Įmonės informacijos lauką galima suskirstyti į tris dideles grupes: techninius duomenis, eksploatacinius, komercinius. Visi jie yra reikalingi teisingam ir visaverčiam funkcionavimui. Tam tikra informacija yra prieinama visiems, kita yra įslaptinta ir yra komercinė paslaptis.
Kokie duomenys yra?
Komerciniai yra tie, kurie yra susiję su bendrovės gamintais produktais, taip pat idėjos apie kiekius. Tai apima duomenis apie kitas šalis, su kuriomis sudaromi sandoriai, kainas, kuriomis prekės pateikiamos klientui. Galiausiai komercinė informacija yra produkto gamybos, laikymo, pardavimo išlaidų sąvoka.
Techninė informacija suteikia jums galimybę sužinoti apie produktą ir jo kūrimą. Iš šių duomenų paaiškėja, kurios medžiagos ir komponentai yra reikalingi gaminiui gaminti, mašinoms ir įrenginiams, technologijoms ir įrankiams, naudojamiems darbo procese. Ji atsako į klausimą, kokia yra kokybiško produkto gamybos seka.
Galiausiai, operatyviniai duomenys yra tie, kurie reguliuoja personalo darbą, tai yra, jie suteikia supratimą apie užduotis, taip pat naudojami kontroliuojant darbuotojus. Operatyvinė informacija atskleidžia, kaip įmonėje yra reguliuojamas gamybos procesas, kaip galima pritaikyti komercines ir vadybines priemones. Tokių duomenų pranašumas yra galimybė susieti visus procesus į vieną kompleksą, kuris leidžia sukurti aukštos kokybės produktą pakankamais kiekiais už minimalias išlaidas.
Kai duomenys yra turtas
Kodėl įmonei reikalingas nutarimas dėl komercinę paslaptį sudarančios informacijos sąrašo? Iš kur gaunama klasifikuojama informacija? Kodėl reikia slėpti duomenis?
Jūs turite suprasti, kad informacija gali turėti tam tikrą verslinę vertę. Tokių duomenų atskleidimas gali sukelti įmonės nesaugumą ekonominiu požiūriu. Remiantis tuo, yra trys didelės informacijos grupės, susijusios su bet kurios šiuolaikinės įmonės darbu:
- atidaryti naudoti plačiais ratais;
- ribotas, prieinamas valdžios institucijoms, kurių teises nustato įstatymai (pavyzdžiui, tyrėjams, prokurorams, mokesčių inspektoriams);
- prieinama tik keliems darbuotojams įmonėje, o kartais - tik valdymo komandai.
Tiek antroji, tiek trečioji grupė yra duomenys, kurie įtraukiami į informacijos, sudarančios įmonės komercinę paslaptį, sąrašą. Tai reiškia, kad jie turi tam tikrą konfidencialumo lygį (nustatomi individualiai), ir yra griežti platinimo apribojimai. Jų pažeidimas gali sukelti gana rimtų padarinių.
Teisė ir tvarka
Kad tam tikra informacija taptų konfidenciali, įmonėje turite įvesti atitinkamą dokumentą - komercinę paslaptį sudarančios informacijos sąrašą. Remdamiesi tam tikros organizacijos darbo ypatybėmis, nustatykite, ką joje įtraukti. Šio veiksmo dokumentavimas yra labai svarbus žingsnis. Jei ateityje kas nors paviešins įslaptintus duomenis, galite kreiptis į teismą ir įrodyti interesų pažeidimą tik tuo atveju, jei įmonės vidaus dokumentų sraute yra atitinkama nuostata ir nurodymas, kad ji įsigaliotų.
Kas nustato informacijos, kuri sudaro komercinę paslaptį, sąrašą? Sąrašą rengia kartu vyresnioji vadovybė, skyrių vadovai ir už darbo eigą atsakingas asmuo, tačiau tvirtinimas yra generalinio direktoriaus pirmenybė. Sąraše turėtų būti išsami informacija pagal darbo eigos taisykles, saugoma apčiuopiamoje laikmenoje. Svarbu tai, kad bendroje jo duomenų dokumentavimo sistemoje pakako greitai ieškoti ir identifikuoti.Tokiame sąraše nurodytų duomenų turėtų pakakti, kad būtų galima susidaryti įspūdį apie tai, kas turėtų būti laikoma paslaptyje, bet neatskleisti nieko nereikalingo.
Saugumas - saugumas
Komercinę paslaptį sudarančios informacijos sąrašas (medicinos centras, gamybinis kompleksas, advokatų kontora - nesvarbu, kurioje srityje įmonė veikia, įstatymo poveikis vienodai taikomas visiems) reikalingas dėl priežasties. Jei į ją buvo įvesta informacija, jos slaptumą garantuoja mūsų šalies įstatymai. Skiriamos šios teisinių standartų saugomos paslapčių grupės:
- bankininkystė;
- komercinis;
- valstybė;
- kariuomenė;
- oficialus.
Komercinis yra terminas, tapatinamas su verslo paslaptimis.
O jei paprasčiau?
Jei sujungsite viską, kas paminėta aukščiau, galite padaryti tokią išvadą: komercinės paslaptys suprantamos kaip tokia neatimama bet kurios įmonės teisė, leidžianti kai kuriuos viduje esančius duomenis vadinti slaptais ir juos apsaugoti. Be to, informacija nebus paslaptis valstybiniu lygiu. Paslaptis siejama su įmonės veikla, su jos valdymo sprendimais, technologine plėtra, piniginiais aspektais. Pagrindinis tam tikros informacijos priskyrimo komercinėms paslaptims rodiklis yra žala organizacijos ekonominei padėčiai duomenų paskelbimo atveju.
Slaptumu gali būti klasifikuojama ne tik informacija, kuri jau yra vertinga komerciniu požiūriu, bet ir visa informacija, kuri potencialiai galėtų ja tapti. Komercinę oficialią paslaptį sudarančios informacijos sąraše yra visų rūšių duomenys, kurie neturėtų patekti į trečiąsias šalis, kad įmonė nepatirtų nuostolių. Teisiškai negalima gauti tokios informacijos, tačiau įmonė privalo imtis apsaugos priemonių.
Tai įmanoma ir neįmanoma
Informacijos, sudarančios įmonės komercinę paslaptį, sąrašas nustato, kurie duomenys gali būti atskleisti trečiosioms šalims, o kurie turės būti laikomi paslaptyje. Tačiau verta suprasti: kokios informacijos negalima į ją įtraukti. 1991 m. Rusija priėmė rezoliuciją Nr. 35. Jame išvardytos visos informacijos kategorijos, kurių negalima paslėpti.
Taigi, jūs negalite paslėpti:
- sudedamoji dokumentacija;
- duomenys, iš kurių darytina išvada, kad įmonė turi teisę dirbti;
- informaciją apie ataskaitų formas, leidžiančias patikrinti, ar mokesčiai ir kiti mokėjimai yra tinkamai sureguliuoti, kaip tai reglamentuoja galiojantys įstatymai;
- darbuotojų skaičius įmonėje, atlyginimo lygis, gamybos sąlygos, laisvos darbo vietos;
- informacija apie privalomų įmokų, išmokų, taip pat įstatymų, reglamentuojančių aplinkos apsaugą, darbo apsaugą, laikymąsi;
- duomenys, susiję su antimonopoliniais įstatymais;
- informacija, patvirtinanti, kad įmonė pardavė prekes, kurios kenkė piliečių sveikatai;
- duomenys, patvirtinantys, kad pareigūnai taip pat dalyvauja akcinėse bendrovėse, kooperatyvuose ir kitose įmonėse.
Ar tai visiems?
Taigi, sukuriant informacijos, kuri sudaro organizacijos komercinę paslaptį, sąrašą, neįmanoma į tai įtraukti visų aukščiau išvardytų dalykų - tai sako įstatymas. Kartu visiems iš eilės šios informacijos atskleisti taip pat nereikia. Duomenys nepriklauso atvirosios prieigos kategorijai.
Lengviausias būdas tai paaiškinti pavyzdžiu. Taigi informaciją apie tai, kokie yra dideli atlyginimai ir kokia yra valstybės finansinė atskaitomybė, turi tik specializuotos valstybės institucijos. Valdžia siunčia įmonei prašymą atskleisti šią informaciją, o verslininkas įstatymų nustatyta tvarka atidaro tik tai, ko iš jo buvo paprašyta.
Kai kurie juridiniai asmenys turi teisę prašyti prieigos prie tam tikrų duomenų iš aukščiau pateikto sąrašo. Jų sąrašą galima rasti šalies įstatymuose.Klientai gali reikalauti pateikti įmonės įstatus, taip pat įvairius pažymėjimus ir licencijas, patvirtinančius, kad įmonė veikia legaliai ir turi reikiamą kvalifikaciją savo srityje.
Apsaugoti informaciją sunku
Kodėl taip sunku sudaryti informacijos, kuri sudaro organizacijos komercinę paslaptį, sąrašą? Tai nėra net įstatyminių apribojimų klausimas. Viena vertus, klientas gali būti patrauklus, pateikdamas jam išsamius duomenis apie jo pranašumus. Kuo daugiau informacijos potencialus klientas, tuo išsamesnis jo supratimas apie įmonę, tuo didesnė tikimybė priimti sprendimą palankiai šiai organizacijai.
Kita vertus, konkurentai neturėtų gauti per daug duomenų apie įmonę, kad visada atsiliktų vienu žingsniu. Vos nedidelė spraga jau lemia nutekėjimą, dėl kurio aršios konkurencijos šiuolaikinėje rinkoje sąlygos gali akimirksniu prarasti dominuojančią padėtį.
Komercinę paslaptį sudarančios informacijos sąrašo pavyzdys
- Esamų sutarčių sąlygos.
- Gamyboje naudojami procesai.
- Įmonės plėtros planai, perspektyvos, siūlomi žingsniai.
- Verslo procesų standartai.
- Duomenys, susiję su derybomis su tam tikrais asmenimis (investuotojais, klientais, partneriais).
- Idėjos, tyrimai, know-how.
- Finansavimas (vidinis, išorinis).
- Rizika, mokesčių planavimas.
Kiekvienos įmonės komercinę paslaptį sudarančios informacijos sąrašas sudaromas atskirai. Kartu atsižvelgiama į veiklos srities specifiką ir darbo procesų ypatybes. Ar galima įmonėje pateikti komercinę paslaptį sudarančios informacijos, kurios pavyzdys paimtas iš žiniatinklio, sąrašą? Atkreipkite dėmesį: internete visi tokie pervedimai yra pateikiami bendrąja prasme, todėl turite atidžiai išnagrinėti jums patinkantį variantą, kad atitiktumėte savo įmonės darbo specifiką. Nors, žinoma, kaip „skeletas“ kuriant komercinę paslaptį sudarančios informacijos sąrašą, pavyzdys yra naudingas.
Komercinė paslaptis: daugiau
Visų pirma, reikia išsamiau išnagrinėti strateginės įmonės plėtros ypatybes. Su tuo susiję įslaptinti duomenys yra raktas į sėkmingą įmonės plėtrą, kurios konkurentai negali aplenkti. Šios srities komercinę paslaptį sudarančios informacijos sąrašas:
- know-how, gamybos naujovės, slaptos technologijos;
- įmonės plėtros planai, programos, planavimą atspindinti informacija;
- investicijos, investicijų pritraukimo būdai;
- verslo procesai, taisyklės, pagal kurias jie yra nustatomi, įmonės valdymo technologijos;
- organizacijos valdymo aparato sąrankos ir veikimo ypatybės;
- informacija, atspindinti įmonės saugumo specifiką.
O pinigai?
Šioje srityje pateiktas apytikslis komercinę paslaptį sudarančios informacijos sąrašas:
- sutartys, įmonės sudarytos sutartys, jų sąlygos, turinys;
- produkto kainodaros struktūra, pagamintų prekių savikaina, pristatytų paslaugų kaina;
- biudžetas, jo formavimo ypatybės;
- informacija, atspindinti įmonės pajamas, įmonės pelningumą ir kiek parduota produkcija;
- paklausos, pasiūlos vertė;
- duomenys apie įmonės turtą, įskaitant dydį, sudėtį, atsargas, grynųjų pinigų galimybes;
- prekių ir pinigų apyvartą įmonėje;
- informacija apie grynuosius pinigus, banko operacijas, investicijas, sąskaitų likučius, paskolas, įsipareigojimus;
- rinkodaros tyrimų rezultatai;
- duomenys apie darbuotojų darbo užmokestį, įskaitant apdovanojimus, išmokas natūra, premijas.
Asmeninė informacija
Komercinę paslaptį sudarančios informacijos apie įmonės struktūrą ir asmens duomenis sąrašas:
- įmonės vardu sudarytos sutartys su darbuotojais;
- adresai, darbuotojų šeiminė padėtis, telefono numeriai;
- informacija, atspindinti planuojamus įmonės darbuotojų pokyčius.
Santykiai su kitais
Komercinė paslaptis apima slėpimą nuo pašalinių duomenų apie tai, su kuriomis įmonėmis ketinama dirbti, kokie buvo žengti šia linkme, ar vyksta derybos ir kokiame etape jos vyksta. Be to, klasifikuojami duomenys, atspindintys užsakymus, pasiūlymus, kuriuos gauna įmonė ir kuriuos ji priėmė dirbti.
Be tiesiogiai išvardytos informacijos, komercinės paslaptys taip pat klasifikuojamos su ja susijusios netiesioginės paslaptys. Pavyzdžiui, analizuojant įslaptintą informaciją gaunamas produktas yra duomenys, kurių taip pat negalima atskleisti.
Ką dar slepiame?
Be to, kas išdėstyta aukščiau, jūs taip pat galite įtraukti į įmonės priimtą sąrašą duomenų, susijusių su naudojamos įrangos tipais ir jos išdėstymo ypatybėmis. Galite klasifikuoti informaciją apie sprendimus, susijusius su įvairiais organizacijos veikimo klausimais - nuo vadybinio iki mokslinio.
Galite suteikti informacijos, susijusios su įmonėje rengiamais susitikimais, komercinių paslapčių statusą, tiksliau, jų metu aptartas temas. Tokiu atveju nebus galima atskleisti tiek susitikimų tikslų, tiek jų organizavimo metodų, taip pat renginių rezultatų.
Jei įmonė dalyvauja aukcionuose, konkursuose, ji turi teisę klasifikuoti informaciją apie ją. Visų pirma neatskleidžiami įmonės planai dėl aukcionų, pasirengimo renginiui priemonių. Taip pat galite paskelbti, kad konkurso rezultatai baigti.
Technologija yra pirma
Praktiškai dažniausiai slapta informacija įmonėje yra skiriama informacijai, susijusiai su organizacijos finansais ir jos laimėjimais mokslo ir technologijų srityje. Tai nestebina, nes daugeliu aspektų novatoriškos technologijos yra tai, kas garantuoja išlikimą rinkoje artimiausioje ateityje.
Galite paslėpti duomenis apie tai, kokie moksliniai tyrimai yra vykdomi, kas planuojama, kokios užduotys keliamos mokslininkams ir kokias programas jie naudoja savo darbe. Neatskleiskite pagrindinių šios srities kompanijos idėjų.
Galite paskelbti konfidencialiomis produktų savybes, procesų, kurių metu jie gaminami, parametrus. Tokiu atveju trečiosios šalys neturės galimybės sužinoti, kokio dydžio ir kokio dydžio prekės yra pagamintos, iš kokių komponentų jos pagamintos, kokiomis sąlygomis. Jei darbo metu buvo galima aptikti anksčiau nežinomus modelius, jie taip pat gali būti klasifikuojami nepriklausomai nuo išraiškos formos: analizės, grafikos.
Ir pagaliau
Galiausiai reikėtų paminėti saugumo aspektus. Žinoma, bet kuri įmonė turėtų saugoti paslaptis, susijusias su gamybos procesu ir naujovėmis, perspektyvomis ir planais, tačiau tik vienas įstatymas, kaip žinote, neišgelbės nuo konkurentų. Verta kreiptis į naujausias ir efektyviausias saugumo priemones. O kaip tiksliai yra verslininko, įmonės vadovo, privatus reikalas. Atskleisti jūsų įmonei sukurtos apsaugos sistemos ypatybes yra rizikinga įmonė.
Pagal įstatymą, jūs galite skambinti konfidencialiais duomenimis apie tai, kaip įmonėje organizuojamas saugumas, kaip veikia prieigos kontrolė ir kokia signalizacija yra įdiegta. Jei yra kokia nors komercinių paslapčių apsaugos procedūra, ją taip pat reikia saugoti nuo pašalinių asmenų ir išduoti kaip konfidencialią. Galiausiai, jei įmonė turi prieigą prie slaptų partnerių duomenų, ji taip pat turėtų juos apsaugoti nuo atskleidimo.