Mūsu laikā papīrs (dokumentu pārvaldība) pakāpeniski pāriet no papīra formas uz digitālo. Šajā sakarā ikvienam mūsdienu izglītotam cilvēkam vajadzētu būt priekšstatam par "elektroniskā dokumenta" jēdzienu un tā pielietošanas iezīmēm. Izpētīsim šo parādību sīkāk un uzzināsim arī, kas ir EDS.
Ko sauc par dokumentu
Pirms apsvērt "elektroniska dokumenta" jēdzienu un struktūru, ir vērts atgādināt par tā priekšteci papīra formā.
Plašā nozīmē tas ir materiālās pasaules objekta nosaukums, kurā informācija ir ietverta fiksētā formā.
Šaurākā nozīmē dokuments ir informācijas nesējs, kas apstiprina nozīmīgus faktus, kas tiek uzrādīts dažādās formās (teksta, attēla, skaņas vai video ieraksts, kā arī to kombinācijas). Tas ir paredzēts datu glabāšanai un pārsūtīšanai laikā un telpā.
Katrā dokumentā ir noteikta informācija, ar kuru to var identificēt.
Ja šāds nesējs satur nepatiesu informāciju vai kad tas tika izveidots, tika pārkāptas noteiktās likumdošanas normas, to sauc par nepatiesu (viltus) un tam nav juridiska spēka.
Uzticamas informācijas nesēju kopu sauc par dokumentāciju. Tas tiek veidots, pamatojoties uz to koncentrēšanos uz konkrētu jautājumu, parādību, procesu, personu, iestādi utt. Šādu informācijas nesēju izveidošanas / noformēšanas procesu sauc par dokumentāciju. Iesaistoties tajā, ir obligāti jāņem vērā spēkā esošo tiesību aktu normas, kā arī jāievēro nacionālie sastādīšanas noteikumi. Neaizmirstiet arī par kompilatora kompetenci. Tātad principālam ir tiesības apstiprināt brieduma sertifikātu, bet viņš nevar parakstīt universitātes diplomu. Precīzāk, to var, bet šādam dokumentam nebūs juridiska spēka.
Vēl viens svarīgs jēdziens šajā tēmā ir "dokumentu noformēšana". Šis ir darbu kopums, lai dokumentētu objekta vadības aktivitātes un organizētu tajā iepriekš minēto informācijas nesēju kustību.
Dažādos vēsturiskos periodos šis process tika veikts ar dažādiem materiāliem. Tās bija māla tabletes, akmens, papiruss, āda, koks, bērza miza utt. Pamazām tās visas aizstāja ar papīru.
Pēc nesējmateriāla veida mūsdienās izšķir:
- tradicionālie papīri (papīrs);
- jaukti (papīrs + elektroniskās skaitļošanas ierīces);
- elektroniskā (digitālā).
Atkarībā no to satura un mērķa dokumenti var veikt vairākas funkcijas:
- Likumīga.
- Vadības.
- Sociālais.
- Kultūras.
- Vēsturiska.
- Informatīvs.
- Komunikatīvs.
"Elektroniskā dokumenta" jēdziena izstrāde
Kopš datoru izgudrošanas cilvēce ir sākusi meklēt veidu, kā pāriet uz elektronisku dokumentāciju. PSRS jau divdesmitā gadsimta septiņdesmitajos gados sāka domāt par šāda biroja darba modeļa izveidi. Tiesa, tajā laikā "elektroniskā dokumenta" (ED) jēdziens vēl neeksistēja. Tā vietā tika izmantots nosaukums "mašīnlasāmā vide".
Līdz astoņdesmito gadu vidum šāda tehnoloģija vēl nebija pilnībā izstrādāta. Bet tajā laikā “elektroniskā dokumenta” jēdziena saturs jau bija noteikts tiesību aktos. Tiesa, toreiz to sauca arī par “mašīnlasāmu”. GOST 1984 tas bija dokumenta nosaukums, kas piemērots tajā esošo datu automātiskai nolasīšanai.
Ar plašu datorizācijas sākumu deviņdesmitajos un divtūkstošdaļās šis jēdziens pakāpeniski ieguva pašreizējo nozīmi.
Kuru dokumentu šodien sauc par "elektronisku"
Mūsdienu "elektroniskā dokumenta" jēdzienam ir vairāki interpretācijas veidi, kas atspoguļoti tiesiskajā regulējumā. Tomēr viņi visi ir tuvu izpratnei par šīs parādības būtību un pieprasa šādu komponentu klātbūtni:
- ierakstīšanas digitālā forma;
- datu glabāšana elektroniskos plašsaziņas līdzekļos ar iespēju tos lasīt un saprast.
Balstoties uz to, var sniegt izskatāmā jēdziena vispārīgu definīciju.
Elektroniskais dokuments ir dokuments, kura informācija (ieskaitot informāciju) tiek ierakstīta digitālu datu veidā. Piemēram, kā rakstzīmju, skaņu, attēlu vai to kombināciju kopu.
ED var izveidot, saglabāt, pārraidīt un pārveidot, izmantojot digitālos līdzekļus, cilvēkiem saprotamā vizuālā formā.
Šāda dokumenta priekšrocība
Tāpat kā tā līdzīgais papīrs, ED veic tādas pašas funkcijas. Tomēr tam ir vairākas īpašības, kas padara to par daudzsološāku datu nesēju:
- Elektroniskā formā ierakstītu informāciju var viegli un ātri rediģēt.
- Šādus dokumentus teorētiski var uzglabāt mūžīgi.
- ED tehnoloģija vienkāršo, paātrina un samazina dokumentu noformēšanas izmaksas.
- Šādus dokumentus var parakstīt un nosūtīt attālināti, netērējot laiku personīgām sanāksmēm.
- Jūs varat ātri iegūt vajadzīgo skaitu ED gadījumu. Turklāt visiem tiem būs juridisks spēks.
ED īpašības. Metadati
"Elektroniska dokumenta" jēdzienu raksturo trīs īpašības:
- Saturs ir tā tekstuālie, grafiskie vai skaņas komponenti.
- Konteksts ir informācija par dokumentētu datu attiecībām ar citām ED, fiziskām vai juridiskām personām.
- Elektroniska dokumenta struktūra ir iekšēja un ārēja. Pirmajā gadījumā mēs tieši runājam par ED saturu. Otrajā - par vidi, kurā tā pastāv (datu nesējs, paša faila formāts utt.)
"Elektroniskā dokumenta" jēdzienu nosaka tā metadati. Tas ir nosaukums informācijai par visām ED īpašībām, kā arī par tā sociālo noteiktību.
Metadati ir jebkura elektroniskā dokumenta glabāšanas procesa neatņemama sastāvdaļa. Tie satur juridiska, biznesa, organizatoriska un procesuāla pierādījuma elementus par ED integritāti, kā arī tā autentiskumu.
Sīkāka informācija ED
Vēl viens svarīgs jēdziena "elektroniskais dokuments" aspekts - detaļas. Šis ir sava veida datu lapas analogs, kurā ir visa informācija par ED izveidošanu.
Tie ietver:
- Elektroniskā dokumenta nosaukums.
- Apkopošanas datums un vieta, kā arī visi izdevumi (ja tādi ir).
- Dati par ED sastādītāju vai sastādītājiem.
- Informācija par dokumenta drošības līmeni.
- Dati, kas ļaus noteikt ED elektroniskā digitālā paraksta autentiskumu, autentiskumu un uzticamību.
- Dati par programmām, kas vajadzīgas šī dokumenta atvēršanai. Tas ir par tā formātu. Mūsdienās vietējā telpā plaukst pirātisms. Šajā sakarā vairums datoru lietotāju izmanto nelicencētu programmatūru un ne vienmēr ir aizdomas, ka apmaksātās Microsoft Office programmas atbalsta ikviena iemīļoto .doc, .xls un .ppt. Tātad normālos apstākļos jums ir jāmaksā par to izmantošanu, nevis lejupielādējiet uzlauzto versiju. Tāpēc šodien pasaulē visizmantotākais, universālākais un pats galvenais - bezmaksas ED formāts ir .odt. Tā popularitāte pat lika Microsoft iegult spēju to lasīt savā programmatūrā. Starp galvenajām šī formāta priekšrocībām var minēt tādu programmu kā Word, Excel, PowerPoint iespēju apvienošanu.
- Digitālais paraksts.
Ciparparaksts
Kā jau minēts iepriekš, viens no svarīgākajiem jēdziena "elektroniskais dokuments" komponentiem ir rekvizīti. Jo īpaši digitālais paraksts, kas no angļu valodas tiek tulkots kā “digitālais paraksts”.
Šis ir ED redzamības veida nosaukums, ko iegūst elektronisko datu kopas kriptogrāfijas konvertēšanas rezultātā.Šis paraksts ļauj identificēt personu, kas to ievietojusi, kā arī apstiprināt visa dokumenta integritāti.
Saskaņā ar pašreizējiem likumiem lielākajā daļā mūsdienu valstu EDS tiek pielīdzināts “mitram” parakstam uz papīra.
Ir svarīgi atzīmēt nesaraujamo saikni starp "elektroniskā dokumenta" jēdzienu un digitālo parakstu. Galu galā pirmo juridisko spēku piešķir otrā klātbūtne.
Katrā EDS ir personīga sertificēta atslēga, kas ir unikāla ciparu secība, kuras lielums ir 264 biti. Lai to iegūtu, jums jāsazinās ar specializētu uzņēmumu, kura šodien ir diezgan daudz. Ir vērts atcerēties, ka elektroniskajam digitālajam parakstam ir noteikts derīguma termiņš, kā arī dažādi drošības līmeņi.
Reģistrējot elektronisko digitālo parakstu, tā pati individuālā atslēga tiek ierakstīta klienta zibatmiņā. Tas darbojas tikai kopā ar publisko atslēgu - citu programmu, kuru izmanto otrās un trešās puses, lai autentificētu saņemtā dokumenta digitālo parakstu.
Dati atrodas digitālā sertifikātā, kurā ir informācija par īpašnieku, viņa reģistrācijas numuru (nedrīkst sajaukt ar privātu atslēgu) un digitālā paraksta ilgumu.
Izmantojot elektronisko digitālo parakstu, jūs varat attālināti iesniegt dokumentus universitātēm (dažreiz pat ārvalstu), veikt banku darījumus, maksāt nodokļus un dažus pašvaldību organizāciju valsts struktūru pakalpojumus.
Tomēr ir vairāki gadījumi, kad elektronisks dokuments un paraksts uz tā netiek uzskatīts par likumīgu. Piemēram, mantojuma sertifikāta iegūšana vai migrācijas dokumentu izsniegšana.
Elektronisko dokumentu veidi
Pašlaik nav tālu no vienas ED klasifikācijas. Tomēr visbiežāk šādus dokumentus iedala šādās kategorijās:
- Satura tips: teksts, grafika, skaņa, animācija un multimediju ED.
- Pieejamības līmenis: atvērts un slēpts. Pirmā tipa dokumenti nesatur neko slepenu, tāpēc tie ir publiski pieejami un tos var lasīt visi. Šie ir ierīču vai produktu sastāva tehniskie dati, licencēšanas līgumi, cenrāži utt. Slēptos ED var lasīt tikai noteikts šaurs cilvēku loks. Parasti tie satur informāciju, kas atspoguļo komerciālus vai pat valsts noslēpumus. Tas var būt slepeno militāro vienību atrašanās vietas karte, patentētas ierīces rasējumi vai narkotiku sastāvs, dati par fiziskas vai juridiskas personas bankas kontu utt.
- Elektroniskā digitālā paraksta (EDS) esamība / neesamība. No tā ir atkarīga dokumenta likumība / nelikumība.
- Attieksme pret noteiktu nozari. Tiek izcelti vispārpieņemtie elektroniskie dokumenti (forma un saturs ir vienāds visās piemērošanas jomās) un šauri specializēti.
ED pazīmes
Apsverot elektroniskā dokumenta jēdzienu un veidus, ir vērts pievērst uzmanību tā atšķirīgajām iezīmēm. Viņi atšķir ED no citiem materiālās pasaules objektiem.
- Satura semantika. Jebkuram šāda veida dokumentam noteikti ir jēga, un tas nav nejaušs attēlu, skaņu vai simbolu komplekts.
- Stabila materiāla forma.
- Pilnīgums un integritāte.
- Koncentrējieties uz pieteikšanos sociālajā komunikācijā.
Juridiskais aspekts
Apsverot īpašības, detaļas, atribūtus, elektroniskā dokumenta jēdzienu, struktūru, kā arī tā veidus, ir vērts rūpīgāk izpētīt šī jautājuma juridisko pusi.
Ja ED ir sastādīts saskaņā ar visām tiesību normām un tā parakstam ir visi nepieciešamie sertifikāti, tad tam ir tāds pats juridiskais spēks kā tā ekvivalentam papīra formā.
Protams, katrā valstī jēdziena "elektroniskais dokuments" tiesiskais regulējums ir nedaudz atšķirīgs, taču tie ir sīkumi.Kopumā dažādu valstu likumdošana ir vienlīdz lojāla ED, jo šodien šāda veida biroja darbs jau sen ir sasniedzis starptautisko līmeni. Šajā sakarā tiek iegūts paradokss. Dažas varas ir vairāk nobažījušās par ārēju elektronisko dokumentu pārvaldību. Tajā pašā laikā tas valstī var būt gandrīz neattīstīts. Šeit ir tik pārspīlēts mūsdienu datorprasmju līmeņa analogs. Kopā ar viņu cilvēks zina, kā instalēt dažādas lietojumprogrammas Android, bet nezina pamatprincipus darbam ar Exel tabulām.
Digitālā biroja darba iezīmes
Salīdzinot ar papīru, digitālajam biroja darbam ir vairākas būtiskas priekšrocības:
- Nodrošina operatīvu reģistrāciju, uzskaiti, glabāšanu un piekļuvi elektroniskajiem dokumentiem.
- Nepieciešams mazāks finansējums.
- Nepieciešams minimālais laukums arhīva izvietošanai. Faktiski visa milzīga uzņēmuma dokumentācija ir ievietota cietajā diskā maisa kabatā.
- Izmantojot elektronisko lietvedības darbu, tiek samazinātas personāla laika izmaksas, kas nav saistītas ar ražošanu.
- Palielinās datu izplatīšanas ātrums plašam lietotāju lokam.
- ED var saturēt ne tikai tekstu un attēlus, bet arī multivides informāciju. Un tas ir ļoti svarīgi, ja uzņēmuma darbs ir saistīts ar privātiem prezentācijas pasākumiem.
Ir vērts atzīmēt, ka papīra dokumentu izmantošana bieži ir atļauta elektroniskā biroja darbā. Tomēr prioritāte šajā gadījumā ir tieši ED.
Lielākā daļa mūsdienu pasaules privāto un sabiedrisko organizāciju ir vērstas uz pakāpenisku papīra dokumentācijas izslēgšanu no dokumentiem. Bet pat ļoti attīstītajās valstīs tas joprojām ir tāls. Galu galā tas ir ļoti ilgs un dārgs process.
Mēs izskatījām elektroniskā dokumenta un elektroniskā dokumentu pārvaldības koncepcijas, sakārtojām visas jautājuma nianses. Mēs ceram, ka šī informācija jums bija noderīga.