Uzņēmumiem jāņem vērā, cik daudz laika visi uzņēmuma darbinieki faktiski strādā dienas laikā vai maiņā. Tam nepieciešams uzturēt darba laika uzskaites lapu darbiniekiem. Šis dokuments ir sagatavots īpašā formā. Katram uzņēmumam un individuālajam uzņēmējam šī dokumentācija ir jāaizpilda. Lai to izdarītu, ir jāizmanto T-12 un T-13 reģistrācijas veidlapas, kuras izstrādājusi Valsts statistikas komiteja. Laika lapas aizpildīšana ir diezgan vienkārša, taču, lai pārskats būtu pareizs, ir jāņem vērā daži noteikumi un prasības. No tā satura atkarīgs pareizs darbinieku algas aprēķins.
Dokumenta koncepcija
Ziņojumu kartes īpašo formu Goskomstat apstiprināja 2004. gadā. Darba laika uzskaites lapu pārvaldību organizācijās veic personāla apkalpošanas vai grāmatvedības nodaļas darbinieki.
Pamatojoties uz šo formu, uzņēmuma vadība var veikt dažādas darbības:
- ņemt vērā visas stundas, kuras strādājis katrs uzņēmuma darbinieks;
- uzraudzīt disciplīnu darba vietā;
- atspoguļo visu darbinieku klātbūtni un prombūtni;
- reģistrē faktu, ka katrs speciālists kavējas;
- rīcībā ir informācija, kas ļauj noteikt, cik pilnībā darbu uzņēmumā veica speciālists;
- izmantojiet šo informāciju kompetentai algas uzskaitei;
- ievadiet datus statistikas formās.
Šo dokumentu grāmatvedības nodaļas darbinieki visbiežāk izmanto, aprēķinot optimālo algu, piemaksas un piemaksas citiem uzņēmuma darbiniekiem. Personāla darba laika uzskaites lapas uzturēšana darbiniekiem ļauj kontrolēt apmeklējumu un nokavēšanos. Ja tiek atklāti pārkāpumi, attiecīgie uzņēmuma darbinieki tiek saukti pie atbildības, un var tikt piemēroti dažāda veida disciplinārsodi.
Dokumenta lietošanas nianses
Nodokļu kodeksā ir informācija, ka katra persona, kas oficiāli strādā uzņēmumā, pēc atlaišanas var pieprasīt laika uzskaites lapu kopā ar citiem dokumentiem, kas ietver darba grāmatu. Šī informācija ir norādīta 5. pantā. 84.1 nodokļu kods.
Kopš 2013. gada uzņēmuma vadītāji nedrīkst izmantot vienotas veidlapas, uzturot darba laika uzskaites lapu darbiniekiem, jo tās ir atceltas. Bet parasti uzņēmuma speciālisti izmanto šos dokumentus. Zemāk ir laika kontrollapas paraugs.
Ir atļauts, ka grāmatvedības nodaļas vai personāla nodaļas speciālisti patstāvīgi veic dažādas izmaiņas šajā dokumentā. Tie ir atkarīgi no visa uzņēmuma specifikas un darbinieku skaita valstī.
Goskomstat ieviestā forma tiek uzskatīta par ērtu, tāpēc to var viegli apstrādāt un mainīt. Bieži vien tas tiek izmantots bez izmaiņām.
Kādas formas ir ērtas?
Pastāv trīs dokumentu formas, kuras uzskata par viegli lietojamām. Jūs varat tos viegli mainīt. Izvēle ir atkarīga no uzņēmuma virziena un amatu skaita uzņēmumā.
Laika lapas uzturēšanu var veikt, par pamatu izmantojot trīs veidlapas:
- T-13. Šo formu parasti izmanto uzņēmumi, kuros pie ieejas tiek uzstādīts turnikets vai cits aprīkojums, uz kura pamata tas tiek automātiski reģistrēts, kad konkrētais speciālists ierodas darbā.Dokumentācija tiek aizpildīta gan ar manuālu metodi, gan izmantojot dažādas datorprogrammas.
- T-12. Šī opcija ir universāla forma. Parasti to aizpilda uzņēmuma speciālisti manuāli. Tam ir papildu sadaļa, kurā var ievadīt informāciju par maksājuma summu par paveikto darbu.
- 0504421. Šī forma tiek uzskatīta par specifisku, jo to izmanto tikai budžeta organizācijas. Visatbilstošākie starp skolotājiem vai skolotājiem, kas strādā dažādās izglītības iestādēs.
Katram dokumentam ir savas īpašības, tāpēc tas tiek aizpildīts noteiktā veidā.
Kas aizpilda laika lapu?
Konkrēti, uzņēmumam būtu jāieceļ īpaša persona, kas ir atbildīga par laika kontrollapas uzturēšanu. Parasti tam tiek izvēlēts personāla darbinieks vai grāmatvedis. Lai to izdarītu, sākotnēji jāizdod rīkojums, uz kura pamata speciālistam tiek nodotas atbilstošās pilnvaras.
Laika lapā jāparaksta personai, kas ir atbildīga par laika grafika uzturēšanu, un personāla nodaļas vadītājam. Uzņēmumam nav nepieciešams atsevišķi iedalīt amatu šādam darbiniekam, jo katra persona, kurai ir uzņēmuma vadība un kurai ir atbilstošas pilnvaras, var tikt galā ar uzdevumu. Pienākums saglabāt laika kontrolsarakstu tiek nodots, pamatojoties uz pasūtījumu. Tas norāda, kurš uzņēmuma darbinieks ir atbildīgs par šī dokumenta uzturēšanu.
Izvēlētā speciālista darba līgumam jāpievieno atsevišķa klauzula. Tas norāda, ka pilsonim ir piešķirtas īpašas pilnvaras. Ja šis process nav pabeigts, speciālists var atteikties no papildu darba veikšanas.
Personai, kas izvēlēta laika kontrollapas uzturēšanai, visu mēnesi jāievada informācija, pēc kuras dokumentācija tiek nodota personāla nodaļas vadītājam. Departamenta direktors pārbauda informāciju no citiem avotiem un pēc tam paraksta veidlapu. Pēc tam to pārskaita grāmatvedības nodaļai, lai aprēķinātu katra uzņēmuma darbinieka algu.
Aizpildīšanas noteikumi
Uzņēmuma darbiniekam, kurš ir pilnvarots aizpildīt šo dokumentu, būtu jāsaprot informācijas ievadīšanas procesa nianses. Darba laika uzskaites noteikumi tiek uzskatīti par vienkāršiem un saprotamiem. Ieteicams tos labi saprast sākotnēji, kas padarīs ērtu un ērtu darbu ar ziņojumu. No tā ir atkarīga ne tikai personāla dienesta, bet arī grāmatvedības nodaļas produktivitāte. Balstoties uz pareizi ievadītiem datiem, grāmatvedības nodaļas darbinieki varēs pareizi aprēķināt atalgojumu katram uzņēmuma darbiniekam.
Pamatnoteikumi dokumenta aizpildīšanai ir šādi:
- no paša sākuma laika diagrammas uzturēšanas pašreizējā forma ir izvēlēta pareizi;
- dokuments ir aizpildīts tikai vienā eksemplārā;
- tam ir atļauts manuāli ievadīt datus vai izmantot datoru;
- šajā procesā iesaistītajam darbiniekam jābūt atbilstošai pilnvarai, par kuru darba devējs vispirms izdod rīkojumu;
- jauna mēneša sākumā sagatavot laika uzskaites lapu;
- titullapā tiek ievadīta informācija par uzņēmuma nosaukumu un esošajām nodaļām;
- tiek norādīts grāmatvedības sākuma datums;
- mēneša beigās tiek noteikts pārskata datums;
- darba laika galveno lapu attēlo tabula, kurā tiek ievadīti dati par katru organizācijas darbinieku, un ir svarīgi pareizi ievadīt visus vārdus, lai izvairītos no neskaidrībām vai kļūdām;
- noteikti ir jābūt pieejamai ticamai informācijai par katru darbinieku, un tiek ierakstīts arī speciālistam piešķirtais numurs, kuru var paņemt personīgajā lietā;
- laika kontrolsaraksta kolonnas tiek attēlotas ar konkrētām mēneša dienām;
- pretējos uzvārdos ir šūnas, kurās ievada informāciju par visām nostrādātajām stundām vai maiņām;
- ja ir nedēļas nogales vai brīvdienas, tad šī informācija jānorāda ar īpašām atzīmēm;
- katru dienu jāievada atbildīgās personas informācija, par kuru speciālists vadās pēc oficiāliem dokumentiem, kas ietver dažādus rīkojumus, paziņojumus, slimības atvaļinājumus vai uzņēmuma vadības norādījumus;
- ja tiek reģistrēts kavējums vai prombūtne, tad tie tiek fiksēti ar speciāliem kodiem, kas sastāv no cipariem un burtiem.
Dokuments ir piestiprināts ar uzņēmuma vadītāja parakstu. Bez šī paraksta tas netiks uzskatīts par derīgu. Laika lapas uzturēšanas procedūra tiek uzskatīta par vienkāršu, tāpēc katrs personāla dienesta darbinieks var tikt galā ar šo procesu. Ja tiek atklātas kļūdas vai pārkāpumi, par šo informāciju atbild ieceltais speciālists.
Dažādas informācijas ievadīšanas nianses
Šī dokumenta aizpildīšana faktiski ir diezgan vienkārša. Lai to izdarītu, jums tikai jāsaprot katras šūnas mērķis. Atbildīgajām personām, kurām ir tiesības aizpildīt dokumentāciju, jābūt labai izpratnei par dokumenta sastāvu. Uzpildes procesa īpašībās ietilpst:
- ļāva palielināt kolonnu skaitu;
- stundas izdevumu kodi tiek parādīti augšpusē, un apakšā ir norādīts, cik daudz speciālists faktiski strādāja noteiktā dienā;
- katram organizācijas darbiniekam darba grafikā jābūt personīgam numuram, kuru izmanto algu aprēķināšanai un citu darbību veikšanai;
- divi numuri tiek piešķirti nepilna laika darbiniekiem;
- ir jānorāda gan nostrādātās dienas, gan stundu skaits, kuras speciālists faktiski nostrādāja katru dienu;
- katra mēneša beigās pārskata karte tiek nodota personāla nodaļai, un šīs nodaļas speciālisti pārbauda dokumenta sagatavošanas pareizību, kā arī pārliecinās, vai darbinieku nokavētais darba laiks nav prombūtne;
- ja kāds speciālists aiziet, tad, sākot ar nākamo mēnesi, viņa numurs netiek izmantots, aizpildot laika kontrollapu;
- Norādiet datus par prombūtni, brīvdienām, kā arī par prombūtni, atvaļinājumiem, komandējumiem vai citiem iemesliem, kuru dēļ darba vietā nav speciālistu.
Ja darba dienas ilgums ir norādīts stundās, nepilnas stundas nav jānosaka.
Budžeta organizāciju specifika
Budžeta uzņēmumi darbības laikā izmanto atšķirīgu formu. To sauc par numuru 0504421. Šai formai ir dažas atšķirības no standarta formas T-12 vai T-13. Tas ir saistīts ar faktu, ka tas atspoguļo visas budžeta organizācijas darba nianses. Tabulā varat ievadīt dažādus kodus, kas norāda nedēļas nogali mācību vai mācību brīvdienu laikā.
Galvenās nianses, kā uzturēt darba laika uzskaites grafiku sabiedriskā sektora darbiniekiem, ir šādas:
- titullapā ir svarīgi iekļaut ne tikai iestādes nosaukumu, bet arī piešķirto digitālo kodu;
- ja jums ir jāveic noteiktas izmaiņas dokumentā, tad tiek noteikts korekcijas kods;
- ir diagrammas, kurās jāievada informācija par starpsummām.
Izmantojot šo veidlapu, nav jāreģistrē papildu aprēķini. Aizpildot dokumentu, tiek izmantoti standarta noteikumi.
Kādi kodi tiek izmantoti?
Aizpildot šo dokumentu, jums ir jābūt informācijai par to, kuri kodi jāievada. Tie sastāv no cipariem un burtiem. Šī pārskata titullapā ir visu kodu atšifrējums. Bieži vien ir jāievada papildu kodi, kuriem uzņēmuma vadītājs izdod īpašu noteikumu par darba laika uzskaites kartes uzturēšanu.
Galvenie kodi, kas izmantoti šīs laika lapas aizpildīšanai, ir šādi:
- dienas maiņas ilgums - Я01;
- nakts darbs - Н02;
- darbības, kas darbiniekiem jāveic brīvdienās vai svētku dienās - PB03;
- virsstundu uzdevumi - С04;
- speciālista nosūtīšana komandējumā - K06;
- obligātā apmaksātā atvaļinājuma reģistrācija - OT9;
- nodrošinot speciālistam papildu apmaksātu atvaļinājumu - OD10;
- personas atrašana slimības atvaļinājumā - B19;
- īslaicīgas invaliditātes reģistrācija bez samaksas - T20.
Parasti ar likumu ieviestiem standarta kodiem pietiek, lai pareizi aizpildītu dokumentu.
Kādas kļūdas bieži tiek pieļautas?
Pastāv daži izplatīti pārkāpumi, kas dokumentā rada būtiskas kļūdas. Tie ietver:
- ir norādīti tikai darbinieku iniciāļi, un tajā pašā laikā nav informācijas par ieņemamo amatu;
- Brīvdienas tiek reģistrētas kā darba dienas;
- pirmssvētku dienā netiek atzīmēts, ka darba maiņa tiek samazināta par vienu stundu.
Ja pilsonis uzņēmumā strādā nepilnu darba laiku, tad liela uzmanība jāpievērš precīzam viņa darba dienas ilgumam. Bieži vien speciālisti dodas komandējumā, un šādos apstākļos K06 kods tiek vienkārši izmantots, tāpēc nav nepieciešams norādīt, cik stundas darbinieks strādā dienā.
Kā tas tiek piepildīts ar gabalu samaksu?
Diezgan bieži uzņēmumi izmanto algas likmi, kas rada grūtības aizpildīt laika kontrollapu. Instrukcijas darba laika uzskaites lapas uzturēšanai strādniekiem ir šādas:
- atalgojums ir atkarīgs no speciālista veiktā darba apjoma;
- dokumentā jāņem vērā katra uzņēmuma darbinieka izlaide;
- ir atļauts izmērīt darbaspēku stundās, piemēram, tas tiek prasīts skolās vai citās izglītības iestādēs, tāpēc laika kontrolsarakstā jāraksta laika grafiks;
- citās situācijās tiek izmantots kods I01, tāpēc šīs dokumentācijas pēdējā rindiņa nav jāaizpilda;
- darbs brīvdienās tiek apmaksāts atsevišķi, un maksājuma summa ir atkarīga no koplīgumā ietvertās informācijas.
Tādējādi, pat izmantojot algas likmes veidlapu, laika lapas aizpildīšana ir pavisam vienkārša.
Atbildība par kļūdām
Konkrēta uzņēmuma speciālists ir pilnvarots glabāt darba laika uzskaites lapu, par kuru darba devējs izdod attiecīgu rīkojumu. Viņam jābūt labai izpratnei par to, kā pareizi aizpildīt galdu. Procesa vienkāršošanai laika uzskaites lapas uzturēšanai bieži izmanto īpašu programmu. Pietiek ar atbilstošu datu ievadīšanu nepieciešamajās rindās, pēc kurām dokuments tiek izdrukāts un parakstīts. Ja nepieciešams, vienkārši veiciet dažādas izmaiņas.
Ja pārvaldes iestādes šajā dokumentā ir atklājušas kļūdas, uzņēmums tiks saukts pie atbildības. Visbiežāk inspektors atklāj, ka laika kontrolsarakstā norādītajā informācijā ir atšķirības ar datiem, kas ietverti primārajos dokumentos. Bieži vien informācija par algu atšķiras no norēķinu dokumentācijā iekļautajiem datiem.
Ja tiek konstatēts, ka ir pārkāpumi, tad uzņēmums tiek saukts pie administratīvās atbildības, tāpēc maksā 5 tūkstošu rubļu naudas sodu. Ja atklājas pilnīga šī dokumenta neesamība, naudas sods palielinās līdz 50 tūkstošiem rubļu, un tas tiek iekasēts uzņēmuma vadītājam, pamatojoties uz Art. Administratīvo pārkāpumu kodeksa 5.27. Lai novērstu šo situāciju, uzņēmuma vadībai jāuzrauga laika uzskaites lapas sastādīšanas pareizība un savlaicīgums.
Secinājums
Tādējādi darba laika uzskaite darbiniekiem ir obligāta katrai organizācijai. Šo procesu veic atbildīgs speciālists, kurš ir pilnvarots attiecīgajai iestādei, izdodot īpašu vadītāja rīkojumu.
Ir svarīgi izprast visu šī dokumenta šūnu aizpildīšanas noteikumus. Ja tajā ir kļūdas vai tā vispār nav uzņēmumā, uzraudzības iestādes var saukt uzņēmumu pie administratīvās atbildības.Balstoties uz informāciju no laika tabulas, tiek aprēķināts speciālistu atalgojums. Dokumentu pārvaldībai ir optimāli izmantot īpašas datorprogrammas, kas vienkāršo šo procesu.