkap dan bateri.

Di bangunan simpanan kertas arkib, cahaya tiruan dan semulajadi boleh diterima. Pada masa yang sama, adalah penting untuk mengelakkan cahaya matahari langsung daripada memasuki dokumentasi. Jika lampu pijar digunakan, perlindungan pelindung mesti dipasang di atas setiap satu. Peranti pendarfluor perlu dipilih dengan spektrum UV kecil.

Masa penyimpanan

Untuk penyimpanan arkib kertas rasmi, satu kaedah khusus sistematisasi dokumentasi dalam pengeluaran digunakan. Ia membantu mematuhi undang-undang dan peraturan yang berkenaan. Tujuannya adalah untuk menghapuskan kehilangan maklumat penting.

Apabila tamat masa yang ditetapkan untuk menyimpan sekuriti dalam arkib, orang yang bertanggungjawab akan memusnahkan kertas rasmi, dan kemudian mencipta suatu tindakan pembubaran.

Di samping itu, terdapat dokumen dengan tempoh penyimpanan tanpa had. Prosedur pembiayaan sedang dijalankan untuk mereka. Ini adalah pembahagian kertas dalam kerja-kerja perkeranian arkib untuk pelbagai dana dan koleksi.

Dokumen peraturan

Perundangan dalam bidang kerja perkeranian arkib mengandungi banyak cadangan metodologi dan tindakan undang-undang peraturan. Ini adalah mekanisme pengawalseliaan yang rumit tetapi logik yang betul.

Tugu utama dalam peraturan hubungan adalah undang-undang 22 Oktober 2004 No. 125-ФЗ "Pada Urusan Arsip di Persekutuan Rusia". Berdasarkan asasnya, undang-undang telah diterima pakai di peringkat entiti konstituen Persekutuan Rusia mengenai peraturan untuk bekerja dengan dokumentasi, senarai kertas dengan tempoh penyimpanan. Ia juga merangkumi dokumen peraturan lain mengenai pengurusan rekod arkib, yang dipersetujui dengan unit arkib.

Undang-undang dan peraturan ini membantu untuk melaksanakan peraturan undang-undang. Wajib untuk mana-mana organisasi dan institusi segala bentuk pemilikan.

GOST dalam pengarkiban dan kerja kertas digunakan untuk dokumentasi pemilikan negeri, perbandaran dan persendirian. Beliau mengenal pasti jenis utama dokumentasi yang dipindahkan ke storan negeri dan dimasukkan ke dalam Arkib Dana Persekutuan Rusia. Kemasukan dokumen yang dimiliki oleh swasta dilakukan sesuai dengan undang-undang.

Masa untuk pemindahan kertas rasmi ke arkib perbandaran dan negeri juga ditakrifkan dengan ketat. Ini terpakai kepada perbandaran dan negeri, serta perusahaan bukan negeri yang menyimpulkan perjanjian penyimpanan tetap.

Arkib negeri dan perbandaran membuat senarai organisasi dan memindahkan mereka kertas (memilih senarai) untuk penyimpanan dan pemindahan lanjut ke Kumpulan Wang Arkib Persekutuan Rusia. Kemasukan perusahaan bukan negeri dalam senarai tersebut adalah atas permintaan mereka dan sesuai dengan perjanjian yang ada. Di samping itu, arkib boleh mengekalkan senarai kakitangan untuk organisasi yang mana kerjasama hanya dirancang.

Apa yang berlaku kepada dokumen arkib apabila organisasi dimatikan?

Apabila pembubaran, penyusunan semula atau kebankrapan sesuatu perusahaan, semua dokumentasi arkib akan dipindahkan kepada pengganti yang mempunyai hak yang sah untuk berbuat demikian, kepada arkib pengasas, negeri atau perbandaran.

Penswastaan organisasi perbandaran atau negeri membolehkan anda meninggalkan dalam arkib mereka semua kertas kerja yang dikeluarkan sebagai hasil daripada aktiviti mereka (contohnya, arahan pada kakitangan).

Perintah Akses dan Sekatan

Mereka juga dikawal oleh undang-undang. Sekatan-sekatan menjejaskan giliran akses kepada dokumentasi yang mengandungi rahsia (atau dilindungi negara) rahsia atau maklumat mengenai rahsia peribadi atau keluarga (dalam kes ini, tempoh penyimpanan akan menjadi 75 tahun dari masa dokumen itu dikumpulkan).

Perlu diingatkan bahawa arkib mesti memberikan kertas sah (salinan atau sijil dokumen arkib) kepada entiti undang-undang dan individu secara percuma dalam batas masa yang ditetapkan untuk undang-undang ini. Dokumen sedemikian diperlukan untuk perlindungan sosial, pencen, faedah dan pampasan.

Dokumen arkib yang disita sebagai bukti (mengikut undang-undang Persekutuan Rusia) mesti dikembalikan.

Kegagalan untuk mematuhi peraturan, pencabulan undang-undang Persekutuan Rusia mengenai perkara-perkara arkib memerlukan tanggungan pentadbiran, jenayah dan undang-undang.