Saskaņā ar Krievijas likumiem darba grāmatas pieder pie stingrām pārskatu veidlapām. Šos dokumentus uztur darbinieks, kuru ieceļ ar vadītāja rīkojumu. Jūs vienkārši nevarat ņemt un dot darbu. Ir īpašs darba grāmatu pieņemšanas un nodošanas akts, kura paraugs tiks izskatīts.
Tiesiskais regulējums
Darbaspēka reģistrācijas un glabāšanas kārtību nosaka likumdošanas normas, jo īpaši ar Krievijas Federācijas valdības dekrētu 225. Šeit tiek apstiprināta darba grāmatas forma, kā arī instrukcijas tās aizpildīšanai.
Turklāt dokumentā ir ietverti noteikumi darbaspēka pārvietošanās kontrolei. Darbiniekam ir pienākums uzturēt šādus žurnālus:
- Viņiem grāmata par darbu un nesaņemtajām lapām.
- Veidlapu ienākumu un izdevumu grāmata.
Tiek atvērts pēdējais žurnāls, lai uzskaitītu jaunas veidlapas, kas iegādātas, pamatojoties uz skaidras naudas orderi. Un grāmatvedības grāmata seko līdzi dokumentu pārvietošanai par darbinieku uzņemšanu un atlaišanu.
Kāpēc tas ir nepieciešams?
Kā jau minēts, par mežizstrādi atbild pilnvarots darbinieks, kuru ieceļ ar īpašu rīkojumu organizācijai. Bet var gadīties, ka šis darbinieks saslimst, dodas atvaļinājumā vai uzņēmums tiek reorganizēts, izmantojot piederību. Līdz ar to darba veikšana tiks uzticēta trešai personai. Un šajā gadījumā nepietiks ar vienkāršu rīkojuma sastādīšanu par personāla administrācijas pienākumu pagaidu izpildi. Būs jāformulē darba grāmatu un ieliktņu pieņemšanas un nodošanas akts tiem.
Šajos apstākļos visas puses ir ieinteresētas pārsūtīto datu ticamībā. Saskaņā ar organizācijas rīkojumu personas, kas nosūta un saņem, ir atbildīgas par dokumentu drošību, un par nepareizu glabāšanu un uzturēšanu ir noteikta administratīvā atbildība.
Šī iemesla dēļ pusēm ir rūpīgi jāpārbauda darbinieku skaits un viņu ieliktņi ar ierakstiem žurnālā.
Klīrenss
Tā kā likumi nereglamentē īpašo darba pārcelšanas veidu no viena darbinieka pie otra, darba grāmatu pieņemšanas un nodošanas akts (paraugs tiks uzrādīts vēlāk) var tikt izdots jebkurā formā, bet ar sīku norādi par visiem datiem.
Ja nepieciešams, ar pasūtījuma palīdzību pārsūtiet personāla dokumentus organizācijai, tiek izveidota īpaša komisija, kas pārņems lietu un pārbaudīs visus žurnālos norādītos datus.
Komisijas sastāvā ir šādi darbinieki:
- Cilvēkresursu vadītājs.
- Advokāts.
- Direktora vietnieks
- Cilvēkresursu virsnieks, kas nodod lietas.
- Cilvēkresursu virsnieks, uzņēmējs.
Pēc tam, pamatojoties uz nākamo rīkojumu, tiek izstrādāts dokuments par komisijas darbu, uz kuru tas balstīsies, nosūtot darba grāmatu formas un veidojot aktu.
Kompilācija
Darba pieņemšanas aktā, kaut arī tam nav noteiktas formas, ir jāņem vērā virkne obligātu nosacījumu. Ļaujiet mums sīkāk apsvērt dokumenta saturu un formu. Aktā ir jāparāda šāda informācija:
- informācija par dokumenta organizāciju un nosaukums;
- dokumenta izveidošanas datums un organizācijas atrašanās vieta;
- ieraksta kārtas numurs;
- ziņas par katru darbinieku, kura darba grāmata tiek glabāta personāla nodaļā, jānorāda arī katra darbinieka amats;
- darba grāmatas sēriju un numuru, kā arī ielikumu tās pastāvēšanas gadījumā;
- darbinieka saņemšanas datumu darbā vai darba grāmatas reģistrāciju;
- piezīmes par informāciju par dokumentu (piemēram, pieprasījuma trūkums pēc darba līguma izbeigšanas).
Šis ir datu vispārīgums: cik ir fiksēts kopējais darba grāmatu skaits, ieliktņi. Pēc tam tiek apkopota vēl viena tabula, kurā atspoguļota informācija par neizmantotajiem darbaspēka veidiem, kā arī ieliktņiem, kas iegūti dokumentu nozaudēšanas vai sabojāšanas gadījumā.
Noslēgumā tiek reģistrēts gan darba grāmatu, gan ieliktņu, gan pašu žurnālu nodošanas fakts: uzskaitīto dokumentu aprite un to uzskaite.
Šis ir darba grāmatu pieņemšanas un nodošanas akts - dokumenta paraugs.
Paraksti
Pēc akta par nodotajiem dokumentiem pabeigšanas tas jāparaksta visiem komisijas pārstāvjiem, kas atrodas dokumentu inventarizācijas laikā. Tātad komisijas locekļi apstiprina vienošanos par visa darbaspēka pieejamību uzņēmumā.
Turklāt darba grāmatu pieņemšanas un nodošanas akts (paraugs tiek uzrādīts agrāk) jāparaksta darbiniekiem, kuri pārsūta un saņem dokumentus. Viņu paraksti atrodas ailē “nosūtīts-saņemts”, tādējādi norādot uz attiecīgo pilnvaru noņemšanu un nodošanu.
Tie darbinieki, kuru dokumenti tiek uzskaitīti, neparaksta.
Akta forma, protams, ir tikai rakstīta. Tas palīdzēs izvairīties no iespējamiem papildu jautājumiem un divkāršām situācijām. Vissvarīgākais ir tas, ka šis akts atbrīvos darbiniekus no iespējamās atbildības par personāla dokumentu nepareizu uzturēšanu.