Įmonės turi atsižvelgti į tai, kiek laiko visi įmonės darbuotojai iš tikrųjų dirba dienos metu ar pamainomis. Tam reikia išlaikyti darbo laiko apskaitos žiniaraštį darbuotojams. Šis dokumentas yra parengtas specialia forma. Šią dokumentaciją privalo užpildyti kiekviena įmonė ir individualus verslininkas. Tam reikia naudoti T-12 ir T-13 registracijos formas, kurias sukūrė Valstybinis statistikos komitetas. Laiko lentelę užpildyti gana paprasta, tačiau tam, kad ataskaita būtų teisinga, reikia atsižvelgti į kai kurias taisykles ir reikalavimus. Nuo jo turinio priklauso nuo to, ar teisingai apskaičiuojami darbuotojų atlyginimai.
Dokumento koncepcija
Specialią ataskaitos kortelės formą 2004 m. Patvirtino „Goskomstat“. Darbo laiko apskaitos žiniaraščių tvarkymą organizacijose vykdo personalo aptarnavimo ar apskaitos skyriaus darbuotojai.
Remiantis šia forma, įmonės vadovybė gali atlikti įvairius veiksmus:
- atsižvelgti į visas kiekvieno darbuotojo dirbtas valandas;
- stebėti drausmę darbo vietoje;
- atspindi visus darbuotojų dalyvavimą ir praleidimus;
- užfiksuokite faktą, kad kiekvienas specialistas vėluoja;
- turėti informaciją, leidžiančią nustatyti, kaip pilnai darbą atliko įmonės specialistas;
- naudoti šią informaciją kompetentingam darbo užmokesčio apskaitai;
- įveskite duomenis į statistines formas.
Šį dokumentą dažniausiai naudoja apskaitos skyriaus darbuotojai, apskaičiuodami optimalų atlyginimą, priemokas ir pašalpas kitiems įmonės darbuotojams. Personalo tarnybos laiko apskaitos žiniaraščio tvarkymas leidžia kontroliuoti lankomumą ir vėlavimą. Jei nustatomi pažeidimai, atsakingi įmonės darbuotojai yra atsakingi ir gali būti taikomos skirtingos drausminės nuobaudos.
Dokumento naudojimo niuansai
Mokesčių kodekse yra informacijos, kad kiekvienas asmuo, oficialiai dirbantis įmonėje, atleidęs iš darbo gali paprašyti darbo laiko apskaitos žiniaraščio kartu su kitais dokumentais, kuriuose yra darbo knyga. Ši informacija nurodyta 3 str. 84.1 Mokesčių kodas.
Nuo 2013 m. Įmonių vadovai, tvarkydami darbuotojų darbo laiko apskaitos žiniaraščius, negali naudoti vieningų formų, nes jie buvo panaikinti. Tačiau paprastai bendrovės specialistai naudoja tuos pačius dokumentus. Laiko lentelės pavyzdys yra žemiau.
Leidžiama, kad apskaitos skyriaus ar personalo skyriaus specialistai savarankiškai atliktų įvairius šio dokumento pakeitimus. Jie priklauso nuo visos įmonės specifikos ir darbuotojų skaičiaus valstybėje.
„Goskomstat“ įvesta forma laikoma patogia, todėl ją galima lengvai apdoroti ir pakeisti. Dažnai jis naudojamas be jokių pakeitimų.
Kokios formos yra patogios?
Yra trys dokumentų formos, kurios laikomos paprasta naudoti. Juose galite lengvai atlikti įvairius pakeitimus. Pasirinkimas priklauso nuo įmonės krypties ir etatų skaičiaus įmonėje.
Tvarkaraščio tvarkymas gali būti pagrįstas trimis formomis:
- T-13. Šią formą dažniausiai naudoja įmonės, kuriose prie įėjimo yra sumontuotas turniketas ar kita įranga, pagal kurią ji automatiškai užfiksuojama, kai konkretus specialistas ateina į darbą.Dokumentacija pildoma rankiniu būdu ir naudojant įvairias kompiuterines programas.
- T-12. Ši parinktis yra universali forma. Paprastai įmonės specialistai jį užpildo rankiniu būdu. Jame yra papildomas skyrius, kuriame galima įvesti informaciją apie išmokos už atliktą darbą sumą.
- 0504421. Ši forma laikoma specifine, nes ją naudoja tik biudžetinės organizacijos. Labiausiai aktualūs tarp mokytojų ar mokytojų, dirbančių skirtingose švietimo įstaigose.
Kiekvienas dokumentas turi savo ypatybes, todėl jis užpildomas specifiniu būdu.
Kas pildo darbo laiko apskaitos žiniaraštį?
Tiksliau, įmonė turėtų paskirti konkretų asmenį, atsakingą už darbo laiko apskaitos žiniaraščio tvarkymą. Paprastai tam pasirenkamas personalo karininkas ar buhalteris. Norėdami tai padaryti, iš pradžių turėtų būti išleistas įsakymas, kurio pagrindu atitinkami įgaliojimai perduodami specialistui.
Laiko apskaitos žiniaraštį turi pasirašyti asmuo, atsakingas už laiko apskaitos žiniaraščio tvarkymą, ir personalo skyriaus vadovas. Nebūtina, kad įmonė atskirai skirtų tokiam darbuotojui pareigas, nes kiekvienas asmuo, kuriam įmonės valdymas suteiktas su atitinkama valdžia, gali susidoroti su užduotimi. Pareiga tvarkyti darbo laiko apskaitos žiniaraštį perkeliama įsakymo pagrindu. Tai nurodo, kuris įmonės darbuotojas yra atsakingas už šio dokumento tvarkymą.
Pasirinkto specialisto darbo sutartis turi būti papildyta atskira nuostata. Tai rodo, kad piliečiui suteikiami specialūs įgaliojimai. Jei šis procesas nėra baigtas, tada specialistas gali atsisakyti papildomo darbo.
Asmuo, pasirinktas išlaikyti darbo laiko apskaitos žiniaraštį, visą mėnesį turi įvesti informaciją, po kurio dokumentai perduodami personalo skyriaus vadovui. Departamento direktorius patikrina informaciją iš kitų šaltinių ir pasirašo formoje. Tada jis pervedamas į apskaitos skyrių, kad apskaičiuotų kiekvieno įmonės darbuotojo atlyginimą.
Pildymo taisyklės
Įmonės darbuotojas, įgaliotas užpildyti šį dokumentą, turėtų suprasti informacijos įvedimo proceso niuansus. Darbo laiko apskaitos žiniaraščio tvarkymo taisyklės laikomos paprastomis ir suprantamomis. Iš pradžių patartina juos gerai suprasti, todėl dirbti su ataskaita bus patogu ir lengva. Nuo to priklauso ne tik personalo, bet ir apskaitos skyriaus produktyvumas. Remdamiesi teisingai įvestais duomenimis, apskaitos skyriaus darbuotojai galės teisingai apskaičiuoti kiekvieno įmonės darbuotojo atlyginimą.
Pagrindinės dokumento pildymo taisyklės yra šios:
- nuo pat pradžių teisingai pasirinkta dabartinė laiko apskaitos žiniaraščio tvarkymo forma;
- dokumentas užpildytas tik vienu egzemplioriumi;
- tai leidžiama rankiniu būdu įvesti duomenis arba naudotis kompiuteriu;
- šiame procese dalyvaujantis darbuotojas turi turėti atitinkamą valdžią, kuriai darbdavys pirmiausia išduoda nurodymą;
- paruošite laiko apskaitos žiniaraštį naujo mėnesio pradžioje;
- antraštės puslapyje įrašoma informacija apie įmonės pavadinimą ir esamus padalinius;
- nurodoma apskaitos pradžios data;
- mėnesio pabaigoje nustatoma atskaitomybės data;
- pagrindinį darbo laiko apskaitos žiniaraštį vaizduoja lentelė, kurioje yra įvedami duomenys apie kiekvieną organizacijos darbuotoją, todėl svarbu teisingai įvesti visus vardus, kad būtų išvengta painiavos ar klaidų;
- tikrai turi būti prieinama patikima informacija apie kiekvieną darbuotoją, taip pat įrašomas specialistui priskirtas numeris, kurį galima pasiimti į asmens bylą;
- darbo laiko apskaitos žiniaraščių stulpeliai vaizduojami konkrečiomis mėnesio dienomis;
- priešingose pavardėse yra langeliai, kuriuose įvedama informacija apie visas dirbtas valandas ar pamainas;
- jei yra savaitgaliai ar atostogos, tada ši informacija turi būti nurodyta specialiais ženklais;
- kasdien turi būti įvesta atsakingo asmens informacija, kuriai specialistas vadovaujasi oficialiais dokumentais, kuriuose yra įvairūs įmonės vadovybės įsakymai, pareiškimai, nedarbingumo atostogos ar nurodymai;
- Jei užfiksuotas vėlavimas ar praleidimas, jie pritvirtinami specialiais kodais, susidedančiais iš skaičių ir raidžių.
Dokumentas tvirtinamas įmonės vadovo parašu. Be šio parašo jis nebus laikomas galiojančiu. Darbo laiko apskaitos žiniaraščio tvarkymo procedūra laikoma paprasta, todėl kiekvienas personalo tarnybos darbuotojas gali susidoroti su šiuo procesu. Jei aptinkama klaidų ar pažeidimų, už šią informaciją atsako paskirtas specialistas.
Įvairios informacijos įvedimo niuansai
Užpildyti šį dokumentą iš tikrųjų yra gana paprasta. Norėdami tai padaryti, jums reikia tik suprasti kiekvienos ląstelės paskirtį. Atsakingi asmenys, turintys teisę užpildyti dokumentus, turėtų gerai suprasti dokumento sudėtį. Užpildymo proceso ypatybės:
- leista padidinti stulpelių skaičių;
- valandos išlaidų kodai rodomi viršuje, o apačioje nurodoma, kiek specialistų iš tikrųjų dirbo konkrečią dieną;
- kiekvienas organizacijos darbuotojas darbo laiko apskaitos žiniaraštyje turi turėti asmeninį numerį, kuris naudojamas apskaičiuojant atlyginimus ir atliekant kitus veiksmus;
- du numeriai skiriami ne visą darbo dieną dirbantiems asmenims;
- reikalaujama nurodyti tiek dirbtų dienų, tiek valandų, kurias specialistas faktiškai dirbo kiekvieną dieną, skaičių;
- kiekvieno mėnesio pabaigoje ataskaitos kortelė perduodama personalo skyriui, o šio skyriaus specialistai patikrina dokumento parengimo teisingumą, taip pat įsitikina, kad darbuotojų praleistos darbo valandos nėra pravaikštos;
- jei kuris nors specialistas išvyksta, tada nuo kito mėnesio jo numeris nenaudojamas pildant darbo laiko apskaitos žiniaraštį;
- Nurodykite duomenis apie pravaikštas, atostogų dienas, taip pat apie pravaikštas, atostogas, komandiruotes ar kitas priežastis, dėl kurių darbo vietoje nėra specialisto.
Jei darbo dienos trukmė nurodoma valandomis, nebūtina nustatyti nepilnos valandos.
Biudžetinių organizacijų specifika
Biudžetinės įmonės veiklos metu naudoja kitokią formą. Jis vadinamas Nr. 0504421. Ši forma turi keletą skirtumų nuo standartinės T-12 ar T-13 formos. Taip yra dėl to, kad jis atspindi visus biudžetinės organizacijos darbo niuansus. Lentelėje galite įvesti skirtingus kodus, nurodančius savaitgalį per treniruotes ar studijų atostogas.
Pagrindiniai valstybinio sektoriaus darbuotojų darbo laiko apskaitos žiniaraščių tvarkymo niuansai yra šie:
- svarbu į titulinį puslapį įtraukti ne tik įstaigos pavadinimą, bet ir priskirtą skaitmeninį kodą;
- jei reikia atlikti tam tikrus dokumento pakeitimus, tada nurodomas taisymo kodas;
- yra grafikai, kuriuose reikia įvesti informaciją apie tarpines sumas.
Naudojant šią formą nebūtina registruoti papildomų skaičiavimų. Pildant dokumentą, naudojamos standartinės taisyklės.
Kokie kodai naudojami?
Pildydami šį dokumentą, turite turėti informacijos apie tai, kuriuos kodus reikia įvesti. Jie susideda iš skaičių ir raidžių. Šios ataskaitos viršelyje yra visų kodų nuorašas. Dažnai reikalaujama įvesti papildomus kodus, kuriems įmonės vadovas išleidžia specialią nuostatą dėl darbo laiko apskaitos žiniaraščio tvarkymo.
Pagrindiniai kodai, naudojami užpildyti šį laiko apskaitos žiniaraštį, yra šie:
- dienos pamainos trukmė - Я01;
- naktinis darbas - Н02;
- veikla, kurią darbuotojai turi vykdyti savaitgaliais ar švenčių dienomis - PB03;
- viršvalandiniai darbai - С04;
- specialisto siuntimas į komandiruotę - K06;
- privalomų mokamų atostogų registracija - OT9;
- suteikiant specialistui papildomas apmokamas atostogas - OD10;
- surasti asmenį nedarbingumo atostogų metu - B19;
- laikino neįgalumo registravimas nemokant - T20.
Paprastai norint teisingai užpildyti dokumentą, užtenka standartinių įstatymų nustatytų kodų.
Kokios klaidos dažnai daromos?
Yra keli paplitę pažeidimai, dėl kurių dokumente padaryta reikšmingų klaidų. Tai apima:
- nurodomi tik darbuotojų inicialai, o tuo pačiu nėra informacijos apie užimamas pareigas;
- Atostogos registruojamos kaip darbo dienos;
- prieššventinę dieną nepastebėta, kad darbo pamaina būtų sutrumpinta viena valanda.
Jei pilietis įmonėje dirba ne visą darbo dieną, reikia atkreipti didelį dėmesį į tikslią jo darbo dienos trukmę. Dažnai specialistai vyksta į komandiruotę, o tokiomis sąlygomis K06 kodas tiesiog naudojamas, todėl nereikia nurodyti, kiek valandų darbuotojas dirba per dieną.
Kaip jis užpildomas atsiskaitymu už gabalus?
Gana dažnai įmonės naudoja vienodo dydžio darbo užmokestį, o tai sukelia sunkumų užpildydami darbo laiką. Darbo laiko apskaitos žiniaraščio tvarkymo instrukcija darbuotojams yra tokia:
- atlyginimas priklauso nuo specialisto atlikto darbo dydžio;
- dokumente turėtų būti atsižvelgiama į kiekvieno įmonės darbuotojo produkciją;
- leidžiama matuoti darbą valandomis, pavyzdžiui, to reikalaujama mokyklose ar kitose švietimo įstaigose, todėl laiko apskaitos žiniaraštis turėtų būti rašomas darbo laiko apskaitos žiniaraštyje;
- kitose situacijose naudojamas kodas I01, todėl nebūtina užpildyti paskutinės šios dokumentacijos eilutės;
- darbas švenčių dienomis apmokamas atskirai, o išmokos dydis priklauso nuo kolektyvinėje sutartyje esančios informacijos.
Taigi, net ir naudojant darbo užmokesčio vienetų formą, užpildyti darbo laiką yra gana paprasta.
Atsakomybė už klaidas
Konkrečiam įmonės specialistui leidžiama vesti laiko apskaitos žiniaraštį, kuriam darbdavys išduoda atitinkamą užsakymą. Jis turėtų gerai suprasti, kaip teisingai užpildyti stalą. Norėdami supaprastinti procesą, laiko apskaitos žiniaraščiams tvarkyti dažnai naudojama speciali programa. Pakanka įvesti reikiamus duomenis į būtinas eilutes, po kurių dokumentas atsispausdinamas ir pasirašomas. Jei reikia, tiesiog atlikite įvairius pakeitimus.
Jei šiame dokumente reguliavimo institucijos nustatė klaidų, bendrovė bus atskaitinga. Dažniausiai inspektorius atskleidžia, kad darbo laiko apskaitos žiniaraštyje nurodyta informacija neatitinka pirminiuose dokumentuose esančių duomenų. Dažnai informacija apie atlyginimą skiriasi nuo atsiskaitymų dokumentuose pateiktų duomenų.
Jei nustatoma, kad yra pažeidimų, tada įmonė traukiama administracinėn atsakomybėn, todėl ji moka 5 tūkstančių rublių baudą. Jei paaiškėja, kad šio dokumento nėra, bauda padidėja iki 50 tūkst. Rublių, ir ji yra mokama įmonės vadovui remiantis Art. Administracinių teisės pažeidimų kodekso 5.27 punktas. Norėdami užkirsti kelią šiai situacijai, įmonės vadovybė turi stebėti, ar teisingai ir laiku sudaryta laiko kontrolė.
Išvada
Taigi kiekvienoje organizacijoje privaloma išlaikyti darbo laiko apskaitos žiniaraštį darbuotojams. Šį procesą vykdo atsakingas specialistas, kuriam suteikiama atitinkama valdžia, išduodama specialų įmonės vadovo įsakymą.
Svarbu suprasti visų šio dokumento langelių užpildymo taisykles. Jei joje yra klaidų arba jos visiškai nėra įmonėje, priežiūros institucijos gali patraukti įmonę administracinėn atsakomybėn.Remiantis darbo laiko apskaitos žiniaraščio informacija, apskaičiuojamas specialistų darbo užmokestis. Dokumentų valdymui optimalu naudoti specialias kompiuterines programas, kurios supaprastina šį procesą.