Termina definīcija
Tiek uzskatīts, ka Krievijā pirmo reizi, salīdzinot ar ārvalstu praksi, tika izveidota dokumentu pārvaldības sistēma, kuras mērķis ir noteikt pārvaldes darbību dokumentēšanas kārtību valstī. 1973. gadā šādu sistēmu sauca par Vienoto valsts muitas dienestu, kas apzīmē “vienotu valsti. lietvedības sistēma. " Kopumā PSRS izstrādāja 16 vienotas sistēmas.
Dokumentu standartizācija ir attiecīgās sistēmas dokumentu plūsmas reorganizācijas rezultāts, kas atbilst noteiktiem standartiem. Korespondences samazināšana un tās apkopošanas sarežģītības samazināšana, kā arī vēlme izvairīties no datu dublēšanās tiek uzskatīti par steidzamiem jautājumiem, kas jārisina vadības darbā. Efektīvu rezultātu var sasniegt, apvienojot un standartizējot informāciju par saturu un formu.
Dokumentu standartizācija ir to pašu standarta formu izveidošana līdzīgiem mērķiem paredzētiem protokoliem, kas palīdz efektīvāk izmantot papīru aktu un lēmumu drukāšanā. Standartizācija atvieglo grāmatvedības darbplūsmu, kā arī dokumentācijas arhivēšanu.
Līdzīga terminoloģija
Praktiski līdzīga definīcija ir “apvienošana”, kas ir process, kurā kaut kas, ieskaitot dokumentētas darbības, tiek apvienots vienā formā vai kopējā sistēmā, kā rezultātā tiek samazināts attiecīgo objektu sākotnējais kopums. Dokumentu apvienošana, standartizācija un standartizācija noved pie racionālas vienveidības veidošanās jebkurā darbības jomā, īpaši dokumentācijā. Datu formu nepamatotās daudzveidības samazināšana un vienotas struktūras izveidošana notiek ar valodu struktūru, detaļu, grāmatvedības informācijas un tās glabāšanas palīdzību. Laika gaitā tiek noņemtas liekās dokumentu ķēdes, lai izvairītos no nevajadzīgas elementu dublēšanās.
Dokumentu apvienošana ļauj izveidot vienotu administratīvo dokumentu formu attēlu, kas pilda pārvaldības formāta funkcijas un uzdevumus. Šī pieeja novedīs pie darba ar lielu dokumentu daudzumu, lai tos normalizētu ražošanas sistēmā, kā arī paātrinātu biznesa datu apmaiņu.
Palieliniet efektivitāti
Vienota kancelejas sistēma veicina operatīvu apstrādi, samazina laiku, kas tiek pavadīts darbam ar dokumentiem, kas ietekmē visu kancelejas personālu: no parastajiem darbiniekiem līdz vadītājiem.
Dokumentu standartizācijas objekti var būt to sastāvs un formas. Dokumentu sastāva apvienošana ir to dokumentu kopuma sadalīšana un apvienošana, kas nepieciešami vadības uzdevumu risināšanai. Paredzams, ka šādu darbību rezultātā samazināsies dokumentu sastāvs.Veidlapu apvienošana ir informācijas rādītāju atlase un apvienošana, iekļaujot detaļas, kas atbilst dokumentu mērķim, kā arī to izveidošanas un izpildes vispārīgo prasību noteikšana. Biroja darbā apvienošana var notikt gan kā standartizācijas posms, gan kā neatkarīgs process.
Standartizācijas būtība
Federālajā likumā "Par tehniskajiem noteikumiem" Nr. 184 ir noteikts definīcijas princips: dokumentu standartizācija ir holistisks darbs, kura mērķis ir izveidot noteikumus par to brīvprātīgu izmantošanu, kā rezultātā informācija ir jāracionalizē produktu ražošanas un aprites jomā, kā arī jāpalielina konkurētspēja. pakalpojumi.
“Standartu” var saukt par dokumentu, kas norāda produktu īpašības, dažādu ražošanas procesu ieviešanas noteikumus ražošanā, pārvadāšanas un glabāšanas, darba vai pakalpojumu raksturīgās iezīmes. Standarts ietver noteiktas prasības terminoloģijai, marķējumam, simbolikai, iepakojumam, etiķetēm.
Normatīvie dokumenti standartizācijā satur optimālus noteikumus un prasības biznesa dokumentu izstrādei, sagatavošanai, glabāšanai un uzskaitei, kas ir apstiprināti noteiktajā kārtībā un ieteikti atkārtotai izmantošanai biroja darbā. Standartizācija (vienkāršos vārdos) ir vienotu noteikumu izstrāde un apstiprināšana, kas tiek iesniegti dokumentiem, lai tos pilnveidotu.
Standartizācija nozīmē dokumentu pamatprasību noteikšanu tiesību normā. Pateicoties šim procesam, daudzu dokumentu veidošana notiek saskaņā ar vienu noteikumu, ko saņēmējiem ir vieglāk uztvert. Dokumentu standartizācija ir apvienošanas vai tās augstākās formas rezultāts.
Tipiski procesa elementi
Pārvērtības var attiekties uz noteikta veida dokumentiem (GOST tiek norādīts ar numuru), struktūras un projektēšanas noteikumiem, vienotas dokumentācijas sistēmas (DCL) elementiem. Šādu sistēmu veido savstarpēji saistītu dokumentu formas, kas sniedz informatīvu priekšstatu par dažiem ekonomisko un vadības darbību veidiem. USD pamatā ir vienoti noteikumi un prasības, tajā ir dati, kas nepieciešami jebkura darbības lauka pārvaldīšanai.
Parastā dokumentācijas sistēma ir organizēta tā, lai apmierinātu noteiktu darbību dokumentēšanas vajadzības, un standartizācijas sistēmas dokumenti ir procesa apvienošanas process vienā formā un sistēmā, kad dominē vienveidība, un nepamatots dokumentu veidņu komplekts, to detaļas un rādītāji tiek samazināti. Standartizācijas procesā notiek pāreja uz racionālu darbplūsmas vienveidību.
Apstiprinājuma līmenis un saistītās kategorijas
Standartizācija ir apvienošanas rezultātu juridiska apstiprināšanas forma, kas ir stāvokļa apvienojums. iekļauti standarti un vienota dokumentu forma.
USD ir sadalīts:
- valsts standarti;
- dokumentu vienotas formas;
- vadlīnijas to lietošanai.
Sīkāka informācija par vienoto dokumentu tiek piemērota saskaņā ar mērķa uzdevumu un noteikto apstiprināšanas līmeni. Krievijas Federācijā ir sadalīts standartizācijas dokumenti kategorijās:
- Departaments (sadalījums pa filiālēm). Tie tiek izmantoti, lai dokumentētu pārvaldības procesus, kas ir kopīgi visiem uzņēmumiem, neatkarīgi no darbības un tiesību normām. Apstiprināšana notiek federālā līmenī.
- Firmu, organizāciju un uzņēmumu dokumentu formas. Definēts lokāli.
- Viskrievija. Šādu formu veidotāji ir Federālā arhīvu aģentūra, Krievijas Finanšu ministrija, Federālais valsts dienests. statistika, Krievijas Federācijas Centrālā banka.Šīs dokumentu formas ir obligāti izmantojamas visās organizācijās neatkarīgi no īpašumtiesību un pakļautības formas (piemēram, grāmatvedības uzskaite un atalgojums, kas tika apstiprināta ar RF Valsts komitejas 2004. gada 5. februāra lēmumu).
- Federācijas veidojošo vienību dokumentu formas. Viņus apstiprina reģionālā, reģionālā vai vietējā līmenī. Šādas formas ir izplatītas attiecīgajā Krievijas Federācijas priekšmetā.
Informācijas atbalsta specifika
Papildus starpnozaru dokumentu pārvaldības sistēmām tiek izmantotas nacionālās standartizācijas sistēmas dokumentu formas, kas atspoguļo konkrētu nozaru darbības raksturojumu. Šādas funkcijas ir sadalītas:
- Papildu datu prasības tipiska plāna vadības funkciju risināšanai (piemēram, izglītības vai veselības aprūpes personāla atlaišana / uzņemšana).
- Citas aktivitātes, kuru darbībai tika organizēta līdzīga nozare un tās pārvaldības noteikumi. Īpašā dokumentācijā var ietilpt:
- receptes;
- slimības vēsture;
- slimības atvaļinājums;
- liecinieku lapas;
- ceļveži;
- lietu uzskaite (arhīvs);
- kartes;
- labiekārtošana (izpētes darbi);
- izpildes paziņojumi;
- grafiks (apmācības dokumentācija).
Dokumentācijas definīcija
Šo jautājumu risina īpaši pilnvaroti departamenti un organizācijas, piemēram, Krievijas valsts. bibliotēka rūpējas par dokumentācijas sastāva noteikšanu, kas ir pieejama visās valsts bibliotēkās. Dokumentu nozaru formām ir normatīvs raksturs, ja tās ietilpst departamentu sistēmā (piemēram, notariālā vai tiesas), līdzīgas veidnes tiek izmantotas arī īpašās organizācijās, kas nodarbojas ar līdzīgām darbībām (piemēram, medicīnā vai apdrošināšanā).
Standartizācijas dokumentu izmantošana uzņēmumos ļauj samazināt dokumentu sastādīšanas, apstrādes, izgatavošanas, apstrādes un pārsūtīšanas izmaksas. Tādējādi tiek paātrināta dokumentu plūsma organizācijā. Dokumentu satura reorganizācija uzlabo pārvaldības uzdevumu kvalitāti. Dokumenta sastāvs ir fiksēts veidlapas lapā (vienots normatīvs dokuments, kas sastāv no dokumentu saraksta, kas nepieciešams uzņēmuma vadības darbības uzdevumu veikšanai, kam ir juridisks statuss), un dokumentu formu pārveidojumi tiek fiksēti dokumentu albumā. Laika lapa organizē dokumentācijas procesu, izveido vizuālu shēmu visu veidu darbībām uzskaitei. Ziņojuma kartīte tiek veidota tā, lai izstrādātu noteiktus noteikumus vietas un laika noteikšanai, kā arī lēmumu pieņēmējiem.
Galvenās iezīmes
Piedāvāti standartizācijas dokumentu veidi attiecībā uz dokumentu veidlapu albumu (vienotu veidņu veidņu kolekcija, kas nepieciešama dokumentu pārvaldībai iestādē):
- atsauces paraugs (uz papīra), kas glabājas biroja nodaļā vai birojā;
- elektroniskais līdzinieks, kas pieejams katrā darba vietā.
Šo dokumentu veidošanas atšķirīgās iezīmes:
- dokumentu satura regulēšanas vienveidība, dublējošās informācijas izslēgšana;
- kopēja terminoloģija un konvencijas, kas ļauj salīdzināt dažādu pārvaldības līmeņu rādītājus un apskatāmās sistēmas;
- vienotu paraugu izveidošana īpašu dokumentu formu konstruēšanai.
Dokumentu standartizācijas principi un pamati
CMEA komisija aprakstīja salikto standartizāciju, kurā tiek mērķtiecīgi izveidota un piemērota saistīto prasību sistēma gan objektam, gan tā elementiem, lai nodrošinātu optimālu risinājumu konkrētai problēmai. Dokumentu apstiprināšana balstās uz valsts prasībām.CMEA, ISO un citu starptautisko organizāciju, kas darbojas dokumentu apvienošanas un standartizācijas jomā, standarti un noteikumi.
Straujās izmaiņas parastajā dokumentu saturā var nelabvēlīgi ietekmēt organizācijas darbinieku psiholoģisko pārstrukturēšanu. Tāpēc pārveides procesam jānotiek vienmērīgi, ietekmējot tikai visnepieciešamākās izmaiņas, saglabājot nacionālo standartizācijas dokumentu noteikumus un pamatus, kā arī neradot ekonomisku kaitējumu. Vispirms tiek ieviestas minimālas izmaiņas, pēc tam radikālas izmaiņas. Pakāpeniska standartu pārveidošana ļauj visiem procesa dalībniekiem pilnībā standartizēt savu darbplūsmu.
Informācijas apstrāde
Atrodot dokumentos kopīgu un izveidojot vienotu vispārpieņemtu veidni, tiek vienkāršotas manuālas datu apstrādes metodes, darbs kļūst efektīvāks, samazinātas finanšu plāna izmaksas un samazināts iepriekš vadības personāla apmācībai izmantotais laiks, kas rada nenoliedzamu pozitīvu dinamiku. Automatizētās vadības sistēmu darbības apstākļos, kad strauji palielinās visu dokumentu apvienošanas un standartizācijas efekts, ir svarīgi pievērst uzmanību pārvaldības dokumentu vispārējo prasību ievērošanai.
Arhivēšana, kas pēta arhīvu zinātnes teorētiskos un praktiskos pamatus, ietekmē dokumentu formu uzlabošanu. Standartizācijas procesu automatizācija sākās ar dokumentu shēmas klasifikāciju tautsaimniecībā, un pēc tam turpinājās pārvaldības jomā, kur tā sasniedza pašreizējo efektīvo formu. Tagad šis process ietekmē starptautiskās un nacionālās organizācijas, 10 ārvalstu organizācijas strādā, lai vienkāršotu ārējās tirdzniecības attiecību procesu, tai skaitā Ārējās tirdzniecības komisija, ECE Tirdzniecības attīstības komiteja, Starptautiskā standartizācijas organizācija u.c.