Pat visbagātākais uzņēmums, kam pieder visrentablākais produkts, domā par saprātīgiem ietaupījumiem. Tikai šajā gadījumā viņai būs vairāk līdzekļu un iespēju saglabāt savu biznesu virs ūdens un tālāku attīstību.
Nav noslēpums, ka jo lielāks ir uzņēmums, jo lielākas ir tā izmaksas. Turklāt sekundārie budžeta posteņi, kas ietver dokumentu drukāšanu, kopā aizņem tās lielāko daļu. Un, ņemot vērā pašreizējo dolāra maiņas kursu, drukātie faili var būt patiesi “zelta”.
Cik daudz naudas nepieciešams dokumentu drukāšanai?
Saskaņā ar Hewelett-Packard publicēto statistiku, katrs uzņēmums, kuru var klasificēt kā vidēju un lielu biznesu, apmēram 6% no savas peļņas iztērē papīra izmaksām. Dažiem šis procents procentos var šķist mazs, bet tas nepavisam nav.
Ja uzņēmuma vidējie mēneša ienākumi ir 10 miljoni rubļu, tad dokumentācijas drukāšana maksā apmēram 600 tūkstošus rubļu! Ir ļoti grūti saukt šādu figūru par mazu vai nenozīmīgu.
Saprātīgi optimizēt drukāšanas izmaksas palīdzēs jauns un vēl ne tik populārs pakalpojums - drukas ārpakalpojumi.
Kas ir drukas ārpakalpojumi un kā tas darbojas
Šis pakalpojums palīdzēs ietaupīt naudu tikai vidējiem, lieliem un ļoti lieliem uzņēmumiem ar lielām iekšējām un ārējām darbplūsmām. Drukas ārpakalpojumus dažreiz dēvē par “kopiju uzturēšanu”.
Precīzi aprēķināt drukāšanas izmaksu lielumu dažreiz ir ne tikai grūti, bet arī vienkārši neticami. Tas notiek tāpēc, ka pirkumus veic dažādas nodaļas:
- Biroju (papīru) iegādājas biroja vadītājs, sekretārs, jebkurš cits AXO darbinieks.
- IT nodaļa ir atbildīga par drukas iekārtu savlaicīgu iegādi un remontu.
- Uzpildes kasetnes, tāpat kā visus citus palīgmateriālus, rūpējas iepirkumu nodaļa.
Dažādās pilsētās un reģionos desmitiem, simtiem un pat tūkstošiem darbinieku dienu no dienas dublē viens otra darbu. Biroja aprīkojumam laiku pa laikam ir nepieciešama ne tikai pielāgošana vai degvielas uzpildīšana, bet arī remonts. Izmaksas palielinās, ja uzņēmuma līdzekļi tiek izmantoti neracionāli: printerim beidzas tinte un līgums izskatās izbalējis, “testa” drukāšanas loksnes, kad jums jāpārbauda drukāšanas aprīkojuma darbspēja utt.
Drukas ārpakalpojumi ir nekas cits kā visaptverošs drukas iekārtu serviss. Viss ieguvums ir tāds, ka klients maksā tikai par izgatavoto dokumentu kopijām.
Kā tiek veikta drukas uzskaite un kā no printera noņemt kopēšanas skaitītāju?
Visiem jaunajiem drukas tehnoloģijas modeļiem tiek piegādāts izgatavoto kopiju skaitītājs. No šī skaitītāja ir iespējams nolasīt datus manuāli vai arī automātiskajā režīmā.
Manuālā metode, kas nodrošina parastu konfigurācijas lapas drukāšanu, nav ērtākā, bet visprecīzākā. Populāra ir dažādu programmatūru izmantošana, kas palīdz uzraudzīt printerus (PaperCut, SNMP Discovery, PrintMonitor utt.).
Visas uzskaitītās programmas parāda tintes daudzumu kasetnēs, drukāto lapu klātbūtni, aptuveno laiku līdz kārtridža nomaiņai utt.
Būtisks mīnuss automātiskajai metodei ir obligāta integrācija ar internetu. Ne katra valsts vai privāta iestāde riskēs noplūst iekšējos datus.
Acīmredzamās lietošanas priekšrocības
Neatkarīgi no izvēlētās metodes drukāšanas ārpakalpojumus var saukt par efektīvāku uzskaites līdzekli dokumentu drukāšanas procesā. Turklāt tas ļauj jums sadarboties ar citu drukas pakalpojumu sniedzēju un optimizēt IT nodaļas darba laiku, kas nodarbojas ne tikai ar printera regulāru apkopi, bet arī ar tā uzpildīšanu, uzstādīšanu un remontu.
Šajā gadījumā jūs varat pilnībā aizmirst par patronu kvantitatīvo efektivitāti, to tehniskajiem parametriem, degvielas uzpildīšanu.
Šis pakalpojuma formāts nodrošina samaksu pēc darba pabeigšanas, tas ir, nauda tiek samaksāta par kvalitatīvi izdrukātiem dokumentiem. Tāpat kā citi līgumi, arī ārpakalpojumu līgums paredz skaidrus pakalpojumu sniegšanas termiņus, to izmaksas un apmaksas laiku.
Uzņēmums, kurš noslēdzis šādu līgumu, pilnībā atbrīvo no daudzām nelielām raizēm: iegādājoties papīru, iekārtas un citus palīgmateriālus, neuztraucas par iekārtu remontu, ietaupa uz elektrības un drukā dokumentus darbinieku personīgajām vajadzībām.
Kāds zīmogs netiks samaksāts?
Patiešām, nolīgums nodrošina tikai kvalitatīvu izdruku. Kvalitatīvā drukātā lapā nevajadzētu iekļaut:
- dažādi punkti uz papīra;
- svītras un nospiedums;
- dažādi ārēji trokšņi;
- iestrēguši papīri un mehāniski bojājumi;
- attēla kropļojumi;
- tonera daļiņas.
Kādi ir veidi, kā maksāt par pakalpojumu?
Viena dokumenta kopijas maksā, kuru apmaksā klients, jau ir iekļauti visi materiāli, uzturēšanas un aprīkojuma remonta izdevumi.
Darījuma partneris var piedāvāt vairākus iespējamos veidus, kā samaksāt par saviem pakalpojumiem:
- Visbiežāk uzņēmumi slēdz tradicionālos līgumus, kas ietver katra eksemplāra izmaksas.
- Lieli uzņēmumi ar milzīgu darba plūsmu ir ieinteresēti vienā līgumā. Citiem vārdiem sakot: par neierobežotu aprīkojuma izmantošanu uzņēmums katru mēnesi maksā vienu tarifu.
- Klientiem, kuri skaidri zina savas mazās vajadzības, labāk ir izmantot fiksētas cenas līgumu. Šajā gadījumā obligātajā ikmēneša maksā tiek iekļauts lappuses ierobežojums par īpašu cenu, un, ja uzņēmums izdrukā vairāk nekā noteikts standarts, par parasto cenu tiek nopirkts drukāts dokuments, kas izgatavots, pārsniedzot normu.
Kļūdas un slēpti mīnusi
Neskatoties uz daudzajām pakalpojuma priekšrocībām, tam ir daudz slēptu trūkumu:
- Pakalpojuma augsto izmaksu dēļ ieteicams izmantot tikai lielas organizācijas. Cenu nosaka tikai oriģinālās kasetnes un to aprīkojuma rezerves daļas.
- Katrs pārdevējs sniedz pakalpojumus tikai saviem produktiem, un pāreja uz dažādu zīmolu printeriem var radīt diezgan grašus. Ņemot vērā pašreizējo situāciju pasaules valūtas tirgū, atkarību no ārvalstu ražotāja diez vai var saukt par drošu. Neviens biroja aprīkojums un tā bezmaksas uzturēšana maksā šādus riskus.
- Uzstādot aprīkojumu, uzstāt uz lāzeru. Fakts ir tāds, ka daudz vieglāk un ērtāk ir saglabāt skaidru iespiesto kopiju uzskaiti.
- Daži printeri neietver drukas skaitītājus.
- Neviens pārdevējs neapsver drukāšanu citos formātos, izņemot A4. Ja organizācijai ir nepieciešams izdrukāt dokumentu A3 formātā, tad tas tiks skaitīts kā 2 A4 lapas.
- Pāreja uz biroja drukāšanas ārpakalpojumiem ir ilgs process. Prakse rāda, ka visu līguma noteikumu saskaņošana var ilgt līdz diviem mēnešiem, savukārt organizācijai būs lielas grūtības ar filiāļu pārvietošanu reģionos. Eksperti atzīmē, ka vidēji pakalpojuma ieviešanas process var aizņemt ilgu laiku (no 3 līdz 6 mēnešiem). Filiāļu vadītāji reģionos var būt pretrunā ar jauninājumiem. Iemeslu var būt daudz, taču visizplatītākais no tiem ir personiskā interese strādāt ar noteiktu piegādātāju.Šādām amatpersonām par preses centralizāciju var sapņot tikai šausmīgos sapņos, un tā var kļūt par nopietnu problēmu. Pirms tik nopietna lēmuma pieņemšanas - pārejas uz biroja drukāšanas ārpakalpojumiem, rūpīgi pārdomājiet un izanalizējiet situāciju ar darbplūsmu uzņēmumā.
Centieties aprēķināt biroja drukāšanas izmaksas mēnesī, ceturksnī un gadā. Skaitlim jābūt precīzam! Tajā pašā laikā ņemiet vērā visas slēptās izmaksas (enerģijas patēriņš, printera apkalpošanai patērētais laiks, darbinieku personīgo failu drukāšana utt.). Iepazīstieties ar šodienas biroju drukāšanas ārpakalpojumu piedāvājumiem. Nekad neizvēlieties pārdevēju, vadoties pēc īpaši zemas cenas. Šāda sadarbība satrauc galvu. Svarīga pieredze un reputācija, veiksmīgu projektu skaits.