Ir grūti iedomāties lielu uzņēmumu, valsti vai izglītības iestādi, kurā šāda stāvokļa nav. Sanāksmju plānošana, dokumentācijas sagatavošana, darbs ar saraksti, zvanu saņemšana ir tikai daļa no atbildības personai, kura ieņem amatu, kuru mēs pētīsim. Kopš 2016. gada pamatfunkciju klāsts ir aprakstīts jaunajā normatīvajā normā - sekretāra profesionālajā standartā. Tagad to var izmantot kā pamatu nepieciešamo pakalpojumu instrukciju veidošanai.
Profesijas iezīmes
Neskatoties uz pastāvīgajām izmaiņām pasaules populārāko un pieprasītāko profesiju sarakstos, sekretāres amats joprojām ir diezgan izplatīts. Oficiāli Krievijā šī profesija pastāv trīs gadsimtus. Pēteris I 1720. gadā to apstiprināja, darbiniekiem izvirzītās prasības bija diezgan augstas: lasītprasme, likumu zināšanas, prasme sastādīt dokumentus.
Sākumā sekretāres bija tikai vīrieši, šodien tā galvenokārt ir sievietes profesija. Daļēji tas ir saistīts ar faktu, ka sekretāra pienākumu veikšanai ir nepieciešama neatlaidība, rūpība, spēja veikt to pašu un monotonu darbu.
Kādas ir mūsdienu vadītāju prasības darbiniekiem, kuri ieņem šādu amatu? Sekretāram jābūt pārliecinātam biroja pamata datorprogrammu lietotājam, jāspēj rīkoties ar biroja aprīkojumu, strādāt ar dokumentāciju, jābūt labām komunikācijas prasmēm (laba runa, dialoga prasmes, pieklājība, etiķete). Turklāt esi uzmanīgs, organizēts, disciplinēts, emocionāli stabils.
Attiecībā uz nepieciešamo izglītību sekretāra profesijas standartā šajā sakarā nav stingru prasību. Ja jums ir vispārējā izglītība, pietiek ar profesionālo pieredzi vai īpašiem kursiem. Tomēr augstākās izglītības diploma klātbūtne, kā likums, dod priekšrocības darbā.
Profesijas standarts
Prasības sekretāra darbam normatīvā akta veidā tika apgūtas 2016. gadā. Dokumentu un organizatoriskā atbalsta speciālistam organizācijas vadībā tika pieņemts vispārināts profesijas standarts. Standarta galvenais mērķis ir optimizēt personāla politiku. Galva var koncentrēties uz viņu, novērtējot darbinieka profesionālās īpašības. Šis dokuments tiek izmantots arī sagatavojot apmācības programmas sekretāru apmācībai.
Profesijas standartā ir:
- darba pamatfunkciju saraksts;
- to īstenošanai nepieciešamo prasmju, zināšanu, zināšanu saraksts;
- prasības izglītības līmenim un darba pieredzei.
Dokumentā uzskaitīti arī iespējamie amatu nosaukumi un prasības tiem. Tas ietver, piemēram, profesijas standartus "Galvenais sekretārs", lietvedis un citi.
Struktūrā ir vairāki semantiski bloki:
- vispārīga informācija (aktivitātes mērķa apzīmējums, kodificētājs);
- funkcionālā karte (darba funkciju un kvalifikācijas kategoriju saraksts);
- darba funkciju apraksts (darbiniekam noteikto pienākumu saraksta, prasmju specifikācija);
- informācija par standartu izstrādātājiem.
Trešā sadaļa sākas ar sekretāra-administratora profesionālo standartu, pēc kura kvalifikācijas, izglītības līmeņa un pieredzes tiek izvirzītas saudzīgākās prasības.
Darbinieka, kas ieņem studēto amatu, galvenās funkcijas ir formulētas šādi:
- organizēta profesionālās informācijas vākšana;
- informatīvs atbalsts par aktuāliem jautājumiem;
- ienākošās informācijas sistematizēšana, dokumentēšana un glabāšana;
- biznesa pasākumu pavadījums;
- nepieciešamo apstākļu radīšana organizācijas vadītāja darbam un administratīvais atbalsts.
Darba apraksts
Savā darbā sekretārs vadās pēc spēkā esošajiem tiesību aktiem, organizācijas statūtiem, vadītāja rīkojumiem un rīkojumiem, sava amata apraksta. Tieši pēdējā dokumentā tiek uzticēti profesionālie uzdevumi, kas tiek uzticēti ierēdnim. Sākot pildīt oficiālus pienākumus, darbiniekam jāzina galvenie instrukciju noteikumi. Tās noteikumi var kalpot par pierādījumu darba situāciju konflikta gadījumā. Tāpēc instrukciju saturam jābūt specifiskam. Un izslēdz dubultās interpretācijas iespēju.
Profesionālo standartu sekretāra amata apraksts tiek sastādīts, ņemot vērā konkrētās organizācijas specifiku, un tajā ir šādas sadaļas:
- vispārīgi noteikumi;
- darbinieka funkcijas
- darba atbildība;
- darbinieku tiesības;
- citi nosacījumi un prasības.
Vispārīgie noteikumi norāda, kurai kategorijai pieder darbinieks un kurai - padotā, norīkošanas un atlaišanas kārtību, prasības kvalifikācijai, zināšanām un prasmēm. Tālāk ir sīki aprakstīts, kas tieši ir darbinieka funkcionāls un kādas viņam ir tiesības. Sadaļa par oficiālo atbildību norāda tos pārkāpumus darbā, par kuriem darbinieks var tikt sodīts.
Amata aprakstu apstiprina organizācijas vadītājs un par to tiek informēts darbinieks (ar parakstu).
Profesijas standarts "Galvas sekretārs"
Saskaņā ar tās noteikumiem šim amatam ir vēlams pieņemt darbiniekus ar augstāko izglītību (bakalaura līmenī) vai ar vidējo profesionālo izglītību. Turklāt tiek novērtēta darba pieredze (vismaz divi gadi).
Profesijas standartā uzskaitītas galvenās darbinieka darbības ar darbu:
- pagaidu plānu saskaņošana ar galvu;
- plānošanas formas izvēle un priekšnieka organizatora vadība;
- sanāksmju, sarunu ar partneriem, klientiem, darbiniekiem koordinēšana;
- vadītāja informēšana par gaidāmo pasākumu laiku un grafiku.
Līdera sekretāram ir jābūt vairākām prasmēm iepriekšminēto darbību veikšanai. Izvirzīt mērķus, noteikt to ieviešanas secību un prioritāti, palīdzēt vadītājam sadalīt darba laiku, nodrošināt informācijas drošību un izvēlēties ērtākos veidus, kā informēt par gaidāmajiem notikumiem. Izmantojot šīs tēzes, parasti tiek sastādīts profesijas standarta vadītāja sekretāra amata apraksts.
Viņam jāzina arī par organizācijas pamatdarbības specifiku, darba likuma noteikumiem un noteikumiem par biznesa sarunu vadīšanu.
Uzskaitītās galvas sekretāra darba aktivitātes ietver virkni dažādu pienākumu:
- darba dienas plānošana;
- telefona sarunu un komandējumu organizēšana;
- darbs ar apmeklētājiem reģistratūrā;
- darba pasākumu un sanāksmju organizēšana;
- nepieciešamās darba kārtības uzturēšana galvas birojā;
- kontrole pār rīkojumu un instrukciju izpildi;
- darba dokumentācijas noformēšana;
- vietējo aktu izstrāde, ja nepieciešams;
- dokumentācijas glabāšana;
- organizācijas darbinieku un vadības informācijas mijiedarbības organizēšana.
Galvenie sekretāra pienākumi
Organizācijas vadītāja sekretāra amats ietver pastāvīgu mijiedarbību ar cilvēkiem un vēlmi konsultēt klientus un apmeklētājus pamatjautājumos. Protams, daudz kas ir atkarīgs no iestādes pamatdarbības specifikas un vadības amata.Viņiem ir būtiska ietekme uz sekretāra amata aprakstu sastādīšanu atbilstoši profesijas standartam.
Vispārīgie noteikumi norāda, ka amats pieder tehnisko izpildītāju kategorijai, tiek noteiktas prasības darbinieka izglītībai un darba stāžam. Iecelšanu veic tieši vadītājs. Lai noformulētu nepieciešamās zināšanas un prasmes, var izmantot sekretāra profesionālo standartu. Tajos ietilpst: zināšanas par biroja darba pamatiem; zināšanas par informācijas datu reģistrācijas un apstrādes metodēm; PC īpašumtiesības biznesa korespondences un komunikācijas noteikumu pārzināšana; zināšanas par iekšējiem noteikumiem un drošības procedūrām un vēl daudz vairāk.
Instrukciju otrajā sadaļā aprakstīti darbinieka pienākumi. Trešajā sadaļā - viņa tiesības. Piemēram, vadītāja sekretāram ir tiesības iepazīties ar lēmumu projektiem, kas saistīti ar viņa darbību, sniegt priekšlikumus sava darba optimizēšanai, pieprasīt informāciju un dokumentus, kas nepieciešami uzdevumu veikšanai utt.
Instrukcijas pēdējā nodaļā ir aprakstīti darbinieku atbildības pasākumi, ja dienesta pienākumi tiek nepareizi izpildīti, nodarot materiālus zaudējumus.
Lietvedis
Galvenais sekretāra uzdevums ir kontrolēt vienības vai visas organizācijas darba plūsmu (bieži vien darbinieki, kas veic šo funkciju, ir vairāki darbinieki). Galveno pienākumu saraksts ir norādīts sekretāra-sekretāra profesijas standartā:
- dokumentu arhivēšana un pareiza glabāšana;
- darba organizēšana ar dokumentiem;
- lietu veidošana saskaņā ar organizācijas nomenklatūras prasībām.
Lai pieteiktos uz šo amatu, pretendentam nepieciešama vidējā profesionālā izglītība.
Organizējot darbu ar dokumentiem, sekretārs var saņemt un apstrādāt ienākošos materiālus, tos kārtot un vajadzības gadījumā reģistrēt, sagatavot tos izskatīšanai galvā, novirzīt tos tiešajiem izpildītājiem un uzturēt datu bāzi.
Lai nodrošinātu pareizu dokumentu glabāšanu, lietvedim jāspēj izstrādāt lietu nomenklatūra, pārbaudīt dokumentu pareizību, noformēt lietas un noteikt to glabāšanas laiku, izplatīt un iesniegt dokumentus.
Pirms dokumentus nosūta glabāšanai arhīvos, lietvedis pārbauda to glabāšanas nosacījumus (pastāvīgus vai ilgtermiņa), sastāda iekšējo inventarizāciju, sastāda lietu vākus.
Referents vai sekretārs-administrators?
Dažreiz var būt grūti sakārtot sekretariāta amatu hierarhiju un viņu pienākumus. Kāda, piemēram, ir galvenā atšķirība starp sekretāra palīgu un administratoru? Galu galā viņu veiktās funkcijas ir diezgan līdzīgas.
Sekretāres-administratora amata apraksts atbilstoši profesijas standartam paredz:
- ienākošo tālruņa zvanu saņemšana un izplatīšana;
- darba ar apmeklētājiem organizēšana;
- koordinējošo funkciju īstenošana.
Viņam jāpārzina biznesa etiķetes noteikumi, telefona sarunas (ar klientiem, partneriem, mediju pārstāvjiem un citiem), jāprot uzturēt sarunu un izlīdzināt konfliktsituāciju. Administratora koordinējošās funkcijas parasti ir darbinieku pārvietošanās, kurjeru braucienu un šoferu maršrutu uzskaite.
Sekretāram-referentam vēl nav atsevišķa profesionālā standarta, taču viņa pienākumi daudzējādā ziņā ir līdzīgi vadītāja vietnieka amatam. Tāpat kā administrators, viņš strādā ar saraksti, atbild uz zvaniem, tiekas un pavada apmeklētājus, sastāda ceļojumu grafikus. Tomēr tas viss ir tieši saistīts ar organizācijas vadītāja figūru. Dažos gadījumos viņa pienākumus var paplašināt, kas atspoguļojas darba grafikā (var būt neregulārs).
Akadēmiskās nodaļas sekretāra profesionālie standarti
Šādus darbiniekus var atrast skolas, koledžas vai universitātes personālā. Amats pieder pie pedagoģiskā atbalsta personāla kategorijas. Lai noteiktu pamata funkcionalitāti, darba devējs var izmantot vispārējo speciālista standartu dokumentācijas nodrošināšanā. Darba ministrija vēl nav apstiprinājusi atsevišķu profesijas standartu izglītības iestādes izglītības nodaļas sekretārei. Darbam ir nepieciešama profesionālā izglītība (vidējā) biroja darba jomā vai arodapmācība, pamatojoties uz vispārējo izglītību. Darba pieredzes pieejamībai nav stingru prasību.
Atrodoties šajā amatā, darbinieks:
- pieņem korespondenci, nodod to izglītības organizācijas vadītājam un izpildītājiem;
- veic dokumentus (ieskaitot elektroniskos);
- sagatavo pasūtījumu projektus studentu kontingentam;
- sastāda studentu personīgās lietas;
- seko skolotāju mācību stundām;
- iesniedz pieprasījumus, vēstules;
- kontrolē galvas rīkojumu un norādījumu izpildi.
Zinātniskais sekretārs un viņa pienākumi
Šis amats pieder zinātnes nozarei. Zinātniskie sekretāri ir pieprasīti universitātēs, pētniecības institūtos, akadēmijās, zinātniskajās organizācijās. Parasti tie nodrošina pētnieku un disertāciju padomju darbu. Zinātniskā sekretāra profesijas standarts ietver zinātnisku pasākumu (sanāksmes, konferences, apaļie galdi) plānošanu, organizēšanu un norisi, atbilstošas dokumentācijas sagatavošanu un pieņemto lēmumu izpildes uzraudzību.
Šajā amatā var iecelt darbiniekus ar zinātnisko grādu, pieredzi organizatoriskā un zinātniskā darbā (vismaz 5 gadi), kā arī publikācijas recenzētās publikācijās.
Zinātniskais sekretārs:
- apkopo priekšlikumus zinātniskās attīstības un pētījumu gada plānā;
- kontrolē izveidoto zinātniskā darba tematisko plānu savlaicīgu īstenošanu un atbilstošu ziņojumu sagatavošanu;
- sagatavo zinātniskās (zinātniskās un tehniskās) padomes darba plānu projektus, uzrauga tās lēmumu izpildi;
- apsver nepieciešamos materiālus akadēmiskā ranga piešķiršanai un disertācijas aizstāvēšanai;
- sagatavo priekšlikumus zinātnisko darbu publicēšanas plānam;
- izstrādā sertifikācijas darbinieku darba novērtēšanas kritērijus;
- formulē priekšlikumus zinātnieku padziļinātai apmācībai un praksei.
Runātāja funkcionalitāte
Diezgan “jauna” profesija. Krievijā tas sāka gūt popularitāti aptuveni pagājušā gadsimta 90. gadu vidū. Sekretāra profesijas standartā šī amata nosaukums netiek piešķirts atsevišķi. Bet daudzām organizācijām šāda darbinieka nepieciešamība ir steidzama. Tieši viņš veido sabiedrības viedokli par uzņēmumu. Galvenie pienākumi ir: preses konferenču organizēšana; organizācijas tīmekļa vietnes saturu; preses relīžu sagatavošana; informācijas kampaņu plānošana (presē, tīklos, televīzijā) ar mērķi radīt pozitīvu uzņēmuma tēlu.
Preses sekretāra profesijas standarts nosaka, ka pretendentam jābūt ar universitātes grādu žurnālistikā, reklāmā, filoloģijā vai PR. Vēlama arī darba pieredze (no 3 gadiem) attiecīgajā jomā, kompetenta mutiska un rakstiska runa, svešvalodas zināšanas.