Prekių įsigijimo planavimas yra vienas iš svarbiausių bet kurios šiuolaikinės įstaigos ar įmonės veiklos etapų. Jis skirtas paruošiamajai dokumentacijai formuoti, jei reikia, norint įsigyti produktą, užsisakyti darbus, paslaugas. Aktualiausia sritis savivaldybėms, valstybinėms įmonėms. Buvo sukurti keli planavimo metodai, kurie laikomi specializuotų mokymo kursų dalimi. Žinoma, teoriniai skaičiavimai yra pritaikomi praktikoje, jų taikymo sritis yra labai plati. Tai daugiausia lemia dabartinių įstatymų reikalavimai dėl savivaldybių ir vyriausybinių agentūrų įsigijimų pagrindimo.
Pradėjimas be klaidų yra raktas į sėkmę
Šiuo metu vykdomas viešųjų pirkimų planavimas pagal federalinį įstatymą 44. Šis dokumentas federaliniu lygmeniu paskelbė, kokia svarbi plano sudarymo procedūra. Reikalavimai rengti įsigijimus pirmą kartą atsirado 2013 m., Ir nuo tada padėtis tikrai nebuvo tokia palengvinta atskiroms įstaigoms. Mūsų dienomis aktualūs teisiniai standartai reikalauja suplanuoti įsigijimą griežtai laikantis įstatymų, kruopščiai dokumentuojant kiekvieną žingsnį ir bet kokią operaciją.
Pirkimų organizavimas, plano sudarymas yra užduotys, kurios, atsižvelgiant į įstatymo nekintamumą, mūsų laikais yra sprendžiamos naudojant modernesnius metodus. Tai leidžia padidinti rezultato ekonominį efektyvumą laikantis nustatytų standartų. Pirkimų planavimo sistema yra raktas į teigiamą viso renginio rezultatą. Poreikius svarbu išanalizuoti atsižvelgiant į įmonei skirtų lėšų sumą. Žinoma, geriausias pasirinkimas yra paskirstyti finansines mases sumomis, kurių reikia konkrečiai įstaigai, norint įgyvendinti visus suplanuotus sandorius, tačiau biudžeto suvaržymai retai kada leidžia realizuoti 100 proc.
Elkitės teisingai
Beje, viešųjų pirkimų planų rengimo, projektų rengimo klausimų aktualumas ir sudėtingumas jau matomas iš neseniai išleistų specializuotų leidinių gausos, atskleidžiančių įvairius subtilius klausimo aspektus ir niuansus. Daug kas lemia sunkią ekonominę situaciją šalyje, kurios pagrindu griežtinami įstatymų reikalavimai, bei jų laikymosi priežiūrą. Yra ir teigiama pusė: galima veiksmingai užkirsti kelią piktnaudžiavimui, korupcijos komponentui ir neefektyviai švaistomoms biudžeto lėšoms.
Metinis viešųjų pirkimų planavimas yra labiausiai paplitęs pasirinkimas. Ilgai rengti planus (penkerių metų planas) nebus nereikalinga, tačiau jie sudaromi tik bendrąja prasme. Yra trumpalaikių planų (pavyzdžiui, mėnesiui), tačiau jie atspindi tik dabartinius įmonės poreikius. Metinis planas yra ne tik būtinų įsigijimų sąrašas, bet ir dokumentas, parodantis įstaigos perspektyvas, jos plėtros strategiją ir darbo proceso tobulinimą. Dažnai prie plano pridedamas aiškinamasis raštas, pagrindžiantis kiekvieno iš išvardytų punktų poreikį. Tai padeda išvengti įtarimų dėl piktnaudžiavimo ir įrodyti lėšų paskirstymo poreikį.
Pagrindiniai tikslai: analizuoti pirkimo pavyzdžius
Planavimas, pirkimai gali būti atsakomybės sritis, į kurias įmonė nepaiso.Esant tokiai situacijai, gaminio įstaigos darbo rezultatas bus gana žemas, o terminai bus pratęsti. Jei nebuvo įmanoma tinkamai apskaičiuoti sutarties kainos, suplanuoti įsigijimą, yra galimybė neefektyviai išleisti lėšų, o tai gali būti laikoma nusikaltimu su iš to kylančiomis pasekmėmis.
Savivaldybių viešųjų pirkimų planavimas padeda išvengti nenumatytų atšaukimų. Sandorių bloko iniciatorius gali būti kontroliuojančioji institucija, rangovas ar pati įstaiga, kuri staiga nustatė klaidą ir todėl buvo priversta skubiai nutraukti bendradarbiavimą susitarimu. Tai lemia laikinus finansinius nuostolius. Klientas, neteisingai įvykdęs pirkimo procesą, gali sulaukti nuobaudų. Visų pirma, iš galiojančių įstatymų išplaukia, kad pareigūnas, neatsakingai neteisingai pasirinkęs pirkimo būdą, yra priverstas atsakyti: bausmė siekia 50 000 rublių.
Po vieną
Šiuolaikinėse įmonėse pirkimų planavimas vykdomas sistemingai nagrinėjant problemą, naudojant veiksmingas elektronines, skaičiavimo ir programinės įrangos sistemas. Tai sumažina žmonių klaidų tikimybę. Operacijų seka yra plano sudarymas, jo derinimas su aukštesnėmis valdžios institucijomis, plano įgyvendinimas. Jau parengiamajame etape būtina pagrįsti visas suplanuotas operacijas, patikrinti, ar laikomasi įstaigai nustatytų tikslų, ir normalizuoti pirkimus. Pastaroji apima įsigyto produkto kokybės kontrolę, užsakytą paslaugą atsižvelgiant į esamus reikalavimus, numatomas vartotojų savybes. Plano etape analizuojamas reikiamas produkto kiekis ir ribinė kaina, už kurią jį galima įsigyti.
Pirkimų planavimo valdymas apima viešą renginio aptarimą. Tai ypač pasakytina apie daugelį sandorių, kurių viešumas yra numatytas įstatymuose. Yra tokių įvykių, kurių tiesiog neįmanoma įgyvendinti be išankstinių viešųjų tyrimų įvertinus rezultatus. Šiuo metu tokiam žingsniui organizuoti aktyviai naudojamos moderniausios ryšio priemonės ir metodai, techniniai sprendimai ir informacinės technologijos.
Darbai nesibaigia!
Valstybės ir savivaldybių pirkimų planavimas apima grafiko, pirkimo plano sudarymą. Antro tipo dokumentai buvo įvesti 2016 m. Pirmasis buvo praktikuojamas anksčiau, jo forma keletą metų išliko nepakitusi. Tvarkaraštis sudaromas metams. Pirkimo planas sudaromas vidutiniam laikotarpiui ir apima visus gaminių pavadinimus, kurie reikalingi įstaigai ir perkami iš tiekėjo. Paprastai toks dokumentas apima trejų metų laikotarpį, nes būtent šiam laikotarpiui sudaromas biudžetas.
Viešųjų pirkimų planavimas yra ypač sudėtingas klausimas. Būtina sutelkti dėmesį į federalinį įstatymą, priimtą 2011 m. Numeriu 223. Jis pareiškė apie galimybes sudaryti lankstų planą, apimantį dvylikos mėnesių laikotarpį. Kai kurie pirkimai neturi būti pateisinami. Tai taikoma sąrašui, kuriam taikomi anksčiau minėto 44-ojo federalinio įstatymo penkioliktojo straipsnio antrosios dalies standartai. Viešojo sektoriaus darbuotojai turi teisę koreguoti planus pagal poreikį. Nėra jokio laiko apribojimo ar priežasties.
Viskas pagal planą
Pirkimas planuojant biudžetą grafiko formatu yra susijęs su dokumentų, sukurtų per trejus metus, naudojimu ir apibūdinančiais pagrindinius įstaigos, kaip fondo, poreikius.Ne kiekvienas juridinis asmuo iš pirmo karto gali sėkmingai sudaryti tokį viešųjų pirkimų planą, kurį galima paversti tikrove, todėl įstatymas numato galimybę taisyti tuos dokumentus, kurie jau yra paskelbti per specializuotą informacinę sistemą.
Dažnai reikia atlikti pakeitimus, nes atrandami prekių poreikiai, kurių anksčiau nebuvo įmanoma nustatyti. Per elektroninį biudžetą viešųjų pirkimų planavimas yra gana lankstus procesas, galite pridėti naujų elementų, ypač jei finansinės galimybės jų įgyvendinimui atsiranda dėl sutaupytų pasiūlymų, jau praėjusių pritaikymo metu. Pokyčius galima padaryti tada, kai juos skatina viešos diskusijos rezultatai, jei ji buvo organizuota kaip atitinkanti įstatymų reikalavimus.
Pirkimų logistika
Siekdami, kad viešųjų pirkimų planavimas (elektroninis biudžetas, vykdomas naudojant šiuolaikinius programinės įrangos produktus, teikia didelę pagalbą specialistams) būtų kuo efektyvesnis, organizuokite renginius, atsižvelgdami į logistikos reikalavimus. Sudarant planą, reikia vadovautis įmonės poreikiais, sąnaudomis, susijusiomis su darbo procesais, turimomis saugyklomis. Gamybos procesui reikalingų medžiagų vaidmuo ir kiekis, laikas, per kurį jie turėtų būti pristatyti, vaidina svarbų vaidmenį. Norėdami pasiekti sėkmės, turite atsižvelgti į tiekėjų išteklius, galimybę organizuoti savo pačių gaminamą kai kurių medžiagų, taikomų galutinio produkto gamybai, paslaugų teikimą.
Formavimas, atsižvelgiant į visą nurodytą viešųjų pirkimų planą planuojant biudžetą, taikomą valstybinėms ir privačioms įmonėms, leidžia nustatyti darbo procesą be prastovų ir finansinių nuostolių dėl perteklinių įsigijimų, vartojimo medžiagų sugadinimo. Norint nustatyti, kiek medžiagos reikia (būtent šis rodiklis yra daugelio kitų skaičiavimo pagrindas), reikia įsisavinti keletą standartinių skaičiavimo metodų. Norėdami juos pritaikyti konkrečiai įmonei, pirmiausia turite surinkti kuo išsamesnę informacijos bazę apie panašių žaliavų naudojimą pramonėje anksčiau.
Kiek reikia?
Vienas iš viešųjų pirkimų planavimo metodų yra gaminamų produktų apimties įvertinimas, atsižvelgiant į kliento poreikį. Žinant, kokia reikšminga šiuo metu yra produkto paklausa, galima pagrįstai apskaičiuoti, kiek reikės žaliavos. Norėdami supaprastinti skaičiavimų formų sąrašus su produktais, medžiagomis, atsižvelkite į laiką, kurio reikia skirtingoms prekėms pateikti, saugojimo trukmę. Jei kai kurias eksploatacines medžiagas galima pasidaryti patiems, turite iš anksto apskaičiuoti, kiek laiko sąnaudos kainuoja.
Žinodami laiko intervalus, jie įvertina bendrą iš tiekėjo gautų pozicijų, pagamintų patys. Remiantis ja, grynoji paklausa nustatoma analizuojant turimas atsargas, pateiktus užsakymus ir planuojamas gamybos apimtis. Tarp užsakymų gali būti tie, kurie buvo padaryti anksčiau dėl ankstesnių prekių serijų. Planuojant naują gamybos ciklą, į juos nereikia atsižvelgti.
Paklausos svyravimai
Šis pirkimo planavimo metodas yra aktualus, kai vartotojo susidomėjimą galima apibūdinti naudojant kartotinių elementų diagramą. Norint pasiekti išlyginimą, būtina įvertinti, koks yra tikrasis produkto suvartojimas per praėjusį laikotarpį, nustatyti santykį su anksčiau apskaičiuotais jo rodikliais. Naujam laikotarpiui prognozė yra praėjusiam laikotarpiui apskaičiuotas rodiklis, prie kurio pridedama korekcinė vertė - prekių kiekis, padaugintas iš reikšmingumo koeficiento.
Alternatyvus variantas
Kitas viešųjų pirkimų planavimo būdas yra deterministinis.Jie tuo pasinaudoja, kai žinoma, kiek laiko reikia užsakymui įvykdyti, kiek jam reikia medžiagų, per kurį laiką bus pristatytos eksploatacinės medžiagos.
Kartais stochastinis požiūris yra labiausiai pritaikomas praktikoje. Skaičiavimų pagrindas yra statistikos, matematikos metodai. Naudodami specializuotas formules galite įvertinti, koks tikėtinas produkto poreikis, ir pagal šį planą nusipirkti vartojimo reikmenis.
Pasinaudodami sukaupta personalo patirtimi, galite įgyvendinti euristinį požiūrį į pirkimų planavimą.
Viskam yra laikas
Planavimas viešiesiems pirkimams, privatiems, apima prieinamumą su visa informacija apie gamybos procesą ir jo taikymo rezultatą. Būtina suteikti analitikams prieigą prie tikslios informacijos apie eksploatacinių medžiagų, komponentų, atsarginių dalių judėjimą. Turėtų būti duomenys apie visus etapus nuo pirkimo rinkos tyrimų momento iki įsigyto įsigijimo sandėlyje.
Kad logistikos pirkimų sistema veiktų gerai, turite žinoti, kokios medžiagos naudojamos gamybos procese. Sudarant pirkimo planą, reikalinga suderinta skirtingų įmonėje dirbančių žmonių sąveika. Viešųjų pirkimų planavimas (ir lygiai taip pat ir privačiose įmonėse) verčia užmegzti tarpusavio ryšius tarp skirtingų juridinio asmens departamentų, padalinių, filialų. Tik kruopščiai organizuota sąveika leidžia mums garantuoti skaičiavimų, analizės teisingumą ir pasirinkimą optimalaus pirkimo formavimo metodo naudai. Bendras darbas leidžia nuspręsti už geriausią kainų politiką, sudaryti pelningą sutartį su tiekėju ir sekti gaunamų, turimų, išeikvotų žaliavų kiekį. Logistika apima pristatymų laiko kontrolę, žaliavų išdėstymą sandėlio teritorijose.
Nieko daugiau
Organizuodami pirkimų logistiką galite pasiekti minimalų atsargų kiekį sandėlyje su nenutrūkstamu medžiagų tiekimu gamybos procesui. Norint, kad planavimas būtų efektyvus, būtina tiksliai suformuluoti, kokių konkrečių pozicijų reikia ir kokiu mastu, kokiu laikotarpiu jos turėtų būti tiksliai dirbtuvių dispozicijoje, ir kokios yra žinomų tiekėjų galimybės. Logistikai įvertina dabartines sandėlio galimybes, sugalvoja būdus, kaip organizuoti eksploatacinių medžiagų gamybos procesą, panaudojant jų pačių pajėgumus.
Mes perkame protingai
Pirkimų planavimas daugeliu aspektų yra glaudžiai susijęs su konkretaus bendradarbiavimo su tiekėjais formato pasirinkimu. Pastaruoju metu labiausiai paplitusi galimybė yra konkurso vykdymas. Tai vienodai taikoma valstybinėms įmonėms, įstaigoms ir kai tiekėjo ieško privatus prekybininkas. Konkurso idėja ilgą laiką atėjo į ekonomiką. Pasiūlymų organizavimas yra užsakovo pareiga, paskelbus konkurencines produkto tiekimo, paslaugų teikimo sąlygas. Dalyvaudami aukcione, norintys gali sudaryti konkurenciją dėl teisės sudaryti sutartį su klientu iš anksto paskelbtomis sąlygomis. Turi būti suformuluotos ir iš anksto paskelbtos taisyklės, kurioms bus pavaldus bendradarbiavimas. Tam užpildomas visas konkurso dokumentų paketas, kuriame nurodomos visų tarpusavio darbo etapų sąlygos. Nurodomi klientui tinkantys produktų, paslaugų, kainų pavadinimai.
Klasikinis konkursas yra procedūra, kurioje dalyvauja daugybė konkurentų. Laimėti teisę sudaryti sutartį nėra lengva, tačiau pats procesas yra rentabilus, sąžiningas. Jos organizacija yra paskirta įmonės vadovams, veikiantiems kaip klientas. Bendrovė surenka pirkimo komisiją, kurios sudėtį tvirtina vadovaujantys darbuotojai.Šie specialistai parengia dokumentų paketą, surašo viską, kas būtina, kad būtų sudarytos sąlygos viešam žiūrėjimui. Būtina atsiminti dabartinius norminius ir teisinius aktus, reglamentuojančius konkursus ir aukcionus.
Atsargiai ir kruopščiai
Pirkimo komisijos dalyviai privalo išanalizuoti visus per ribotą laiką pateiktus pasiūlymus. Dėl kiekvieno iš variantų suformuluojamas bendras sprendimas: priimti pasiūlymą, paskirti potencialų asmenį rangovu arba atmesti variantą. Apsisprendę dėl konkretaus rezultato, turite patikrinti konkurso sąlygas, išanalizuoti visų gautų pasiūlymų ypatybes. Idealus procedūros rezultatas yra susitarimas už mažiausią įmanomą kainą, atsižvelgiant į visus kliento reikalavimus ir sąlygas. Nešališkumas, atvirumas, skaidrumas yra pagrindiniai tokios procedūros pranašumai.
Formuluodamas reikalavimus atlikėjams, reikia vadovautis ne tik savo interesais, bet ir vidutiniais rinkos pasiūlymais. Jei klientas nustato sąmoningai nepalankias sąlygas, vargu ar yra norinčių pasirašyti tokį bendradarbiavimą, todėl konkurso metu atsiras ne viena paraiška. Kad nepatektų į tokią nemalonią situaciją, dėl kurios sutrinka pristatymo laikas, būtina suformuluoti tinkamus pasiūlymus. Vienas iš būdų, kuriuo pastaruoju metu buvo pasinaudota vis dažniau, yra maksimaliai galimų sąlygų klientui nustatymas. Kiekvienas potencialus rangovas siūlo savo variantus, atitinkančius kainą ar priimtinesnius, ir, remdamasis visų gautų paraiškų analize, galite pasirinkti sėkmingiausią bendradarbiavimo būdą.
Kaip išleisti?
Planuodami pirkimus konkurso būdu, pirmiausia turite išanalizuoti rinkos kainų pasiūlymus, sudaryti konsoliduotą kainų bazę, palygindami skirtingus tiekėjus, o tada tiesiogiai pereiti prie konkurso organizavimo. Pridedamuose dokumentuose nurodomi reikalavimai sutarties kainai, jos vykdymo laikas, kvalifikacijos lygis ir gaminio kokybė. Kiekvienas dalyvis pagal konkurso rezultatus gauna individualų numerį, pirmasis skirtas laimėtojui. Jei vienas atsisako sudaryti susitarimą, pirmenybė bus teikiama antrajam sąraše ir pan. Konkurso metu draudžiama susisiekti su komisijos nariais ir suinteresuotų potencialių rangovų atstovais.