Preču iepirkuma plānošana ir viens no vissvarīgākajiem jebkuras mūsdienu iestādes vai uzņēmuma darbības posmiem. Tas ir paredzēts sagatavošanas dokumentācijas veidošanai, ja nepieciešams, lai iegādātos produktu, pasūtītu darbu, pakalpojumus. Visatbilstošākā teritorija pašvaldībām, valstij piederošiem uzņēmumiem. Ir izstrādātas vairākas plānošanas metodes, kuras uzskata par specializētu izglītības kursu daļu. Protams, teorētiskie aprēķini ir pielietojami praksē, to piemērošanas joma ir ārkārtīgi plaša. Tas lielā mērā ir saistīts ar spēkā esošo tiesību aktu prasībām par pašvaldību un valdības aģentūru iegādes pamatotību.
Sākums bez kļūdām ir veiksmes atslēga
Pašlaik tiek praktizēta iepirkumu plānošana saskaņā ar federālo likumu 44. Šis dokuments federālā līmenī ir deklarējis, cik svarīga ir plāna sastādīšanas procedūra. Prasības pārņemšanas projektu izstrādei pirmo reizi parādījās 2013. gadā, un kopš tā laika situācija atsevišķām institūcijām noteikti nav kļuvusi vienkāršāka. Mūsdienās piemērojamie juridiskie standarti pieprasa plānot iegādi, stingri ievērojot likumus, rūpīgi dokumentējot katru darbību un jebkuru darbību.
Iepirkuma organizēšana, plāna sastādīšana ir uzdevumi, kas, ņemot vērā likuma nemainīgumu, mūsu laikā tiek risināti, izmantojot modernākas metodes. Tas ļauj uzlabot rezultāta ekonomisko efektivitāti, ievērojot noteiktos standartus. Iepirkumu plānošanas sistēma ir atslēga uz visa pasākuma pozitīvu rezultātu. Vajadzības ir svarīgi analizēt, ņemot vērā uzņēmumam piešķirto līdzekļu daudzumu. Protams, labākais risinājums ir finanšu masas sadalīt summās, kas konkrētai iestādei vajadzīgas visu plānoto darījumu veikšanai, taču budžeta ierobežojumi reti ļauj realizēt 100%.
Dariet to pareizi
Starp citu, iepirkumu plānu plānošanas, projektu izstrādes jautājuma aktualitāte un sarežģītība jau ir redzama no nesen izdoto specializēto publikāciju daudzuma, atklājot dažādus smalkus jautājuma aspektus un nianses. Daudz kas ir saistīts ar sarežģīto ekonomisko situāciju valstī, uz kuras pamata tiek stingrinātas likuma prasības, kā arī to izpildes uzraudzību. Ir pozitīvā puse: ir iespējams efektīvi novērst ļaunprātīgu izmantošanu, korupcijas komponentu un neefektīvu budžeta ietaupījumu izšķērdēšanu.
Ikgadējā iepirkuma plānošana ir visizplatītākā iespēja. Nebūs lieki sastādīt ilgtermiņa plānus (piecu gadu plāns), bet tie tiek veidoti tikai vispārīgi. Ir īstermiņa plāni (piemēram, mēnesim), taču tie atspoguļo tikai pašreizējās uzņēmuma vajadzības. Gada plāns ir ne tikai nepieciešamo iegādes saraksts, bet arī dokuments, kas parāda iestādes perspektīvas, tās attīstības stratēģiju un darba procesa uzlabošanu. Bieži vien plānam tiek pievienota paskaidrojoša piezīme, kas pamato katra uzskaitītā objekta nepieciešamību. Tas palīdz novērst aizdomas par ļaunprātīgu izmantošanu un pierādīt līdzekļu piešķiršanas nepieciešamību.
Galvenie mērķi: analizēt iepirkuma piemērus
Plānošana, iepirkums var būt atbildības joma, kuru uzņēmums atstāj novārtā.Šādā situācijā produkta iestādes darba rezultātā sniegtā pakalpojuma kvalitāte būs diezgan zema, un termiņi būs ilgi. Ja nebija iespējams pareizi noteikt līguma cenu, plānot iegādi, pastāv neefektīva līdzekļu tērēšanas iespēja, ko var uzskatīt par pārkāpumu ar no tā izrietošajām sekām.
Pašvaldību iepirkumu plānošana palīdz novērst neparedzētu atcelšanu. Darījumu bloka iniciators var būt kontrolējošā iestāde, darbuzņēmējs vai pati iestāde, kas pēkšņi ir atklājusi kļūdu un tāpēc bija spiesta steidzami pārtraukt sadarbību pēc vienošanās. Tas noved pie īslaicīgiem finansiāliem zaudējumiem. Klients, kurš nepareizi veicis iepirkuma procesu, var tikt sodīts. Īpaši no spēkā esošajiem likumiem izriet, ka ierēdnis, kurš bezatbildīgi nepareizi izvēlējies iepirkuma metodi, ir spiests atbildēt: sods sasniedz 50 000 rubļu.
Pa vienam
Mūsdienu uzņēmumos iepirkumu plānošanu veic, izmantojot sistemātisku pieeju jautājumam, izmantojot efektīvas elektroniskās, skaitļošanas un programmatūras sistēmas. Tas samazina cilvēku kļūdu iespējamību. Darbību secība ir plāna sastādīšana, tā saskaņošana ar augstākām institūcijām, plāna īstenošana. Jau sagatavošanās posmā ir jāpamato visas plānotās operācijas, jāpārbauda atbilstība iestādei izvirzītajiem mērķiem un jā normalizē iepirkums. Pēdējais ietver iegādātā produkta kvalitātes kontroli, pasūtīto pakalpojumu atbilstoši pašreizējām prasībām, sagaidāmajām patērētāja īpašībām. Plāna posmā tiek analizēts nepieciešamais produkta daudzums un robežcena, par kādu to var iegādāties.
Iepirkumu plānošanas vadība ietver pasākuma publiskās diskusijas organizēšanu. Tas jo īpaši attiecas uz vairākiem darījumiem, kuru publicitāte ir noteikta likumos. Ir tādi notikumi, kurus vienkārši nav iespējams īstenot bez sākotnējiem publiskiem pētījumiem ar rezultātu novērtējumu. Pašlaik šāda soļa organizēšanai tiek aktīvi izmantoti modernākie saziņas līdzekļi un metodes, tehniskie risinājumi un informācijas tehnoloģijas.
Papīriem nav beigas!
Valsts un pašvaldību iepirkumu plānošana paredz grafika, iepirkuma plāna izveidošanu. Otra veida dokumentācija tika ieviesta 2016. gadā. Pirmais tika praktizēts iepriekš, tā forma vairākus gadus ir palikusi nemainīga. Grafiks tiek sastādīts gadam. Iepirkuma plāns tiek sastādīts vidējam termiņam, un tajā ir ietverti visi produktu nosaukumi, kas nepieciešami iestādei un iegādāti no piegādātāja. Parasti šāds dokuments attiecas uz trīs gadu laika posmu, jo tieši šim periodam tiek sastādīts budžets.
Īpaši grūts jautājums ir publiskā iepirkuma plānošana. Jāpievērš uzmanība federālajam likumam, kas 2011. gadā pieņemts ar numuru 223. Viņš paziņoja par iespējām izveidot elastīgu plānu, kas aptvertu divpadsmit mēnešu periodu. Daži pirkumi nav jāpamato. Tas attiecas uz sarakstu, uz kuru attiecas iepriekšminētā 44. federālā likuma piecpadsmitā panta otrās daļas standarti. Valsts sektora darbiniekiem ir tiesības pielāgot plānus atbilstoši vajadzībai. Nav laika ierobežojuma vai iemesla.
Viss pēc plāna
Iepirkums budžeta plānošanā grafika formātā ietver trīs gadu laikā izstrādātas dokumentācijas izmantošanu, kurā aprakstītas iestādes kā vajadzības pamatvajadzības.Ne katra juridiska persona pirmo reizi var veiksmīgi izveidot tādu iepirkuma plānu, kuru var pārveidot par realitāti, tāpēc likums paredz iespēju veikt pielāgojumus tajos dokumentos, kuri jau ir publicēti, izmantojot specializētu informācijas sistēmu.
Bieži vien ir jāveic izmaiņas, jo tiek atklātas vajadzības pēc precēm, kuras agrāk nevarēja noteikt. Izmantojot elektronisko budžetu, iepirkumu plānošana ir diezgan elastīgs process, jūs varat pievienot jaunus priekšmetus, it īpaši, ja to ieviešanas finansiālās iespējas ir saistītas ar ietaupījumiem piedāvājumos, kuri jau ir pagājuši pielāgošanas laikā. Izmaiņas var veikt, ja to stimulē sabiedriskās diskusijas rezultāti, ja tā tika organizēta kā atbilstoša likumu prasībām.
Iepirkumu loģistika
Lai iepirkumu plānošana (elektroniskais budžets, kas tiek veikts, izmantojot modernus programmatūras produktus, sniedz ievērojamu palīdzību speciālistiem) būtu pēc iespējas efektīvāka, organizējiet pasākumus, ņemot vērā loģistikas prasības. Sastādot plānu, jums jāvadās no uzņēmuma vajadzībām, izmaksām, kas saistītas ar darba procesiem, lietošanai pieejamām uzglabāšanas vietām. Svarīga loma ir ražošanas procesam nepieciešamā materiāla daudzumam un daudzumam, tā piegādes laikam. Lai gūtu panākumus, jums jāņem vērā piegādātāju resursi, spēja pašiem organizēt dažu palīgmateriālu ražošanu, kas piemērojami galaprodukta ražošanai, pakalpojumu sniegšana.
Veidojums, ņemot vērā visu norādīto iepirkuma plānu budžeta plānošanā attiecībā uz valsts un privātajiem uzņēmumiem, ļauj izveidot darba procesu bez dīkstāves un finansiāliem zaudējumiem pārpalikuma iegūšanas, palīgmateriālu bojājuma dēļ. Lai noteiktu, cik daudz materiāla ir vajadzīgs (proti, šis rādītājs ir pamats lielākās daļas citu daļu aprēķināšanai), ir jāapgūst vairākas standarta aprēķina metodes. Lai tos piemērotu konkrētam uzņēmumam, vispirms jāapkopo vispilnīgākā informācijas bāze par līdzīgu izejvielu izmantošanu rūpniecībā agrāk.
Cik daudz ir vajadzīgs?
Viena no iepirkumu plānošanas metodēm ir saražojamo produktu apjoma novērtēšana, pamatojoties uz klienta vajadzību pēc tā. Zinot, cik būtisks šobrīd ir pieprasījums pēc produkta, var pamatoti aprēķināt, cik daudz izejvielu būs nepieciešams. Lai vienkāršotu aprēķinu veidlapu sarakstus ar izstrādājumiem, materiāliem, ņemiet vērā laiku, kas nepieciešams dažādu priekšmetu piegādei, glabāšanas ilgumu. Ja dažus palīgmateriālus var izgatavot pats, jums iepriekš jāaprēķina, cik lielas ir laika izmaksas.
Zinot laika intervālus, viņi novērtē bruto vajadzību pēc pozīcijām, kas saņemtas no piegādātāja un kuras tiek ražotas pašas. Pamatojoties uz to, tīro pieprasījumu nosaka, analizējot esošos krājumus, pasūtījumus un plānotos ražošanas apjomus. Starp pasūtījumiem var būt tādi, kas tika veikti agrāk par iepriekšējām preču sērijām. Plānojot jaunu ražošanas ciklu, tie nav jāņem vērā.
Pieprasījuma svārstības
Šī pirkumu plānošanas metode ir būtiska, ja patērētāja interesi var raksturot ar viļņu diagrammu ar atkārtotiem elementiem. Lai panāktu izlīdzināšanu, ir jānovērtē, cik liels ir faktiskais produkta patēriņš pēdējā laika periodā, jāidentificē attiecība ar iepriekš aprēķinātajiem tā rādītājiem. Jaunam periodam prognoze ir iepriekšējam laika periodam aprēķināts rādītājs, kuram tiek pievienota koriģējošā vērtība - preču daudzums, kas reizināts ar nozīmīguma koeficientu.
Alternatīva iespēja
Vēl viena iepirkuma plānošanas metode ir deterministiska.Viņi to izmanto, kad ir zināms, cik ilgs laiks nepieciešams pasūtījuma izpildei, cik daudz materiāla tam ir nepieciešams, kādā laikā tiks piegādāti palīgmateriāli.
Dažreiz stohastiskā pieeja ir vispiemērotākā praksē. Aprēķinu pamatā ir statistikas, matemātikas metodes. Izmantojot specializētas formulas, jūs varat novērtēt, kāda ir produkta nepieciešamība, un, pamatojoties uz šo plānu, iegādāties palīgmateriālus.
Izmantojot personāla uzkrāto pieredzi, jūs varat īstenot heiristisku pieeju iepirkumu plānošanā.
Visam ir laiks
Plānojot publisko iepirkumu, privātais ietver vispilnīgākās informācijas bāzes pieejamību par ražošanas procesu un tā piemērošanas rezultātu. Ir jānodrošina analītiķiem pieeja precīzai informācijai par palīgmateriālu, sastāvdaļu, rezerves daļu kustību. Jābūt datiem par visiem posmiem no iepirkuma tirgus izpētes brīža līdz nopirktā saņemšanai noliktavā.
Lai loģistikas iepirkumu sistēma darbotos labi, jums jāzina, kādi materiāli tiek izmantoti ražošanas procesā. Iepirkuma plāna veidošana ietver dažādu uzņēmumā nodarbinātu cilvēku koordinētu mijiedarbību. Publiskā iepirkuma plānošana (un vienādi privātajos uzņēmumos) liek nodibināt savstarpējas attiecības starp dažādām juridiskās personas nodaļām, nodaļām, filiālēm. Tikai rūpīgi organizēta mijiedarbība ļauj mums garantēt aprēķinu, analīzes pareizību un izvēli par labu optimālai iepirkuma veidošanas metodei. Kopīgais darbs ļauj izlemt par labāko cenu politiku, noslēgt rentablu līgumu ar piegādātāju un izsekot ienākošo, pieejamo, iztērēto izejvielu daudzumam. Loģistika ietver kontroli pār piegāžu grafiku, izejvielu izvietošanu noliktavas teritorijās.
Neko vairāk
Organizējot iepirkumu loģistiku, jūs varat panākt minimālu krājumu noliktavā ar nepārtrauktu izejvielu piegādi ražošanas procesam. Lai plānošana būtu efektīva, precīzi jāformulē, kuras konkrētās pozīcijas ir vajadzīgas un cik lielā mērā, kādā laika posmā tām precīzi jābūt darbnīcu rīcībā, un cik lielas ir plaši pazīstamu piegādātāju iespējas. Loģistikas darbinieki novērtē noliktavas pašreizējās iespējas, izstrādā veidus, kā organizēt palīgmateriālu ražošanas procesu, izmantojot savas iespējas.
Mēs pērkam prātīgi
Daudzējādā ziņā iepirkuma plānošana ir cieši saistīta ar īpaša formāta izvēli sadarbībai ar piegādātājiem. Nesen visizplatītākā iespēja ir konkursa izpilde. Tas ir vienādi piemērojams valsts uzņēmumiem, institūcijām un, meklējot piegādātāju no privāta tirgotāja puses. Konkursa jēdziens ekonomikā ienāca ilgu laiku. Solīšanas organizēšana ir klienta pienākums, izsludinot konkurences nosacījumus preces piegādei, pakalpojumu sniegšanai. Izsoles ietvaros tie, kas vēlas, var uzsākt konkurenci par tiesībām noslēgt līgumu ar klientu ar iepriekš paziņotiem nosacījumiem. Noteikumi, kuriem tiks pakārtota sadarbība, ir jāformulē un jāpublicē iepriekš. Šajā nolūkā tiek aizpildīta pilna konkursa dokumentācijas pakete, kurā norādīti visu savstarpējā darba posmu nosacījumi. Ir uzskaitīti klientam piemēroti produktu, pakalpojumu un cenu nosaukumi.
Klasiskais konkurss ir procedūra, kurā iesaistīti daudzi konkurenti. Laimēt tiesības slēgt līgumu nav viegli, bet pats process ir rentabls, taisnīgs. Tā organizācija ir uzticēta uzņēmuma vadītājiem, kas darbojas kā klienti. Uzņēmums savāc iepirkumu komisiju, kuras sastāvu apstiprina komandējošie darbinieki.Šie speciālisti sagatavo dokumentu paketi, sastāda visu nepieciešamo, lai izveidotu apstākļus publiskai apskatei. Jāatceras spēkā esošie normatīvie un normatīvie akti, kas regulē konkursus un izsoles.
Uzmanīgi un pamatīgi
Visi ierobežotajā termiņā iesniegtie piedāvājumi ir jāanalizē iepirkuma komisijas dalībniekiem. Attiecībā uz katru no iespējām tiek formulēts vispārīgs lēmums: pieņemt priekšlikumu, iecelt potenciālo personu kā darbuzņēmēju vai noraidīt iespēju. Izlemjot par labu konkrētam iznākumam, jums jāpārbauda konkursa nosacījumi, jāanalizē visu saņemto priekšlikumu īpašības. Ideāls procedūras rezultāts ir vienošanās par iespējami zemāku cenu, ievērojot visas klienta prasības un nosacījumus. Objektivitāte, atklātība, caurspīdīgums ir šādas procedūras galvenās priekšrocības.
Izstrādājot prasības izpildītājiem, ir jāvadās ne tikai no paša interesēm, bet arī no vidējiem tirgus piedāvājumiem. Ja klients izvirza apzināti nelabvēlīgus apstākļus, gandrīz nav tādu cilvēku, kuri vēlas parakstīties uz šādu sadarbību; konkursa rezultātā netiks parādīts neviens pieteikums. Lai neatrodas šādā nepatīkamā situācijā, kas noved pie piegādes laika traucējumiem, ir jāformulē atbilstoši priekšlikumi. Viens no veidiem, kas pēdējā laikā tiek izmantots arvien biežāk, ir tādu nosacījumu noteikšana, kas klientam ir maksimāli iespējami. Katrs potenciālais darbuzņēmējs piedāvā savas iespējas, cenas vai atbilstošas, un, balstoties uz visu saņemto pieteikumu analīzi, jūs varat izvēlēties veiksmīgāko sadarbības veidu.
Kā tērēt?
Plānojot pirkumus konkursa veidā, vispirms ir jāanalizē tirgus cenu piedāvājumi, jāsastāda kopsavilkuma kotācijas bāze, salīdzinot dažādus piegādātājus, un tikai tad jāturpina konkursa organizēšana. Pavaddokumentācijā norādiet prasības attiecībā uz līguma cenu, tā izpildes laiku, kvalifikācijas līmeni un preces kvalitāti. Katrs no dalībniekiem saskaņā ar konkursa rezultātiem saņem individuālu numuru, pirmais ir paredzēts uzvarētājam. Ja kāds atsakās slēgt līgumu, prioritāte būs otrajam sarakstā iekļautajam utt. Konkursa laikā komisijas locekļu un ieinteresēto potenciālo darbuzņēmēju pārstāvju kontakti ir aizliegti.