Apakah ini - aktiviti pentadbiran? Kenapa diperlukan? Apakah jenis aktiviti seperti ini? Adakah mungkin bertemu di sini "perangkap"? Ini dan beberapa soalan lain akan dijawab dalam rangka artikel hari ini.
Maklumat am
Mengenai mana-mana syarikat, kita boleh mengatakan bahawa terdapat beberapa fungsi yang mustahil untuk dilakukan tanpa. Ini adalah bebas daripada apa strukturnya. Ini termasuk kerja pentadbiran. Ini adalah aksioma tanpa aktiviti yang berjaya sekarang tidak mungkin. Oleh itu, memandangkan ia perlu dibincangkan mengenai fungsi yang paling penting yang dilakukan, mengenai kedudukan, mengenai tempat dan peranan dalam struktur syarikat. Secara umum, aktiviti pentadbiran adalah perniagaan yang sangat tipikal. Walaupun kandungan tertentu berbeza bergantung pada matlamat yang sedang dihadapi oleh syarikat, pada saiz dan sumber yang tersedia. Tetapi anda harus bermula dengan definisi. Perniagaan pentadbiran adalah kerja yang berkaitan dengan organisasi kerja pekerja, jabatan dan perkhidmatan perusahaan untuk mencapai prestasi organisasi yang tinggi. Meliputi semua peringkat.
Pengkelasan
Aktiviti sokongan pentadbiran dan ekonomi boleh dibahagikan kepada:
- Peruntukan aktiviti yang berterusan. Ini adalah pembelian alat tulis, bekalan, peralatan pejabat, peralatan dan perabot dalam keadaan kerja, pembaikan dan penyelenggaraan pencegahan, jika perlu, menyediakan komunikasi, dan membuat pembelian satu kali yang besar.
- Aliran dokumen. Oleh itu, ini bermakna pembangunan sistem pertukaran kertas, penyelenggaraan arkib, perpustakaan, dan pangkalan data.
- Operasi bangunan, premis dan wilayah. Oleh itu, kami bermaksud pembersihan, bekalan kuasa, paip, pembaikan rumah kecil, reka bentuk penampilan, susunan kawasan sekitarnya, landskap.
- Kerja organisasi. Ia termasuk acara, pengaturan tempat kerja, bilik mesyuarat, katering untuk pekerja, perkhidmatan pengangkutan, pekerja dan insurans syarikat, penempatan semula.
- Menyediakan hubungan dengan pihak ketiga. Contohnya adalah interaksi dengan agensi kerajaan, tuan-tuan tanah, dan pembekal.
- Kakitangan maklumat dalaman. Ini termasuk pemberitahuan pemberitahuan dokumen baru, memantau pelaksanaan pesanan, mengatur dan menyelenggara papan buletin terkini, mengeluarkan terbitan korporat dalaman (risalah, surat berita, surat khabar), menghantar mesej, menganjurkan pameran dalaman dan muzium.
Seperti yang anda dapat lihat, aktiviti pentadbiran dan ekonomi tidak duduk diam dan memukul di pintu belakang.
Nuansa menyelesaikan tugas
Pembaca perlu memberi perhatian kepada hakikat bahawa sesetengah fungsi adalah kekal, sementara yang lain dipersembahkan sebagai tugas satu kali. Tetapi walaupun ini, semua ini perlu diingat dan, jika perlu, dibincangkan dengan pekerja. Lagipun, mungkin ada keperluan untuk melaksanakan, walaupun tugas satu masa, tetapi global, seperti mengatur langkah. Dan dalam kes ini tidak ada soalan dengan soalan "yang akan melaksanakan semua ini". Pakar dalam aktiviti pentadbiran dan ekonomi harus memahami dengan baik bahawa tujuan utamanya adalah untuk memastikan operasi semua perkhidmatan syarikat yang selesa dan tidak terganggu.Tugas utama adalah untuk membantu seluruh unit memenuhi rancangan pengeluaran, tidak kira apa pun. Oleh itu, senarai fungsi di atas boleh dikurangkan dan diperluaskan. Ia semua bergantung kepada keadaan tertentu.
Mengenai pengaruh pelbagai faktor
Faktor-faktor berikut mempengaruhi senarai spesifik fungsi yang dilakukan:
- Saiz syarikat.
- Ciri-ciri aktiviti ini.
- Matlamat syarikat.
- Penggunaan dana / sumber dan sumber dana sendiri / pinjaman.
Apa yang baik untuk perniagaan kecil boleh menjadi sangat tidak cekap untuk struktur bersaiz sederhana. Adalah baik jika pihak pengurusan dapat menyedari bahawa terdapat masalah dan penyusunan semula sesetengah syarikat diperlukan.
Bagaimana untuk menentukan fungsi dan tugas?
Oleh itu, secara beransur-ansur kita sampai pada kesimpulan bahawa sokongan pentadbiran organisasi perlu dijalankan mengikut keperluan. Tetapi bagaimana untuk menentukan fungsi dan tugas tertentu yang perlu dilakukan? Berikut adalah panduan ringkas untuk tindakan:
- Analisis kedudukan semasa syarikat dijalankan dan fungsi yang hilang ditentukan.
- Arah pergerakan dibentuk berdasarkan matlamat syarikat yang diterima.
- Spesifik perusahaan dan bagaimana ia mempengaruhi pelaksanaan tugas-tugas yang ditunjukkan.
- Kemungkinan melakukan kerja tertentu sendiri atau dengan menarik kontraktor pihak ketiga dikira.
- Isu-isu penundaan sedang ditangani.
- Format terbaik untuk melaksanakan fungsi yang diperlukan ditentukan (peruntukan satu pekerja, jabatan atau seluruh perkhidmatan).
Format artikel, malangnya, tidak akan membenarkan sepenuhnya pertimbangan segala-galanya dan segala-galanya. Oleh itu, organisasi pekerjaan untuk pekerja akan diambil sebagai satu objek kajian. Memang, mereka sering perlu melakukan tugas-tugas silang berfungsi, dan kerana ketidakkonsistenan tindakan pelbagai unit, pelbagai masalah timbul.
Organisasi Kerja
Acara ini tidak berlaku setiap hari. Oleh itu, biasanya tidak terdapat peraturan dalam hal ini. Tugas diselesaikan mengikut situasi, sangat kerap dalam mod kecemasan. Dalam kes ini, pesanan khas diperlukan untuk aktiviti pentadbiran. Sebagai contoh, pengenalan peraturan-peraturan untuk menganjurkan tempat kerja baru akan membolehkan kita merancang keseluruhan proses di atas kertas, untuk memahami bagaimana ia boleh dioptimumkan, apa dan mengikut urutan apa yang perlu dilakukan. Ini benar terutama bagi syarikat-syarikat yang telah menetapkan matlamat untuk mencapai pembangunan aktif. Ini sangat sering dikaitkan dengan pengembangan kakitangan dan perlu mempunyai perolehan yang maju untuk kes ini.
Langkah pertama
Pada mulanya, penerangan tentang tempat kerja harus dibuat. Ia harus termasuk senarai peralatan dan perabot yang diperlukan. Tetapi bukan sesuatu yang rawak dan pertama kali muncul oleh lengan, tetapi sesuatu yang digunakan di tempat kerja biasa. Adalah mungkin untuk menjalankan penggredan bergantung pada tahap kedudukan dan memperuntukkan pautan pengurusan tertinggi, pengurus peringkat pertengahan dan penghibur. Atau anda boleh membina spesifik aktiviti tersebut. Inilah kehadiran pengunjung, penggunaan peralatan tambahan, inventori, keperluan khas untuk suhu bilik, pencahayaan semasa dan sebagainya. Sebaik-baiknya, penerangan harus ditulis untuk setiap jawatan. Tetapi ini juga merupakan pekerjaan yang sangat sukar. Oleh itu, pada peringkat pertama, kita boleh menghadkan diri kita untuk penyediaan penerangan standard. Sebagai contoh, bagi pekerja makmal, perlu menyediakan pencahayaan yang mencukupi dan rejim suhu tertentu. Pekerja perkhidmatan pelanggan mesti mempunyai kawasan menunggu. Untuk akauntan, selamat mesti disediakan.
Apakah pertimbangan yang anda perlukan untuk diingat?
Pelan pentadbiran perlu bekerja pada beberapa isu.Sebagai contoh, apa yang lebih baik untuk sentiasa berada dalam stok atau harus diperolehi setelah menerima maklumat tentang orang baru yang akan bekerja. Sebagai contoh, dalam kes inventori, adalah wajar untuk mempunyai simpanan kecil. Lagipun, walaupun pekerja yang bekerja mungkin memerlukannya. Anda juga boleh menghadiri meja dengan kerusi. Manakala komputer ganti sudah berlebihan. Ia mahal dan cepat usang, dan ia tidak berkesan untuk menyimpannya tanpa kerja. Secara umumnya, penyelesaian yang sangat baik adalah untuk menyusun matriks keseluruhan proses perniagaan, yang menunjukkan di dalamnya semua jabatan yang terlibat dalam proses tersebut. Dalam kes ini, anda boleh dengan mudah dan jelas dapat melihat di mana dan dalam tempoh masa yang anda perlukan untuk melakukan sesuatu. Ini penting, tidak sekurang-kurangnya, disebabkan oleh fakta bahawa ketinggalan sering terjadi akibat kegagalan penghantaran data. Lagipun, jika tidak ada maklumat awal yang mencukupi, maka pesanan terbaik mengenai aktiviti pentadbiran dan ekonomi tidak akan dapat memenuhi permintaan yang sedia ada sepenuhnya.
Pendekatan lain
Tetapi anda tidak boleh dihadkan hanya untuk ini. Sebagai contoh, apabila berinteraksi dengan pekerja, anda boleh membuat jurnal permintaan. Kemudian, penjelasan yang masuk didaftarkan di dalamnya dan kemudian dipindahkan ke pelaku tertentu untuk pelaksanaan. Dalam kes ini, adalah perlu untuk meninjau dan memantau status pelaksanaan secara berkala. Ia juga mungkin relevan untuk merangsang pekerja terhadap kualiti dan kelajuan aplikasi pemprosesan. Sekiranya ada aduan yang wajar bahawa salah seorang pekerja kurang menjalankan tugasnya, ini harus berakhir dengan hukuman pelaku. Untuk memastikan keadilan, sangat dianjurkan untuk menetapkan norma. Dalam kes ini, adalah perlu untuk menyusun senarai lengkap aplikasi yang mungkin dengan penambahan dalam kes pendahuluan. Dan kemudian untuk setiap item normanya sendiri dikembangkan. Walaupun sangat standard model tidak disediakan. Oleh itu, syarikat menetapkan nilai mereka sendiri berdasarkan spesifik kegiatan mereka dan tugas semasa. Sebagai contoh, jika mesej diterima bahawa mentol lampu telah dibakar, maka satu hari kerja diperuntukkan untuk menyelesaikan masalah ini.
Meringkaskan perkara di atas
Seperti yang dapat anda lihat, organisasi aktiviti pentadbiran dan ekonomi mempunyai "perangkap", yang pada pandangan pertama tidak dapat dilihat. Apabila membangunkan peraturan dan jawatan, badan maklumat yang agak besar mesti diambil kira. Ini berkaitan dengan matlamat syarikat, khusus dan saiznya. Perancangan terperinci dan menetapkan proses perniagaan yang jelas akan membolehkan kami berjaya menyelesaikan masalah kerana penubuhan prosedur yang mencukupi untuk melaksanakan kerja. Pengurusan aktiviti pentadbiran dan perniagaan membekalkan semua yang terlibat dalam pelaksanaan dan kawalan proses harus akrab dengan justifikasi teoritis untuk pelaksanaannya. Harus diingat bahawa kepimpinan yang kompeten dapat meningkatkan kecekapan proses secara dramatik. Tidak kira apa itu - mengenai aktiviti pentadbiran dan ekonomi penubuhan badan-badan kerajaan, struktur bukan keuntungan atau perusahaan persendirian - tadbir urus yang baik mempunyai rizab pembangunan yang besar. Dan ia perlu digunakan.
Kesimpulannya
Oleh itu, ia dianggap sebagai aktiviti pentadbiran. Sudah tentu, maklumat yang disediakan hanya dalam artikel ini tidak cukup untuk segera menjadi pengurus yang baik. Malah pengenalan ringkas kepada buku pintar tidak akan cukup. Memang, dalam perkara ini, seseorang juga mesti memahami aspek praktikal pelaksanaan aktiviti. Buku-buku tidak akan memberitahu tentang kewujudan benar-benar semua "perangkap"; ia perlu untuk mengisi benjolan dan mendapatkan pengalaman anda sendiri.