Ar vērtspapīriem jārīkojas uzmanīgi, jo sabojāšana rada daudz negatīvu seku. Būs nepieciešams laiks, lai atgūtu. Lai to novērstu, ir jānodrošina pareiza dokumentu glabāšana mājās. Šim nolūkam varat izmantot dažādas metodes.
Uzglabāšanas iespējas
Dokumentu glabāšanas organizēšanai mājās ir savas īpatnības. Jāņem vērā drošība. Papīri jāslēpj no skata un jāsargā no bojājumiem. Ja mājā dzīvo bērni, dokumenti jānovieto tā, lai tie viņiem nebūtu pieejami. Jūs varat izvēlēties seifus mājai, kā arī mezzanines, skapja augšējos plauktus.
Lūdzu, ņemiet vērā, ka darbvirsma nav droša vieta. Kafija, kas sabojājusies nejaušas izliešanas dēļ. Bet, ja tie tiek ievietoti kastēs ar atslēgu vai slepenu dibenu, tad tas pasargās no bojājumiem.
Kur uzglabāt dokumentus mājās? Ir daudz iespēju, taču ņemiet vērā, ka vietai ir jābūt pieejamai īpašniekam. Bieži vien ir situācijas, kad steidzami jāiegūst dokumenti. Ārkārtas situācijā skaita katru sekundi. Tagad tam ir izveidoti funkcionālie interjera elementi, ieskaitot īpašas slēptuves. Tie ir plaukti ar atvilktnēm, grāmatām, seifiem, rozetēm, imitācijām.
Dokumentu šķirošana
Darbus var sadalīt pēc šādiem kritērijiem:
- Uz dzīvokli. Tiks glabāti kvītis par ūdeni, gāzi, elektrību.
- Komunikācija Šajā sadaļā būs līgumi un kvītis pa tālruni, televīziju un internetu.
- Aizdevumi Tas ietver līgumus un čekus.
- Sociālie pakalpojumi. Ja tiek izmantoti šo organizāciju pakalpojumi, dokumenti no tiem jāievieto atsevišķi.
- Kopijas. Ieteicams izgatavot dokumentu kopijas 5 gab. Apjomā. vēl labāk ir tos skenēt.
- Personas dokumenti. Tas ietver pases, sertifikātus.
- Medicīna. Atsevišķi nepieciešams sakraut ar veselību saistītos dokumentus.
- Fotogrāfijas Tie jāievieto aploksnē.
- Norādījumi un garantijas. Ja nepieciešams, jūs vienmēr varat atrast pareizo papīru;
- Reti lietoti dokumenti.
Neliela formāta dokumenti parasti ir cietā vāka formātā. Ja tos bieži izmanto, piemēram, pases, sertifikāti, jums tie jāuzglabā nelielā mapē ar atdalītājiem.
Dokumentācijas glabāšanas iespējas
Ja vērtspapīru ir daudz, rodas jautājums, kā uzglabāt dokumentus mājās? Idejas var būt dažādas, galvenais, lai viss tiktu uzturēts kārtībā. Pretējā gadījumā daudz laika tiks pavadīts meklēšanai.
Uzglabāšanai tiek izmantoti seifi, mapes, skapīši. Papīri tajos jāievieto atbilstoši nepieciešamajiem kritērijiem: mērķim, datumam vai veidam. Tātad būs daudz vieglāk atrast nepieciešamo papīru.
Mapes
Mape dokumentu glabāšanai mājās tiek uzskatīta par lielisku izvēli. Tas būs piemērots daudziem failiem ar dokumentiem. Lielākā daļa šo produktu ir A4 formātā, tāpēc tie ir lieliski piemēroti sertifikātu, sertifikātu, līgumu glabāšanai.
Ērtības labad varat atzīmēt dokumentus ar uzrakstiem, piemēram, “darbs”, “banka”, “mājoklis”. Tātad būs daudz vieglāk atrast nepieciešamo dokumentu. Pirmajam failam varat pievienot visa satura sarakstu. Ieteicams čekus un kvītis pielīmēt uz A4 formāta lapām. Labāk ir salabot stūri, lai nesabojātu dokumentu.
Portfelis
Dokumentus var uzglabāt mājās, izmantojot īpašu portfeli. Tam parasti ir daudz filiāļu. Preci var iegādāties kancelejas preču veikalā.Šīs ierīces ir dažādu dizainu, ieskaitot klasiskās, kā arī oriģinālās. Izvēlēties pareizo būs viegli.
Portfelī dokumentu glabāšanai mājās var būt dažādi dokumenti. Trūkums ir lapu pagriešanas un bezmaksas apskates neiespējamība. Tāpēc ērtības labad ir vēlams izveidot uzrakstus un piezīmes.
Foto albumi
Šajās ierīcēs ir iespējama dokumentu glabāšana mājās. Viņiem jābūt magnētiskām loksnēm. Piemēram, tajos var ievietot maksājuma kvītis, lai noteiktu, kura līme nav nepieciešama. Uz katras lapas būs vieta piezīmēm, kas ir ļoti ērti.
Aploksnes
Papīra kabatas ir lieliski piemērotas arhivētās dokumentācijas glabāšanai. Šādi dokumenti ir reti nepieciešami, taču ir pāragri tos izmest. Pēc marķēšanas jūs varat to ievietot kastē vai uz plaukta.
Jūs pats varat izgatavot aploksnes. Tam tiek izmantots stiprs papīrs, līme un piederumi. Tas izrādīsies praktiska lieta, ja izmantosit savu iztēli un veiksit darbu efektīvi. Izmantojot šo aploksni, neuztraucieties par papīra integritāti.
Kastes
Tos izmanto daudzu lietu glabāšanai, un dokumenti nav izņēmums. Tajos var ievietot daudz papīru, tie vienkārši ir pareizi jāizkārto, lai jebkurā laikā atrastu kaut ko nepieciešamo. Vispirms ieteicams tos kārtot mapēs.
Lai pases, diplomus un citus nestandarta dokumentus saglabātu cietajos vākos, labāk ir izmantot biezu aploksni. Tagad pārdošanā ir daudz citu piederumu, no kuriem daudzi ir pat aizslēgti. Kaste dokumentu glabāšanai mājās tiek uzskatīta arī par ērtu lietu, jo tā aizsargā papīrus no brīvas piekļuves.
Seifi
Seifs mājās tiek uzskatīts par visuzticamāko ierīci. Tur jūs varat ievietot darba grāmatas, naudu, pastmarkas. Dažiem dizainparaugiem ir vairākas šūnas, kas ļaus jums ievietot daudz vērtību.
Pērkot šo ierīci, jāņem vērā:
- Apjoms, plauktu klātbūtne, kases aparāts.
- Izmēri, svars.
- Skats uz pili.
Ir seifi ar elektroniskām vai atslēgu slēdzenēm, tāpēc dokumentu glabāšana mājās būs droša. Kods jāievada neatkarīgi. Seifu, kas atveras ar atslēgu, izmaksas ir nedaudz mazākas. Ja ierīcei piekļūs daudz cilvēku, tad jums vajadzētu izvēlēties ar taustiņiem.
Seifiem ir vairāki plaukti, kurus var nostiprināt dažādos augstumos, lai ērti saglabātu mapes. Dažiem piederumiem ir iekšējie nodalījumi blīvējumiem. Jums vajadzētu izvēlēties ierīces ar sertifikātiem, jo tas apstiprina to atbilstību kvalitātei.
Ir pieejami šāda veida seifi:
- Valkājams. Var izmantot mājām, kā arī dažādām organizācijām.
- Kompakts. Izmanto veidlapu, zīmogu, zīmogu, atslēgu, vērtslietu glabāšanai.
- Ugunsizturīgs. Tos izmanto slepeniem dokumentiem, tos uzskata par drošākajiem, jo tie aizsargā visu saturu.
- Ietilpīgs. Tos izmanto lielos uzņēmumos, kur strādā daudz cilvēku.
Pirms izlaišanas seifu izturība tiek pārbaudīta. Parasti tie ir izgatavoti no materiāliem, kas pasargās papīru no mehāniskās spriedzes. Ierīces cena ir atkarīga no tehniskajiem parametriem un aizsardzības pakāpes.
Uzglabāšanas ilgums
Ir dokumenti, kas jāuzglabā visu mūžu. Un dažus var izmest pēc dažiem mēnešiem. Nekustamā īpašuma, transporta un citu pirkumu dokumenti jāuzglabā visā īpašumtiesību laikā. Pirkuma kvītis jāatstāj uz 1 gadu. Garantijas tiek glabātas tik ilgi, kamēr ir spēkā to derīguma termiņš.
Pārbaudes par advokātu, ārstu, skolotāju pakalpojumu apmaksu būtu jāuzglabā 3 gadus. Tad jūs varat no tiem izgatavot kopijas un noņemt oriģinālus. Tiesvedības gadījumā var noderēt papīrs. Jāsaglabā līgumi par komunālajiem pakalpojumiem, internetā un televīzijā.Komunālo pakalpojumu rēķini tiek glabāti 3–5 gadus.
Jābūt pieejamai ģimenei draudzīgai slimības kartei. Pārbaudes no privātām klīnikām ir jāuzglabā vismaz 2 gadus. Tos var pieprasīt tiesvedības un apdrošināšanas prasībās. Visi dokumenti jānovieto drošās vietās, periodiski jāsašķiro un jānoņem visi nevajadzīgie. Tikai tad ar vērtspapīriem viss būs kārtībā.
Ieteikumi
Katrai dokumentu glabāšanas vietai ir savas priekšrocības un trūkumi. Lai nodrošinātu visu dokumentu pareizību, jāņem vērā šādi noteikumi:
- Lai nesabojātu dokumentus, tie jāuzglabā prom no ūdens un saules.
- Ieteicams izveidot mapi ar vērtspapīru fotokopijām un nodot to radiem vai citām uzticamām personām. Zibatmiņas diskā ir nepieciešams arī atstāt dokumentus elektroniskā formā. Tas ļaus ātri atjaunot oriģinālus bojājumu gadījumā.
- Nav nepieciešams ambulatorās kartes glabāt mājās, jo tas tiek uzskatīts par Krievijas Federācijas likuma pārkāpumu. Viņa ir atzīta par juridisku dokumentu, viņa ir atstāta slimnīcas reģistrā.
- Tā kā čeki laika gaitā izbalē, lieliem pirkumiem ieteicams tos nokopēt.
- Nav vēlams mājās turēt nevajadzīgas reklāmas, avīzes, vizītkartes. Papīri nekavējoties jāšķiro un jānovieto drošās vietās.
- Lai dokumentācija būtu pareiza, tās jāpārbauda katru gadu. Viss nevajadzīgais jāiznīcina, bet pārējais jānovieto turpmākai uzglabāšanai.
Jūs varat glabāt dokumentus mājās dažādos veidos. No visiem pieejamajiem noteikti būs iespējams izvēlēties piemērotāko. Ir svarīgi atcerēties ne tikai par drošību, bet arī par vērtspapīru pieejamību. Ja tos ievietojat pareizi, jums vienmēr būs pa rokai pareizais dokuments.