Vidaus auditas atliekamas tais atvejais, kai įvyko incidentas, kurį reikia ištirti, kai neįmanoma nustatyti ir vėliau nubausti kalto darbuotojo. Dažniausiai tai įvyksta dėl neatsargumo ar vagysčių darbe. Kiekvienas vadovas turi žinoti, kaip ir per kiek laiko įmonėje atliekamas vidaus auditas.
Tarnybos patikrinimas: kas tai?
Vidaus auditas yra tyrimas, kurio metu nustatoma, kuris iš darbuotojų kaltas dėl įvykio ir dėl kokių priežasčių jis įvyko. Paprastai ji atliekama kaip viešosios paslaugos dalis, nors dažnai taip pat reikia patikrinti komercines firmas. Bet tokiu atveju būtinai tvirtinami vietiniai aktai. Paprastai patikrinimai atliekami esant didelėms problemoms.
Nepaisant to, kad įstatymai nenustato tyrimo atlikimo komercinėse struktūrose tvarkos, visos priemonės turi būti vykdomos teisingai, o vidaus auditas turi būti atliktas tiksliai laiku. Kiekvienas etapas yra dokumentuojamas, privaloma jo metu turi būti rasta svarių įrodymų apie darbuotojo kaltę. Jei inspektoriai nesilaiko pagrindinių taisyklių, tada asmuo, su kuriuo vyksta procesas, turi teisę kreiptis į darbo inspekciją.
Rusijos Federacijos teisės aktuose išdėstyta tik tikrinimo, kuris atliekamas viešųjų paslaugų srityje, sąvoka. Visos taisyklės išdėstytos 2017 m. Federaliniame įstatyme Nr. 79. Ir jei patikrinimai atliekami Vidaus reikalų ministerijos įstaigose, jiems galioja 2013 m. Įsakymas Nr. 161.
Kokiais atvejais numatomas patikrinimas?
Rusijos darbo kodekse nėra tikslios „vidaus tyrimo“ sąvokos, tačiau bausmes už aplaidumą nustato tam tikros taisyklės. Tačiau jokia drausminė nuobauda neskiriama be pateisinimo tik tuo atveju, jei yra faktų ir jie yra užfiksuoti dokumentuose.
Dėl to privalomi visų darbuotojų aiškinamieji raštai, įvertinamas padarytos žalos dydis ir svarbu išsiaiškinti, ar darbuotojo veiksmai neturėjo kenkėjiškų ketinimų. Vidaus auditas turėtų būti baigtas laiku, o ne per dieną.
Oficialus patikrinimas atliekamas keliais atvejais:
- jei darbuotojas neatvyko į darbą ir neįspėjo;
- jei padaryta turtinė žala;
- jei paaiškėja faktas, kad darbuotojas piktnaudžiavo savo padėtimi.
Už pažeidimo padarymą darbuotojui gali būti paskirta drausminė nuobauda, jis gali būti atleistas pagal straipsnį ir įpareigotas atlyginti visą jam padarytą žalą. Tam, kad darbdavio veiksmai būtų pateisinami, būtina atlikti vidaus auditą, kuris turi būti atliktas tiksliai įstatymų nustatytu laiku.
Pagrindinės patikrinimo užduotys
Vidaus tyrimo metu svarbu išsiaiškinti šias užduotis:
- Nustatyti faktą, kad būtent šis darbuotojas padarė netinkamą elgesį, ir tik tuo remiantis jam yra paskirta drausminė nuobauda.
- Išsiaiškinkite įvykio laiką ir aplinkybes, išanalizuokite visus veiksmus, nustatykite tikslią įmonei ar konkrečiam asmeniui padarytą žalą.
- Suraskite veiką padariusį darbuotoją.
- Nustatykite asmens kaltę.
- Išanalizuoti tobulo poelgio motyvus, papildomas aplinkybes.
Įmonės vadovas būtinai turi patvirtinti rekomendacijas dėl prevencinių priemonių įgyvendinimo, kurios yra tiesiog būtinos pašalinti visas drausminio pažeidimo priežastis.
Tyrimo tvarka
Pirma, įmonės vadovas gauna informaciją, kad buvo padaryta veika, o po to būtent jis patvirtina sprendimą pradėti vidaus tyrimą. Oficialaus audito terminas yra ne ilgesnis kaip mėnuo. Dažniausiai tai trunka mažiausiai 3 savaites, tačiau tam tikromis aplinkybėmis tai gali užtrukti ilgiau, o tai turi būti motyvuota. Tyrimą atlieka specialiai paskirtas darbuotojas ar komisija tik remdamasis įsakymu arba specialiais administraciniais dokumentais, kuriuose turi būti tokia informacija:
- laikymo priežastis;
- komisijos nariai ir jos pirmininkas;
- maksimalus vidaus audito atlikimo laikotarpis;
- komisijos įgaliojimai;
- terminai, kuriais įmonės vadovas turėtų gauti tyrimo rezultatus.
Paprastai komisiją sudaro personalo skyriaus darbuotojai, saugos ir finansų atstovas. Pirmininkas yra atsakingas už jos darbą.
Į komisiją neturėtų būti įtraukti kalto darbuotojo (įskaitant jį) šeimos nariai ir artimieji. Dėl to sprendimas gali būti šališkas.
Įsakymą pradėti komisijos darbą, kuriame turi būti nurodytos valstybės tarnautojo tarnybinio audito sąlygos, turi pasirašyti visi komisijos nariai, taip pat asmuo, kaltinamas aplaidumu.
Komisijos veiksmai, jei darbuotojas neatvyko į darbą
Darbuotojui pravaikšta suteikiama tik tuo atveju, jei jis nepasirodė savo darbo vietoje 4 ar daugiau valandų. Tačiau svarbu atsižvelgti į jo nepasirodymo priežastis, nes jos gali būti rimtos. Kol jie nėra išaiškinti, manoma, kad darbuotojas neatvyko į darbą dėl nepaaiškinamų priežasčių. Jei darbuotojas neturi rimtos priežasties, o jo neatvykimas sukėlė rimtų padarinių, buvo sutrikdytas darbo procesas, tada darbuotojui gali būti pareikštas papeikimas ar atleidimas iš darbo. Tačiau tam turi būti rimtos priežastys, todėl nieko neįmanoma padaryti be patikrinimo.
Iš pradžių reikia ištaisyti faktą, kad darbuotojas tikrai nebuvo darbo vietoje.
Atmintį gali rašyti tiesiogiai vadovas ar bet kuris kitas darbuotojas. Po pasirodymo darbe darbuotojas paima rašytinį paaiškinimą, dėl kokios priežasties jis nebuvo darbo vietoje. Svarbi priežastis apsvarstyti:
- Darbuotojo ar jo šeimos narių liga. Šis faktas turi būti patvirtintas dokumentais, medicinos įstaigos išduota pažyma arba nedarbingumo atostogos.
- Vėlavimas dėl to, kad nebuvo transporto, kuris pristatytų į darbo vietą. Pvz., Jei kelyje įvyko avarija ar susidarė sniego keliai, dėl kurių buvo sustabdytas viešasis transportas.
- Nenumatytos aplinkybės, nepriklausančios nuo darbuotojo valios. Pavyzdžiui, per kelionę į darbą jo transportas patyrė avariją.
Remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 81 straipsniu, jei asmuo visą dieną neatvyko į darbą, tuomet šis faktas gali būti laikomas pravaikšta. Tą pačią dieną surašytas aktas padės ištaisyti nepasirodymą.
Dokumentas sudaromas laisva forma, svarbiausia, kad jame turi būti tiksliai nurodyti faktai apie darbuotojo nebuvimą darbo vietoje, taip pat laikas. Jį turi pasirašyti komisijos nariai.
Jei kitą dieną darbuotojas nepasirodė darbe, tada būtina surašyti kitą aktą.
Kokie veiksmai atliekami, kai padaroma žala?
Dėl neatsargumo ar piktybiško ketinimo įmonei gali būti padaryta materialinė žala. Vidaus auditas atliekamas laiku, ir tai yra privaloma. Ją įgyvendinant svarbu išsiaiškinti dėl kokios priežasties ir kaip tiksliai buvo padaryta žala:
- produktai buvo pagaminti su trūkumais;
- paslaugos yra netinkamos kokybės;
- yra įmonės turto pasisavinimas;
- fiksuojamas saugos taisyklių nesilaikymo faktas;
- aptiktas aparatūros pažeidimas.
Esant tokiai situacijai, turite nustatyti žalos dydį. Jei įvyko vagystė, tada atliekamas inventorius ir surašomas aktas. Norėdami sugadinti turtą, turėsite papildomai ištirti, o šių sąlygų taip pat reikia laikytis, jei pažeidžiamos saugos taisyklės. Pavyzdžiui, jei darbuotojas paliko darbą ir pamiršo išjungti šildymo įrenginį, dėl kurio kilo gaisras. Tokiu atveju žalos dydį gali sužinoti tik ekspertų komisija.
Vidaus auditą valstybės tarnautojai turėtų atlikti laiku, o jo metu būtina išsiaiškinti darbuotojo motyvaciją. Svarbu suprasti, ar netinkamas elgesys yra aplaidus, ar darbuotojas kenkia.
Piktnaudžiavimo veiksmai
Piktnaudžiavimas pozicija reiškia savo pozicijos naudojimą siekiant pelno. Tokiu atveju gali būti paveikti visos įmonės ir jos darbuotojų interesai. Vienas iš tokių pavyzdžių yra sutarties dėl prekių tiekimo padidinta kaina sudarymas, kai kita šalis moka „priemoką“.
Nustatyti tokius pažeidimus gali būti daug sunkiau, nei atrodo. Dažnai profesionalūs auditoriai ir auditoriai negali išsiversti be pagalbos.
Vidaus auditas Vidaus reikalų ministerijoje: taisyklės ir terminai
Dažnai patikrinimus vykdo policija, kai reikia išsiaiškinti vieno iš darbuotojų padaryto drausminio pažeidimo aplinkybes, priežastis ir pobūdį. Tyrimo metu būtinai nustatomi faktai, nurodyti Federalinio įstatymo Nr. 3 29 straipsnyje.Procedūra gali būti vykdoma vieno iš darbuotojų prašymu.
Vadovas nurodo įgaliotam asmeniui atlikti policijos pareigūno vidaus auditą, nustatomas terminas pagal įsakymą Nr. 161, kuriam išduoti atitinkamas nutarimas. Leidžiama surašyti konkretų aktą arba užpildyti specialią formą, kurioje nurodoma dokumento, su kuriuo jis susijęs, data ir numeris.
161 įsakyme taip pat nurodomas vidaus audito atlikimo laikotarpis. Jis turi būti užpildytas ne vėliau kaip per 30 dienų nuo posėdžio pradžios dokumento parengimo ir pasirašymo.
Vidaus auditui skirtas laikotarpis neapima darbuotojo nedarbingumo, kai jis atostogauja, yra komandiruotėje ar yra nedarbingumo atostogose, jei jis nėra tarnyboje dėl kitų svarbių priežasčių. Visas aplinkybes turi patvirtinti personalo skyriaus išduotas pažymėjimas.
Vidaus audito ministerijoje galiojimo laikas neturėtų būti ilgesnis nei vienas mėnuo nuo nutarties išdavimo dienos. Jei paskutinė patikrinimo diena yra atostogų arba poilsio diena, tada jos įvykdymo diena turi būti laikoma ankstesne darbo diena.
Kaip patikrinti?
Viršininkas turi teisę bausti savo darbuotoją tik tuo atveju, jei laikomasi visų nuobaudų skyrimo procedūrų, tiksliai aprašytų Rusijos Federacijos darbo kodekso 193 straipsnyje. Pažeidus bent vieną iš protokolo pastraipų, kaltinamasis darbuotojas turi teisę apskųsti sprendimą teisme ir patraukti administraciją baudžiamojon atsakomybėn.
Visi žmonės, įtraukti į komisiją, privalo laikytis darbo tvarkos taisyklių ir laikytis šių principų:
- visi išsiaiškinti faktai turėtų būti objektyviai įvertinti; jokiu būdu neturėtų būti leista asmeniniams asmeniniams malonumams ir nemėgti įtakoti tyrimo eigos;
- kol neįrodyta kaltė, kurią patvirtina faktai, darbuotojas laikomas nekaltu;
- Visi komisijos veiksmai turėtų būti atliekami griežtai laikantis instrukcijų ir nurodymų.
Vadovas privalo griežtai laikytis įstatymų ir vykdyti specialias instrukcijas:
- išduoti įsakymą pradėti tyrimą;
- gauti rašytinį pareiškimą iš darbuotojo, kuris kaltinamas aplaidumu;
- prisiminimas iš galvos;
- nukentėjusios šalies ar klientų skundai;
- kitų darbuotojų atmintinės;
- inventorizacijos aktą, patvirtinantį trūkumą;
- auditoriaus aktas;
- komisijos narių skyrimas;
- nustatytas terminas, vidaus auditas turi būti baigtas ne vėliau kaip nurodytą dieną.
Labai svarbu gauti aiškinamąjį raštą iš įžeidžiančio darbuotojo. Jame jis būtinai turi paaiškinti, kodėl taip pasielgė, o tai paskatino neatvykti į darbą ar piktnaudžiauti savo padėtimi. Jei jis atsisako nieko paaiškinti, tada surašomas aktas.
Tolesnė veikla priklauso nuo to, ar pažeidėjas pateikia paaiškinimą, ar ne.
Vidaus audito atlikimo datos
Rusijos Federacijos įstatymai leidžia ne ilgesnį kaip mėnesio laikotarpį oficialiai tikrinti policijai, o kitose organizacijose jis neturėtų viršyti šio dienų skaičiaus. Skaičiuojamas laikotarpis nuo užsakymo pasirašymo dienos. Tai nustatyta Rusijos Federacijos darbo kodekso 192 straipsnyje.
Tačiau teismo laikas gali būti padidintas, jei aplaidumu kaltinamas darbuotojas tuo metu nebuvo darbo vietoje dėl stacionarinio gydymo ar kitų svarbių aplinkybių.
Pagal federalinį įstatymą Nr. 133, vidaus auditas turi būti baigtas ne vėliau kaip per 6 mėnesius nuo įsakymo pasirašymo dienos.
Jei komisija už nustatytą laikotarpį nepriėmė sprendimo, darbuotojas negali būti laikomas kaltu, net jei ateityje išvados nėra jo naudai. Jei komisijai pavyko surasti darbuotojo kaltės įrodymus, jis turi būti nuteistas ne vėliau kaip per 6 mėnesius nuo baigiamojo akto dienos.
Kaip patvirtinami patikrinimo rezultatai
Surinkus ir apdorojus visus duomenis, suplanuotas posėdis. Jame visi komisijos nariai turėtų aptarti keletą svarbių klausimų:
- Ar buvo atskleistas darbo aktyvumo pažeidimas?
- Kas lėmė šį poelgį?
- Koks kalto darbuotojo veiksmų pobūdis?
- Kokios buvo šio įvykio pasekmės?
- Ar yra kokių nors ypatingų aplinkybių, kurios padės pašalinti iš jo kaltinimus?
Visus šiuos dalykus paaiškinti gali tik diskusija. Visi argumentai turi būti įrašomi į protokolą. Pasibaigus diskusijoms, parengiamas baigiamasis aktas, kurį būtinai sudaro 3 dalys:
- Įvadinę dalį sudaro darbuotojo veiksmų pobūdžio aprašymas. Jame aprašoma, kas tiksliai įvyko tuo metu. Įvedami duomenys apie komisijos narius ir jų pareigas. Nurodoma, kada valstybės tarnautojai ar valstybės tarnybos atstovai turėtų atlikti vidaus auditą.
- Antroje dalyje aprašomi visi veiksmai, kurių buvo imtasi nustatant darbuotojo kaltę, ir kaip tiksliai buvo surinkti įrodymai.
- Išvada, kurioje bus padarytos komisijos išvados.
Prie šio akto turi būti pridėtas dokumentų paketas:
- atmintinės ir atmintinės;
- įsakymai;
- komisijos išvada;
- ir kiti dokumentai su faktais, patvirtinančiais darbuotojo kaltę.
Aktą ir visus jo priedus pasirašo kiekvienas komisijos narys.
Išvada
Tik vidaus auditas, kuris turi būti atliktas tiksliai laiku, gali apkaltinti darbuotoją nusikaltimu. Bet kokiu atveju neįmanoma kaltinti asmens be įrodymų. Neįmanoma nepagrįstai kaltinti žmogaus, nes jis turi visas teises kreiptis į teismą su ieškiniu prieš jį apšmeižusį lyderį.