Įstodamas į darbą, naujas darbuotojas darbdaviui teikia nepaprastai daug asmeninės informacijos. Iš dalies tai lemia gamybos poreikiai. Nepaisant teikiamų duomenų pobūdžio, jie turi būti tinkamai saugomi ir tinkamai apsaugoti. Jei to neatsitiks ir bus atskleista darbuotojų asmeninė informacija, darbuotojams padaroma didelė žala (tiek jų orumui, tiek asmeniniam saugumui). Todėl svarbu išsamiau apsvarstyti „asmens duomenų“ sąvoką. Kas jiems galioja? Kaip jie turėtų būti laikomi? Kokie yra asmens duomenų apsaugos būdai? Kas reguliuoja jų saugojimo ir apdorojimo procesą? Atsakymai į šiuos ir kai kuriuos kitus klausimus bus pateikti tiesiogiai šiame straipsnyje. Būkite kiek įmanoma atsargesni.
Asmens duomenų įstatymas
Įvairiuose reglamentuose pateikiami skirtingi sąvokos „darbuotojo asmens duomenys“ apibrėžimai. Norint suprasti, kas tiksliai turima omenyje, būtina susieti įvairias jų pozicijas. Jų teisinis pagrindas yra įstatymas „Dėl asmens duomenų“ ir daugybė normų, esančių Rusijos Federacijos konstitucijoje.
Taigi, kaip su informacija, kuri renkama iš įmonės darbuotojų? Tokie darbuotojai tampa asmens duomenų subjektais. Tokią informaciją sudaro šie duomenys: vardas, pavardė, gimimo duomenys, šeimyninė padėtis, gyvenamoji vieta, socialinė padėtis, informacija apie dabartines pajamas, duomenys apie išsilavinimą ir pan.
Šie duomenys nurodo ribotos prieigos informacijos tipą, nes teisiškai patvirtinta, kad niekas negali kištis į jo asmeninį gyvenimą. Tai taip pat taikoma asmens duomenims.
Tokia informacija yra būtina norint veiksmingai atpažinti pilietį. Ir jei mes kalbame apie darbuotoją, tada asmens duomenys suteikia informacijos apie jį kaip profesionalą tam tikroje veiklos srityje. Todėl logiška, kad darbuotojo asmeninė informacija yra susijusi tik su asmenine informacija, kuri yra susijusi su jo profesiniu potencialu ir darbo pareigų atlikimo specifika.
Rusijos Federacijos konstitucija garantuoja piliečiams asmeninio gyvenimo konfidencialumą. O asmeninė informacija yra tiesiogiai su ja susijusi. Tai nustato atitinkamas Rusijos Federacijos prezidento dekretas, kuris patvirtina tokio pobūdžio informacijos konfidencialumą ir užtikrina, kad visuomenė neturi galimybės ja naudotis.
Tuo pat metu Rusijos Federacijos darbo kodekse pateiktas gana siauras nagrinėjamos sąvokos apibrėžimas. Jis teigia, kad darbuotojo asmens duomenys yra informacija, kuri jo vadovui reikalinga vykdant tiesiogines profesines pareigas ir susijusi tik su konkrečiu darbuotoju.
Asmens duomenų tvarkymas
Kodėl man reikia tvarkyti ir saugoti asmens duomenis? Jie yra būtini norint tinkamai įgyvendinti įmonės darbo veiklą.
Jų tvarkymo tikslai yra šie:
- įdarbinimo faktas;
- karjeros pakilimo pagrindas;
- mokėti atlyginimą;
- stebint darbo įgyvendinimą.
Yra keletas asmeninės informacijos apsaugos būdų. Darbuotojai turi visas teises žinoti, kaip saugomi ir naudojami jų asmens duomenys. Vadovai privalo supažindinti darbuotojus su šia informacija. Darbuotojai patvirtina pranešimo faktą asmeniniu parašu.
Asmens duomenų rūšys
Kokią asmeninę informaciją apie darbuotojus reikėtų rinkti, nustato Darbo kodeksas, Rusijos Federacijos konstitucija ir nemažai federalinių įstatymų. Taigi, reikia dviejų rūšių dokumentų. Pirmasis yra dokumentai, susiję su darbo sutarties pateikimu. Antrasis yra tiesiogiai darbdavio reikalaujama arba sudaryta dokumentacija.
Taigi asmens duomenys yra klasifikuojami pagal šiuos kriterijus:
Prieigos laipsnis
- Viešai prieinama. Galimas įvairiausiems žmonėms.
- Konfidencialu. Prieinama tik tiems, kuriems darbuotojas leido.
Kryptis
- Ypatinga. Asmeninis gyvenimas, teistumas, religiniai įsitikinimai, politiniai įsitikinimai.
- Įprasta. Viskas, kas netaikoma specialiems duomenims.
Turinys
- Biometrija. Apibūdinkite fiziologiją.
- Ne biometrinis. Ne biometriniai duomenys.
Asmens duomenų rūšys
Kokios asmens duomenų rūšys skirstomos? Kas jiems galioja?
Svarbu suprasti, kad visą įmonėje saugomą informaciją apie konkretų darbuotoją galima vertinti dviem skirtingais požiūriais.
- Duomenys apie darbuotojo (jo atskirų narių) šeimyninę padėtį ir šeimą, būtent: išlaikomų asmenų buvimas, vaikų buvimas, jų amžius ir skaičius, sveikatos būklė.
- Informacija apie konkretų darbuotoją, būtent: vardas, pavardė (pasas), profesija, sveikatos būklė, taip pat visos ypatingos aplinkybės.
Įmonės vadovas privalo suformuluoti vietinės reikšmės norminį aktą, kuriame būtų atsižvelgiama į tvarką, pagal kurią nustatoma asmens duomenų saugojimas. Jis gali būti pateiktas įvairiomis formomis. Pavyzdžiui, tai gali būti Reglamentas dėl asmens duomenų.
Taigi, vieną iš niuansų aptarsime išsamiau. Asmeniniai duomenys: kas jiems taikoma? Asmeninėse bylose esanti informacija. Kalbama apie šiuos dalykus:
- paso duomenys (gimimo vieta ir metai ir panašiai);
- diplomo kopija;
- dokumentų, patvirtinančių specialių įgūdžių ir žinių buvimą, kopija;
- valstybinių pensijų draudimo dokumentų kopijos;
- kiti dokumentai.
Taigi apibendrinant, ką reiškia asmens duomenų sąvoka? Kas jiems galioja? Tai asmeninė informacija apie darbuotoją, kurios darbdaviui reikia norint efektyviausiai panaudoti darbuotojo galimybes ir įgūdžius. Pastarasis, be abejo, turi duoti sutikimą tvarkyti asmens duomenis. Jei bus laikomasi visų formalumų, informacija išliks kuo saugesnė.
Atsakomybė už informacijos atskleidimą
Svarbu atsižvelgti į tai, kad 152 federaliniame įstatyme „Dėl asmens duomenų apsaugos“ numatyta tik administracinė įmonės atsakomybė už darbuotojo asmens duomenų atskleidimą. Tai reiškia, kad jei organizacija negali užtikrinti absoliučios darbuotojų asmeninės informacijos apsaugos, jos laukia tik bauda. Be to, piniginės baudos už netinkamą asmens duomenų saugojimą yra visiškai juokingos. Apskritai jie svyruoja nuo penkių iki dešimties tūkstančių rublių. Be abejo, tai yra atvejis, kai kalbama tik apie vienkartines išmokas. Paprastai įmonėse, kuriose yra tokių problemų, pažeidimų yra daug, o tai reiškia, kad baudos dydis žymiai padidėja.
Tačiau grynųjų pinigų išlaidos yra toli gražu ne pati svarbiausia pasekmė to, kad asmens duomenys naudojami neteisingai. Tai daro didelę įtaką įmonės reputacijai. Galų gale, kai darbuotojai duoda sutikimą tvarkyti asmens duomenis, jie tikisi, kad bus užtikrintas jų saugumas. Jei paaiškėja kitaip, toks personalas atsisako bendrauti su tokio tipo įmone.Bendrovė praranda galimybę samdyti profesionalus.
Kaip „Roskomnadzor“ tikrina asmens duomenų apsaugą
Šiuo atveju mus domina 152 federalinis įstatymas „Dėl asmens duomenų apsaugos“. Būtent jis yra teisinis šios funkcijos įgyvendinimo pagrindas.
Paprastai „Roskomnadzor“ tikrina tris pagrindines nagrinėjamos sferos sritis:
- Žiniasklaida.
- Bendravimas
- Asmens duomenų apsauga.
Asmens duomenų reglamente rekomenduojama, kad „Roskomnadzor“ atliktų tokius patikrinimus bent tris kartus per metus. Ši taisyklė taikoma planiniams patikrinimams. Neplanuoti gaminami pagal poreikį. Kokia gali būti to priežastis? Pavyzdžiui, jei ilgą laiką buvo vykdomas suplanuotas auditas. Arba, jei reikia įsitikinti, kad buvo atsižvelgta į ankstesnius komentarus ir buvo atlikti būtini pakeitimai.
Asmens duomenų saugojimo taisyklės
Kiekviena įmonė turi būti parengusi specialias taisykles, reglamentuojančias darbuotojų asmens duomenų saugojimą ir naudojimą. Yra keletas variantų, kaip tiksliai galima įvykdyti aprašytą dokumentą. Tai gali būti atskira nuostata arba skyrius, įtrauktas į vietines vidaus taisykles. Kiekvienas darbuotojas turi teisę dalyvauti kuriant ir įgyvendinant asmens duomenų apsaugos priemones. Štai kodėl visi darbuotojai turi būti kruopščiai susipažinę su aprašytu dokumentu.
Reikės sudaryti asmens duomenų ir darbuotojų sąrašą, taip pat sukurti dokumento šabloną. Jį turi pasirašyti visi įmonėje dirbantys asmenys.
Fizinis saugojimas
Duomenys gali būti saugomi įvairiais būdais. Kai kurie nėra pasirengę pereiti prie elektroninių archyvų, o tai reiškia, kad jie mieliau verčiasi verslu tradiciniu būdu (tai yra popieriuje). Metodo esmė yra saugoti visus duomenis apie darbuotojus, jo asmeninius dokumentus ir kopijas tiesioginiame aplanke, vadinamame asmenine byla.
Kuo naudingi tokio tipo asmeniniai įrašai? Tarp jų yra šie:
- visą informaciją lengva rasti, nes ji yra vienoje vietoje;
- duomenis galima lengvai susisteminti;
- informacijos paieška užtrunka kuo trumpiau.
Tačiau šis metodas turi keletą trūkumų. Pavyzdžiui:
- papildomų išteklių saugojimui, tokių kaip specialūs kambariai, įranga, seifai ir kt., prieinamumas;
- proceso sudėtingumas;
- Ypatingi įgūdžiai, reikalingi popierinei dokumentacijai.
Kartais žmogiškųjų išteklių skyriai nori kaupti informaciją apie vieną darbuotoją atskirai (skirtinguose teminiuose aplankuose). Taigi visos darbo sutartys, anketos ir kiti visiems darbuotojams skirti dokumentai saugomi atskirai. Jie yra sunumeruoti, kad būtų patogesnė paieška. Šis metodas reikalauja mažiau darbo jėgos nei aprašytas aukščiau ir nereikalauja jokių specialių įgūdžių iš personalo skyriaus darbuotojo.
Nepaisant to, jis nėra be trūkumų. Tarp jų yra šie:
- norint surasti reikiamus duomenis apie konkretų darbuotoją, reikia daug laiko;
- žymiai padidėja konfidencialios informacijos nutekėjimo rizika.
Elektroninis saugojimas
Šiuo atveju žmogiškųjų išteklių skyriai teikia pirmenybę elektroninėms duomenų bazėms ir įvairioms informacinėms sistemoms. Dažnai tai užtikrina asmens duomenų saugumą.
Kokie yra tokio tipo informacijos saugojimo pranašumai? Pagrindiniai bus išvardyti žemiau:
- nereikia turėti didelio archyvo;
- reikšmingas vietos taupymas;
- galiojimo laikui nėra jokių apribojimų;
- Asmeninius duomenis patogu tvarkyti ir tai nereikalauja daug laiko;
- neteisėtai prieigai prie duomenų praktiškai neleidžiama;
- papildomų išteklių nereikia.
Be abejo, yra keletas minusų. Pavyzdžiui:
- poreikis kurti visos duomenų bazės atsarginę kopiją;
- reikalingas specialistas, kuris administruos informacinę sistemą;
- reikės specialiai sukurtos įrangos ir programinės įrangos išlaidų;
- Asmens duomenis tvarkantis darbuotojas turi būti nepaprastai kompetentingas.
Kokie metodai naudojami veiksmingai apsaugoti asmeninę darbuotojų informaciją?
- Patalpas, kuriose tvarkomi asmens duomenys, padarykite visiškai uždarytas kitiems darbuotojams.
- Norėdami gauti bet kokią informaciją, darbuotojai turi gauti specialų leidimą.
- Duomenų saugojimas turėtų būti aiškiai organizuotas.
Atsižvelgiant į kiekvieno metodo trūkumus ir pranašumus, darbdaviai paprastai juos derina. Nesvarbu, koks informacijos saugojimo būdas naudojamas, darbdavys vienaip ar kitaip turi gauti darbuotojo sutikimą tvarkyti jo asmeninę informaciją.
Išvada
Asmens duomenys - konfidenciali informacija, kurią gali rinkti darbdavys, siekdamas nustatyti darbuotojo tapatybę, taip pat nustatyti darbuotojo kvalifikacijos lygį ir jo profesinį potencialą. Asmeninę informaciją galite saugoti ir apdoroti keliais būdais (ją galima įrašyti popieriuje ar elektroninėse laikmenose, atsižvelgiant į personalo skyriaus pageidavimus ir įmonės galimybes). Asmens duomenų apsauga turėtų būti pagrindinis atitinkamo departamento prioritetas, nes tai yra darbuotojo teisė, kurią jam garantuoja Rusijos Federacijos konstitucija. Svarbu gerai žinoti savo teises, kad galėtumėte apsisaugoti prieštaringoje situacijoje.