Reka bentuk inventori arkib di negara kita pada tahun-tahun kebelakangan ini amat relevan disebabkan oleh perubahan, pembaharuan, penstrukturan semula dan perubahan yang sentiasa berlaku dalam sektor ekonomi yang berterusan. Maklumat yang disimpan dalam arkib dianggap penting dan bernilai. Ia membolehkan anda memahami mengapa keadaan telah berkembang dengan cara tertentu, dan juga untuk memahami prospek masa hadapan. Arkib adalah sumber maklumat yang tidak ternilai, tetapi hanya berguna sekali apabila anda boleh menavigasinya. Untuk ini, satu sistem untuk menganjurkan arkib telah diperkenalkan.
Relevan isu ini
Arkib negara kita bertujuan untuk mengumpulkan maklumat yang boleh dipercayai. Fungsi utama inventori arkib adalah untuk memudahkan pencarian maklumat yang diperlukan dalam repositori maklumat terbesar. Untuk ini, satu sistem rujukan disediakan, asas metodologi yang digunakan untuk semua institusi arkib negeri. Sebenarnya, kita bercakap mengenai alat saintifik dan rujukan, yang mana fungsi arsip peringkat kebangsaan. Kecekapan peranti ini bergantung pada bagaimana efisien dan berhati-hati direktori dibentuk, iaitu inventori.
Realitas semasa melakukan bisnis adalah sedemikian rupa sehingga satu persediaan arkib kes adalah panduan rujukan utama untuk membantu menavigasi di antara laut informasi. Inventori adalah dokumen yang menyenaraikan fail yang disimpan, pada masa yang sama ia digunakan untuk merekod dokumentasi. Beban maklumat dianggarkan sebagai besar, inventori berfungsi sebagai asas untuk penyusunan petunjuk dan panduan. Dalam banyak cara, seberapa baik inventori itu, menentukan betapa mudah dan cepat maklumat yang anda perlukan didapati. Mereka bercakap mengenai dua fungsi utama dokumentasi tersebut: maklumat dan perakaunan.
Mengenai terminologi
Fail arkib kes adalah direktori utama penstrukturan kerja organisasi arkib. Inventori adalah rekod perakaunan, pada masa yang sama ia adalah objek saintifik dan rujukan, memberikan peluang untuk mencari dengan cepat apa yang anda cari. Inventori - langkah terakhir dokumen dengan dokumentasi yang mesti disimpan di arkib negeri atau diorganisasikan dengan beberapa jabatan. Agar arsip itu dilengkapi dengan lengkap, adalah perlu untuk menyusun inventori untuk semua perkara yang dimaksudkan untuk penyimpanan secara kekal atau lebih dari satu dekad. Adalah perlu untuk mencipta direktori yang menerangkan dokumentasi peribadi yang berkaitan dengan negeri telah dinilai oleh pakar dan diiktiraf sebagai berharga, maka ia juga harus disimpan.
Dalam kerja pejabat moden, bercakap tentang inventori arkib dan tujuan mereka, mereka perhatikan bahawa dokumentasi itu tergolong dalam kategori rujukan. Ia dibentuk untuk menggambarkan komposisi dan kandungan unit yang disimpan, serta menyatukan systematisasi dan sistem perakaunan yang diterima pakai dalam dana tertentu. Objek yang dipertimbangkan dalam inventori ialah unit. Setiap inventori adalah satu tahap. Terdapat maklumat yang cukup di dalamnya supaya anda dapat mencari data yang diperlukan dalam unit tanpa menghabiskan banyak masa di dalamnya.
Yang mana dan di mana
Mengikut cadangan metodologi, penyusunan inventori arkib mestilah disesuaikan untuk kes-kes yang bertujuan untuk disimpan secara kekal selama lebih dari satu dekad, dan mengenai maklumat peribadi tentang kakitangan. Secara berasingan, adalah perlu untuk menyusun inventori kes khusus ketat kepada satu entiti undang-undang. Sebagai contoh, ia boleh menjadi penyiasatan rasmi, kertas kehakiman atau laporan saintifik - semuanya bergantung kepada sifat institusi.Biasanya, inventori dibentuk di institusi yang sama di mana dokumen yang disimpan disusun dan dipindahkan dengan mereka ke arkib. Organisasi arkib negeri mempunyai alat saintifik khusus. Sekiranya keterangan yang diterima tidak memenuhi piawaiannya, inventori tersebut dikumpulkan semula, dengan mengambil kira keperluan tempatan.
Penyusunan inventori arkib membolehkan anda mendedahkan komposisi dokumentasi, menerangkan kandungannya, memudahkan perakaunan jumlah fail yang disimpan dan membantu menstabilkan sistematisasi dalaman pengurusan peredaran dokumentasi. Setiap kes diterangkan pada kad khas. Tajuk itu mesti ditunjukkan, dari mana ia jelas jenis dokumen apa yang disimpan di dalamnya, dan kandungan unit sedemikian. Cadangan inventori siap sepenuhnya jelas menggambarkan kandungan keseluruhan dana dokumentasi.
Fungsi dan kompilasi: beberapa nuansa
Penyusunan inventori arkib membolehkan anda menentukan jumlah unit dalam dana. Melalui ini, keselamatan dokumentasi dan kawalan ke atas penyesuaian kelantangan dilaksanakan. Oleh kerana kes diberikan nombor bersiri, anda boleh mencari maklumat yang berguna dengan cepat. Pada masa yang sama, inventori membantu menubuhkan dan menetapkan susunan dokumentasi yang bersesuaian dengan logik yang jelas. Pengklasifikasian dokumentasi dalam kerangka arkib adalah pengelompokan berdasarkan beberapa pengiraan saintifik. Dalam kes ini, ciri-ciri struktur yang diterima secara bersejarah dalam sesuatu institusi tertentu, serta spesifikasi kerja dana itu, diambil kira.
Klasifikasi, yang merupakan elemen penting dalam inventori arkib, melibatkan pertama mengerjakan sistem untuk membahagikan semua kes ke dalam kumpulan, kemudian mengedarkannya secara langsung. Setelah diklasifikasikan semua kad, anda boleh membuat inventori untuk mereka. Kadang-kadang inventori dibuat yang mencerminkan semua hal ehwal yayasan. Ini biasanya diperlukan jika perusahaan tidak lagi wujud. Jika sebahagian daripada entiti undang-undang tidak lagi wujud, maka inventori semua kes untuk semua tahun kewujudan unit ini dibentuk.
Inventori: apa untuk mereka?
Dokumentasi yang menjelaskan apa yang penting mengenai inventori arkib dikumpulkan di peringkat persekutuan - ini adalah undang-undang. Selain itu, tindakan tempatan yang mentadbir isu ini boleh diterima pakai di perusahaan. Sebagai peraturan, inventori dilakukan dalam setahun, tetapi mereka juga boleh disediakan untuk tempoh masa yang berbeza. Ini adalah bagaimana mereka mengklasifikasikan hal-hal yang muncul dalam syarikat itu dalam tempoh ini. Inventori boleh membawa fungsi yang berbeza, menjadi tematik, subjek. Anda boleh meninggalkan inventori semua hal ehwal dana, anda boleh membuat dokumen bebas berasingan untuk bahagian-bahagian lain dana ini.
Malah, inventori arkib adalah senarai fail yang disimpan, hasil akhir, lembaran pensijilan, direktori. Keterangan menunjukkan unit yang disimpan di dalam fail. Untuk melakukan ini, gunakan nombor, indeks, tajuk, tarikh akhir, bilangan helaian dan nota. Biasanya, inventori disusun dalam jadual, dan setiap parameter yang disenaraikan mempunyai ruang sendiri. Dokumentasi utama bagi orang yang bertanggungjawab untuk pembentukan inventori adalah nomenklatur yang digunakan dalam kerja perkeranian perusahaan. Sebelum anda mula bekerja di arkib, anda harus memeriksa sama ada tajuk dokumentasi itu sepadan dengan nama kes itu, bagaimana ia betul diformat, sama ada dokumentasi betul di dalamnya. Untuk inventori yang dianggap perlu disusun dengan betul, semua unit storan mesti diberi nombor, dengan mengambil kira peraturan dalaman sistematisasi. Sistem norma terpadu digunakan untuk hal ehwal dan objek di dalamnya. Untuk mengisi artikel deskriptif dengan betul, anda perlu memindahkan semua tajuk dengan tepat. Apabila memperkenalkan elemen yang tajuknya bertanding, anda perlu menulis "Sama." Jika tajuk berbeza, maklumat itu dipindahkan sepenuhnya.
Peraturan asas
Senarai dokumen arkib mungkin terdiri daripada beberapa helaian.Pada setiap yang baru, semua tajuk harus hadir dalam kata penuh, sama dengan dokumentasi asal, walaupun kunci sebelumnya mempunyai nama yang sama. Dalam nota, adalah perlu untuk menerangkan keadaan fizikal dokumentasi, dan juga untuk menandakan sekiranya kes telah jatuh. Sekiranya satu kes mengandungi dokumentasi selama beberapa tahun, adalah perlu untuk menyusunnya, memfokuskan pada tarikh mula penyelenggaraan. Apabila penomboran, nilai "9999" tidak boleh melebihi. Nombor lima angka tidak terpakai untuk ini. Jika boleh, segala-galanya perlu disusun dan digambarkan, dengan mengambil kira kronologi. Peraturan menyusun kedua adalah struktur dalaman perusahaan.
Apabila inventori dokumen arkib disusun, langkah terakhir dalam pembentukannya adalah nombor yang unik. Untuk menentukannya, mereka dipandu oleh daftar inventori. Jika organisasi menerima inventori dari unit struktur dan menggunakannya dalam kerja mereka, untuk menghasilkan penerangan tentang keseluruhan arkib perusahaan, adalah perlu agar jabatan memindahkan semua dokumen dalam pendua. Penyediaan untuk tahun ini dibuat dalam empat salinan, untuk urusan personel tiga inventori yang identik diperlukan. Bagi kes-kes yang dimaksudkan untuk penyimpanan selama lebih daripada dua dekad, inventori hendaklah dibuat dalam jumlah dua salinan. Apabila menyusun inventori dokumentasi yang berkaitan dengan kakitangan, anda mesti terlebih dahulu menambah semua pesanan, kemudian menyenaraikan, kad. Hanya fail peribadi yang disusun, kemudian bil dan lembaran gaji. Serentak seterusnya adalah buku kerja, bahagian akhir adalah tindakan yang dibuat dalam rangka kemalangan industri. Untuk menstabilkan urusan peribadi, gunakan pesanan mengikut abjad. Adalah perlu untuk membuat kes di inventori, memfokus pada tahun di mana orang itu dipecat.
Struktur dan kandungan: subtleties of design
Untuk pembentukan pelbagai jenis inventori arkib bertanggungjawab untuk struktur perusahaan yang berlainan. Oleh itu, selama setahun, dokumen struktur seperti itu hendaklah terdiri daripada jabatan, dan tanggungjawab untuk pembentukan inventori yang disatukan terletak pada arkib jabatan. Dokumen sedemikian akan menjadi asas bagi kerja pakar arkib negeri yang menerima dokumen dari perusahaan. Mereka menggunakan inventori ringkasan untuk membentuk dokumentasi arkib dalaman mereka sedemikian rupa sehingga fail peribadi dan dokumen yang dimaksudkan untuk storan kekal berada dalam petak yang berlainan dalam arkib.
Sebarang bentuk inventori arkib bermula dengan halaman tajuk. Tajuknya diikuti dengan jadual kandungan, kemudian kata pengantar, selepas itu inventori itu bermula secara langsung. Pastikan anda menyenaraikan semua singkatan yang digunakan dalam dokumen itu, menguraikannya, letakkan pointer dan cat jadual terjemahan. Unsur inventori yang diperlukan adalah bibliografi. Kemudian glosari istilah berikut, dan lembaran pensijilan menutup dokumen. Tajuk itu mesti menandakan nama arkib dan syarikat yang mencipta dokumen itu, nama dana dan plat lesen, nama inventori dan tarikh.
Apa yang mereka tulis?
Jadual kandungan inventori arkib dimaksudkan untuk menunjukkan bahagian mana yang berada di dalam, di mana halaman mereka bermula. Perkataan itu menumpukan maklumat mengenai perusahaan yang membentuk dana dokumentasi, tentang dana itu sendiri. Di sini mereka menulis anotasi, terangkan jenis dokumentasi yang disimpan di dalamnya. Kata pengantar juga merupakan senarai alat rujukan.
Teks utama adalah perihalan. Bagi setiap unit, nyatakan nombor siri, tajuk dan keasliannya. Jika sebelum syarikat menggunakan nombor inventori, ia mesti direkodkan di bahagian utama inventori. Ia juga menyebut unit-unit perakaunan, berapa banyak helaian dalam unit tertentu, dalam bahasa apa yang ditulis dan di mana versi itu diterbitkan semula. Dalam inventori mungkin menunjukkan beberapa ciri visual kes yang disimpan. Sekiranya ia bertujuan untuk menyimpan dokumentasi yang sangat penting dan berharga, perihalan boleh memberikan penjelasan kepada objek tersebut.
Senarai singkatan yang digunakan dalam inventori arkib adalah perlu jika sebarang singkatan tertentu yang digunakan dalam perusahaan tertentu digunakan dalam kerja tersebut. Melalui penunjuk mencerminkan konsep subjek. Kadang-kadang petunjuk dikaitkan dengan geografi, nama, tarikh. Anotasi dibenarkan. Sekiranya istilah khusus digunakan dalam kerja, mereka mesti diuraikan dalam kamus yang mengiringi inventori. Lembaran persijilan bertujuan untuk menunjukkan jumlah maklumat mengenai dokumen tersebut. Ia menyatakan berapa banyak helaian di dalam, berapa banyak unit yang disimpan, sama ada komposisi itu berubah semasa storan. Penyusun inventori diperlukan untuk menandatangani lembaran pensijilan. Jika perubahan diperlukan, mereka direkodkan pada lembaran pensijilan oleh pemula atau orang lain yang bertanggungjawab untuk prosedur tersebut.
Terperinci dan tepat
Seperti yang anda boleh simpulkan dari sampel rekod arkib kes, objek siap harus direka sesuai dengan piawaian kerja pejabat. Ia perlu membentuk meja bantuan, terima kasih kepada pengambilan data yang semakin cepat dan lebih cekap. Melalui peranti sedemikian, anda boleh dengan cepat mendapatkan data tambahan pada dana dokumentasi. Alat rujukan yang mengiringi inventori itu harus mengandungi halaman judul dan isi dokumen, kata pengantar, senarai singkatan dan singkatan yang digunakan, serta indeks. Dalam beberapa kes, mungkin ada elemen tambahan - jadual, kamus.
Tajuk tersebut mesti menunjukkan nama arkib yang disimpan di dokumentasi, apakah nama dana itu, termasuk singkatan, serta nombornya. Nyatakan bilangan inventori dan namanya. Jadual kandungan harus memasukkan senarai lengkap semua bahagian dan alat rujukan, termasuk kata pengantar, senarai singkatan yang digunakan dan nama-nama bahagian. Setiap tajuk disertakan dengan nombor halaman yang diberikan kepadanya semasa menyusun inventori. Adalah wajar dipertimbangkan bahawa untuk kakitangan siasatan salah satu bahagian yang paling penting adalah pengantar, yang menggambarkan sejarah institusi yang membentuk dana. Mereka menulis persekitaran sejarah, keadaan di mana syarikat itu aktif, tarikh penampilannya dan struktur hierarki subordinasi. Kata pengantar menunjukkan bagaimana kerja kertas itu dianjurkan, berapa besar institusi itu dan apakah fungsi yang dilakukannya, mengapa ia disusun semula atau dibubarkan, dan apabila ia berlaku.
Mengenai singkatan
Senarai sedemikian dikompilasi dengan mengambil kira abjad. Ia harus mengandungi semua singkatan yang digunakan dalam penyusunan inventori. Dokumen tersebut mesti mengandungi nama penuh setiap perkataan yang telah dikurangkan sekurang-kurangnya sekali. Biasanya singkatan digunakan untuk menjimatkan ruang, kata-kata yang sering digunakan hanya berubah. Di samping itu, meja bantuan mengecilkan semua singkatan. Penyusunan semula elemen ini membantu membuat persediaan yang seragam, setiap item yang bersifat informatif yang mungkin dan jelas menyampaikan maklumat yang diperlukan untuk pembaca.
Terdapat beberapa singkatan yang biasanya diterima dan digunakan secara aktif dalam ucapan bertulis - simbol yang menyandikan panjang dan jisim, unit ukuran lain, serta singkatan "t. d. "," t. e. "dan serupa. Mereka tidak perlu dicat. Tidak perlu memberikan penyahkodean kepada singkatan yang sebenarnya digunakan kata-kata. Sebagai contoh, "jawatankuasa kesatuan sekerja" merujuk tepat kepada kategori singkatan ini, yang digunakan secara meluas dalam ucapan bahasa.
Bagaimana ia bermula?
Dari sejarah manusia diketahui bahawa inventori arkib mungkin merupakan jenis manual rujukan paling kuno yang diperkenalkan untuk arkib. Penggunaan inventori pada abad ketiga belas telah disahkan secara rasmi. Pada masa itu, mereka digunakan untuk mengambil kira dokumen penting dan memastikan keselamatan. Terima kasih kepada inventori, menjadi lebih mudah untuk mencari dokumen, jadi mungkin untuk menggunakan mereka sebagai sumber maklumat yang berharga.Dalam tempoh 13-15 abad, inventori adalah pendek, disusun tanpa sistematisasi khas, hanya dengan ringkas menggambarkan buku, manuskrip. Malah, ini adalah senarai tidak rasmi.
Pada abad keenam belas, pendekatan inventori menjadi lebih bertanggungjawab. Senarai termasuk penyenaraian pelbagai pilihan dokumentasi. Terdapat inventori di mana objek dikelompokkan mengikut beberapa atribut, walaupun pada masa yang sama mereka masih digunakan, di mana maklumat itu direkodkan tanpa sistematik. Pada abad ketujuh belas, kemajuan pembentukan inventori semakin jauh, panduan terperinci mula dicipta, berbeza dari satu sama lain dalam format. Mereka sangat berguna, dan juga penyelidik moden, menggunakan inventori sedemikian, dapatkan dari mereka beberapa maklumat penting mengenai kes yang telah dijalankan sebelum ini, kemudian dokumen-dokumen yang diolah. Pada abad ketujuh belas, inventori akhirnya menyatukan watak deskriptif yang sistematik.