Kā sakārtot lietas mapēs? Kāpēc ir vajadzīga nomenklatūra un ko vispār saprot ar šo terminu? Kā uzglabāt failus, mapes un kā citur organizēt dokumentāciju uzņēmumā? Pašlaik biroja darbs ir tāds uzdevumu komplekss, kam nepieciešama sistemātiska pieeja un vislielākā precizitāte. Par to, kas ir lietu nomenklatūra un kam tā paredzēta, būtu jāzina ne tikai darbiniekiem, kas ir atbildīgi par darbplūsmu uzņēmumā, bet arī visiem vadības darbiniekiem, kuri ir ieinteresēti saglabāt kontroli pār organizācijas darba procesiem.
Vispārīgā terminoloģija
Apsverot to, kāda ir lietu nomenklatūra, vispirms ir jāatzīmē, ka šis termins tiek izmantots, lai apzīmētu šādu sistematizācijas metodi, kas ietver lietu saraksta veidošanu, kas uzsākts uzņēmumā un iestādē. Katram no tiem ir skaidri noteikti uzglabāšanas periodi, vienlaikus koncentrējoties uz noteikumiem, kas stājušies spēkā ar mūsu valsts pašreizējiem likumiem.
Teorija un ikdienas dzīve
Kāda ir lietu nomenklatūra praktiskajā piemērošanā? Šī ir šāda izplatīšanas shēma, kas palīdz grupēt izpildīto dokumentāciju, tādējādi izveidojot gadījumus. Lai to izdarītu, uzņēmums apstiprināja shēmu, klasifikāciju, pēc tam to piemērojot praksē. Indeksu indekss tiek ieviests arī lietām, dokumentiem. Jums jānorāda glabāšanas ilgums un jānosaka kartes indeksa dizains, ko izmanto kā atsauces materiālu un izmanto, lai meklētu dokumentus no nepiepildīto skaita. Atbildot uz jautājumu, kāda ir lietu nomenklatūra, jāatzīmē, ka termins tiek izmantots, lai apzīmētu šādu grāmatvedības dokumentu, kas regulē par kancelejas darbu atbildīgo nodaļu darbu, arhīvus. Nomenklatūra skaidri izklāsta visus šos gadījumus, glabāšanas ilgums ir desmit gadu laikā, tas ir, tie, kas pieder pagaidu glabāšanas dokumentu skaitam.
Kāpēc tas ir vajadzīgs?
Kam jāzina, kas ir lietu nomenklatūra, kā to ieviest praksē? Pirmkārt, tās ir personas, kas atbildīgas par darbplūsmas organizēšanu uzņēmumā, kā arī iestādes vadītājs, juridiska persona. Nomenklatūra palīdz ātri atrast nepieciešamo dokumentu, ja suga vai saturs ir zināms. Lietu nomenklatūras veidošanas, izpildes kvalitāte nosaka, cik ātri būs iespējams strādāt ar dokumentāciju iestādes sienās. Pašlaik nomenklatūras pieejamības fakts ir noteikts kā obligāts jebkurai juridiskai personai, neatkarīgi no tā, vai tā ir iestāde vai organizācija, uzņēmums.
Valsts līmenī ir pieņemts Vienotais valsts muitas dienests - tā ir tāda sistēma, kas izklāsta noteikumus par dokumentācijas uzturēšanu. Tā pielikumos varat atrast šobrīd būtisko lietu nomenklatūras paraugu. Turklāt šāds vienots valsts sistemātisks informācijas avots ir apkopojis visus noteikumus, kas jāvadās, izstrādājot un ieviešot lietu nomenklatūru gadu iestādē vai uzņēmumā.
Jautājuma iespējas
Pašlaik biroja darbā nomenklatūra ir sarežģīts jēdziens, kas ietver vairākus dokumentācijas veidus un grupas. Ir ierasts runāt par tipisku, aptuvenu, specifisku nomenklatūru.Personas parasti tiek iepazīstinātas gan ar iestādes, gan atsevišķas struktūrvienības līmeni.
Tipiska, paraugnomenklatūra tiek aicināta apvienot dokumentāciju, kurai ir līdzīgs raksturs un sastāvs. Modelis regulē arī īpašu indeksācijas sistēmu, kas tiek izmantota noteiktā aģentūrā. Ir jāpiemēro šāds lietu nosaukumu saraksts. Tomēr aptuvenajam ir ieteikuma raksturs, lai gan parasti ir saprātīgi un ērti to ievērot, jo tas palīdz pilnveidot visu oficiālo dokumentu daudzumu, kas uzkrājas uzņēmumā.
Sistēma kā pasūtījuma pamats
Ikvienam mūsdienīgam uzņēmumam jāsistematizē šī dokumentācija, un tieši nomenklatūra pārstāv šādu klasifikācijas rokasgrāmatu, kas var atrisināt organizācijas problēmas. Šis ir dokuments, kurā rindu pa rindām tiek nosaukti visi uzņēmuma darījumi, kurus var sākt. Tajā pašā laikā ir skaidri norādīts, cik ilgi papīrs jāuzglabā. Grāmatvedības, personāla pakalpojumu nomenklatūra uzņēmumam kopumā jāapstiprina tā vadītājam.
Nomenklatūras ieviešanas galvenie mērķi
Šāds oficiāls dokuments vienkāršo iekšējās darbplūsmas sistematizēšanu. Faktiski tas ir šāds plāns, kurā ir skaidri norādīts, kādi algoritmi jāizmanto izpildīto dokumentu izplatīšanai, un kādās lietās tie ir jāizvieto. Tas veido uzņēmuma arhīva sistēmu un ļauj vieglāk orientēties uzkrātos papīra resursos.
Tajā pašā laikā personāla lietu, grāmatvedības, kā arī uzņēmuma vispārējā nomenklatūra satur skaidru laika intervālu definīciju attiecībā uz dažādām dokumentācijas kategorijām. Strukturētā sistēma precīzi norāda, cik daudz laika nepieciešams dokumentu glabāšanai noteiktā gadījumā. Veidojot lietu, izmantojot izpildītus dokumentus, jums nekavējoties jāpieņem, cik ilgs būs glabāšanas laiks. Šo posmu sauc par primāro pārbaudi, kas ļauj noteikt dokumentācijas vērtību.
Indekss, sistēma un pamatinformācija
Lietu nomenklatūra oficiāli paziņo, pēc kuras sistēmas ir nepieciešams indeksēt lietas. Šī informācija ir būtiska reģistrācijai, jo nomenklatūras izveidotais indekss ir reģistrācijas numura elements, kas katram uzņēmumam piešķirts atsevišķam dokumentam. Nomenklatūra ir informatīva atsauce, kas ļauj ātri analizēt konkrētas juridiskas personas strukturālās iezīmes.
Dokumentācija tiek izmantota, kad nepieciešams izveidot lietu sarakstu. Tas attiecas uz vērtspapīru glabāšanu, kuru termiņš saskaņā ar likumu ir ilgāks par desmit gadiem, ieskaitot pastāvīgu glabāšanu. Tas lietu nomenklatūru padara par galveno grāmatvedības dokumentu, ko izmanto nodaļās, kuras atbild par kancelejas darbu uzņēmumā.
Grāmatvedība un tālāka attīstība
Bieži vien lietu nomenklatūra ir ērtākais dokuments, caur kuru uzņēmumā tiek ieviesta grāmatvedības sistēma, kas ļauj kontrolēt pagaidu lietas, tas ir, paredzēts glabāšanai desmit gadu garumā.
Vēl viens svarīgs lietu nomenklatūras mērķis ir tās piemērojamība atsauces karšu faila veidošanā, kas nepieciešama, lai saglabātu būtisku informāciju par izpildīto dokumentāciju. Nomenklatūras veidošanā izmantotā klasifikācijas sistēma kļūst par pamatu failu skapja izveidošanai, kas nodrošina atsauces informāciju par dokumentu plūsmu organizācijā.
Kā tas izskatās?
Gadījumu paraugu nomenklatūra var izskatīties šādi.
Sagatavojot dokumentāciju, ir jānorāda uzņēmuma nosaukumi, nodaļas, kurās nomenklatūra ir ierakstīta, kā arī pašreizējie datumi.
Tas ir svarīgi!
Dažreiz uzņēmējam šķiet, ka ar salīdzinoši nelielu darba plūsmu nomenklatūras ieviešana ir tikai juceklis, pārmērīgs “dokumentu noformējums”, kas nedos reālus ieguvumus. Šī pieeja jautājumam ir kategoriski nepareiza. Jebkurā mūsdienu uzņēmumā ir jāievieš pareiza, piemērota, ņemot vērā konkrētās organizācijas nomenklatūru. Izstrādājot dokumentu, ir jāpārliecinās, ka tas aptver visu uzņēmuma darbplūsmas apjomu, ieskaitot izveides posmus. Nepieciešams, lai visas uzņēmuma darbības, procesi un darbības nozares tiktu atspoguļotas nomenklatūrā.
Valsts līmenī pieņemtajos tiesību aktos varat izlasīt vispārpieņemtās prasības šāda normatīvā dokumenta sagatavošanai. Tam ir veltīti darba noteikumi, kas ieviesti uzņēmumu arhīviem, standarta instrukcijas, kas regulē uzņēmumu dokumentu apriti. 1988. gadā tika izstrādāta dokumentālā atbalsta valsts sistēma, kas joprojām ir aktuāla mūsdienās. Dokumenti, kas regulāri tiek pieņemti valsts līmenī, tiek pabeigti, ņemot vērā mūsdienu realitāti, ieskaitot elektronisko datoru izmantošanu, savukārt sistematizācijas un klasifikācijas pamatteorijas paliek tās pašas.
Vienību veidlapas
Klasiskajā versijā šis dokuments ir apkopots kā tabula. Indeksi, klasifikācijas kļūst par pamatu dokumentācijas reģistrācijas procesiem, kas ģenerēti uzņēmumā, pārejot no tā uz ārējiem saņēmējiem un pieņemti apstrādei no ārējiem avotiem. Labi sastādīta nomenklatūra ir ērts rīks citu klasifikatoru veidošanai, kas obligāti pavada jebkura mūsdienu uzņēmuma biroja darbu. Iepriekšējai dokumentācijas pārskatīšanai bieži ir nepieciešams jautājumu, diskusiju jomu klasifikators. Izpildītai dokumentācijai ir nepieciešami arī speciāli klasifikatori. Ieviešot elektronisko sistēmu, ir jāizstrādā navigatori, reprezentācijas, kas atspoguļo dažādas struktūrvienības un izpildītājus. Turklāt, pamatojoties uz lietu nomenklatūru, jūs varat izveidot sistēmu, kas ļauj organizēt dokumentāciju, kas pakļauta īpašai kontrolei, kā arī citus veidus.
Nomenklatūra pieder plānošanas dokumentācijas kategorijai. Tajā jūs varat atrast ierosināto lietu virsrakstus plānošanai, uzskaitei dažādos darbības virzienos, uzņēmuma ekonomiskajai darbībai. Uzņēmumam piešķirtās funkcijas ir redzamas nomenklatūrā. Dokuments tiek sagatavots nākamajam gadam, tāpēc tajā ir jāieklāj ne tikai pieejamās darbplūsmas iespējas un vajadzības, bet arī tās, kas plānotas tuvākajā nākotnē. Vēlams, lai, sastādot nomenklatūru, būtu iespējams diezgan precīzi paredzēt dokumentu pārvaldības sistēmas vajadzības uzņēmumā nākamajiem pieciem gadiem, lai gan tas ne vienmēr ir iespējams pašreizējos sarežģītajos ekonomiskajos apstākļos, kas piespiež uzņēmumus pielāgoties.
Realitāte un plāns
Praktiskā pielietojumā lietu nomenklatūru visbiežāk uzskata par grāmatvedības dokumentāciju, kuras iemesls ir numurs, indekss katrai uzskaitītajai pozīcijai. Galīgais nomenklatūras ieraksts, kurā apkopoti gada rezultāti, ļauj secināt par pagājušajā periodā ierosināto lietu skaitu un kategorijām. Bez īpašām pūlēm un velti laika tērēšanai var arī aprēķināt pagājušajā laikā ierosināto lietu skaitu un apjomus. Tas sniedz dokumentālā fonda - darbplūsmas sistēmas - kvantitatīvu aprakstu. Vajadzība pēc šādas analīzes rodas gan atsevišķas struktūrvienības ietvaros, gan organizācijā kopumā.
Nomenklatūru, kas darbojas kā grāmatvedības ieraksti, var izmantot, pārsūtot failus uz arhīvu.Tas galvenokārt attiecas uz tiem, kas paredzēti pagaidu glabāšanai - ne vairāk kā desmit gadus. Nomenklatūra arī nodrošina ērtu inventarizācijas izveidi, kurā ietilpst gadījumi, kas paredzēti pastāvīgai vai pagaidu glabāšanai, ja periods pārsniedz desmit gadus. Nomenklatūra ir ērta, kad tiek izveidots lietu saraksts, kurā ir dokumentācija par uzņēmuma personālu, kā arī akti, kas nosaka dokumentu iznīcināšanu, tādu dokumentu sadali, kuriem nav nepieciešams vai kurus nevar uzglabāt.
Noteiktu veidu organizāciju specifika
Obligāts pasākums būs nomenklatūras sastādīšana jebkurai valsts iestādei. Šim dokumentam jābūt klāt pašvaldību pakļautībā esošajās teritoriālajās juridiskajās vienībās. Šāda obligāta procedūra rodas tāpēc, ka organizācijās, iestādēs ģenerētā dokumentācija tiek nodota glabāšanai pašvaldības vai federālā līmeņa arhīvos.
Ja mēs runājam par privātu organizāciju, tad ir nepieciešama arī nomenklatūras veidošana, taču uz to attiecināmās prasības ir daudz mazāk stingras. No vienas puses, dokuments ir arī daudzfunkcionāls - tas nav atkarīgs no valsts līdzdalības uzņēmumā. Nomenklatūru ieteicams izstrādāt laikā, kad juridiska persona tikai tiek izveidota. Pārņemšanas, apvienošanās laikā ir jāpārveido šāda sistēma dokumentu plūsmas klasifikācijai, ja tajā pašā laikā tiek izveidota jauna juridiska persona. Saskaņā ar noteikumiem nomenklatūras izstrāde ir ārkārtīgi prioritārs uzdevums, un ar to ir jāstrādā jau pirms instrukcijas izveidošanas, kas apraksta darbplūsmas noteikumus.