Iepirkuma aģents ir amats, kas ietver lielu atbildības slieksni. Šī persona ir atbildīga par iepirkuma plānu. Piegādēm, kas nodrošina nepārtrauktu darba ciklu, jābūt savlaicīgām. Amats paredz, ka pretendentam ir izcilas komunikācijas prasmes, spēja vienoties un nodibināt kontaktus.
Piegādātāja darba apraksts sastāv no vairākām sadaļām par funkcijām, tiesībām, prasībām speciālistam, pienākumiem.
Vispārīga informācija
Brīvo vietu var ieņemt persona, kas ieguvusi augstāko izglītību, vēlams - ekonomisko. Pretendenta kopējai darba pieredzei jābūt vismaz 5 gadiem. Protams, katrā uzņēmumā tiek koriģētas visas prasības. Atkarībā no uzņēmuma specifikas var būt nepieciešama tehniskā vai celtniecības izglītība. Un darba pieredzei var nebūt stingras prasības. Piegādātājs var atskaitīties tieši uzņēmuma ģenerāldirektoram vai VTD dienesta vadītājam.
Piegādātāja amata aprakstā jāiekļauj informācija par uzņemšanas kārtību, kura amatpersona ir tiesīga atbrīvot personu no amata. Šajā punktā ir jāievada arī informācija par speciālista nomaiņu uz amatiem, kad viņš nebūs prombūtnē atvaļinājuma vai slimības dēļ.
Kas būtu jāzina
Iepirkuma aģentam jābūt informācijai par uzņēmuma nomenklatūru. Ja mēs runājam par piegādātāja darba aprakstiem rūpnīcā, tad šādam speciālistam ir pienākums zināt materiālu patēriņa normas, glabāšanas periodus un materiālo vērtību glabāšanas pamatus.
Iepirkuma amatpersonai ir jāzina VTM organizācijas un iekraušanas un izkraušanas operāciju noteikumi. Lai būtu informācija par primārās grāmatvedības dokumentācijas sagatavošanu, it īpaši skaidras naudas un bezskaidras naudas apriti.
Tāpat kā visiem citiem speciālistiem, piegādātājam jāzina darba un uzņēmējdarbības tiesību pamati, drošības prasības un sanitārie standarti.
Funkcionālie pienākumi
VTM speciālists ir vadošais speciālists, tāpēc piegādātāja darba aprakstā jāparedz iespēja personai, kas piedalās līgumu un citu dokumentu sagatavošanā.
Galvenie pienākumi ir:
- resursu uzskaite;
- savlaicīgas materiālo vērtību piegādes;
- krājumu daudzuma kontrole noteiktā datumā;
- piedalīties noliktavas ekonomikas organizēšanā un krājumu un materiālo aktīvu sadales optimizācijā;
- piegādes līgumu slēgšana;
- piedalīties pasākumu izstrādē, lai novērstu zādzības no uzņēmuma noliktavām;
- veikt operatīvo uzskaiti par materiālo aktīvu apriti, lai kontrolētu atlikumus;
- atbild par loģistikas organizēšanu, preču iekraušanu, izkraušanu;
- sastādīt atskaites un dokumentus, kurus nodrošina iekšējā dokumentu plūsma;
- piemēram, padoto klātbūtnē, viņam jāpārvietojas uz drošības mācībām.
Arī piegādātāja darba aprakstā jāparedz procedūra un speciālista atbildības mērs ārkārtas situācijās, piemēram, ja krava tika pazaudēta maršrutā no pārdevēja līdz pircējam vai neatbilst deklarētajiem kvalitātes standartiem. Kas jādara piegādātājam, ja automašīna ceļā sabojājas?
Speciālistu tiesības
Piegādātāja darba aprakstā jāietver šādi punkti par speciālista tiesībām:
- sniegt priekšlikumus uzņēmuma vērtības nodrošināšanas procedūras kvalitātes uzlabošanai;
- pieprasīt augstākajai vadībai palīdzību darbā;
- pieprasīt visu struktūrvienību vadītājiem informāciju, dokumentus, kas saistīti ar tūlītēju pienākumu izpildi;
- Pārzināt dokumentu projektus.
Piemēram, atkarībā no juridiskās personas īpašajām darbībām būvniecības organizācijas piegādātāja amata aprakstā var būt informācija par speciālista tiesībām piedāvāt novatorisku materiālu iegādi, kas ļaus ietaupīt.
Personīgās īpašības
Protams, uzņēmuma piegādātāja amata aprakstā nevar būt prasības par speciālista personiskajām īpašībām, bet, pieņemot darbā, tie, visticamāk, dod priekšroku personai ar šādām īpašībām:
- izturība pret stresu;
- sabiedriskums;
- spēja vienoties jebkurā situācijā;
- uzmanīgums;
- spēja ātri pārslēgties no viena uzdevuma uz otru.
Citi pienākumi
Bieži vien uzņēmumu īpašnieki ļoti cer uz piegādātājiem. Tātad piegādātāja amata aprakstā var būt ietverta prasība, ka speciālistam jāpēta materiālā īpašuma pirkšanas tirgus, jāveic mārketinga pētījumi. Citi uzņēmumi vēlas, lai piegādātājs rīkotos ar preču un sūtījumu muitošanu. Viņš atrisināja jautājumus, kas saistīti ar noliktavu vietu meklēšanu un organizētiem loģistikas procesiem. Izlemt par šādiem papildu pienākumiem vai nē, katra paša ziņā ir izlemt.