Važtaraščiai pateikiami pirminėje apskaitos dokumentacijoje, kurią privalo sudaryti kiekvienas verslininkas ar įmonės vadovas, jei įmonės veikla susijusi su automobilių naudojimu. Jei įmonė yra automobilio savininkė, tai važtaraščiai patvirtina galimybę transporto priemonę naudoti verslo procese. Jei automobilis priklauso darbuotojui, tada lakštai leidžia nustatyti optimalų kompensacijos dydį už automobilio naudojimą tarnybiniams tikslams. Transporto važtaraščio pildymas yra svarbus procesas, nes procedūros metu negalima padaryti rimtų klaidų. Procesą vykdo įmonės pareigūnai.
Važtaraščių samprata ir poreikis
Tai yra pirminiai dokumentai, patvirtinantys mašinos naudojimą įmonei. Jose pateikiama svarbi informacija apie tiesioginę transporto priemonę, vairuotoją ir įmonę. Šiuos dokumentus gali patikrinti darbo inspekcija, mokesčių inspektoriai ar kelių policija, todėl įmonės pareigūnai turi atsižvelgti į kelionių lapų pildymo taisykles. Jie padės išvengti įvairių pažeidimų ir klaidų.
Jei inspektoriai ras netikslią informaciją ir klaidas, tai taps pagrindu skirti dideles baudas.
Kodėl naudojamas?
Važtaraščio pildymą atlieka kiekviena organizacija, kuri vienaip ar kitaip yra susijusi su poreikiu naudoti transporto priemones. Naudodamiesi šiuo dokumentu galite pasiekti kelis tikslus vienu metu, įskaitant:
- automobilio judėjimas stebimas darbo dienos metu;
- remiantis šiuo dokumentu apskaičiuojamas vairuotojo atlyginimas;
- fiksuota pinigų suma, išleista degalams ir tepalams;
- teisingai apskaičiuojamas nusidėvėjimas už panaudotą turtą;
- atsižvelgiama į visas automobilio išlaidas.
Be to, vairuotojui reikia važtaraščio, kurį reikia pateikti kelių policijos pareigūnui, nes būtent jis patvirtina prekių ar keleivių vežimo teisėtumą. Jis įrodo, kad transporto priemonė yra geriausios būklės, o oficialus vairuotojas yra konkretus pilietis. Jei patikrinimo metu dokumente aptinkama klaidų arba iš viso paaiškėja, kad nėra važtaraščio, vairuotojas bus traukiamas atsakomybėn pagal Reglamento Nr. 12.13 Administracinis kodeksas.
Dokumento ypatybės
Važtaraščio pildymas laikomas gana paprastu procesu. Kiekviena įmonė savarankiškai pasirenka, ar naudoti vieną formą, ar bus sukurta unikali šio dokumento forma, įtvirtinta organizacijos vidiniuose norminiuose dokumentuose.
Jei įmonė specializuojasi žmonių ar prekių gabenime, tada automobilio apskaitos procedūra turėtų būti atliekama tik specialiai patvirtintoje lapo formoje. Kas turėtų duoti nurodymus vairuotojams? Procesą vykdo tik darbdavys, kuris parengia ir užpildo šį dokumentą. Paprastai bendrovės direktorius išleidžia įsakymą, kuriuo paskiria atsakingą asmenį. Būtent šios įmonės darbuotojas yra susijęs su lankstinukų kūrimu, pildymu ir perdavimu vairuotojams.
Dokumento pildymo ypatybės:
- lapas surašomas tik tada, kai automobilis naudojamas verslo tikslams;
- nesvarbu, dėl kokios priežasties įmonės savininkas naudoja tam tikrą transporto priemonę, todėl automobilis gali būti nuosavybės teise priklausantis įmonei arba išnuomotas;
- ilgiausias dokumento galiojimo laikas yra 30 dienų;
- tai leidžiama išrašyti vienai dienai ar net vienai kelionei.
Pagal naujas 2018 m. Galiojančias taisykles leidžiama pratęsti lapo galiojimą.
Dokumentų rūšys
Važtaraščių pildymo taisyklės gali šiek tiek skirtis, atsižvelgiant į šio dokumento įvairovę. Kiekvienas transporto priemonės tipas naudoja savo tipo lankstinukus. Todėl yra šių transporto priemonių važtaraščiai:
- Sunkvežimiai
- automobiliai;
- specialus transportas;
- taksi, kuris gali būti automobilis ar sunkvežimis;
- autobusai, kurie gali būti skirti viešajam keleivių eismui ar kitiems tikslams.
Kiekvienai transporto priemonei naudojama atitinkama forma. Jei organizacija savarankiškai užsiima dokumentacijos kūrimu, tada pasirinkta forma fiksuojama specialiame žurnale.
Užpildymo niuansai
Važtaraščio pildymo tvarka kiekvienoje įmonėje nustatoma individualiai. Dažniausiai tam naudojamos šios taisyklės ir funkcijos:
- įmonės vadovo įsakymu paskiriamas dispečeris, kuris surašo kelionių lapus kiekvienam automobiliui, kurį darbuotojai naudoja vykdydami darbo pareigas;
- jei įmonė yra maža, tuomet dokumentus dažnai pildo tiesioginis automobilio vairuotojas, tačiau informaciją jie įveda tik vienoje formos dalyje, kurioje nurodomas automobilio rida, kuriam atsižvelgiama į odometro rodiklius;
- leidžiama įvesti informaciją norint naudoti specialią programą, su kuria paslėptos papildomos dokumento dalys;
- Prieš siųsdamas automobilį į skrydį, atsakingas įmonės darbuotojas turi įsitikinti, kad transporto priemonė yra geriausios būklės;
- prieš skrydį net vairuotojams turi būti atlikta medicininė apžiūra, patvirtinanti, kad piliečiai gali vairuoti.
Po skrydžio lapas grąžinamas dispečeriui. Kai tik pasibaigia dokumento galiojimo laikas, jis 5 metams perduodamas saugoti į įmonės archyvą. Už klaidas ir atsakomybės pažeidimus yra organizacijos vadovai.
Transporto priemonės važtaraščio pildymo pavyzdį galite rasti žemiau.
Kokia informacija yra įtraukta?
Automobilio ar sunkvežimio važtaraštį turi užpildyti įgaliotas įmonės darbuotojas. Pirmiausia jis turi suprasti šio proceso taisykles. Privaloma pildyti važtaraštį pateikiama ši informacija:
- dokumento pavadinimas;
- jo numeris;
- galiojimo laikotarpis;
- informacija apie automobilio savininką;
- mašinos tipas ir modelis;
- automobilio registracijos numeriai;
- odometro indikatoriai, ir jie pašalinami automobiliui išvykstant iš įmonės, taip pat siunčiant transporto priemonę į garažą;
- tikslus išvykimo ir atvykimo laikas;
- informacija apie atsakingą įmonės darbuotoją, kuris pastato automobilį į eilę ir surašo važtaraštį;
- vairuotojo informacija;
- vairuotojo sveikatos patikrinimo laikas ir data;
- informacija apie apžiūrą atliekantį medicinos pareigūną;
- automobilio techninės apžiūros laiko ir datos žymėjimas, o procedūrą galima atlikti tiesiogiai organizacijoje, jei yra reikiama įranga ir atitinkami specialistai;
- informacija apie patikrinimą atlikusius mechanikus.
Į dokumentą leidžiama įvesti kitą informaciją. Tai įmanoma, jei organizacija naudoja savo važtaraštį.
Kokia informacija yra neprivaloma?
Važtaraščio pildymo tvarka kiekvienoje įmonėje gali šiek tiek skirtis. Atsižvelgiama į šiuos dalykus:
- Tai nereikalauja, kad įmonės spausdintame lape būtų informacija apie duomenis;
- ypač daug dėmesio turėtų būti skiriama automobilio techninės būklės tyrimui;
- įstatyme buvo panaikinta viena šio dokumento forma;
- nebūtina tekste nurodyti maršruto, nes reikia pateikti tik odometro pateiktus duomenis.
Praktiškai kelių policija ar kitų tikrinimo įstaigų darbuotojai dažnai mano, kad informacijos apie maršrutą trūkumas yra rimtas pažeidimas, todėl vairuotojai ir įmonių savininkai yra atsakingi. Tokiu atveju turite kreiptis į teismą, kad užginčytų dideles baudas. Norint išvengti tokių nemalonių situacijų, rekomenduojama dokumento tekste tiesiogiai užrašyti, koks yra maršruto pabaigos taškas.
Dokumento naudojimo niuansai
Sunkvežimio arba kito transporto važtaraščio pildymas yra privalomas procesas bet kuriai įmonei, kuri darbinei veiklai naudoja skirtingas mašinas. Naudojant šį dokumentą yra šios funkcijos:
- 4-C forma taikoma, jei vairuotojo darbo užmokesčiui apskaičiuoti naudojami gabalų rodikliai;
- jei naudojamas darbo užmokestis pagal laiką, sudaromas važtaraštis 4-P forma;
- be šio dokumento, vairuotojai privalo turėti lydimuosius dokumentus, pateiktus gabenamų prekių važtaraštyje;
- dokumentą surašo tik atsakingas asmuo, dirbantis konkrečioje pamainoje;
- dokumentą turėtų pažymėti mechanikas, tikrinantis mašinos techninę būklę, medicinos darbuotojas, atliekantis medicininę apžiūrą, dispečeris, siunčiantis automobilį į skrydį, taip pat tiesioginis vairuotojas.
Kiekvieną važtaraštį kiekvienoje įmonėje turėtų būti tiekiama, kiek įmanoma daugiau.
Dokumentų saugojimo laikotarpis
Įmonės privalo saugoti kelionių lapus mažiausiai 5 metus, kaip numatyta Susisiekimo ministerijos įsakyme Nr. 152 ir federaliniame įstatyme Nr. 402.
Jei pildant važtaraštį padaryta rimtų klaidų ar pažeidimų, dokumentas yra negaliojantis, todėl jo negalima naudoti jokiems tikslams. Atsakomybė už tokias klaidas tenka pareigūnams, kurie pildo dokumentus, taip pat tiesioginiam įmonės vadovui.
Kaip išsiugdyti savo formą?
Ne visos bendrovės nori naudoti vienodas formas, todėl jos mieliau kuria savo dokumento formas. Tam leidžiama naudoti bet kokią struktūrą, taip pat dokumente įtraukti skirtingus taškus.
Bet formuojant naują formą atsižvelgiama į tai, kad į tekstą turėtų būti įtraukta privaloma informacija. Be jų važtaraštis lengvai pripažįstamas negaliojančiu, todėl jo naudoti jokiais tikslais nebus įmanoma.
Sukūrus formą, jos pavyzdį reikia perduoti Federalinei mokesčių tarnybai registracijos vietoje. Tokiu atveju ateityje galima išvengti problemų, susijusių su važtaraščių išlaidų priskyrimu įmonės sąnaudoms.
Atsakomybė už dokumento nebuvimą
Jei vairuotojas keliais juda be reikiamų dokumentų rinkinio, kuriame yra važtaraštis, tai yra rimtas pažeidimas. Kelių policija patraukia administracinėn atsakomybėn, todėl jam teks sumokėti 500 rublių baudą.
Juridiniai asmenys, turintys tokius pažeidimus, turi sumokėti 100 tūkst. Rublių baudą. Tos pačios baudos taikomos įmonėms, gabenančioms žmones ar krovinius elektriniu transportu.
Kitos savybės
Pildant autobuso ar kito transporto važtaraštį, atsižvelgiama į kitus niuansus:
- nebūtina sudaryti važtaraščio, jei yra naudojamas išsinuomotas automobilis, tačiau su jo pagalba įmonės sąnaudose įmanoma atsižvelgti į degalų ir tepalų sąnaudas.
- vienas lapelis sudaromas vienai kelionei, tačiau jo galiojimo laikas gali skirtis nuo 1 iki 30 dienų;
- neleidžiama užpildyti dokumentų iš dalies, kitaip toks dokumentas bus paskelbtas negaliojančiu.
Dispečeriu paskirtas atsakingas asmuo pirmiausia turi praeiti specialius kursus, leidžiančius suprasti pagrindinės dokumentacijos, kurią privalo turėti kiekvienas įmonės vairuotojas, sudarymo taisykles. Be to, prieš skrydį vairuotojas privalo turėti medicininės apžiūros pažymėjimą.
Išvada
Važtaraščiai yra svarbūs dokumentai bet kurioje įmonėje, kurios specializacija yra prekių ar žmonių gabenimas. Juos sudaro specialūs įmonės darbuotojai, paskirti į šias pareigas, išleisdami organizacijos vadovybės įsakymą.
Kiekviena įmonė gali sukurti savo dokumentų formą, tačiau formoje turi būti pateikta tam tikra privaloma informacija. Jei aptinkama klaidų ar pažeidimų, lapas laikomas negaliojančiu arba negaliojančiu.