Personas lietā parasti ietilpst īpaša dokumentācija, kas atspoguļo informāciju par darbinieku un viņa darbu noteiktā laika posmā vai par studentu un viņa studijām noteiktā augstākās izglītības iestādē. Parasti darbinieku personisko lietu veidošana un vadīšana tiek veikta ilgā laika posmā. Vienā vai otrā veidā tie ir iekļauti personāla dokumentu skaitā. Kāda ir šī pasākuma kārtība šodien? Kādu informāciju satur darbinieku ierakstu fails? Kāpēc? Atbildes uz šiem un citiem tikpat nopietniem jautājumiem var atrast šī raksta lasīšanas procesā.
Vispārīgi jautājumi
Tomēr jāsāk ar to, ka darbinieku personisko lietu pārvaldība nav obligāts process attiecībā uz absolūti visām darba devēju kategorijām. Saskaņā ar Krievijas likumiem personiskās lietas jāveic tikai tiem pilsoņiem, kuri ieņem valsts dienesta amatus. Nepieciešams papildināt, ka atbilstošo kārtību regulē prezidenta dekrēts “Par rīkojumu attiecībā uz to personu lietu pārvaldību, kuras ieceļ Krievijas Federācijas amatus”, kā arī Valsts nostāja attiecībā uz federālo dienestu, kas datēta ar 1998. gada 1. jūniju.
Pienākumu, ieskaitot darbinieku personisko lietu veidošanu un uzturēšanu, var uzdot darba devējam - valsts uzņēmumam (organizācijai) arī ar nozares normatīvā akta starpniecību. Piemēram: Krievijas Patērētāju uzraudzības 2005. gada 16. marta rīkojums, ar kuru apstiprina Federālā civildienesta noteikumus, kas saistīti ar uzraudzību patērētāju tiesību aizsardzības un cilvēku labklājības jomā (saskaņā ar šī darba 7.7. Punktu personālajām lietām tiek uzticēta lietu pārvaldība), kā arī rezolūcija “ Par federālo muitas dienestu ”, datēts ar 2004. gada 21. augustu, ar kuru tiek apstiprināti noteikumi par FCS. Pamatojoties uz šo dokumentu, tika izveidotas un laistas apgrozībā GUK (galvenā personāla departamenta) regula. Saskaņā ar noteikumu piecpadsmito punktu FCS GUK ir uzticēta visu dienesta darbinieku personisko lietu uzturēšana.
Turklāt darbinieku personisko lietu pārvaldības kārtību var noteikt pārvaldības sabiedrība (citiem vārdiem sakot, augstāka organizācija). Citos uzņēmumos un organizācijās vadībai ir piešķirtas tiesības pieņemt lēmumus par nepieciešamību veikt apskatāmo procesu, kā arī (ja lēmums tiek pieņemts pozitīvā virzienā) - kādām darbinieku kategorijām ieteicams veikt personiska rakstura uzņēmējdarbību. Regula par darbinieku personisko lietu kārtošanu paredz, ka analizētā procedūra parasti attiecas uz šādām pilsoņu kategorijām:
- Darbinieki, kas strādā augstākajos amatos (tiešais struktūras vadītājs, viņa palīgi (vietnieki), vadība saistībā ar struktūrvienībām utt.).
- Uzņēmuma darbinieki, par kuriem saskaņā ar pašreizējiem Krievijas tiesību aktiem ir noteikta atbildība (piemēram, galvenais grāmatvedis, viņa vietnieki, kasieris utt.)
Darbinieku personisko lietu kārtības noteikumi, kā izrādījās, nenozīmē noteiktu pienākumu. Tomēr daudzi privāti uzņēmumi nodrošina personisku lietu veikšanu attiecībā uz absolūti visiem tās darbiniekiem.Tas nav atkarīgs no statusa un pakāpes, kā arī no veiktajām darba aktivitātēm (starp citu, tāpēc šeit tiek iekļauts pat tehniskais personāls). Kāpēc? Patiesībā darbinieku personisko failu uzturēšana ir ļoti ērts informācijas avots. Turklāt šis noteikums attiecas uz absolūti visiem darbiniekiem. Vienotajā mapē ir darbinieka svarīgākās pasūtījumu kopijas, viņa personīgā dokumentācija, kā arī citi nepieciešamie dokumenti. Ir svarīgi atzīmēt, ka tas ir rīks informācijas konsolidēšanai - tas ir personāla rakstura darbinieku personisko lietu kārtošanas instrukcija.
Personas lietas izveidošana
Mūsdienās personīga rakstura lietu izveidošana tiek organizēta, lai organizētu dokumentētu datu par darbinieku grupu, kuru darba devējs viņam nodod, pārceļot vai pieņemot darbu. Instrukcija par darbinieku personisko lietu glabāšanas kārtību liek domāt, ka visas attiecīgās darbības vienā vai otrā veidā tiek uzticētas īpaši pilnvarotam speciālistam vai personāla struktūrai, kas ir individuāli atbildīga par šādas dokumentācijas pienācīgas apstrādes organizēšanu.
Personiska rakstura lietu izveidošana tiek veikta tūlīt pēc darbinieka uzņemšanas vai pārcelšanas uz vadošu amatu vai amatu, saskaņā ar kuru atbildības noteikšana ir paredzēta likumā. Darbinieku personisko lietu glabāšanas procedūra neizslēdz citu amatu, kad to nosaka ar instrukcijām par noteiktu operāciju veikšanas kārtību ar darbinieku personīgajām lietām.
Saskaņā ar Maskavas pilsētas arhīva metodiskajiem ieteikumiem, kā arī Krievijas Federācijas VNIIDAD FAS, personas lietās vienā vai otrā veidā ir iekļauta dokumentācija, ko darbinieki nodrošina nodarbinātības laikā, kā arī izveidota turpmākās profesionālās darbības procesā noteiktā uzņēmumā vai organizācijā. Tas ietver šādus dokumentus:
- Personiskā lapa atbilstoši personālam vai atbilstošais profils.
- Papildinājums pieteikuma veidlapai vai personiskajai lapai.
- Darbinieku autobiogrāfija.
- Izglītības dokumentācijas kopijas.
- Darba līguma otrais eksemplārs.
- Līgums par atbildību.
- Ieteikumu vēstules no iepriekšējām darba vietām (raksturojums).
- Pieteikums nodarbinātībai (pārcelšana attiecīgajā amatā).
- Pasūtījumu kopijas vai to izraksti, kas saistīti ar pieņemšanu darbā vai pārvietošanos uz citu amatu.
- Izraksti no dokumentācijas (vai dokumentu kopijas) par darbinieka prēmēšanu vai disciplināro darbību.
- Sertifikācijas dokumentācijas (sertifikācijas lapu, pārskatu un tā tālāk) kopijas (izraksti).
Personīgo failu drošība
Noteikums par darbinieku personisko lietu pārvaldību liek domāt, ka, lai organizētu viņu absolūto drošību un vieglu apstrādi, papīra veidošanas procesā tie tiek ievietoti (proti, sašūti ar diegu un adatu četriem punkcijas gadījumiem) atsevišķā mapē.
Svarīgi atzīmēt, ka papildus iepriekš uzskaitītajai dokumentācijai dažus citus dokumentus var ievietot personīgajās lietās (piemēram, dokumenti par darbinieku, kurš izturējis konkursu, kas saistīts ar vakanta amata aizpildīšanu; dokumentu kopijas par darbinieku apbalvošanu, goda nosaukumu piešķiršanu un tā tālāk). Turklāt sertificētas darbinieka sertifikāta fotogrāfijas tiek ievietotas personīgajos failos, bet tās netiek reģistrētas.
Darbinieku personisko lietu kārtošanas kārtība nozīmē arī viņu sākotnējo reģistrāciju. Tādā veidā:
- Katrai personiskajai lietai tiek piešķirts individuāls konta numurs.
- Attiecīgās pozīcijas tiek aizpildītas personas lietas mugurpusē un uz priekšējā vāka.
- Iekšējais inventārs obligāti jāiekļauj personīgajā failā.
Darbinieku darba grāmatu un personisko lietu uzturēšana
Jāatzīmē, ka individuāla rakstura uzņēmējdarbības veikšana neapstājas visā katra konkrētās struktūras darbinieka darba laikā, kad tās noteikumi tam nav pretrunā. Tādējādi personisko lietu veikšana katrā ziņā paredz šādus punktus:
- Lietvedība nepieciešamās lietas sadaļās.
- Dokumentācijas telpas, kas jāuzglabā kā personas lietas daļa.
- Dokumentācijas konfiskācija, kuras nepieciešamība ir pagājusi.
- Periodiska personas lietas stāvokļa pārbaude saskaņā ar tajā iekļauto dokumentu saglabāšanas priekšmetu.
Organizācijas darbinieka personīgā reģistra uzturēšana nozīmē, ka ieraksti personīgā ieraksta dokumentācijā tiek veikti, pamatojoties uz noteiktiem dokumentiem vai to apliecinātām kopijām. Ir svarīgi piebilst, ka pilnvarotā amatpersona var noskaidrot nepieciešamās procedūras izpildes nianses pirms īpašu ierakstu veikšanas personīgās sarunas laikā ar darbinieku. Absolūti visi ieraksti, kas attiecas uz dokumentāciju, veicot personiskos failus, tiek izgatavoti ar rokām ar lodīšu vai pildspalvas pildspalvu zilā, melnā vai purpursarkanā krāsā. Noteikumi par darbinieku personisko lietu kārtošanu paredz labojumu izslēgšanu dokumentācijā, kā arī salasāma rokraksta piemērotību. Tad, kad rodas patiesa vajadzība, šos ierakstus apstiprina ar personāla vadības dienesta pilnvarotas amatpersonas parakstu. Turklāt uzņēmums ir apzīmogots.
Papildu informācija
Paredzētā kārtība, darbinieka personas lietas uzturēšana tiek nodrošināta saskaņā ar šādu noteikumu: kad dokumentācija ir uzkrāta, tā ir jāizplata personīgajā lietā atbilstoši sadaļām. Turklāt papīra sadaļas ir sakārtotas hronoloģiskā secībā. Ir svarīgi atzīmēt, ka atsevišķi dokumenti, kas vienā vai otrā veidā ir ierakstīti personīgajā failā, tiek numurēti. Informācija par šiem vērtspapīriem (ņemot vērā lappušu numerāciju), kuru robežās tā atrodas personīgajā failā, katrā ziņā atspoguļo iekšējo inventāru.
Standarta norādījumos par Baltkrievijas Republikas darbinieku personisko lietu kārtošanu teikts, ka darbinieki apņemas savlaicīgi sniegt informāciju personāla dienestam. Šī informācija, kā likums, interpretē izmaiņas individuālajos datos, kas ir iekļauti personas lietas sastāvā. Parasti tas tiek rakstīts rakstiski kā paziņojums. Turklāt dokumentācija, kas apstiprina izmaiņas, kalpo kā lietojumprogramma. Nedaudz vēlāk, kad visi ieraksti tiek ievadīti personīgajā failā, dokumentācija tādā vai citādā veidā tiek atdota darbiniekam. Starp citu, ja nepieciešams, vispirms tiek izgatavotas un apstiprinātas šo dokumentu kopijas, kuras pēc tam pievieno personiskajai lietai.
Personas lietu glabāšana un uzskaite
Pēc tam, kad ir pilnībā izpētīta darbinieku personisko lietu pārvaldība, ieteicams apsvērt jautājumu par glabāšanu un grāmatvedību. Tātad, šīs procedūras tiek organizētas, lai nekļūdīgi un ātri meklētu personiskas lietas, nodrošinot to absolūtu drošību, kā arī dokumentos ietvertās informācijas konfidencialitāti no nesankcionētas piekļuves.
Ir svarīgi atzīmēt, ka uzņēmuma darbinieku personīgās lietas ir iekļautas personāla vienības nomenklatūrā saskaņā ar vispārējo nosaukumu “Personas lietas”. Turklāt tur ir norādīts to glabāšanas laiks. Parasti vērtspapīru glabāšanas laiks sasniedz septiņdesmit piecus gadus.
Dekrēts par darbinieku personisko lietu kārtošanu paredz, ka dokumentācija personāla nodaļā tiek glabāta atsevišķi (parasti šādiem nolūkiem telpas tiek sakārtotas) atsevišķi no citiem dokumentiem. Jāpiebilst, ka personāla dienests glabā tikai attiecīgo darbinieku personīgās lietas. Atlaisto darbinieku gadījumi saskaņā ar likumā noteikto kārtību tiek nodoti glabāšanai struktūras arhīvā vai teritoriālajā arhīvā.
Jāatzīmē, ka glabāšanas apstākļiem vienā vai otrā veidā būtu jānodrošina tieša personisko failu, kā arī tajos ievietotās dokumentācijas (informācijas) pilnīga drošība, ka tās netiks atklātas vai nozagtas. Tāpēc šodien ir ieteicams nodrošināt personīgo failu glabāšanu, izmantojot seifus (skapjus), novietojot tos vertikālā stāvoklī uz plauktiem (ar saknēm uz āru).
Kas vēl?
Starp citu, skapja iekšpusē vai seifā uz durvīm var ievietot kopsavilkuma aprakstus saistībā ar saglabātajām personīgajām lietām. Ir svarīgi, lai informācijai piekļūtu tikai pilnvarotas amatpersonas, kā arī viņu vadītāji. Pēc tam, kad personisko failu skaits pārsniedz pieļaujamo, tos reģistrē specializētā reģistrā vai žurnālā. Gadījumu sistematizācija tiek veikta ar vienu no šīm metodēm:
- Saskaņā ar numuru secību.
- Saskaņā ar tiešo alfabēta secību.
- Saskaņā ar sadaļām atbilstoši struktūrvienību nosaukumiem saskaņā ar personāla tabulu, sadaļu iekšpusē, tiešā konta alfabēta secībā vai skaitļu secībā.
Lai samazinātu kopējo uzskaites vienību skaitu, personiskos failus var uzglabāt kā daļu no tā sauktajiem tērpiem - alfabēta grupām glabāšanai. Tādējādi absolūti katram personīgajam failam, kas ir iekļauts pasūtījumā, ir papīra lapa ar darbinieka vārdu. Jāpiebilst, ka arī personiskās lietas, kas sastāv secībā, tiek sagrupētas atbilstoši alfabēta secībai. Apģērba sākumā ir tajā iekļauto personīgo failu kopsavilkuma saraksts.
Personas lietu izsniegšana laikā
Personisku lietu izsniegšana noteiktas struktūras darbiniekiem pagaidu lietošanai, lai viņi varētu iepazīties ar tur ievadīto informāciju, parasti tiek veikta tikai ar personāla nodaļas atļauju. Darbinieka iepazīšanās ar viņa personīgo lietu pēc saņemšanas parasti tiek veikta tieši oficiāla virsnieka klātbūtnē, kurš ir atbildīgs par šāda plāna dokumentācijas apstrādi.
Jāatzīmē, ka darbinieki tiek iepazīstināti ar personīgajām lietām vismaz reizi gadā, kā arī saskaņā ar šo personu lūgumu citos gadījumos, kas noteikti Krievijas likumos. Iepazīstoties ar organizācijas darbinieku personīgajām lietām, ir stingri aizliegts:
- Veiciet labojumus jau izdarītajos personīgo lietu ierakstos.
- Veiciet jaunus ierakstus personīgajos failos.
- Izņemiet no personīgajiem failiem tur esošo dokumentāciju vai ievietojiet tajās jaunas.
- Saglabājiet personiskos failus pēc pilnvaroto personu noteiktā termiņa.
Svarīgas nianses
Gadījumos, ja dokumentos tiek atrasta neprecizitāte vai ja personīgā lietā tiek atrasta novecojusi dokumentācija, darbinieks šajā sakarā ir tiesīgs vērsties struktūras personāla dienestā. Jāpiebilst, ka pieteikumam jāpievieno dokumenti, saskaņā ar kuriem būtu lietderīgi veikt noteiktas izmaiņas iepriekš izdarītajos ierakstos vai noteiktu dokumentācijas vienību kopijas, lai veiktu aizstāšanu.
Svarīgi zināt, ka personiskas lietas izdošana pagaidu lietošanai tiek veikta precīzi uz laiku, kas nepieciešams nepieciešamo darbību veikšanai, saskaņā ar personu sarakstu, kurai ir tiesības saņemt personas lietas, kuru apstiprina struktūras vadība. Starp citu, personiskā rakstura lietas izdošanas fakts vienā vai otrā veidā tiek ierakstīts kontroles kartē (žurnālā).
Ir svarīgi zināt, ka iepazīšanās (darbs) ar personīgajiem failiem tiek veikta telpā, kas īpaši paredzēta šiem mērķiem. Turklāt iepazīšanās (darba) laiks vienā vai otrā veidā ir ierobežots līdz darba dienai.Tātad darba dienas beigās darbiniekam, kurš ir atbildīgs par personisko lietu kārtošanu, jāpārliecinās, ka visas personas lietas, kuras tika izsniegtas pagaidu lietošanai, tika nogādātas glabāšanas vietā. Ja nepieciešams, ierēdnis apņemas veikt atbilstošus pasākumus, lai atgrieztos vai meklētu dokumentus.
Personas lietu vai individuālu dokumentu nodošana to sastāvā pagaidu lietošanai citām institūcijām (organizācijām, uzņēmumiem) tiek veikta vienīgi struktūras atļaujas gadījumā, pamatojoties uz pareizi izpildītu pieprasījumu.
Ir svarīgi zināt, ka tiek veidots akts par personas lietas izdošanu, kuras viens eksemplārs vienā vai otrā veidā tiek pārsūtīts kopā ar personas lietu vai atsevišķu dokumentu pieprasījuma iesniedzējas puses pilnvarotajai personai. Otro eksemplāru glabā struktūras lietās tieši pirms personas lietas vai atsevišķa dokumenta atgriešanas sākotnējā glabāšanas vietā.
Dokumentu izņemšana no personiskās lietas
Ir svarīgi atzīmēt, ka atsevišķu dokumentācijas vienību noņemšana no personiskās lietas tiek veikta tikai pēc vadības atļaujas, ja attiecīgais ieraksts ir ievietots iekšējā inventāra ailē “Piezīme”. Papīra īslaicīgas konfiskācijas gadījumā tā vietā (proti, starp blakus esošo lapu loksnēm) saskaņā ar noteikumiem tiek ievietota aizstājējkarte (citiem vārdiem sakot, aizstājēja sertifikāts), kurā norādīts aresta datums un iemesls ar tās personas parakstu, kura izdevusi dokumentu, kā arī ar šī paraksta parakstu. darbinieks, kurš to saņēmis saskaņā ar būvei piemērojamiem pagaidu lietošanas noteikumiem.
Lai nodrošinātu absolūtu kontroli par personas lietu drošību noteiktā iestādē (organizācijā, uzņēmumā) katru gadu (proti, ne vēlāk kā pirmajā ceturksnī, kas seko ziņojuma sagatavošanas gadam), tiek pārbaudīts to statuss un pieejamība. Jums jāzina, ka kontroles procesa laikā atklātie trūkumi un trūkumi jebkurā gadījumā tiek reģistrēti aktā, kas tūlīt pēc komisijas priekšsēdētāja apstiprināšanas tiek iesniegts organizācijas vadībai izskatīšanai un turpmākai lēmumu pieņemšanai attiecībā uz pazaudētu vai kļūdainu dokumentāciju.