Biznesa procesu audits: kad un kā to veikt? Biznesa procesi - piemēri

Lai izdzīvotu sīvā konkurencē, mūsdienīgam uzņēmumam ir ārkārtīgi svarīgi ātri reaģēt uz tirgus izmaiņām un racionāli izmantot pieejamos resursus. Tomēr laika gaitā efektivitāte samazinās - daļa darbību un procedūru noveco, departamenti sāk dublēt viens otra uzdevumus. Tāpēc biznesa procesu savlaicīga revīzija ir tik svarīga. Zinot uzņēmuma vājās vietas, vadība var veikt atbilstošus pasākumus un optimizēt darbu.

Definīcijas

Uzņēmējdarbības process ir loģiski savienotu, periodiski atkārtotu darbību ķēde, kuras laikā organizācijas resursi tiek izmantoti objekta apstrādei (praktiski vai fiziski). Citiem vārdiem sakot, šis ir noteikts uzņēmuma darba segments ar reāliem, izmērāmiem rezultātiem.

Biznesa procesu iekšējais audits ir visu veidu uzņēmuma darbību analīze: ražošanas, komerciālā, sociālā. Tās uzdevums ir noteikt, cik efektīvi funkcionē uzņēmuma galvenās struktūrvienības un informācijas nodošanas kanāli.

Kad jāpavada

1. Pēc jaunas dokumentācijas un instrukciju ieviešanas. Piemēram, instalējot citu programmatūru. Šajā gadījumā ir labāk veikt auditu nevis uzreiz, bet pēc kāda laika, kas nepieciešams “ielaušanās” un testēšanas veikšanai. Pārbaudes dziļums ir atkarīgs no izmaiņu apjoma un šī procesa nozīmīguma uzņēmumam.

2. Plānotais audits. To veic saskaņā ar noteikto grafiku, vismaz 1 reizi gadā.

3. Neplānots audits. Tas tiek organizēts pēc augstākās vadības vai vadītāja pieprasījuma, kurš ir atbildīgs par konkrētu biznesa procesu. Šāda vajadzība var rasties, ja:

• notikuši nopietni darbības traucējumi;
• periodiski tiek saņemtas sūdzības no procesa klientiem (ārējiem un iekšējiem);
• Ir ieteikumi un idejas procesa uzlabošanai.

Apkopojot, mēs varam teikt, ka biznesa procesu audits ir nepieciešams visos gadījumos, kad uzņēmumā notiek kādas izmaiņas.

Biznesa procesu veidi

Mūsdienu vadības teorijā procesu dalīšana galvenajos un palīgdarbos ir vispārpieņemta. Pirmajā grupā ietilpst viss, kas organizācijai ļauj nopelnīt naudu un sasniegt noteiktus mērķus:

• preču ražošana / pakalpojumu sniegšana;
• mārketings un pārdošana;
• loģistikas un piegādes pakalpojumi;
• komunikācija ar piegādātājiem un starpniekiem;
• nodokļu uzskaite;
• klientu atbalsts.

Atbalstītāji, savukārt, ir tie procesi, kas nodrošina galvenā ieviešanu, nodrošina nepieciešamos resursus un informāciju. Tās ir iekšējas funkcijas, piemēram, personāla vadība, grāmatvedība un objekta drošības nodrošināšana.

Biznesa procesi: piemēri un apraksts

Ir svarīgi atzīmēt, ka katram konkrētajam uzņēmumam ir savs biznesa procesu saraksts, ņemot vērā tā lielumu un darbības specifiku.

Jebkura PSU galvenie elementi ietver:

• ievades dati;
• resursi (cilvēki, aprīkojums, infrastruktūra, programmatūra);
• kritēriji (klientu prasības, standarti, likumi);
• dokumenti un uzskaite (maksājumi, pieteikumi, pasūtījumi, kvītis, rēķini);
• izejas dati (produkts, tā daļa vai nepieciešamā informācija);
• rezultātu mērīšana (audits, monitorings, analīze).

Turklāt katram procesam jābūt izraudzītam īpašniekam, kurš ir atbildīgs par gala rezultātu.

Redzēsim, kā var aprakstīt biznesa procesus. Mēs ņēmām piemērus no divām pilnīgi atšķirīgām sfērām to būtībā.

Pirmais uzņēmums pārdod franšīzes.Darbā ar klientiem var izdalīt 4 galvenos biznesa procesus. Savukārt katrs no tiem sastāv no vairākām operācijām.

1. Kvalifikācija. Uzdevums: apstrādājiet pieteikumu. Šis posms ļauj izveidot piltuvi un novērtēt mārketinga efektivitāti. Darbinieks apstrādā saņemto pieteikumu un nodod to statusā “Kvalificēts” vai “Atteikums”. Visas kvalificētās lietojumprogrammas nekavējoties ietilpst BP-2.
2. Pārdošanā. Uzdevumi: veikt prezentāciju, strādāt ar iebildumiem, saņemt ieguldījumu un nodot projektu kuratoram. Darba efektivitātes uzlabošanai tiek izstrādāta darbinieku motivācijas sistēma, plāns un pārdošanas prognoze. Darījumi automātiski rodas no BP-1 vai tos manuāli izveido pārvaldnieks. Pēc nodošanas kuratoram projekts nonāk BP-3.
3. Palaist. Uzdevumi: kuratora iecelšana, darba sākšana un ziņojuma sagatavošana. Šis biznesa process nodrošina pakāpenisku franšīzes uzsākšanu. Tiek pievienotas jaunas funkcijas: dokumentu noformēšana, paziņojumi klientiem, jaunu darbinieku un darbuzņēmēju piesaistīšana.
4. Bez autoratlīdzības. Uzdevums: savlaicīgi, lai saņemtu ieguldījumu (Royalty). Tūlīt pēc palaišanas automātiski tiek izveidots jauns biznesa process un tiek noteikts nākamā maksājuma datums. Tiek izstrādāts arī franšīzes ņēmēja atbalsta plāns.

Otrais piemērs ir pilna cikla reklāmas aģentūra, kas ražo drukas produktus, vides reklāmu, pašlīmējošos materiālus, kā arī viesnīcu piederumus. Šeit ir 3 pamatprocesi:

1. Meklēt. Nepieciešams atrast potenciālos klientus, nodibināt kontaktus un noorganizēt tikšanos. Turklāt jums jānoskaidro, no kurienes klients ir nācis (no datu bāzes, interneta vai citiem avotiem), plānotās kampaņas mērogs (tūkstošos rubļu) un, ja nepieciešams, atteikuma iemesli.
2. Pārdošanā. Pēc pieprasījuma tiek nosūtīts komerciāls priekšlikums, pēc tam tiek izrakstīts rēķins. Norādīts maksājuma veids (100%, pēcapmaksa, garantijas vēstule). Tad pasūtījums nonāk ražošanā (BP-3). Pēc nosūtīšanas un atsauksmes saņemšanas galvenais mērķis ir panākt maksimālu atkārtotu pārdošanas gadījumu skaitu.
3. Ražošana. Pēc pasūtījuma saņemšanas ražošanas vadītājs apstiprina termiņu (termiņu). Tiek veiktas tehnoloģiskās operācijas - iespiešana, iespiešana, pēcapstrāde. Ja klients ir apmierināts ar rezultātu, projekts atgriežas BP-2, pretējā gadījumā tas atgriežas pārskatīšanas procesa sākumā.

Visērtāk uzņēmuma biznesa procesus attēlot shematiskā formā, parādot galvenos savienojumus starp tiem (piemēram, pāreju no pirmās prezentācijas uz pārdošanas posmu). Varat arī sniegt informāciju tabulas formātā:

Dokumentācija

Revīzija sastāv no šādām galvenajām pozīcijām:

1. Rīcības kārtība. Šo dokumentu ir apstiprinājusi augstākā vadība, un tajā ir informācija par revīzijas iemesliem (plānotiem / neplānotiem), mērķiem, iespējām, komisijas locekļiem. Tūlīt tiek iecelts revīzijas vadītājs, kā arī izstrādāti un apstiprināti programmas noteikumi.

2. Revidentu darba dokumenti. Tas ietver visas piezīmes, kuras auditori izdara revīzijas laikā, kā arī aizpildītās anketas, aptaujas rezultātus, intervijas veidlapas, testus utt. Turklāt uzņēmums glabā normatīvos dokumentus, kas precizē prasības darba dokumentiem. Tajos jābūt:

• apkopošanas datums un vieta, inspektora vārds un uzvārds;
• informācijas iegūšanas avoti un metodes (intervijas, novērojumi, anketas);
• detalizēts izpētīto biznesa procesu apraksts;
• visu iepriekšējo revīziju rezultāti.

Darba dokumentus aizpilda gan patvaļīgā, gan iepriekš noteiktā formā - piemēram, tabulu, diagrammu, teksta utt.

3. Revīzijas plāns. Tajā ietilpst vairākas galvenās sadaļas: informācijas apkopošana un apkopošana, padziļinātas analīzes, secinājumu veikšana, priekšlikumu un ieteikumu izstrāde, ziņojuma sastādīšana un rezultātu prezentēšana. Revīzijas sākumā tiek norādīts tās mērķis, izpētīto biznesa procesu apraksts, kā arī posmi un galvenās verifikācijas darbības. Katrā posmā ir jānosaka galvenie uzdevumi, datu vākšanas un analīzes metodes, termiņi, resursi un personas, kas atbildīgas par rezultātu.

4. Ziņojums. Šis dokuments apkopo paveikto darbu, identificē uzņēmuma stiprās un vājās puses. Pirmajā sadaļā ir sniegti vispārīgi secinājumi, bet otrajā - detalizēta informācija par iztērētajiem resursiem un rezultātiem.

5. Revidenta ziņojums. Parāda svarīgākos atklājumus un ieteikumus biznesa procesu optimizēšanai.

Biedri

Atkarībā no organizācijas sarežģītības, struktūras, darbinieku skaita un biznesa specifikas tas ir atkarīgs no tā, kurš veiks auditu. Apsveriet nepieciešamos revīzijas dalībniekus.

1. Iniciators un persona, kas apstiprina auditu. Parasti tas ir viens no uzņēmuma vadītājiem vai viņu vietniekiem.
2. Revīzijas komisija. Obligātās prasības dalībniekiem - augstākā izglītība un vismaz noteikta laika darba pieredze.
3. Komisijas vadītājs. Šis amats tiek piešķirts vienas no uzņēmuma neatkarīgo nodaļu darbiniekiem (departamenti, kas ir tieši pakļauti uzņēmuma īpašniekam un nepiedalās galvenajā biznesa procesā - drošības dienests, stratēģiskās attīstības dienests utt.). Dažreiz tiek iesaistīti trešo personu eksperti.
4. Revidētās personas. Tie var būt visi organizācijas darbinieki, kuriem ir verifikācijai nepieciešamā informācija.

Cienījamos uzņēmumos bieži tiek izveidotas īpašas komisijas revīzijas kontrolei.

Procedūra

Biznesa procesu audits tiek veikts saskaņā ar skaidri noteiktām prasībām. Tiek izpētīti galvenie uzņēmuma biznesa cikli - piegāde, ražošana, pārdošana, investīcijas (ieguldījumi modernizācijā un paplašināšanā), kā arī vadība.

1. posms: vispārīgo modeļu izpēte

Iekšējais audits sākas ar pamatinformācijas vākšanu par uzņēmuma darbību, tā struktūru un vienību darbību. Pamatā tas tiek iegūts no uzņēmuma dokumentiem - stratēģiskā plāna, vadības noteikumiem, darba aprakstiem, kodiem utt. Visi dati tiek ievadīti pārskatā, kas norāda:

• organizācijas struktūra;
• galveno biznesa procesu saraksts;
• struktūrvienību darba apraksts: nosaukumi, funkcijas, ienākošie un izejošie dokumenti, darbību rezultāti.

Bieži vien pēc ziņošanas tiek veiktas intervijas ar darbiniekiem. Tas ļauj agrīnā stadijā atklāt neprecizitātes, redzēt atšķirību starp lietu patieso stāvokli un to, kā darbinieki paši pārstāv organizāciju.

2. posms: detalizēta biznesa procesu analīze

Šajā posmā jāapraksta dažādu uzņēmuma darbību secība un iezīmes. Ērtības labad tiek apkopotas tabulas, kurās katrs biznesa process aprakstīts atsevišķi.

Turklāt tiek apkopotas detalizētas diagrammas un darbības shēmas, kas atspoguļo uzņēmuma organizatorisko struktūru, darba instrukciju secību, mijiedarbību starp vienas un tās pašas nodaļas darbiniekiem un dažādiem departamentiem. Visa procedūra jādokumentē. Ja iespējams, ieteicams organizēt audio un video ierakstus.

3. posms: modelēšana

Šī posma mērķis ir sistematizēt informāciju par uzņēmumu un tā procesiem vizuālā grafiskā formā. Modelim vajadzētu parādīt biznesa procesu struktūru, to ieviešanas pazīmes, kā arī darbplūsmas secību.

Pirmkārt, tiek sagatavots struktūras modelis, kas parāda departamentu mijiedarbību, dokumentāciju, biznesa procesu struktūru (no vispārējām grupām līdz privātiem uzdevumiem). Turklāt tas parāda, kā dati, resursi un dokumenti tiek pārvietoti starp galvenajiem dalībniekiem.

Gatavais modelis atbilst arhitektiem, vadošajiem programmētājiem un organizācijas speciālistiem.

Šajā posmā tiek izstrādāta detalizēta darbplūsmas shēma. Tam katram dokumentam tiek piešķirts savs unikālais reģistrācijas numurs / kods. Vienkāršotā formā tas izskatās šādi:

Ja pārbaudes laikā tiek konstatētas novirzes, ir skaidri jānosaka to cēlonis. Tas var būt gan ārējs, gan iekšējs, objektīvs vai subjektīvs (piemēram, zema darbinieku motivācija).

4. posms: ziņojuma sagatavošana un rezultātu prezentēšana

Balstoties uz saņemto informāciju, komisijai jāizstrādā ieteikumi un ieteikumi procesu uzlabošanai. Šajā gadījumā ir jāatbild uz galvenajiem jautājumiem:

• Ar kādām negatīvām blakusparādībām es varu saskarties?
• Vai man ir jāatjaunina visa dokumentācija?
• Cik ilgs laiks būs nepieciešams, lai redzētu izmaiņu efektu?

Pēc tam vadītājs sagatavo ziņojumu un secinājumu, kā arī rezultātu prezentāciju. Tādējādi biznesa procesu audits ļauj uzņēmuma īpašniekiem uzzināt par organizācijas "trūkumiem" un problēmām. Tajā pašā laikā uzreiz tiek ņemts vērā 2 pušu viedoklis - pārbaudāms un pārbaudāms.

Biznesa procesu uzlabošana un attīstība var ietvert pasākumus darbinieku papildu apmācībai, programmatūras izstrādei, priekšlikumus personāla un personāla maiņas veicināšanai.

Revīzijas metodes un informācijas avoti

Uzņēmējdarbības uzsākšanai un jebkurām būtiskām izmaiņām uzņēmumā ir jāizmanto visprecīzākā un ticamākā informācija. Tās galvenokārt ir matemātiskas prognozes, datu salīdzināšana un pārrēķināšana. Datu avoti ir dokumenti:

• tāmes, darba izpildes žurnāli;
• dokumenti pasūtījumu noformēšanai;
• piegādes līgumi;
• rēķini;
• kartes ražošanas izmaksu aprēķināšanai;
• inventāra kartes;
• grāmatvedības reģistri;
• atskaites par materiālo resursu ienākšanu un izsniegšanu, noliktavas uzskaites kartes;
• bankas izraksti, kredītkartes / debetkartes dokumenti utt.

Jāapkopo arī informācija par procesa rādītājiem - ne tikai precīzas vērtības, bet arī tas, kā tiek aprēķinātas aprēķinātās vērtības, kādi pasākumi tiek veikti noviržu gadījumā. Šos datus var iegūt darba progresa uzraudzības procesā, kā arī intervijās ar darbiniekiem, klientiem un piegādātājiem.

Galvenie darbības rādītāji

Atkarībā no mērķa, kādam tiek veikts biznesa procesu audits, tiek izmantoti dažādi kritēriji un novērtēšanas metodes.

Izmantojot līdzsvarotu rezultātu karti, jūs uzreiz varat redzēt, kurās darba vietās rodas problēmas. Šajā ziņā grūtākais periods ir uzņēmējdarbības sākšana, kad nav ar ko salīdzināt rādītājus. Tāpēc daudzi jauni uzņēmumi revīzijā pieaicina neatkarīgus ekspertus, kuri var novērtēt iespējamos riskus jau ilgi pirms tie nopietni iejaucas uzņēmuma darbā.