Mūsų laikais popierizmas (dokumentų tvarkymas) pamažu pereina nuo popierinės formos prie skaitmeninės. Šiuo atžvilgiu kiekvienas šiuolaikinis išsilavinęs žmogus turėtų žinoti „elektroninio dokumento“ sąvoką ir jo taikymo ypatybes. Leiskite mums išsamiau išnagrinėti šį reiškinį ir sužinoti, kas yra EDS.
Kas vadinama dokumentu
Prieš svarstant „elektroninio dokumento“ koncepciją ir struktūrą, verta priminti apie jo pirmtaką popieriuje.
Plačiąja prasme tai yra materialiojo pasaulio objekto, kuriame informacija yra fiksuota forma, pavadinimas.
Siaurąja prasme dokumentas yra informacijos, patvirtinančios reikšmingus faktus, forma, pateikiama įvairiomis formomis (teksto, vaizdo, garso ar vaizdo įrašais, taip pat jų deriniais). Jis skirtas duomenims saugoti ir perduoti laiku ir erdvėje.
Kiekviename dokumente yra tam tikros detalės, su kuriomis jis gali būti atpažįstamas.
Jei tokioje laikmenoje yra melagingos informacijos arba kai ji buvo kuriama, buvo pažeistos nustatytos įstatymų normos, ji vadinama melaginga (suklastota) ir neturi teisinės galios.
Patikimos informacijos nešėjų rinkinys vadinamas dokumentacija. Jis formuojamas atsižvelgiant į jų dėmesį konkrečiam klausimui, reiškiniui, procesui, asmeniui, institucijai ir pan. Pats tokių laikmenų kūrimo / projektavimo procesas vadinamas dokumentacija. Įsitraukęs į tai, būtina atsižvelgti į galiojančių teisės aktų normas, taip pat laikytis nacionalinių taisyklių dėl duomenų rinkimo. Taip pat nepamirškite apie sudarytojo kompetenciją. Taigi vykdytojas turi teisę patvirtinti brandos atestatą, tačiau jis negali pasirašyti universiteto diplomo. Tiksliau, gali, bet toks dokumentas neturės teisinės galios.
Kita svarbi šios temos sąvoka yra „popierizmas“. Tai yra rinkinys, skirtas dokumentuoti objekto vadybinę veiklą ir organizuoti aukščiau išvardytų informacijos laikmenų judėjimą.
Skirtingais istoriniais laikotarpiais šis procesas buvo vykdomas naudojant skirtingas medžiagas. Tai buvo molio tabletės, akmuo, papirusas, oda, medis, beržo žievė ir kt. Palaipsniui jie visi buvo pakeisti popieriumi.
Pagal nešiklio medžiagą šiandien išskiriami:
- tradicinis popierius (popierius);
- mišrus (popierius + elektroniniai skaičiavimo įrenginiai);
- elektroninis (skaitmeninis).
Atsižvelgiant į turinį ir tikslą, dokumentai gali atlikti keletą funkcijų:
- Teisinis.
- Vadovo.
- Socialinis.
- Kultūrinis.
- Istorinis.
- Informacinis.
- Komunikabilumas.
„Elektroninio dokumento“ koncepcijos plėtojimas
Nuo kompiuterių išradimo žmonija pradėjo ieškoti būdų, kaip pereiti prie elektroninės dokumentacijos. SSRS jau aštuntajame XX amžiaus dešimtmetyje pradėjo galvoti apie tokio biuro darbo modelio sukūrimą. Tiesa, tuo metu „elektroninio dokumento“ (ED) sąvoka dar neegzistavo. Vietoj to, buvo naudojamas pavadinimas „mašinine skaitoma laikmena“.
Iki aštuntojo dešimtmečio vidurio tokia technologija dar nebuvo iki galo sukurta. Tačiau tuo metu „elektroninio dokumento“ sąvokos turinys jau buvo apibrėžtas teisės aktuose. Tiesa, tada jis taip pat buvo vadinamas „mašininiu skaitymu“. 1984 m. GOST tai buvo dokumento, tinkamo automatiškai nuskaityti jame esančius duomenis, pavadinimas.
Devintajame dešimtmetyje pradėjus plačią kompiuterizaciją ir du tūkstantąsias dalis, ši sąvoka pamažu įgijo dabartinę prasmę.
Kuris dokumentas šiandien vadinamas „elektroniniu“
Šiuolaikinė „elektroninio dokumento“ sąvoka turi keletą aiškinimo būdų, atsispindinčių teisinėje sistemoje. Tačiau visi jie supranta šio reiškinio esmę ir reikalauja tokių komponentų:
- skaitmeninė įrašymo forma;
- duomenų saugojimas elektroninėse laikmenose, kurias žmogus gali skaityti ir suprasti.
Remiantis tuo, galima pateikti bendrą nagrinėjamos sąvokos apibrėžimą.
Elektroninis dokumentas yra dokumentas, kurio informacija (įskaitant duomenis) yra įrašoma skaitmeninių duomenų pavidalu. Pavyzdžiui, kaip simbolių, garsų, vaizdų arba jų derinių rinkinį.
ED galima sukurti, išsaugoti, perduoti ir paversti skaitmeninėmis priemonėmis žmonėms suprantama vaizdine forma.
Tokio dokumento pranašumas
Kaip ir jo atitikmuo popieriui, ED atlieka tas pačias funkcijas. Tačiau jis turi daugybę savybių, kurios daro jį perspektyvesniu duomenų laikmenu:
- Elektronine forma įrašytą informaciją galima lengvai ir greitai redaguoti.
- Teoriškai tokius dokumentus galima saugoti amžinai.
- ED technologija supaprastina, pagreitina ir sumažina popierizmo proceso sąnaudas.
- Tokius dokumentus galima pasirašyti ir išsiųsti nuotoliniu būdu, negaišant laiko asmeniniams susitikimams.
- Galite greitai gauti reikiamą skaičių ED egzempliorių. Be to, visi jie turės teisinę galią.
ED savybės. Metaduomenys
„Elektroninio dokumento“ sąvokai būdingos trys savybės:
- Turinys yra jo tekstinė, grafinė ar garso sudedamoji dalis.
- Kontekstas yra informacija apie dokumentais patvirtintų duomenų ryšį su kitais ED, fiziniais ar juridiniais asmenimis.
- Elektroninio dokumento struktūra yra vidinė ir išorinė. Pirmuoju atveju mes tiesiogiai kalbame apie ED turinį. Antrame - apie aplinką, kurioje ji egzistuoja (laikmena, paties failo formatas ir kt.)
„Elektroninio dokumento“ sąvoką apibūdina jo metaduomenys. Tai yra informacijos apie visas ED savybes ir jo socialinį tikrumą pavadinimas.
Metaduomenys yra neatsiejama bet kurio elektroninio dokumento saugojimo proceso dalis. Jose yra teisinių, verslo, organizacinių ir procedūrinių ED vientisumo, taip pat jo autentiškumo įrodymų.
Išsami informacija ED
Kitas svarbus „elektroninio dokumento“ sąvokos aspektas - detalės. Tai yra tam tikras duomenų lapo analogas, kuriame yra visa informacija apie ED kūrimą.
Tai apima:
- Elektroninio dokumento pavadinimas.
- Rinkimo data ir vieta, taip pat visi leidimai (jei yra).
- Duomenys apie ED sudarytoją ar sudarytojus.
- Informacija apie dokumento saugos lygį.
- Duomenys, kurie leis nustatyti ED elektroninio skaitmeninio parašo tikrumą, tikrumą ir patikimumą.
- Duomenys apie programas, kurių reikia norint atidaryti šį dokumentą. Kalbama apie jo formatą. Šiandien namų erdvėje klesti kompiuterinis piratavimas. Šiuo atžvilgiu dauguma AK vartotojų naudoja nelicencijuotą programinę įrangą ir ne visada įtaria, kad visų mylimas .doc, .xls ir .ppt palaiko mokamos „Microsoft Office“ programos. Taigi normaliomis sąlygomis turite mokėti už jų naudojimą, o ne atsisiųsti įsilaužėlių versijas. Štai kodėl šiandien pasaulyje naudojamas, universaliausias ir, svarbiausia, nemokamas ED formatas yra .odt. Dėl savo populiarumo „Microsoft“ į savo programinę įrangą įdėjo galimybę skaityti. Tarp pagrindinių šio formato pranašumų yra tokių programų, kaip „Word“, „Excel“, „PowerPoint“, galimybių derinimas.
- Skaitmeninis parašas.
Skaitmeninis parašas
Kaip jau minėta aukščiau, vienas iš svarbiausių „elektroninio dokumento“ sąvokos komponentų yra rekvizitai. Visų pirma, skaitmeninis parašas, kuris iš anglų kalbos verčiamas kaip „skaitmeninis parašas“.
Tai yra ED matymo būdo pavadinimas, gaunamas kriptografiškai konvertuojant elektroninių duomenų rinkinį.Šis parašas leidžia identifikuoti jį padavusį asmenį, taip pat patvirtinti viso dokumento vientisumą.
Pagal dabartinius įstatymus, daugelyje šiuolaikinių šalių EDS prilyginamas „šlapiam“ parašui popieriuje.
Svarbu atkreipti dėmesį į neatsiejamą sąsają tarp „elektroninio dokumento“ sąvokos ir skaitmeninio parašo. Juk būtent antrosios buvimas suteikia pirmąją teisinę galią.
Kiekviena EDS turi asmeninį sertifikuotą raktą, kuris yra unikali 264 bitų skaitmenų seka. Norėdami jį gauti, turite susisiekti su specializuota įmone, kurios šiandien yra gana daug. Verta prisiminti, kad elektroninis skaitmeninis parašas turi tam tikrą galiojimo laiką, taip pat skirtingus saugumo lygius.
Registruojant elektroninį skaitmeninį parašą, tas pats atskiras raktas įrašomas į kliento „flash“ atmintinę. Ji veikia tik kartu su viešuoju raktu - kita programa, kurią naudoja antrosios ir trečiosios šalys, kad patvirtintų skaitmeninį parašą gautuose dokumentuose.
Duomenys yra skaitmeniniame sertifikate, kuriame yra informacija apie savininką, jo registracijos numerį (negalima painioti su privačiu raktu) ir skaitmeninio parašo trukmė.
Naudodamiesi elektroniniu skaitmeniniu parašu, galite nuotoliniu būdu pateikti dokumentus universitetams (kartais net užsienio), atlikti banko operacijas, mokėti mokesčius ir kai kurias savivaldybių organizacijų valstybinių įstaigų paslaugas.
Tačiau yra nemažai atvejų, kai elektroninis dokumentas ir parašas ant jo nelaikomi teisėtais. Pvz., Gauti paveldėjimo pažymėjimą arba išduoti migracijos dokumentus.
Elektroninių dokumentų rūšys
Šiuo metu yra toli gražu ne viena ED klasifikacija. Tačiau dažniausiai tokie dokumentai suskirstomi į tipus į šias kategorijas:
- Turinio tipas: tekstas, grafika, garsas, animacija ir daugialypės terpės ED.
- Prieinamumo lygis: atviras ir paslėptas. Pirmojo tipo dokumentuose nėra nieko slapto, todėl jie yra vieši ir juos gali skaityti visi. Tai yra techniniai prietaisų duomenys ar gaminių sudėtis, licencijavimo sutartys, kainoraščiai ir tt Paslėptus ED gali perskaityti tik tam tikras siauras žmonių ratas. Paprastai juose yra informacijos, atspindinčios komercines ar net valstybės paslaptis. Tai gali būti slaptų karinių vienetų buvimo vietos žemėlapis, patentuoto prietaiso ar narkotiko sudėties brėžiniai, duomenys apie fizinio ar juridinio asmens banko sąskaitą ir kt.
- Elektroninio skaitmeninio parašo (EDS) buvimas / nebuvimas. Nuo to priklauso dokumento teisėtumas / neteisėtumas.
- Požiūris į konkrečią industriją. Išryškinami visuotinai priimami elektroniniai dokumentai (forma ir turinys yra vienodi visose taikymo srityse) ir siauros specializacijos.
ED požymiai
Įvertinus elektroninio dokumento sąvoką ir tipus, verta atkreipti dėmesį į skiriamuosius jo bruožus. Jie išskiria ED iš kitų materialiojo pasaulio objektų.
- Turinio semantika. Bet kuris tokio tipo dokumentas būtinai turi prasmę ir nėra atsitiktinis paveikslėlių, garsų ar simbolių rinkinys.
- Stabili medžiagos forma.
- Išsamumas ir vientisumas.
- Dėmesys pritaikymui socialinėje komunikacijoje.
Teisinis aspektas
Įvertinus savybes, detales, požymius, elektroninio dokumento sąvoką, struktūrą, taip pat jo rūšis, verta atidžiau panagrinėti teisinę šio klausimo pusę.
Jei ED yra surašytas laikantis visų teisės normų, o jo parašas turi visus reikalingus pažymėjimus, tada jo teisinė galia yra lygi jo atitikmeniui popieriui.
Natūralu, kad kiekvienoje valstybėje teisinis „elektroninio dokumento“ sąvokos reguliavimas yra šiek tiek skirtingas, tačiau tai yra smulkmenos.Apskritai skirtingų šalių įstatymai yra vienodai lojalūs ED, nes šiandien tokio pobūdžio biuro darbas jau seniai pasiekė tarptautinį lygį. Šiuo atžvilgiu gaunamas paradoksas. Kai kurioms valdžiai labiau rūpi išorinis elektroninis dokumentų valdymas. Tuo pačiu metu ji gali būti beveik neišsivysčiusi valstybėje. Čia yra toks perdėtas šiuolaikinio kompiuterinio raštingumo lygio analogas. Su juo žmogus žino, kaip įdiegti įvairias programas „Android“, tačiau nežino pagrindinių darbo su „Exel“ lentelėmis principų.
Skaitmeninio biuro darbo ypatybės
Palyginti su popieriumi, skaitmeninis biuro darbas turi keletą reikšmingų pranašumų:
- Užtikrina operatyvinę registraciją, apskaitą, saugojimą ir prieigą prie elektroninių dokumentų.
- Reikia mažiau lėšų.
- Reikia minimalaus ploto archyvui sutalpinti. Tiesą sakant, visa didžiulės įmonės dokumentacija yra dedama į kietąjį diską maišo kišenėje.
- Pasitelkiant elektroninį kanceliarijos darbą, sumažėja personalo laiko negaminimo išlaidos.
- Didėja duomenų sklaidos plačiam vartotojui greitis.
- ED gali būti ne tik tekstas ir paveikslėliai, bet ir daugialypės terpės informacija. Ir tai labai svarbu, jei įmonės darbas yra susijęs su privačių pristatymų renginiais.
Verta paminėti, kad elektroniniame biure dažnai leidžiama naudoti popierinius dokumentus. Tačiau prioritetas šiuo atveju yra būtent ED.
Daugelio šiandieninių pasaulio privačių ir valstybinių organizacijų tikslas yra laipsniškas popierinės dokumentacijos pašalinimas iš dokumentų. Tačiau net labai išsivysčiusiose šalyse to dar toli. Galų gale, tai labai ilgas ir brangus procesas.
Išnagrinėjome elektroninio dokumento ir elektroninio dokumentų tvarkymo sąvokas, išsiaiškinome visus klausimo niuansus. Tikimės, kad informacija jums buvo naudinga.