Į asmens bylą paprastai įtraukiama speciali dokumentacija, atspindinti informaciją apie darbuotoją ir jo darbą tam tikrą laikotarpį arba apie studentą ir jo studijas tam tikroje aukštojoje mokykloje. Paprastai darbuotojų asmens bylos sudaromos ir tvarkomos per ilgą laiką. Vienaip ar kitaip, jie įtraukiami į personalo dokumentų skaičių. Kokia šio renginio tvarka šiandien? Kokią informaciją sudaro darbuotojų įrašų byla? Kodėl? Atsakymus į šiuos ir kitus vienodai rimtus klausimus galima rasti perskaičius šį straipsnį.
Bendrieji klausimai
Tačiau pirmiausia reikia pažymėti, kad darbuotojų asmens bylų tvarkymas nėra privalomas procesas absoliučiai visų kategorijų darbdavių atžvilgiu. Remiantis Rusijos įstatymais, asmeniniai reikalai turi būti tvarkomi tik tiems piliečiams, kurie eina valstybės tarnybos pareigas. Būtina papildyti, kad atitinkamą tvarką reglamentuoja 1998 m. Birželio 1 d. Prezidento dekretas „Dėl įsakymo dėl asmenų, pildančių Rusijos valstybės pareigas paskyrimo įsakyme, tvarkymo reikalų, taip pat Valstybės pozicija dėl federalinės tarnybos“.
Pareiga, įskaitant darbuotojų asmens bylų formavimą ir tvarkymą, gali būti paskirta darbdaviui - valstybės įmonei (organizacijai) taip pat per pramonės norminį aktą. Pavyzdžiui: 2005 m. Kovo 16 d. Rusijos vartotojų priežiūros įsakymas, kuriuo patvirtinamos Federalinės valstybės tarnybos taisyklės, susijusios su priežiūra vartotojų teisių apsaugos ir žmonių gerovės srityje (pagal šio dokumento 7.7 punktą asmeniniams reikalams patikėta tvarkyti reikalus), taip pat rezoliucija „ Dėl federalinės muitinės tarnybos “, 2004 m. Rugpjūčio 21 d., Per kurią patvirtinamas FCS reglamentas. Remiantis šiuo dokumentu buvo sudarytas ir išleistas į apyvartą GUK (pagrindinio personalo departamento) reglamentas. Pagal reglamento penkioliktą pastraipą, FCS GUK patikėta visų paslaugų darbuotojų asmens bylų tvarkymas.
Be to, darbuotojų asmens bylų tvarkymo tvarką gali nustatyti valdymo įmonė (kitaip tariant, aukštesnė organizacija). Kitose įmonėse ir organizacijose vadovybei suteikiama teisė priimti sprendimus dėl poreikio vykdyti nagrinėjamą procesą, taip pat (jei sprendimas priimamas teigiama linkme) - kurioms darbuotojų kategorijoms patartina vykdyti asmeninio pobūdžio verslą. Reglamente dėl darbuotojų asmens bylų tvarkymo nustatyta, kad analizuojama procedūra paprastai taikoma šioms piliečių kategorijoms:
- Darbuotojai, dirbantys aukštesnėse pareigose (tiesioginis statinio vadovas, jo padėjėjai (pavaduotojai), vadovybė, susijusi su struktūriniais vienetais ir pan.).
- Įmonės darbuotojai, kuriems nustatyta atsakomybė pagal galiojančius Rusijos įstatymus (pavyzdžiui, vyriausiasis buhalteris, jo pavaduotojai, kasininkė ir pan.).
Darbuotojų asmens bylų tvarkymo taisyklės, kaip paaiškėjo, nenustato tam tikros pareigos. Tačiau daugelis privačių kompanijų numato asmeninių reikalų tvarkymą absoliučiai visų jos darbuotojų atžvilgiu.Tai nepriklauso nuo statuso ir rango, taip pat nuo atliktos darbinės veiklos (beje, todėl čia įtraukiami net techniniai darbuotojai). Kodėl? Faktas yra tas, kad darbuotojų asmeninių bylų tvarkymas yra labai patogus informacijos šaltinis. Be to, ši nuostata taikoma absoliučiai kiekvienam darbuotojui. Viename aplanke yra svarbiausios darbuotojui įsakymų kopijos, jo asmens dokumentai, taip pat kiti reikalingi dokumentai. Svarbu pažymėti, kad tai yra asmeninio pobūdžio darbuotojų asmens bylų tvarkymo instrukcija, kuri naudojama kaip informacijos konsolidavimo priemonė.
Asmens bylos sukūrimas
Šiandien asmeninio pobūdžio reikalų kūrimas vykdomas organizuotai grupuojant dokumentais pagrįstus duomenis apie darbuotoją, kurį darbdavys jam perdavė perkeldamas ar priimdamas darbą. Darbuotojų asmens bylų tvarkymo instrukcijose nurodoma, kad visos susijusios operacijos, vienaip ar kitaip, pavedamos specialiai įgaliotam specialistui arba personalo įstaigai, kuri atskirai atsakinga už tinkamo tokių dokumentų tvarkymo organizavimą.
Asmeninio pobūdžio bylų sukūrimas atliekamas iš karto po darbuotojo priėmimo ar perkėlimo į vadovaujančias pareigas ar pareigas, pagal kurias atsakomybės nustatymas yra numatytas įstatyme. Darbuotojų asmens bylų tvarkymo tvarka neatmeta kitos pareigos, kai ji yra nustatyta instrukcijose dėl tam tikrų operacijų atlikimo tvarkos, susijusios su darbuotojų asmeninėmis bylomis.
Remiantis Maskvos miesto archyvo metodinėmis rekomendacijomis, taip pat Rusijos Federacijos VNIIDAD FAS, į asmens bylas vienaip ar kitaip įtraukiami dokumentai, kuriuos darbuotojai pateikia įdarbinimo metu, taip pat suformuoti tolesnės profesinės veiklos tam tikroje įmonėje ar organizacijoje procese. Tai apima šiuos dokumentus:
- Asmeninis lapas pagal personalą arba atitinkamas profilis.
- Papildymas paraiškos formoje arba asmeniniame lape.
- Darbuotojų autobiografija.
- Mokymo dokumentų kopijos.
- Antrasis darbo sutarties egzempliorius.
- Sutartis dėl atsakomybės.
- Ankstesnių darbo vietų rekomendaciniai laiškai (charakteristikos).
- Prašymas įsidarbinti (perkėlimas į atitinkamas pareigas).
- Užsakymų arba jų išrašų kopijos, susijusios su įdarbinimu ar perkėlimu į kitą vietą.
- Dokumentų (arba dokumentų nuorašų), susijusių su darbuotojo paskyrimu ar drausmine nuobauda, išrašai.
- Sertifikavimo dokumentų (sertifikavimo lapų, apžvalgų ir pan.) Kopijos (išrašai).
Asmeninių bylų saugumas
Nuostatoje dėl darbuotojų asmens bylų tvarkymo siūloma, kad siekiant užtikrinti visišką jų saugumą ir tvarkymo paprastumą, popieriaus formavimo proceso metu jie yra dedami (būtent siuvami siūlu ir adata keturioms pradūrimams).
Svarbu pažymėti, kad be aukščiau išvardytų dokumentų, kai kurie kiti dokumentai gali būti dedami į asmens bylas (pvz., Dokumentai apie darbuotoją, išlaikiusį konkursą, susijusius su laisvos darbo vietos užpildymu; dokumentų, susijusių su darbuotojo apdovanojimu, garbės vardų skyrimu ir pan., Kopijos). Be to, patvirtintos darbuotojo pažymėjimo nuotraukos dedamos į asmenines bylas, tačiau jos nėra saugomos.
Darbuotojų asmens bylų tvarkymo tvarka taip pat reiškia jų pirminę registraciją. Tokiu būdu:
- Kiekvienai asmeninei bylai priskiriamas individualus sąskaitos numeris.
- Asmens bylos nugarinėje dalyje ir priekiniame viršelyje užpildomos atitinkamos vietos.
- Vidinis inventorius būtinai įtraukiamas į asmens bylą.
Darbuotojų darbo knygų ir asmeninių bylų tvarkymas
Pažymėtina, kad asmeninio pobūdžio verslas nesibaigia per visą kiekvieno konkrečios struktūros darbuotojo darbo laiką, kai jo taisyklės tam neprieštarauja. Taigi asmeninių reikalų tvarkymas bet kokiu atveju numato šiuos dalykus:
- Įrašų tvarkymas būtinose bylos dalyse.
- Dokumentų, kurie turi būti saugomi kaip asmens bylos dalis, patalpos.
- Dokumentų, kurių poreikis praėjo, konfiskavimas.
- Periodiškai tikrinama asmens bylos būklė atsižvelgiant į joje esančių dokumentų išsaugojimo dalyką.
Organizacijos darbuotojo asmens duomenų tvarkymas daro prielaidą, kad įrašai į asmens įrašų dokumentus daromi remiantis tam tikrais dokumentais ar jų patvirtintomis kopijomis. Svarbu pridurti, kad įgaliotas pareigūnas gali išsiaiškinti būtinus procedūros atlikimo niuansus prieš darydamas konkrečius įrašus asmeninio pokalbio su darbuotoju metu. Absoliučiai visi įrašai, kurie yra svarbūs dokumentams tvarkant asmens bylas, daromi rankomis, naudojant tušinuką arba tušinuką mėlyna, juoda arba purpurine spalva. Darbuotojų asmens bylų tvarkymo reglamentas numato dokumentų taisymo ir įskaitomos rašysenos tinkamumo pašalinimą. Tuomet, kai iškyla realus poreikis, šie įrašai patvirtinami personalo valdymo tarnybos įgalioto pareigūno parašu. Be to, įmonė yra antspauduota.
Papildoma informacija
Preliminarus įsakymas, darbuotojo asmens bylos tvarkymas užtikrinamas pagal šią taisyklę: kai kaupiama dokumentacija, ją privaloma išplatinti asmens byloje pagal skyrius. Be to, popieriaus dalys yra išdėstytos chronologine tvarka. Svarbu pažymėti, kad atskiri dokumentai, įdedami į asmeninę bylą, vienaip ar kitaip, yra sunumeruojami. Informacija apie šiuos vertybinius popierius (atsižvelgiant į puslapių numeraciją), kurių ribose ji yra asmeninėje byloje, bet kokiu atveju atspindi vidinį inventorių.
Standartinės Baltarusijos Respublikos darbuotojų asmens bylų tvarkymo instrukcijos sako, kad darbuotojai įsipareigoja laiku pateikti informaciją personalo tarnybai. Ši informacija paprastai aiškina atskirų duomenų, įtrauktų į asmens bylos sudėtį, pokyčius. Paprastai tai rašoma raštu kaip pareiškimas. Be to, pakeitimus patvirtinanti dokumentacija naudojama kaip programa. Šiek tiek vėliau, kai visi įrašai yra įvesti į asmens bylą, dokumentai, vienaip ar kitaip, grąžinami darbuotojui. Beje, jei reikia, pirmiausia padaromos ir patvirtinamos šių dokumentų kopijos, kurios vėliau pridedamos prie asmens bylos.
Asmens bylų saugojimas ir apskaita
Po to, kai bus išsamiai išnagrinėtas darbuotojų asmens bylų tvarkymas, patartina apsvarstyti saugojimo ir apskaitos klausimą. Taigi, šios procedūros organizuojamos neabejotinai ir greitai ieškant asmeninių reikalų, užtikrinant visišką jų saugumą, taip pat dokumentuose esančios informacijos konfidencialumą nuo neteisėtos prieigos.
Svarbu pažymėti, kad įmonės darbuotojų asmens bylos yra įtrauktos į personalo skyriaus nomenklatūrą pagal bendrą pavadinimą „Asmeninės bylos“. Be to, ten nurodomi jų laikymo laikotarpiai. Paprastai vertybinių popierių saugojimo laikotarpis siekia septyniasdešimt penkerius metus.
Dekretas dėl darbuotojų asmens bylų tvarkymo numato, kad dokumentai personalo skyriuje (paprastai tokiais tikslais yra sutvarkomi) yra saugomi atskirai nuo kitų dokumentų. Reikia pridurti, kad personalo tarnyba saugo tik susijusių darbuotojų asmens bylas. Atleidžiamų darbuotojų atvejai įstatymų nustatyta tvarka perduodami saugoti į statinio archyvą arba į teritorinį archyvą.
Reikėtų pažymėti, kad saugojimo sąlygos, vienaip ar kitaip, turėtų užtikrinti absoliučią tiesioginių asmens bylų, taip pat jose esančių dokumentų (informacijos) saugumą nuo atskleidimo ar vagystės. Štai kodėl šiandien rekomenduojama užtikrinti asmeninių bylų saugojimą per seifus (spinteles), dedant jas vertikalioje padėtyje ant lentynų (su šaknimis).
Kas dar?
Beje, spintos viduje arba seifą ant durų galima sudėti suvestinių aprašymų, susijusių su saugomais asmeniniais failais. Svarbu, kad prieigą prie informacijos turėtų tik įgalioti pareigūnai ir jų vadovai. Tada, kai asmens bylų skaičius viršija leistiną, jos įrašomos į specializuotą registrą ar žurnalą. Atvejų sisteminimas vykdomas vienu iš šių būdų:
- Pagal skaičių eiliškumą.
- Pagal tiesioginę abėcėlės tvarką.
- Pagal skyrius pagal struktūrinių padalinių pavadinimus pagal personalo lentelę, skyrių viduje, tiesioginės sąskaitos abėcėlės tvarka arba skaičių tvarka.
Siekiant sumažinti bendrą apskaitos vienetų skaičių, asmeninės bylos gali būti laikomos vadinamųjų rinkinių - abėcėlės grupių, skirtų saugoti, dalimi. Taigi prieš kiekvieną asmeninę bylą, kuri įtraukiama į užsakymą, yra popieriaus lapas su darbuotojo vardu. Būtina pridurti, kad asmeniniai reikalai, susidedantys iš eilės, taip pat yra sugrupuojami pagal abėcėlės tvarką. Aprangos pradžioje yra suvestinis joje esančių asmeninių bylų sąrašas.
Asmens bylų išdavimas laiku
Asmeninių reikalų išdavimas tam tikros struktūros darbuotojams laikinam naudojimui, kad jie galėtų susipažinti su ten įvesta informacija, paprastai daromi tik gavus personalo skyriaus leidimą. Darbuotojo pažintis su jo asmens byla paprastai gaunama tiesiogiai dalyvaujant oficialiam pareigūnui, kuris yra atsakingas už tokio plano dokumentų tvarkymą.
Pažymėtina, kad darbuotojai yra supažindinami su asmeniniais reikalais bent kartą per metus, taip pat pagal šių asmenų prašymą kitais Rusijos įstatymų nustatytais atvejais. Susipažinus su asmeniniais organizacijos darbuotojų reikalais, griežtai draudžiama:
- Atlikite pataisymus jau padarytuose asmens bylų įrašuose.
- Įrašykite naujus įrašus į savo asmeninius failus.
- Iš asmeninių failų ištraukite ten esančią dokumentaciją arba įdėkite į ją naujų.
- Saugokite asmens bylas pasibaigus įgaliotų asmenų nurodytam laikotarpiui.
Svarbūs niuansai
Tuo atveju, jei įrašuose aptinkama netikslumų arba jei asmeninėje byloje randama pasenusių dokumentų, darbuotojas turi teisę šiuo klausimu kreiptis į statinio personalo tarnybą. Reikia pridurti, kad prie paraiškos turėtų būti pridedami dokumentai, pagal kuriuos reikėtų pakeisti tam tikrus anksčiau padarytus įrašus arba tam tikrų dokumentų vienetų kopijas, kad būtų galima pakeisti.
Svarbu žinoti, kad asmeninio daikto išdavimas laikinam naudojimui vykdomas būtent tam laikotarpiui, kuris reikalingas būtinoms operacijoms atlikti, pagal asmenų, turinčių teisę gauti asmens bylas, sąrašą, kurį patvirtina statinio vadovybė. Beje, asmeninio pobūdžio bylos išdavimo faktas vienaip ar kitaip įrašomas į kontrolinę kortelę (žurnalą).
Svarbu žinoti, kad susipažinimas (darbas) su asmens bylomis atliekamas specialiai šiems tikslams sukurtoje patalpoje. Be to, supažindinimo (darbo) laikas, vienaip ar kitaip, yra ribojamas darbo diena.Taigi darbo dienos pabaigoje atsakingas už asmeninių reikalų tvarkymą darbuotojas privalo įsitikinti, kad visos asmens bylos, kurios buvo išduotos laikinam naudojimui, buvo grąžintos į saugojimo vietą. Prireikus pareigūnas įsipareigoja imtis tinkamų priemonių grąžinti arba ieškoti dokumentų.
Asmens bylų ar jų sudėtyje esančių individualių dokumentų laikinas naudojimas kitoms institucijoms (organizacijoms, įmonėms) perduodamas išimtinai gavus leidimą statinio valdymui, remiantis tinkamai įvykdytu prašymu.
Svarbu žinoti, kad formuojamas aktas dėl asmens bylos išdavimo, kurio viena kopija vienaip ar kitaip perduodama kartu su asmens byla ar atskiru dokumentu prašančiosios šalies įgaliotam asmeniui. Antrasis egzempliorius yra saugomas struktūros reikaluose prieš pat asmeninės bylos ar atskiro dokumento grąžinimą į pradinę saugojimo vietą.
Dokumentų pašalinimas iš asmens bylos
Svarbu pažymėti, kad tam tikri dokumentų rinkiniai pašalinami iš asmeninės bylos tik gavus vadovybės leidimą, jei atitinkamas įrašas yra vidinio aprašo stulpelyje „Pastaba“. Laikinai areštuojant popierių jo vietoje (būtent tarp gretimų popieriaus lapų), pagal taisykles, įdedama pakaitinė kortelė (kitaip tariant, pakaitinio pažymėjimas), kurioje nurodoma arešto data ir priežastis su dokumento išdavėjo parašu, taip pat su to asmens parašu. darbuotojui, gavusiam jį pagal laikino naudojimo taisykles, susijusias su statiniu.
Siekiant užtikrinti absoliučią asmens bylų saugos kontrolę tam tikroje įstaigoje (organizacijoje, įmonėje) kiekvienais metais (būtent ne vėliau kaip per pirmąjį ketvirtį, einantį po ataskaitos pateikimo), tikrinama jų būklė ir prieinamumas. Turite žinoti, kad kontrolės proceso metu nustatyti trūkumai bet kokiu atveju yra užfiksuojami akte, kuris iškart po komisijos pirmininko patvirtinimo pateikiamas organizacijos vadovybei svarstyti ir vėlesniam sprendimų priėmimui dėl pamestų ar netikslių dokumentų.