Ekonominė organizacijų veikla apima daugybę veiksmų, operacijų, ryšių rūšių ir kitų kasdienybės aspektų. Organizacijos vadovybė ir jos darbuotojai kasdien susiduria su poreikiu spręsti įvairius klausimus ir priimti valdymo sprendimus. Kai kurių atvejų negalima išspręsti dirbant darbo vietoje, patogiai sėdint ant biuro kėdės prie kompiuterio. Reikia kelionių ir verslo kelionių, derybų kituose miestuose ir net šalyse. Šiame straipsnyje išsamiai aptariamas verslo kelionės poreikis, jos tikslai ir pavyzdžiai, dizainas pagal galiojančius įstatymus, dokumentų reikalavimai, taip pat kelionių į Rusiją ir užsienį ypatybės. Taip pat šiame straipsnyje bus svarstomas klausimas, kas gali būti išsiųstas į kelionę ir kas turėtų būti laikoma verslo kelione.
Verslo kelionių koncepcija
Ši sąvoka aiškiai apibrėžta darbo teisėje. Remiantis Rusijos Federacijos darbo kodeksu, komandiruotė yra darbuotojo nurodymas kelionėje su konkrečia užduotimi. Tuo pačiu metu kelionės tikslas yra gana toli nuo pagrindinės darbo vietos, kelionė turi aiškiai suformuluotą tikslą, kuris yra nurodytas dokumentuose, o jo įgyvendinimo laikas yra ribotas. Lydinčių dokumentų registravimas, ataskaitų pateikimas kelionės pabaigoje, garantijos darbuotojui yra reglamentuojamos darbo ir mokesčių įstatymais. Taip pat išdėstyti galimi misijos tikslai, kurių pavyzdžiai pateikti žemiau.
Kam reikalingos komandiruotės
Kai darbuotojas išvyksta į komandiruotę, vadovybė nustato jam aiškią užduotį, kurią jis turi atlikti savo procese. Užduotis gali būti susijusi su įvairiomis organizacijos verslo sritimis. Kelionių tikslų pavyzdžiai:
- sutartinių santykių dėl prekių pristatymo ar pardavimo su kitomis sandorio šalimis sudarymas;
- derybos dėl bendradarbiavimo;
- ginčų, konfliktų ir kitų klausimų, susijusių su teisine veiklos puse, sprendimas;
- įrangos, žaliavų ir reikmenų pirkimas;
- verslo konferencijos, dalyvavimas susitikimuose ir parodose, susijusiose su įmonės vadovu;
- prekių reklamavimas naujose rinkose, klientų bazės plėtimas;
- dalyvavimas mokslinių tyrimų projektuose, susijusiuose su įmonės veikla;
- personalo tobulinimas;
- pardavimo rinkų, konkuruojančių organizacijų ir kitų rinkodaros klausimų tyrimai;
- aparatinės, programinės įrangos nustatymas ir darbas su kitomis techninėmis problemomis dukterinėse įmonėse ar padaliniuose;
- atlikti filialų tinklo ir padalinių patikrinimus.
Ko negalima laikyti verslo kelione
Ne kiekviena darbuotojo kelionė gali būti laikoma verslo kelione. Kelionė yra neteisėta tokiomis situacijomis:
- trūksta oficialios darbuotojo registracijos organizacijoje, nesudaroma darbo sutartis, nėra įrašo į sąsiuvinį;
- darbuotojo darbo sutartyje apibrėžtas keliaujantis darbo pobūdis;
- darbuotojas yra laisvai samdomas darbuotojas, kuris neturi nustatytos fiksuotos darbo vietos.
Kelionių rūšys ir laikas
Įmonių paskyrimo keliones galima klasifikuoti pagal skirtingas savybes. Taigi teritoriniu pagrindu vykdomos kelionės per Rusijos Federacijos teritoriją ir į užsienio valstybes.Pagal kelionės sąlygas išskiriamos trumpalaikės ir ilgalaikės. Keliautojų sudėtis - grupinė ir vienvietė. Taip pat gali būti suplanuotos ir neplanuotos verslo kelionės.
Iki šiol teisės aktuose nėra aiškių gairių dėl kelionės laiko. Nėra jokių minimalių ar maksimalių apribojimų. Organizacijos vadovybė savarankiškai nustato užduoties sudėtingumą ir laiką, reikalingą jai atlikti. Apribojimai egzistavo anksčiau. Buvo manoma, kad maksimali kelionės trukmė negali viršyti keturiasdešimt dienų. Statyboje maksimali kelionės riba pasiekė metus.
Teisiniai reikalavimai ir reguliavimas
Kelionėms, išduodamoms verslo reikalais, įstatymai nustato tam tikrus reikalavimus. Kelionės reglamentuojamos Rusijos Federacijos darbo kodeksu ir Rusijos Federacijos mokesčių kodeksu. Darbo kodeksas šių darbo procesų reglamentus apibrėžia 166, 167, 168 straipsniuose. Jie atskleidžia daugybę klausimų, kurie gali kilti vykdant šią procedūrą: kas gali būti laikoma komandiruote, garantijos darbuotojui, taip pat klausimai dėl kelionės išlaidų kompensavimo.
Mokesčių kodekse aprašoma informacija, kaip apskaitoje atsispindėti kelionės išlaidos, ką galima nurašyti nuo to, kokios sumos yra mokamos į piliečių socialinio draudimo fondus. Taip pat yra atskirų nutarimų, kuriuose pateikiama išsami informacija apie teisės aktų pakeitimus, apskaitos naujoves ir užtikrinančius reguliavimo institucijų reikalavimus. Visą šią informaciją galite rasti šiuose dokumentuose: Nutarimuose Nr. 749, 729, 812, 64.
Kas garantuojama darbuotojui
Garantijos darbuotojui nepriklauso nuo kelionės tikslo, pavyzdžių gali būti daugybė. Bet su bet kuriuo iš jų darbdavys turi tam tikrų įsipareigojimų darbuotojui. Darbuotojui, kuris siunčiamas į komandiruotę, suteikiamos šios garantijos:
- pareigybės, darbo vietos išlaikymas, vidutinis dienos darbo užmokestis;
- komandiruotėje praleistų atostogų dienų apmokėjimas dvigubu tarifu;
- išlaidų, kurios gali atsirasti dėl komandiruotės į Rusiją ir užsienį, atlyginimas, įskaitant užsienio paso išdavimą, vizos gavimą, muitus ir kitus mokesčius.
Visos šios garantijos yra išdėstytos darbo įstatymuose ir jas privalo įvykdyti darbdavys.
Kam siųsti į komandiruotę
Į kelionę išsiųsto darbuotojo pasirinkimas priklauso nuo kelionės tikslų, darbo pavyzdžių, jo trukmės ir tikėtinų sąlygų sunkumo. Įvairios kelionės priežastys reikalauja iš darbuotojo specialių žinių ir įgūdžių.
Taigi, tiekimo sutarties vykdymas turi būti patikėtas asmeniui, kuris yra taupus verslo derybose ir diplomatijoje. Tai gali būti specialistas, kurio darbo atsakomybė apima pirkimų vykdymą, verslo santykių su tiekėjais biudžeto planavimą ir skaičiavimą, arba asmuo, kuris teisingai gali paaiškinti savo poziciją ir sudaryti optimalias sąlygas tiekimo sutartyje.
Jei kelionės tikslas yra įrengti įrangą ar programinę įrangą, siunčiamam darbuotojui nepakanka žinių apie biuro darbą ir įprastą žmogiškąją charizmą. Į tokią kelionę siunčiamas pareigūnas, turintis techninį išsilavinimą. Ta pati situacija, kai atliekamas lauko auditas ir auditas. Į tokią kelionę turėtų būti išsiųstas buhalteris ar ekonomistas.
Kam draudžiama siųsti į komandiruotes
Be žmogiškojo faktoriaus, klausimų apie kandidatų kvalifikaciją ir asmeninius sugebėjimus, yra ir kitas aspektas renkantis darbuotoją į komandiruotę. Piliečių kategorijoms, kurių jokiomis aplinkybėmis negalima komandiruotis, galioja teisiniai reikalavimai. Tai apima šias asmenų grupes:
- nepilnamečiai darbuotojai, stažuotojai, stažuotojai;
- nėščios moterys;
- įmonės darbuotojai, dirbantys pagal studentų sutartį (išskyrus komandiruotes mokymo tikslais);
- rinkimų kampanijų nariai, kandidatai į politines pareigas;
- žmonių, kurių galimybes riboja liga.
Taip pat yra žmonių grupių, kurias į komandiruotę galima išsiųsti tik gavus raštišką jų sutikimą:
- moterys su mažais vaikais (iki trejų metų);
- vienišas tėvas, auginantis vaiką iki penkerių metų;
- vaikų iki pilnametystės globėjai;
- Darbuotojas, kurio šeimoje yra išlaikytinis, kuriam reikalinga nuolatinė priežiūra.
Kelionės įforminimas
Norint, kad verslo kelionė būtų atsižvelgiama į mokesčių, apskaitos ir valdymo apskaitą, būtina tinkamai ją suorganizuoti. Pirmiausia sudaroma misijos užduotis, nustatomos datos ir datos. Kandidatas į kelionę privalo susipažinti su parengtu dokumentu ir raštu duoti sutikimą ar atsisakymą.
Jei atsakymas yra teigiamas, vadybininkas išduoda nurodymą nusiųsti specialistą į komandiruotę. Darbuotojui išduodamas ir išduodamas komandiruotės pažymėjimas ir darbo užduotis. Kelionės pabaigoje komandiruotas darbuotojas privalo pateikti atlikto darbo ataskaitą ir išankstinę ataskaitą su patvirtinančiais čekiais, kvitais ir bilietais.
Nuo 2016 m. Buvo keičiami teisės aktai, pagal kuriuos pažymėjimo išdavimas ir oficialus pavedimas nebebuvo privalomi. Vietoj to, jie naudoja atmintinę. Tačiau daugelis organizacijų vidaus apskaitos tikslais ir toliau rengia šiuos dokumentus.
Naudojant asmeninį ar įmonės automobilių transportą, reikalingas tarnybinis pranešimas ir važtaraštis, taip pat įgaliojimas ir kiti dokumentai, patvirtinantys naudojimosi konkrečiu automobiliu teisėtumą.
Informacija dokumentuose
Aptarnavimo raštas yra sudaromas laisva forma, tačiau jame yra keletas detalių, kurias privaloma nurodyti: datuotas komandiruotės laikotarpis, informacija apie naudojamą transportą, darbuotojui iškeltus tikslus ir jų įgyvendinimo rezultatus.
Visos darbuotojo kelionės metu patirtos išlaidos turi būti nurodytos išlaidų ataskaitoje. Šis reikalavimas taikomas absoliučiai visų rūšių išlaidoms, įskaitant apgyvendinimo, transportavimo, degalų, maisto ir kitas išlaidas. Norėdami patvirtinti, kad mokate už būstą, kelionės pabaigoje turite pateikti apskaitos skyriui čekį, kvitą ar kvitą, kuriame būtų informacija apie nuomotoją, patalpų kainą ir nuomos laikotarpį.
Turi būti išduotas valdymo įsakymas. Biuro darbe yra vieninga forma Nr. T-9, tačiau organizacija neprivalo ja naudotis išimtinai. Tam tikros organizacijos apskaitos politikoje gali būti nustatyta jos pačios dokumento forma. Taip pat galite pasinaudoti proga sudaryti laisvos formos užsakymą. Pagrindinė sąlyga yra šių duomenų turinys:
- organizacijos, išsiuntusios darbuotoją į kelionę, pavadinimai ir duomenys;
- informacija apie darbuotojus;
- užsakymo sudarymo datos;
- dalykinės kelionės laikotarpio pradžios ir pabaigos datos;
- užduotys darbuotojui, kelionės tikslas.
Verslo kelionių darbo pavyzdys
Kuo atsakingesnė užduotis, tuo daugiau joje yra lygių. Kuo daugiau įmonė investuoja į verslą, tuo daugiau rezultatų ji ketina sulaukti. Ne visos nedidelės detalės, kurias vadovas nori žinoti, bus nurodytos užsakyme. Kai kuriuos iš jų galima aptarti žodžiu susitikimuose ir trumpai apžiūrint. Bet, greičiausiai, darbuotojas dėl kelionės turės pranešti už visus taškus, net ir už tuos, kurie nebuvo oficialiai įregistruoti, bet buvo paskelbti žodžiu. Aiškumo dėlei pateikiame darbo užduoties pavyzdį.
Pavyzdžiui, imkitės tikslo - „sudaryti tiekimo sutartį, reklamuoti gaminius“. Patogumui apmąstyti naudojame dokumento tipą, kurį sukuria „1C“ programa.Jį galite rasti personalo dokumentuose, forma Nr. T-10a. Šioje formoje yra 11 užpildomų stulpelių: struktūrinis padalinys, specialisto pareigos, šalis, miestas ir organizacija, kuriai darbuotojas buvo išsiųstas, komandiruotės pradžios ir pabaigos datos, bendras kalendorinių dienų skaičius, neįskaitant kelionės laiko, mokėtojo organizacija, priežastis, turinys užduotys ir trumpa jos įgyvendinimo ataskaita. Dokumentą pasirašo struktūrinio padalinio vadovas, organizacijos vadovas ir pats darbuotojas.
Užsakymas užpildo kelionės informaciją taip:
- Darbuotojo vardas, pavardė, vardas ir pavardė bei personalo numeris: Sorokin Dmitrijus Evgenievich, 1 (personalo numeris atskirame lange, remiantis personalo įrašais).
- Padalinys: Rinkodaros ir reklamos skyrius.
- Pareigos (specialybė, profesija): vadovaujantis pardavėjas.
- Verslo kelionės vieta (šalis, miestas, organizacija): Rusija, Maskvos miestas, UAB „Company“.
- 14 kalendorinių dienų laikotarpiui nuo 2018 m. Sausio 14 d. Iki 2018 m. Sausio 27 d.
- Tikslas: reklaminė kampanija, tiekimo sutarties sudarymas.
- Verslo kelionė lėšų sąskaita: UAB „Realizer“.
- Pagrindas (dokumentas, numeris ir data): 2018-01-13 darbo užduotis Nr
Užsakymo pabaigoje yra vadovo ir darbuotojo parašai. Darbuotojo parašas dedamas priešais užrašą, kad jis yra susipažinęs su įsakymu.
Dizaino subtilybės
Jei darbuotojas dėl kokių nors priežasčių nepateikė patvirtinamųjų dokumentų apie išlaidas (čekiai, kvitai), organizacija jam šių išlaidų neatlygins. Todėl vykstant į komandiruotę taip svarbu nepamiršti pranešti. Net kelionę taksi ar autobusu reikia patvirtinti bilietu ar vairuotojo kvitu.
Svarbus punktas taip pat yra organizacijos struktūrinio vieneto ir kelionės tikslo nurodymas. Atsižvelgiant į nurodytus duomenis, išlaidos apskaitoje ir mokesčių apskaitoje bus nurašomos toliau. Taigi, jei kelionės tikslas buvo mašinų remontas, atliekant apskaitinius skaičiavimus, išlaidų suma bus nurašyta suremontuotos įrangos nusidėvėjimui. Jei tikslas buvo sudaryti sutartį, nurašymas bus vykdomas kaip bendros verslo išlaidos.
Ir paskutinė akimirka - komandiruotė su neįgyvendintu tikslu. Daugeliu atvejų tokios kelionės išlaidos nepripažįstamos mokesčių tarnybos ir nemažina mokesčių bazės. Teismo posėdyje galite pabandyti apginti savo nekaltumą, tačiau daugeliu atvejų įstatymai lieka Federalinės mokesčių tarnybos pusėje.