Valsts bizness un biroja darba sfēra ir vissvarīgākā jebkuras valsts sabiedriskās dzīves nozare. Dokumentēta informācija ir likumīgi dati. Likumu pieņemšanas aktivitātes veicina civiltiesību, kārtības un labklājības veidošanu, kas ir ļoti svarīgi.
Dokumentētas informācijas jēdziens
Šāds apzīmējums, no pirmā acu uzmetiena, jurisprudencē netiek izmantots ļoti bieži, bet tajā pašā laikā tas ir ļoti svarīgs. Balstoties uz federālajiem tiesību aktiem, dokumentēta informācija ir noteiktu datu kopums, kas drošības nolūkos tiek ierakstīts materiālā datu nesējā.
Šis materiāls arī pieņem, ka ir informācija par pieejamajiem tā izcelsmes avotiem, kas kopumā ļauj noteikt šo datu vai to nesēju raksturu neatkarīgi no noformējuma formas. Bez tiem dokumentētas informācijas jēdziens faktiski zaudē savu nozīmi. Rekvizīti būtībā veic divas pamatfunkcijas - informāciju un drošības sertifikāciju. Citiem vārdiem sakot, no vienas puses, tie satur nepieciešamos datus, un, no otras puses, padara dokumentu viltošanu neiespējamu.
Starptautiskā standartizācijas organizācija
Dokumentētas informācijas pārvaldību regulē dažādi tiesību akti, federālie dekrēti, rīkojumi, starptautiskie normatīvie dokumenti. Tātad Starptautiskā standartizācijas organizācija (ISO) nepārtraukti tieši piedalās dogmu, noteikumu un noteikumu izstrādē attiecībā uz informācijas veidošanu, glabāšanu un izmantošanu. Tiek veikti virzieni realitātes satura neatbilstības pārkāpumu novēršanai, prasību veidošanai attiecībā uz datu noformējuma formu.
Dokumentētas informācijas pazīmes
Pirmā zīme un vissvarīgākā ir materiāla nesēja klātbūtne. Kā tāds var rīkoties absolūti jebkurš apkārtējās pasaules objekts, ieskaitot objektus un fiziskos laukus, kur tiek parādītas noteiktas darbības vai informācija. Tos pašus datus var ierakstīt dažādos datu nesējos. Būs arī taisnība, ka vienā un tajā pašā vietā var dokumentēt dažādus materiālus.
Nākamā svarīgākā dokumentētās informācijas iezīme ir spēja identificēt ierakstīto materiālu. Tas tiek nodrošināts, izmantojot butaforijas atbalsta lomu. Viņu klātbūtne palīdz noteikt datu mērķi, veidu, avotu, dokumentācijas laiku. Dažos gadījumos sīkāka informācija nodrošina nepieciešamo parauga aizsardzības pakāpi pievienota elektroniskā digitālā paraksta veidā.
Trešā dokumentētās informācijas īpašība ir spēja izvēlēties dažādas variācijas un formas, kas atspoguļo tās saturu. To var arī uzglabāt dažādos plašsaziņas līdzekļos dažādās formās, nezaudējot tā saturu un detaļas. Tas ir, dokumentētas informācijas glabāšana liek domāt par tās kopēšanu. Šādi materiāli var pastāvēt dažādu modifikāciju veidā.
Dokumentu informācijas pārvaldība
Saskaņā ar Starptautiskās standartizācijas organizācijas versiju dokumentēta informācija ir dati, kas jāuzglabā un jāizmanto īpašā kontrolē. Pakārtotības sfērā tieši ir materiāla rakstura nesējs, uz kura šis materiāls tiek glabāts.Dokumentētas informācijas pārvaldības prasību kopums ir parādīts ISO 9001: 2015 sadaļā Nr. 7. Ja jūs mēģināt apkopot un attēlot šīs saistības tēzes, tām būs šāda forma:
- regulāra informācijas pieejamības līmeņa analīze vajadzīgajā apjomā, vietā un laikā, kad tas nepieciešams;
- regulārs dokumentēto datu drošības pakāpes novērtējums;
- jautājumu risināšana saistībā ar informācijas izplatīšanas, meklēšanas, piekļuves kontroles un izmantošanas procesu organizēšanu;
- efektīvu dokumentu aizsardzības un saglabāšanas procesu ietekmes novērtēšana no dažādām kļūdām, piemēram, vai tiek garantēta to lasāmība;
- konfiskācijas un glabāšanas noteikumu ievērošanas pārbaude.
Kas notiek?
Dokumentētas informācijas formas galvenokārt ir atkarīgas no tās materiālā nesēja rakstura. Ir vairāki galvenie veidi. Visizplatītākais:
- papīrs;
- skaņu ieraksti;
- video materiāli;
- elektroniski dokumentēta informācija.
Datu daudzveidība par taustāmiem datu nesējiem
Informācija, kas pārsniedz daudzu pētnieku versiju, aiz kārtības kritērija un organizācijas pakāpes ir sadalīta dokumentētā un dokumentētā veidā. Kāda ir atšķirība starp viņiem?
Dokumentēta ir īpaša organizatoriska, oficiāla informācijas esamības forma. Šāda veida datu esamības mērķis ir saistīts ar sabiedrības labklājību un likuma varu. Dokumentētas informācijas veidi var būt atšķirīgi. Galu galā tas viss ir atkarīgs no klasifikācijas kritērija, kas pieņemts par pamatu.
Par piekļuves kritērijiem informācija ir šāda:
- ar ierobežotu piekļuvi;
- valsts noslēpuma materiāli;
- konfidenciāls veids;
- ar neierobežotu piekļuvi, publiska.
Ja iespējams, tas notiek:
- brīvi izplatīts;
- dati, kuru izpaušana ir stingri aizliegta;
- Informācija, kas izpausta saskaņā ar federālajiem likumiem;
- materiāls, kura izpaušana ir iespējama, vienojoties ar noteiktu personu loku.
Dokumentētas informācijas īpašības
Dokumentēta informācija ir dati, kas pastāv noteiktos objektīvos apstākļos un kuriem ir vairākas pazīmes.
Tās īpašības ietver:
- fiksēts raksturs, tas ir, tā avota turēšana, dokumentēšanas brīdis un pienākums uzglabāt;
- atbilstība - spēja izpildīt potenciālā patērētāja prasības, izpildīt pieprasījumus;
- vērtība - mērķim atbilstoši dati;
- pilnīgums - optimālā attiecība starp saņemto un nepieciešamo informāciju;
- lietderība - tā nepieciešamības pakāpe;
- uzticamība - parāda informācijas objektivitātes līmeni;
- jaunums - atbilstība, jo dokumentētie materiāli ir informācijas skaidrojums, kas var kļūt novecojusi vai zaudēt spēku;
- savlaicīgums;
- pieejamība - patērētāja spēja brīvi saņemt datus;
- drošība - neatļautas piekļuves trūkums;
- ergonomika - optimāla datu apjoma un formas attiecība konkrētam patērētājam;
- pietiekamība - informācijas atbilstība realitātei, gatavība atspoguļot reālos objektīvos apstākļus.
Dokumentētas informācijas aizsardzība Krievijas likumos
Trīs federālo likumu avoti nodrošina dokumentētu informācijas apzīmējumu. Pirmais avots sniedz šauru interpretāciju. Tajā teikts, ka dokumentēta informācija ir svarīgu datu reģistrēšana, izmantojot materiālu, izmantojot nepieciešamo datu dokumentēšanas procesu, kur ir sīkas ziņas, kas ļauj identificēt, apzīmēt vai noteikt tās materiālo nesēju (informācijas likums, 2. pants).
Citam avotam ir plašāka interpretācija.Tajā teikts, ka dokuments nozīmē informācijas nesēja klātbūtni ar ierakstītu tekstu, skaņu vai grafiku. Tās saturs ir paredzēts pārsūtīšanai paredzētajam mērķim noteiktā laikā.
Dokumentētu datu piemēri
Dokumentēta informācija ir tiesību akti, dokumenti, arhīvi, kas tiek glabāti dažādiem mērķiem. Saglabātā informācija vairumā gadījumu ir paredzēta publiskai lietošanai. Piemēri:
- tiesību akti, normatīvais regulējums;
- dokumenti, kas satur informāciju par vides, demogrāfijas, sanitāri epidemioloģiskā, meteoroloģiskā rakstura ārkārtas situācijām;
- dokumenti, kas atrodas bibliotēku kolekcijās un citos dažādos informācijas sistēmu fondos;
- masu informācijas līdzekļu informācija un cita publiska informācija saskaņā ar Krievijas Federācijas tiesību aktiem.
Balstoties uz iepriekš minēto, ir vērts atzīmēt, ka kopumā dokumenti un dokumentēta informācija ir vissvarīgākie valsts drošības un sabiedrības labklājības elementi. Tas bieži ir valstij stratēģiski svarīgas informācijas krātuve. Tāpēc šāda veida informācija ir rūpīgi jāuzglabā, ņemot vērā valsts tiesību aktos noteiktās prasības.