Noteikta veida dokumentu dokumentācijā ir dažādi glabāšanas periodi. Daži no tiem attiecas uz neierobežotu informatīvo vērtību, bet citi pietiekami ātri zaudē nozīmi. Tātad, kādi dokumenti un cik ilgi jums ir jāsaglabā? Kā tos vajadzētu atbrīvoties? Tas viss ir ļoti skaidri noteikts tiesību aktos.
Trīs veidu saglabāšanas periodi
Dokumentu glabāšanas periodu saraksts dokumentos: pagaidu (līdz 10 gadiem), ilgtermiņa (vairāk nekā 10 gadi) un pastāvīgs. Ja mēs runājam par ilgstošas un pastāvīgas glabāšanas gadījumiem, tad pēc to pabeigšanas tie tiek nodoti īpašiem departamentiem uz 2 gadiem un pēc tam tiek arhivēti.
Vai datu nesēja izskats ietekmē glabāšanas laiku?
Informācijas nesēja veids (papīra vai elektroniskais) neietekmē glabāšanas periodu. Svarīga ir informācija, ko tā satur. Turpmāka konkrētā gadījuma izmantošana tiek noteikta ar īpašu pārbaudi. Tas klasificē visus dokumentus, norāda, vai tos var izmantot zinātnes, valsts, sabiedrības, indivīdu utt. Interesēs (vai pret).
Kāpēc tiek veikta pārbaude, lai noteiktu dokumentu vērtību?
Biroja darba jomā nav iespējams iztikt bez šīs procedūras, vai tas būtu valsts arhīvs, organizācija vai uzņēmums.
Pārbaudes mērķi - noteikt vai mainīt dokumenta glabāšanas laiku; izvēlēties tos gadījumus, kuri pakļauti atsavināšanai, jo tiem vairs nav vērtības vai tie ir zaudējuši nozīmi; norāda to dokumentu saglabāšanas periodu, kuriem nav vēsturiskas vai zinātniskas vērtības, bet kuriem ir praktiska vērtība. Pārbaudē arī jānosaka, kāda veida vērtību cita dokumentācija attiecas: politisko, zinātnisko, ekonomisko, kultūras, rūpniecisko utt.
Lai iegūtu informāciju par lietu komplektēšanu, uzskaiti, glabāšanu un turpmāku lietu iecelšanu, lūdzu, skatiet likumu par arhīva lietām.
Pārbaudes rezultātam vajadzētu būt sarakstam, kurā būtu 12 dokumentu sadaļas, kas izriet no valsts struktūru, organizāciju, institūciju un citu uzņēmumu darbības. Īpašu uzmanību pievērsīsim grāmatvedības un personāla lietām, ņemot vērā dokumentu glabāšanas nosacījumus un nosacījumus uzņēmumos. Viegli pieskarieties medicīniskajiem dokumentiem.
Medicīniskā dokumentācija
Medicīniskajiem dokumentiem, kā arī citiem informatīvi svarīgiem dokumentiem ir savi īpašie dokumentu glabāšanas periodi medicīnas organizācijas kancelejas darbā. Šo periodu regulē Krievijas Federācijas normatīvie akti, un tas dažādu kategoriju dokumentiem svārstās no 1 gada līdz 50 gadiem.
Grāmatvedības uzskaite
Uz dokumentāciju, ko sagatavo grāmatvedības departamenti, attiecas atsevišķi nosacījumi un dokumentu glabāšanas termiņi dokumentiem. Pēc apstrādes primārā dokumentācija, atlikumi, grāmatvedības reģistru dati, pārskati jāglabā īpašā telpā vai slēgtā skapī - līdz tie tiek pārsūtīti organizācijas arhīvā. Stingras ziņošanas formas jāglabā metāla skapjos vai seifos. Galvenais grāmatvedis ieceļ personu, kas pilnvarota uzraudzīt šos jautājumus.
Ja šāda veida dokumenti tiek pazaudēti, sabojāti, nelikumīgi nodoti trešajām personām, organizācijas vadībai par šo faktu jāinformē tiesībaizsardzības iestādes. Dokumentu iznīcināšanai vai atsavināšanai vajadzētu notikt tikai saskaņā ar likumā noteiktajām prasībām.
Grāmatvedības dokumentu glabāšanas periods
Esošie grāmatvedības glabāšanas laika standarti:
- primārā dokumentācija, veidlapas - 3 gadi;
- kases dokumenti, informācija par finanšu darījumiem - 5 gadi;
- norēķinu un norēķinu lapas (ja nav personīgā konta) - 75 gadi.
Glabāšanas perioda beigās ir aizliegts atsaukties gadījumus bez nodokļu administrācijas veiktas pārbaudes, un speciāli norīkotai komisijai jāpieņem lēmums par dokumentu iznīcināšanu biroja darbos ar noilgušu glabāšanas laiku.
HR administrācija
Personāla dokumentācijai ir liela sociālā nozīme (pirmkārt, tā attiecas uz personas datu pieejamību), tāpēc to glabāšanu nosaka īpaši noteikumi. Ievērojama daļa no tiem kalpo kā faktisks darba ņēmēju tiesību uz sociālo nodrošinājumu (vecumdienās, invaliditātē utt.) Apstiprinājums, satur informāciju par viņu darba stāžu utt. Šajā sakarā vairums personāla dokumentu attiecas uz tiem, kuriem ir ilgs vai pastāvīgs glabāšanas laiks, un tiek izmantoti arhīvos. kur iedzīvotāji sazinās, lai iegūtu pamatinformāciju. Viņiem ir arī arheogrāfiska un biogrāfiska vērtība, tie kalpo par statistisko apsekojumu vai vēstures un sociālo pētījumu avotiem.
Galvenais personāla nodaļas dokumentu glabāšanas nosacījums ir nelikumīgas piekļuves ierobežošana personiskai informācijai par darbiniekiem, kā arī spēja ātri atrast pareizās lietas.
Biroja darba organizācijā un personāla dokumentu glabāšanas periodos var atšķirt divus glabāšanas veidus: pašreizējo un nākamo. Pirmais tips ir sadalīts divos apakštipos: dokumentācijas glabāšana izpildes laikā un izpildītās dokumentācijas glabāšana.
Gadījumi to izpildes laikā atrodas pie personas, kura ar tām nodarbojas, īpašās mapēs ar nosaukumiem (piemēram, “Steidzami”, “Parakstīšanai”). Šeit jānorāda darbuzņēmēja tālruņa numurs, uzvārds, iniciāļi. Pēc to iesniegšanas un glabāšanas saskaņā ar nomenklatūru.
Rīkojumi
Visi pasūtījumi ir jāglabā oriģinālos, un to kopijas (par stimuliem, sodiem, pieņemšanu darbā, atlaišanu utt.) Tiek ievadītas darbinieka personīgajā lietā. Tas ir ievietots numurētā mapē, un tā lapas ir jāapgaismo. Personas lietas vākam ir savs kārtas numurs. Pašreizējais HR dokumentu glabāšanas periods attiecas tikai uz pašreiz nodarbinātajiem darbiniekiem. Pēc atlaišanas lieta ir jāizņem no mapes un jāizpilda, lai pārsūtītu uz arhīvu.
Darbinieku darba grāmatu, kā arī zīmogu, spiedogu, vēstuļu veidlapu, skapīšu atslēgu ar dokumentāciju glabāšanas apstākļi nozīmē, ka tās tiek glabātas personāla nodaļas vadītāja seifā. Turklāt personāla darbiniekam, atstājot biroju, ieteicams iztīrīt visas piezīmes un dokumentus skapī un izslēgt datoru. Darba dienas beigās visa dokumentācija ir jāievieto metāla skapī un jāapzīmogo. Atslēga tiek nodota nodaļas vadītājam ar sarakstu attiecīgajā žurnālā. Visi melnraksti un noraidītās veidlapas tiek iznīcinātas, datori ir atvienoti no tīkla. Ja darbinieks ir saņēmis dokumenta kopiju vai izrakstu, viņam tas jāparaksta žurnālā.
Arhīva fondā ietilpst tikai tie dokumenti, kuru glabāšanas laiks pārsniedz 10 gadus. Viņiem ir sociāla, ekonomiska, politiska, vēsturiska un cita vērtība. Dokumentu iesniegšanas grafiku apstiprina vadītājs vai darba devējs. Dokumentiem šeit jābūt oriģinālu veidā. Ja tas nav iespējams, tad tā kopiju apliecina un nodod.
Regulē personāla dokumentācijas "Tipisko pārvaldības dokumentu saraksts" glabāšanas termiņu un kārtību, ko apstiprinājis Federālais arhīvs. Dokumentu glabāšanas periodi dokumentos un darba grāmatu glabāšanas kārtība ir apstiprināta īpašā normatīvajā aktā - Krievijas Federācijas valdības dekrētā "Par darba grāmatām".
Personāla dokumentācijas glabāšanas noteikumi
Tātad, 5 gadus tiek glabāti:
- Dokumenti (sertifikāti, informācija, paziņojumi utt.) Par darba ņēmēju pieejamību, iegūšanu vai pārvietošanos.
- Dokumenti (saraksti, informācija, sertifikāti), kas attiecas uz darba personāla atbrīvošanu vai nepieciešamību, darba vietu radīšanu, dzimumu, vecumu un darbinieku profesionālo kvalifikāciju.
- Sarakste par nodarbinātības jautājumiem.
- Dokumenti par darbinieku pārcelšanu uz īsāku darba dienu vai nedēļu.
- Dokumenti, kas attiecas uz darba strīdiem.
- Pārskati par darba ar darbiniekiem statusu un pārbaudi tiek glabāti pastāvīgi, un piecus gadus tiek glabāti arī pieteikumi (sertifikāti) darbinieku atbrīvošanai un vajadzībām.
Uzglabā 3 gadus:
- Dokumenti (informācija, darba laika bilance, informācija, piezīmes), kas attiecas uz darba laika uzskaiti.
- Tiesību akti (informācija, raksturlielumi, ziņojumi, sertifikāti utt.), Kas satur informāciju par darba disciplīnu.
- Tiesību akti (ziņojumi un cita informācija), kas attiecas uz darba ieliktņu un grāmatu uzskaiti.
Uzglabāšana vienu gadu attiecas uz laika kontrollapām un laika uzskaites grāmatām, kā arī atvaļinājumu grafikiem.
Darbinieka personīgā lieta un personas karte tiek glabāta 75 gadus, un, ja mēs runājam par šo dokumentāciju vadītājiem, darbiniekiem, kuriem ir valsts apbalvojumi vai pakāpes, izpildvaras locekļiem, kas pārvalda vai kontrolē organizācijas struktūras, tad pastāvīgi.
Organizācijas personāls un izmaiņas tajos tiek glabāti pastāvīgi, bet personāla kārtība - 75 gadus.
Tipisks amata apraksts apstiprināšanas un izstrādes vietā tiek glabāts pastāvīgi, personisks (kā personisko lietu sastāvdaļa) - 75 gadus.
Darba devēja atlikušā darba līguma kopija, kas ievietota darbinieka personīgajā failā, jāuzglabā 75 gadus un pēc tam arhivēta. Ja personas lietas netiek glabātas, šādi līgumi jāveido atsevišķā uzņēmumā ar vienādiem uzglabāšanas nosacījumiem.
Grāmatvedības kartēm, grāmatām, žurnāliem ir arī savi noteikumi dokumentu glabāšanai dokumentos:
- Darbinieku uzņemšana, pārvietošana, atlaišana - 75 gadi.
- Grāmatvedība biznesa ceļotājiem - 5 gadi no atlaišanas dienas.
- Grāmatvedība militārajā dienestā - 3 gadi.
- Informācija par brīvdienām - 3 gadi.
- Personīgajām lietām, kartēm, darba līgumiem un līgumiem - 75 gadi.
- Darba ieliktņu un grāmatu izdošana - 50 gadi.
- Algas (vietas vai darba pieredzes) sertifikātu izsniegšana - 3 gadi.
- ceļošanas sertifikātu izsniegšana - 5 gadi.
Apkopojot visu iepriekšminēto, to personu ērtībai, kurām vajadzīga informācija saliktā formā, jūs varat patstāvīgi iesniegt tabulas dokumentu glabāšanas periodus papīra formā.
Ko darīt, ja dokuments ir bojāts?
Šādus dokumentus var atjaunot. Piemēram, ja laika kontrolsaraksts ir bojāts (tā glabāšanas laiks ir septiņdesmit pieci gadi), tad informāciju par to var atrast grāmatvedības nodaļas datorā. Bojātu atskaites karti nav iespējams izmest, jo tas būs neatļauts normu noteikto uzglabāšanas periodu samazinājums, kā rezultātā organizācijas vadība var tikt sodīta. Tādējādi ikviens dokuments, kas kļuvis nelietojams pirms noteiktā termiņa, ir jāatjauno. Tagad visas organizācijas izmanto programmatūru, kurā ir šim nolūkam nepieciešamā informācija.
Noslēgumā
Tātad dokumentu glabāšanas periodi ir atkarīgi no dokumentu veida un vērtības. Ievērojama personāla dokumentācijas daļas glabāšanas laiks ir pagarināts. No Krievijas Federācijas likumdošanas puses tam ir stingri noteikti standarti. Likums regulē arī noteiktu veidu dokumentu glabāšanas kārtību un termiņus, kā arī dokumentu iznīcināšanu: tam vajadzētu notikt tikai pēc pārbaudes un attiecīgi.