Kas ir uzņēmuma administratīvais personāls?

Mūsdienās darba aktivitātes struktūras administratīvajā dienestā bieži tiek uztvertas kā karjeras sākumposms vai kā darbs pirmā kursa studentiem, kam, kā likums, nav nepieciešama nopietna sagatavošanās. Ko nozīmē jēdziens administratīvais personāls? Kas ir saistīts atbilstošajā kategorijā? Kāpēc? Atbildes uz šiem un citiem tikpat svarīgiem jautājumiem var atrast šī raksta lasīšanas procesā.

Kopīgās iezīmes

Neskatoties uz to, ka administratīvais personāls Bieži vien tas nozīmē tikai izaugsmes sākumu, daudzi cilvēki veido veiksmīgu karjeru un saņem profesionālu atzinību šajā jomā. Šādi darbinieki nesauks šo darbu, kam nav nepieciešama atbilstoša kvalifikācija, un ir ārkārtīgi viegli. Kādus pienākumus parasti veic dienests? Administratīvais personāls veic vairākus uzdevumus, kas saistīti ar pamata biznesa procesu organizēšanu. Starp tiem ir šādi priekšmeti:

• Lietvedība.
• Kontrole attiecībā uz dažādu departamentu un nodaļu vadītāju rīkojumu un rīkojumu izpildi.
• Administratīvais personāls nodarbojas ar struktūras sociālo, sadzīves, ekonomisko un materiālo un tehnisko pakalpojumu sniegšanu.
• Organizācija un sekojošs remonts birojā, ja nepieciešams.
• Pārvietošanas organizēšana.
• Administratīvais personāls ir darbiniekiem, kuriem jāveic mijiedarbība ar operāciju dienestiem.
• Mijiedarbība ar namīpašniekiem.
• Korporatīvo pasākumu organizēšana un turpmākā vadīšana. Ir svarīgi piebilst, ka šajā gadījumā administratīvais personāls sniedz tikai papildu palīdzību.

Ir svarīgi atzīmēt, ka šo sarakstu var konkretizēt un papildināt atkarībā no uzņēmuma vajadzībām un uzdevumiem.

Jautājuma praktiskais aspekts

Kā izrādījās, administratīvais personāls ir darbiniekiem, kuru darbības jomā ietilpst vadības funkciju īstenošana vai ar organizācijas vadības jautājumiem saistītā darba veikšana tehniskā ziņā.

Tātad valdības organizācijās personāla departaments, kas pārvalda personālu un atlasa personālu, bieži tiek iekļauts administratīvajā departamentā, biznesa administrēšanas departamentā utt. Tomēr šāda prakse attiecībā uz liela mēroga privātā īpašuma organizācijām nav izplatīta - šeit vadības departaments, protams, ir neatkarīga struktūra, kuru, protams, vada vadītājs. Ir svarīgi to atzīmēt administratīvais personāls bieži personīgie vadītāju palīgi un nodaļu palīgi netiek iekļauti. Tātad tie parasti attiecas uz konkrētās struktūrvienības darbiniekiem un ir pakļauti attiecīgajai galvai. Viņu uzdevumi ir tieši saistīti ar šīs vienības jautājumu risināšanu. Raksturo to pašu administratīvā personāla grupa kolēģi risina visas organizācijas problēmas.

Jāatzīmē, ka uzņēmuma administratīvo darbinieku skaits galvenokārt ir atkarīgs no tā iekšējās struktūras, lieluma un darbības jomas. Piemēram, daudzas valsts asociācijas, liela mēroga uzņēmumu pārvaldības sabiedrības vai lielas saimniecības nodala administratīvo personālu neatkarīgā departamentā. Parasti to sauc par administratīvo departamentu vai vispārējo departamentu.Katedra ir sarežģīta organizācija, kuras vadītājs organizē personāla vadība un ziņo uzņēmuma vadītājam.

Valsts institūcijas

Valsts iestādes administratīvajā departamentā var ietilpt šādas neatkarīga darbības veida nodaļas:

• Dokumentācijas atbalsts.
• Protokolu-organizatoriskais.
• Kontroles nodaļa.
• Mājsaimniecības atbalsts.
• Sabiedriskais dienests un tā tālāk.

Ir svarīgi atzīmēt, ka lielās komercstruktūrās darbs. Administratīvais personāls šajā gadījumā pārstāv biznesa nodaļu. Tajā ietilpst biroju vadītāji, sekretāri, apkopes personāls (autovadītāji, tīrītāji, kurjeri). Par nodaļas darbu pilnībā atbild attiecīgās kategorijas vadītājs.

Uzņēmumos, kuriem ir sarežģīta struktūra, kurā ietilpst vairāki biroji, administratīvais un tehniskais personāls, kā likums, tiek veidots pēc vienas shēmas. Viņa darbu pārrauga administratīvā direktora darbība. Tās uzdevumi ietver visas administratīvās struktūras darbību pārvaldību un koordinēšanu kopumā. Administratīvais direktors ir pakļauts administratīvo nodaļu vadītājiem, kā arī struktūrvienību un neatkarīgo biroju biroja vadītājiem.

Mazie uzņēmumi

Administratīvais personāls mazos uzņēmumos ar komerciāliem mērķiem parasti sastāv no viena darbinieka. Viņa amatu sauc par biroja vadītāju vai sekretāru. Ja tā nav, noteiktas administratīvās funkcijas (piemēram, dokumentu noformēšana, dokumentu pārvaldība vai biroja pasūtīšana) kā papildu slogu tiek uzticētas jaunākam darbiniekam.

Tradicionāli administratīvais personāls ietilpst sekretārs, asistenta nodaļa, personīgais vadītāja palīgs, administratīvās nodaļas vadītājs. Turklāt šajā sarakstā ir biroja vadītājs un administratīvais direktors. Ir svarīgi atzīmēt, ka tas ietver vairākus apkopes personāla darbiniekus (piemēram,, administratīvais un tehniskais personāls elektrodrošības jomā) Nākamajās nodaļās būs lietderīgi apsvērt visbiežāk sastopamos administratīvos amatus.

Biroja vadītājs

Kā izrādījās, raksturo administratīvais personāls sadalīts administratīvajā un tehniskajā sfērā. Biroja vadītājs pieder pie pirmās grupas. Citā veidā viņu sauc par administratīvo vadītāju vai vecāko administratoru. Biroja vadītājs ziņo pieņemošajam direktoram vai izpilddirektoram. Viņa padoto lokā ir tikai darbinieki, kas atbalsta struktūras darbību. Vecākā administratora galvenais mērķis ir nodrošināt atbilstošu biroja darbību un vienmērīgu tā darbību. Biroja vadītāja kā administratīvā atbalsta personāls veic šādas funkcijas:

• Biroja aprīkojuma pieejamības un darbības kontroles nodrošināšana.
• Budžeta izdevumi biroja atbalstam.
• Nodrošināsim gan ienākošās, gan nosūtītās korespondences savlaicīgu apstrādi, tās piegādi atbilstoši mērķim.
• Dalība biroja īpašuma kompleksu inventarizācijā.
• Kontroli par vērtspapīru izpildes termiņiem un to kompetentu izpildi.
• Pakārtoto darbinieku, starp kuriem parasti ir telefona operatori, sekretāri, autovadītāji, tīrītāji un apsardzes darbinieki, darba organizēšana un kontrole.
• Uzņēmuma failu sistēmas kontrole un atbalsts.
• Biļešu rezervēšana, vīzu atbalsta un numuru rezervēšanas pakalpojumi uzņēmuma darbiniekiem.

Biroja vadītājam ir šādas prasības attiecībā uz pieredzi un kvalifikāciju:

• Atbilstoša izglītība (vidējā speciālā vai augstākā).
• Vēlamas vienas vai vairāku svešvalodu zināšanas.
• Lieliskas zināšanas par datortehnoloģijām.
• Zināšanas par biroja tehnoloģijām.
• Darba pieredze administratīvajā jomā vismaz gadu.
• Sabiedrība, izturība pret stresu, spējas organizatoriskos jautājumos.

Juridiskās nodaļas vadītāja

Šīs nodaļas vadītājs atskaitās vienīgi ģenerāldirektoram. Viņa padotajos ietilpst visi juridiskās nodaļas darbinieki. Priekšnieka darbības mērķis ir uzņēmuma juridiskā dienesta izveidošana un tālāka vadība. Attiecīgais darbinieks veic šādas funkcijas:

• Juridisko darbinieku atlase un tālāka apmācība.
• Uzņēmuma organizatoriskās struktūras legalizācija.
• Iekšējo korporācijas standartu veidošana.
• Darbplūsmas izveidošana atbilstoši izstrādātajiem korporatīvajiem juridiskajiem standartiem.
• Uzņēmuma darbinieku juridiskās apmācības organizēšana.
• Dažādas juridiskās dokumentācijas projektu juridiskā ekspertīze, kuru sagatavošana notiek uzņēmumā.
• Secinājumu sagatavošanas organizēšana atbilstoši juridiskajiem jautājumiem, kas rodas struktūras gaitā.
• Uzņēmuma interešu pārstāvēšana tiesu iestādēs, kā arī sabiedriskās un valsts asociācijas juridisko jautājumu izpētē.
• Uzraudzība un pasākumu veikšana parādu atgūšanai saskaņā ar iepriekš izpildītajiem līgumiem.

Prasības speciālistam kvalifikācijas un pieredzes ziņā:

• Juridiskā izglītība (vēlams augstākā).
• Pieredze attiecīgajā specialitātē vairāk nekā piecus gadus.
• Angļu valodas zināšanas vidējā līmenī.
• Pieredze sarunās un jautājumu pirmstiesas risināšanā.
• Gatavība braucieniem un komandējumiem.
• Zināšanas šādās tiesību jomās: civillikumā, nodokļu, administratīvajā, korporatīvajā, arbitrāžas un citās tiesību nozarēs.

Elektrodrošības administratīvais personāls

Elektrisko personālu, kas veic darbus ar elektroietaisēm, klasificē šādās kategorijās:

• Administratīvie un tehniskie darbinieki ir vadītāji un speciālisti, kas veic pienākumus, kas saistīti ar elektrisko instalāciju ekspluatācijas un apkopes, uzstādīšanas, remonta un nodošanas ekspluatācijā organizēšanu.
• Operatīvie darbinieki - personāls, kas nodrošina elektrisko instalāciju apkopi un ekspluatācijas vadību. Tas ietver pārbaudi, darba vietas sagatavošanu, darba maiņu, darbinieku uzņemšanu un sekojošu uzraudzību, darba veikšanu saskaņā ar pašreizējo darbību.
• Remonta personāls - personāls, kas nodrošina remontu un apkopi, nodošanu ekspluatācijā, uzstādīšanu un aprīkojuma pārbaudi.
• Darbības un remonta personāls - remonta personāls, kurš ir speciāli apmācīts un apmācīts, lai apkalpotu operatīvo darbību noteiktā daudzumā tam paredzēto elektrisko instalāciju.

Advokāts

Bieži vien juristu savādāk sauc par juridisko konsultantu. Viņš atskaitās ģenerāldirektoram vai attiecīgās nodaļas vadītājam. Advokāta padotie ir šīs nodaļas ierēdņi. Viņa darbības galvenais mērķis ir sniegt atbalstu juridiskās nodaļas darbam. Speciālista galvenie uzdevumi ir šādi:

• Juridiskās dokumentācijas izstrāde.
• Sniedz metodiskus norādījumus uzņēmuma juridiskajai darbībai.
• Finanšu, līgumiskās un darba disciplīnas stiprināšanas pasākumu īstenošana.
• Konsultācijas ar struktūras darbiniekiem profesionālos jautājumos, palīdzība dokumentācijas un normatīvo aktu sagatavošanā par īpašumu.

Juridiskais konsultants veic šādas funkcijas:

• Dalība juridiskās dokumentācijas un līgumu izstrādē.
• Dalība juridiskos strīdos.
• Sniedzam konsultācijas darbiniekiem un uzņēmuma vadībai saskaņā ar juridiskajiem aspektiem.
• Dalība dokumentācijas, kā arī līgumu, kā arī līgumu, pārbaudē no juridiskā viedokļa.
• Līgumu datņu sistēmas uzturēšana.
• Sniegt palīdzību attiecīgās nodaļas darbiniekiem dažāda veida projektu izstrādē.

Dispečers

Dispečers ziņo tieši ražošanas vadītājam, bet viņam nav padoto. Viņa darba galvenais mērķis ir ražošanas procesa un citu struktūras darbību operatīvā regulēšana. Dispečers veic šādas funkcijas:

• Krājumu pieejamības uzraudzība, kas nepieciešami nepārtrauktam uzņēmuma nodaļu ražošanas procesam (detaļas, materiāli, transports, aprīkojums).
• Ražošanas procesa operatīvās kontroles organizēšana, gatavā produkta piegāde, darbu veikšana vai pakalpojumu sniegšana saskaņā ar ražošanas procesa grafiku.
• Nosūtīšanas žurnāla sagatavošana, pārskata ziņojumu un citas tehniskās dokumentācijas veidošana ražošanas procesa ziņā.

Dispečeram ir svarīgas šādas prasības attiecībā uz kvalifikāciju un pieredzi:

• Vidējās profesionālās izglītības klātbūtne.
• Zināšanas ražošanas plānošanas jomā uzņēmumā.
• Izturība pret stresu, sabiedriskums.

Ģenerālsekretārs

Citā veidā šo amatu var dēvēt par personīgo asistentu vai sekretāru-referentu. Darbinieks atskaitās personāla direktoram vai ģenerāldirektoram. Ģenerālsekretāra padoto nav. Sekretāra-referenta darba galvenais mērķis ir sniegt kvalitatīvu administratīvo atbalstu direktora struktūrai. Personīgais asistents veic šādus uzdevumus:

• Pareizas darbplūsmas nodrošināšana.
• Režisora ​​dienas organizēšana darba plānā.

Sekretāra palīgs galvenokārt veic šādas funkcijas:

• Plānošana izpilddirektoram, biznesa sanāksmju un komandējumu organizēšana.
• Lietišķo vēstuļu un dokumentācijas rediģēšana, tulkošana un noformēšana.
• Ienākošās sarakstes un tālruņa zvanu kontroles nodrošināšana.
• Lietišķo vēstuļu, atskaišu, citas dokumentācijas sagatavošana un noformēšana.
• Mijiedarbības organizēšana starp direktoru un citiem struktūras darbiniekiem.
• Sagatavošanas kvalitātes kontrole, pareiza apkopošana, turpmāka saskaņošana un apstiprināšanas dokumentācija, kas iesniegta parakstīšanai tieši organizācijas direktoram.
• Ģenerāldirektora pieņemšanas darba organizēšana.
• Galvas individuālo norādījumu izpilde.
• Galvas eskorts komandējumos.

Faktiskās prasības attiecībā uz pieredzi un kvalifikāciju šajā gadījumā ir:

• Augstākās izglītības klātbūtne.
• Svešvalodu (vēlams angļu) zināšanas.
• Lieliska datora lietošana.
• Augsti standarti attiecībā uz biznesa etiķeti.
• Vismaz divu gadu darba pieredze.
• Prezentējams izskats, sabiedriskums.