Līgumu glabāšanas process ir saistīts ar dažām problēmām. Tā notiek, ka, lai noteiktu dokumenta veidu, veidu, termiņu un tā glabāšanas nosacījumus, iznīcināšanas metode ir diezgan sarežģīta. Visus iepriekš minētos faktorus regulē likumi, taču vienam un tam pašam līgumam dažādās situācijās var būt atšķirīgs derīguma termiņš, tāpēc bieži rodas problēmas ar uzglabāšanas ilguma noteikšanu. Efektīvai un pareizai lietvedībai ir skaidri jāsaprot procedūras un normatīvo aktu prasības šajā jomā, lai izvairītos no naudas sodiem vai sodiem. Zemāk mēs apsveram pārdošanas līgumu glabāšanas laiku organizācijā.
Uzglabāšanas mērķis
Pastāvīgas piekļuves līgumu pieejamība ir nepieciešama ne tikai uz laiku, kad turpinās to spēkā esamība. Pēc tam tie ir nepieciešami, lai no viņiem iegūtu jebkādu informāciju. Vispretrunīgākās situācijas, kurās viena vai otra puse nepilda savas saistības, tiek risinātas tiesā vai pirmstiesas procedūrā, uzrādot līgumu.
Turklāt uzņēmumā ir iespējams veikt inspekcijas, ko veic valsts pārvaldes iestādes. Viņi var pieprasīt dokumentus uz noteiktu laiku, šajā gadījumā ar nepareizu glabāšanu organizācijā, to iznīcināšanas noteikumu pārkāpšanu, var tikt uzliktas sankcijas diezgan iespaidīgu naudas sodu veidā. Pirmkārt, vainīga ir vadība, kas nekontrolē šo procesu.
Tādējādi mēs secinām, ka līgumu un citas organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas glabāšana jāveic atbilstoši stingri saskaņotā laika posmā.
Uzglabāšanas noteikumi un veidi
Darba līgumu glabāšanas periodi organizācijā ir atšķirīgi. Saskaņā ar visu krievu dokumentu klasifikatoru tie tiek klasificēti kā organizatoriski un administratīvi dokumenti. Un to derīguma termiņi tiek klasificēti tāpat kā visu dokumentu glabāšanas laiks. Piešķiriet organizācijā šādus līguma glabāšanas periodus:
- pastāvīgs;
- ilgtermiņa (vairāk nekā 10 gadus);
- īstermiņa (līdz 10 gadiem ieskaitot).
Šāda sistēma, kas, šķiet, izriet no pašu dokumentu loģikas, nav īpaši ērta lietošanā. Tas bieži rada neskaidrības un noved pie nopietnām kļūdām biroja darbā.
Standarta glabāšanas sistēma
Izplatītāks glabāšanas sistēmas tips. Parasti lielākajā daļā uzņēmumu līgumi tiek sadalīti vairākās šķirnēs: pamata (tieši saistīti ar uzņēmuma pamatdarbību), ekonomiskajā un darba tirgū.
Piemēram, kāds ir pakalpojumu līgumu saglabāšanas periods organizācijā? Pirmās divas dokumentu kategorijas ir neaizskaramas ne ilgāk kā piecus gadus. Arī darba līgumu derīguma termiņš nav ilgāks par pieciem gadiem. Tomēr ir arī izņēmumi. Piemēram, ja nav personīgā konta, tad šis dokuments būs jāsaglabā 75 gadus. Nomas līgumu glabāšanas termiņš organizācijā ir atkarīgs no tā sastādīšanas perioda.
Paraugu un departamentu saraksti
Standartu sarakstā ir uzskaitīti dokumenti, kas tiek izplatīti lielākajā daļā organizāciju, savukārt departamentu dokumentos ir informācija, kas izstrādāta šai konkrētajai aģentūrai.
Ir dažādi dokumentu veidi. Saraksti ir normatīvie dokumenti, ko izmanto, lai noteiktu glabāšanas laiku un dokumentu atlasi turpmākai glabāšanai vai iznīcināšanai.
Sastādot lietu nomenklatūru un nosakot līgumu glabāšanas nosacījumus, parasti tiek izmantoti tipiski saraksti, kurus apstiprina valsts struktūras, kā arī attiecīgās ministrijas un departamenti. Piegādes līgumu glabāšanas laiks organizācijā ir 5 gadi pēc termiņa beigām.
Arhivēšana
Dokumentācijas, kurai jau beidzies derīguma termiņš, pārsūtīšanas procedūrai dažādās organizācijās var būt nelielas atšķirības. Dažos gadījumos pastāv parasts veids, kā dokumentus saliec kopā un saliek metāla skapī, kuru lepni dēvē par arhīvu. Citām organizācijām ir arhīvs, arhivārs un apstiprināta lietu nomenklatūra, un viss process notiek saskaņā ar normatīvo dokumentāciju. Tas ir, ir noteikti noteikumi dokumentu noformēšanai, reģistrēšanai utt.
Abām iespējām ir tiesības pastāvēt, jums jāņem vērā organizācijas specifika, darbplūsmas apjoms un darbinieku skaits. Lielas lielas organizācijas gadījumā ar lielu personālu, neizmantojot atbilstošu dokumentu glabāšanas sistēmu, tā viņos vienkārši noslīks. Vispārīgais noteikums, ko cenšas ievērot visas organizācijas neatkarīgi no īpašumtiesību formas un darbinieku skaita, ir laiks dokumentu pārsūtīšanai arhīvā.
Darbiniekiem dokumenti jāiesniedz arhīvā ne agrāk kā pēc noteikta laika, kas nav atkarīgs no tā, kad faktiski beidzās to derīguma termiņš. Un parasti šāda arhivēšana notiek gada sākumā. Tas ir, pat ja līguma termiņš beidzās februārī, jums joprojām jāgaida līdz nākamajam gadam, lai to nodotu glabāšanai. Kāds ir biznesa līgumu glabāšanas laiks organizācijā? Minimālais pieļaujamais periods ir 5 gadi.
Līguma uzglabāšanas perioda sākums
Šis ir ļoti grūts jautājums, jo tieši šajā datumā rodas visvairāk kļūdu. Līgumu glabāšana lielākajā daļā uzņēmumu ir vienāda un sākas ar tā kalendārā gada sākumu, kurā šis dokuments vairs nav derīgs. Piemēram, ir līgums, kura derīguma termiņš beidzās 2010. gada 15. jūlijā. Tas jāuzglabā piecus gadus, taču to nevar iznīcināt 2015. gada 15. jūlijā, bet tikai ar 2016. gada sākumu. Tas ir, termiņš sākas no 2011. gada 1. janvāra, nevis no iepriekšējā gada jūlija. Parasti, lai samazinātu kļūdu skaitu, agrākajam termiņam tiek pievienots viens gads. Un tikai pēc tam, kad organizācijā ir beidzies līguma termiņš, dokumentu var iznīcināt.
Līguma glabāšanas specifika
Kā mēs jau teicām, ir īpaši norādījumu dokumenti, kas nosaka noteikumus un noteikumus pārsūtīšanai uz arhīvu un glabāšanai. Vēlreiz mēs atgādinām, ka dokumentācija jāuzglabā sausā, vēdināmā telpā ar noteiktu temperatūras režīmu. Mapes ar dokumentiem jānovieto uz slēgtiem vai atvērtiem statīviem. Vajadzības gadījumā arhīvā jābūt speciāliem seifiem dokumentu, kas apzīmēti ar komercnoslēpumu, glabāšanai. Lai arī neviens nepārbauda dokumentu glabāšanas procesu, pārbaudē dažu failu neesamību var viegli atklāt, tāpēc uzņēmuma interesēs ir pareizi iestatīt uzkrājumu sistēmu. Tātad, līguma glabāšanas periods organizācijā ir beidzies, un dokuments ir jāiznīcina. Kā to izdarīt pareizi?
Iznīcināšana
Dokumentus tāpat iznīcināt nav iespējams. Vispirms jums jāpārliecinās, ka to derīguma termiņš ir pagājis. Tikai pēc tam iznīcināšana ir iespējama, taču šeit ir nepilnības, kas ir jāņem vērā, lai nepakļautos inspektoru sodiem. Procedūra izskatās aptuveni šāda. Darbinieki izvēlas visus dokumentus, kuru iesniegšanas termiņš jau ir pagājis, pēc tam tiek veikta inventarizācija, tiek nosūtīts ziņojums galvai, sastādīts iznīcināšanas akts, dokumentu paraksta galvenais un atbildīgās personas. Tad mapes tiek iedalītas iznīcināšanai.Līgumu un citas dokumentācijas pastāvīga glabāšana arhīvā ir bezjēdzīga, tāpēc, lai nepiezemētos dokumentos, šī procedūra ir regulāri jāveic.
Atbildība un īstenotāji
Galvenā atbildība par visu, kas attiecas uz visu veidu līgumu un citu organizācijas dokumentu drošību, protams, gulstas uz galvu. Tieši viņš tiek sodīts ar rubli, kad pārbaužu laikā tiek atklāti pārkāpumi. Nākamie sarakstā ir galvenais grāmatvedis, jurists un darbinieks, kurš ir atbildīgs par dokumentācijas drošību. Bet šīs personas, cik iespējams, izdarītu nepareizu rīcību, soda pats vadītājs, viņš ir pirmais, kurš to iegūst. Praksē mazos uzņēmumos līgumu kontroles un glabāšanas sistēma tiek uzticēta grāmatvedības nodaļai, un grāmatvedis, savukārt, ieceļ noteiktu atbildīgo personu. Dažreiz organizācijas juridisko konsultantu ieceļ par personu, kas atbild par dokumentācijas drošību. Bet tas nav īpaši ērti, jo advokāts var būt atbildīgs tikai par līgumiem, un viņš parasti ir ļoti virspusēji pazīstams ar citiem dokumentiem. Šo procesu ir visvieglāk noteikt, ja ir kāda konkrēta persona, kurai ir piešķirta atbildība un autoritāte. Tas nodrošina maksimālu precizitāti un precizitāti dokumentu apstrādē.
Grāmatvedības un glabāšanas sistēmas piemērs
Lai labāk izprastu līgumu funkcijas un glabāšanas laiku organizācijā, nelielā piemērā varat analizēt galvenos punktus. Ir darbinieks (parasti darbinieks no grāmatvedības), kurš ir atbildīgs par līgumu uzturēšanu ar darbuzņēmējiem. Viņš tos ievieto atsevišķā mapē, kur tie atrodas derīguma termiņa laikā. Kad līgums tiek slēgts, tas tiek pārsūtīts uz citu mapi. Šajā gadījumā, kā likums, tiek sastādīts inventārs vai reģistrs, kurā ir dokumentu saraksts un kas ļauj izsekot to pārvietošanai. Turklāt tur tiek norādīts glabāšanas laiks, pēc kura tos iznīcina. Normatīvā perioda beigās dokumenti tiek iznīcināti jau aprakstītajā kārtībā.
Lai izvairītos no problēmām, visa uzņēmuma, it īpaši līgumu, organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas drošībai ir nepieciešama pārdomāta, uzmanīga un precīza attieksme. Visiem uzņēmumiem un organizācijām kopīgs ir uzglabāšanas organizēšanas princips saskaņā ar likumu. Tas novērš sodu izmantošanu inspekciju gadījumā. Iekšējie dokumenti (akti, saraksti, reģistri, dažāda veida līgumi) pēc formas dažādās organizācijās var atšķirties, taču tam nav būtiskas nozīmes.