Dokumentų standartizavimas - kas tai?

Praėjusio šimtmečio pabaigoje buvo pradėta plačiai naudoti naujos kartos informacines technologijas, dėl kurių atsirado popieriuje esančios informacijos suvienijimo problema. Visų pirma, šis klausimas buvo susijęs su valdymo sritimi. XX amžiaus aštuntajame dešimtmetyje Sovietų Sąjungos vyriausybė nusprendė sukurti vieningos krypties ir techninės bei ekonominės informacijos klasifikatorių sistemas. Normatyvinių standartizacijos dokumentų rengimas buvo vykdomas remiantis esama dokumentacijos sistemų duomenų baze.

Sąvokos apibrėžimas

Manoma, kad Rusijoje pirmą kartą, palyginti su užsienio praktika, buvo sukurta dokumentų tvarkymo sistema, kurios tikslas - nustatyti valdymo veiklos dokumentavimo tvarką valstybėje. 1973 m. Tokia sistema buvo vadinama Vieninga valstybine muitinės tarnyba, kuri reiškia „vieningą valstybę. įrašų tvarkymo sistema “. Iš viso SSRS sukūrė 16 vieningų sistemų.

Dokumentų standartizavimas yra atitinkamos sistemos dokumentų srauto pertvarkymo, kuris atitinka tam tikrus standartus, rezultatas. Susirašinėjimo sumažinimas ir jo sudarymo sudėtingumo sumažinimas, taip pat noras išvengti duomenų dubliavimo yra laikomi neatidėliotinais klausimais, kuriuos reikia išspręsti atliekant vadybos darbus. Veiksmingą rezultatą galima pasiekti suvienodinus ir standartizavus informaciją apie turinį ir formą.

Dokumentų standartizavimas yra formuojant tas pačias standartines formas panašaus pobūdžio protokolams, o tai padeda efektyviau naudoti popierių spausdinant aktus ir sprendimus. Standartizacija palengvina apskaitos procesą ir dokumentų archyvavimą.

Panaši terminologija

Praktiškai panašus apibrėžimas yra „suvienijimas“, tai yra proceso, kurio metu kažkas, įskaitant dokumentais patvirtintus veiksmus, sujungimas į vieną formą ar bendrą sistemą, dėl kurios sumažėja pradinis aptariamų objektų rinkinys. Dokumentų suvienodinimas, standartizavimas ir standartizavimas lemia racionalaus vienodumo formavimąsi bet kurioje veiklos srityje, ypač dokumentuose. Nepagrįstų duomenų formų įvairovės sumažinimas ir vieningos struktūros sukūrimas vyksta per kalbų struktūras, detales, apskaitos informaciją ir jos saugojimą. Perteklinė dokumentų grandinė laikui bėgant pašalinama, kad būtų išvengta nereikalingo elementų dubliavimo.

Dokumentų suvienijimas leidžia nustatyti vieną vaizdą iš administracinių dokumentų formų, atliekančių vadybinio formato funkcijas ir užduotis. Šis požiūris paskatins darbą su dideliu dokumentų kiekiu, norint juos normalizuoti gamybos sistemoje, taip pat paspartinti verslo duomenų mainus.

Padidinkite efektyvumą

Viena kanceliarijos sistema skatina operatyvinį apdorojimą, sumažina laiką, skiriamą dirbant su dokumentais, turinčiais įtakos visam kanceliarijos personalui: nuo paprastų darbuotojų iki vadovų.

Dokumentų standartizacijos objektai gali būti jų sudėtis ir formos. Dokumentų sudėties suvienodinimas yra dokumentų, reikalingų valdymo užduotims spręsti, visumos paskirstymas ir sujungimas. Tikimasi, kad atlikus tokius veiksmus sumažės dokumentų sudėtis.Formų suvienodinimas yra informacijos rodiklių, įskaitant detales, atitinkančias dokumentų paskirtį, parinkimas ir sujungimas, taip pat bendrųjų jų sudarymo ir vykdymo reikalavimų apibrėžimas. Biuro darbe suvienijimas gali vykti ir kaip standartizacijos etapas, ir kaip savarankiškas procesas.

Standartizacijos esmė

Federaliniame įstatyme „Dėl techninių atsiskaitymų“ Nr. 184 patikslinamas apibrėžimo principas: dokumentų standartizavimas yra holistinis darbas, kuriuo siekiama nustatyti savanoriško jų naudojimo taisykles, todėl informacija turėtų būti supaprastinta gaminių gamybos ir apyvartos srityse, taip pat padidintas konkurencingumas. paslaugas.

„Standartu“ galima vadinti dokumentą, nurodantį gaminio savybes, įvairių gamybos procesų įgyvendinimo taisykles, būdingus gabenimo ir saugojimo, darbo ar paslaugų bruožus. Standartas apima tam tikrus terminų, ženklinimo, simbolikos, pakuotės, etikečių reikalavimus.

Normatyviniuose standartizacijos dokumentuose pateikiamos optimalios verslo dokumentų projektavimo, rengimo, saugojimo ir apskaitos taisyklės ir reikalavimai, kurie buvo patvirtinti nustatyta tvarka ir rekomenduoti pakartotiniam naudojimui biuro darbe. Standartizacija (paprastais žodžiais) yra vienodų taisyklių, kurios pateikiamos dokumentams, siekiant jas supaprastinti, formavimas ir patvirtinimas.

Standartizacija apima pagrindinių normų dokumentams nustatymą teisės normoje. Dėl šio proceso formuojama daugybė dokumentų pagal vieną taisyklę, kurią gavėjams lengviau suvokti. Dokumentų standartizavimas yra suvienijimo ar jo aukščiausio pavidalo rezultatas.

Tipiški proceso elementai

Transformacijos gali būti susijusios su tam tikros rūšies dokumentais (GOST žymimas skaičiumi), struktūros ir projektavimo taisyklėmis, vieningos dokumentų sistemos (DCL) elementais. Tokia sistema susideda iš tarpusavyje susijusių dokumentų formų, suteikiančių informatyvų vaizdą apie kai kurias ekonominės ir vadybinės veiklos rūšis. USD yra pagrįstas vienodomis taisyklėmis ir reikalavimais, turi duomenų, reikalingų bet kuriai veiklos sričiai valdyti.

Įprasta dokumentų sistema yra organizuota taip, kad būtų patenkinti tam tikros veiklos dokumentavimo poreikiai, o standartizacijos sistemos dokumentai yra dokumentų sujungimo į vieną formą ir sistemą proceso rezultatas, kai vyrauja vienodumas, o nepateisinamas dokumentų šablonų rinkinys, jų detalės ir rodikliai yra sumažinami. Standartizacijos procese vyksta perėjimas prie racionalaus darbo proceso vienodumo.

Patvirtinimo lygis ir susijusios kategorijos

Standartizacija yra suvienijimo rezultatų teisinio patvirtinimo forma, tai yra valstybės derinys. standartai ir viena dokumentų forma.

USD yra padalijamas į:

• valstybės standartai;
• standartizuotos dokumentų formos;
• jų naudojimo gairės.

Išsami informacija apie vieningą dokumentą taikoma atsižvelgiant į tikslinę užduotį ir nustatytą patvirtinimo lygį. Rusijos Federacijoje standartizacijos dokumentai yra suskirstyti į kategorijas:

1. Departamentas (suskirstymas pagal ekonominės veiklos rūšis). Jie naudojami dokumentuoti valdymo procesus, kurie yra bendri visoms įmonėms, nepriklausomai nuo veiklos ir teisinių normų. Patvirtinimas vyksta federaliniu lygiu.
2. Firmų, organizacijų ir įmonių dokumentų formos. Apibrėžta vietoje.
3. Visos Rusijos. Tokių formų kūrėjai yra Federalinė archyvų agentūra, Rusijos finansų ministerija, Federalinė valstybinė tarnyba. statistika, Rusijos Federacijos centrinis bankas.Šios dokumentų formos yra privalomos naudoti visose organizacijose, neatsižvelgiant į nuosavybės ir pavaldumo formą (pavyzdžiui, apskaitos ir atlyginimų apskaitos dokumentai, kurie buvo patvirtinti RF valstybinio komiteto 2004 m. Vasario 5 d. Sprendimu).
4. Federacijos steigiamųjų vienetų dokumentų formos. Jie patvirtinami regioniniu, regioniniu ar vietos lygiu. Tokios formos yra įprastos atitinkamame Rusijos Federacijos dalyke.

Informacijos palaikymo specifika

Be tarpdisciplininių dokumentų valdymo sistemų, naudojamos ir nacionalinės standartizacijos sistemos dokumentų formos, atspindinčios konkrečių pramonės šakų veiklos ypatybes. Tokios savybės skirstomos į:

1. Papildomi duomenų reikalavimai tipinio plano vadybinėms funkcijoms išspręsti (pavyzdžiui, švietimo ar sveikatos priežiūros personalo atleidimas / priėmimas).
2. Kita veikla, kuriai vykdyti buvo organizuota panaši pramonės šaka ir jos valdymo taisyklės. Konkrečiuose dokumentuose gali būti:

• receptai;
• ligos istorija;
• nedarbingumo atostogos;
• liudytojų lapai;
• vadovai;
• bylų inventorius (archyvas);
• kortelės;
• šulinių reikalai (žvalgymo produkcija);
• atlikimo pareiškimai;
• tvarkaraštis (mokymo dokumentacija).

Dokumentacijos apibrėžimas

Šį klausimą sprendžia specialūs įgalioti departamentai ir organizacijos, pavyzdžiui, Rusijos valstybė. biblioteka pati nustato dokumentus, kurie yra visose šalies bibliotekose. Sektorinės dokumentų formos yra normatyvinio pobūdžio, jei jos yra sudarytos iš departamentų sistemos (tokios kaip notarinis ar teisminis), panašūs šablonai naudojami ir konkrečiose organizacijose, užsiimančiose panašia veikla (pavyzdžiui, medicinos ar draudimo srityje).

Standartizacijos dokumentų naudojimas įmonėse leidžia sumažinti dokumentų sudarymo, tvarkymo, pagaminimo, tvarkymo ir jų perdavimo sąnaudas. Taigi pagreitėja dokumentų srautas organizacijoje. Dokumentų turinio pertvarkymas pagerina valdymo užduočių kokybę. Dokumento sudėtis nustatoma formos lape (bendras norminis dokumentas, kurį sudaro dokumentų, būtinų juridiniam statusui turinčios įmonės valdymo veiklos uždaviniams įgyvendinti, sąrašas), o dokumento formos pertvarkymai fiksuojami dokumentų albume. Darbo laiko apskaitos žiniaraštis organizuoja dokumentacijos procesą, sukuria visų rūšių veiklos apskaitos vizualinę schemą. Ataskaitos kortelė suformuota taip, kad būtų nustatytos tam tikros vietos ir laiko nustatymo taisyklės, taip pat sprendimų priėmėjams.

Svarbiausi bruožai

Pateikiamos standartizacijos dokumentų rūšys, susijusios su dokumentų formų albumu (vieningų formų šablonų rinkinys, reikalingas dokumentų tvarkymui įstaigoje):

• etaloninis pavyzdys (ant popieriaus), saugomas biuro skyriuje ar biure;
• elektroninis atitikmuo, prieinamas kiekvienoje darbo vietoje.

Skiriamieji šių dokumentų sudarymo bruožai:

• dokumentų turinio reguliavimo sukūrimo vienodumas, dubliuojamos informacijos pašalinimas;
• bendra terminija ir konvencijos, leidžiančios palyginti įvairių valdymo lygių ir nagrinėjamų sistemų rodiklius;
• vienodų konkrečių dokumentų formų konstravimo modelių formavimas.

Dokumentų standartizacijos principai ir pagrindai

CMEA komisija aprašė sudėtinę standartizaciją, kurioje tikslingai sukuriama ir taikoma susijusių objektų ir objekto, ir jo elementų sistemos sistema, siekiant optimaliausio konkrečios problemos sprendimo. Dokumentų tvirtinimas grindžiamas valstybės reikalavimais.CMEA, ISO ir kitų tarptautinių organizacijų, dirbančių dokumentų suvienodinimo ir standartizacijos srityje, standartai ir taisyklės.

Staigus įprasto dokumentų turinio pakeitimas gali neigiamai paveikti psichologinę organizacijos darbuotojų pertvarką. Todėl pertvarkymo procesas turėtų vykti sklandžiai ir paveikti tik būtiniausius pakeitimus, išlaikant nacionalinių standartizacijos dokumentų taisykles ir pagrindus, taip pat nepadarant ekonominės žalos. Pirmiausia įvedami minimalūs pakeitimai, o po to radikalūs pokyčiai. Laipsniškas standartų konvertavimas leidžia visiems proceso dalyviams visiškai suvienodinti savo darbo eigą.

Informacijos apdorojimas

Rasti įprasta dokumentuose ir sukurti bendrą visuotinai priimtą šabloną, supaprastinami rankiniai duomenų apdorojimo metodai, darbas tampa efektyvesnis, sumažėja finansinio plano išlaidos, sutrumpėja laikas, kuris anksčiau buvo skirtas vadovų mokymui, o tai lemia neabejotiną teigiamą dinamiką. Automatizuotų valdymo sistemų veikimo sąlygomis, kai smarkiai padidėja visų dokumentų suvienodinimo ir standartizacijos poveikis, svarbu atkreipti dėmesį į bendrųjų valdymo dokumentams keliamų reikalavimų laikymąsi.

Archyvavimas, tiriantis teorinius ir praktinius archyvo mokslo pagrindus, daro įtaką dokumentų formų tobulinimui. Standartizacijos procesų automatizavimas prasidėjo nuo dokumentų schemos klasifikavimo šalies ekonomikoje, o vėliau tęsėsi valdymo srityje, kur ji pasiekė dabartinę veiksmingą formą. Dabar šis procesas veikia tarptautines ir nacionalines organizacijas, 10 užsienio organizacijų dirba siekdamos supaprastinti užsienio prekybos santykių eigą, įskaitant Užsienio prekybos komisiją, ECE Prekybos plėtros komitetą, Tarptautinę standartizacijos organizaciją ir kt.